Diese Datenschutzerklärung erläutert den Grund für die Erhebung und Verarbeitung der Daten der Antragsteller, die Art und Weise, wie der Europäische Bürgerbeauftragte (EO) die bereitgestellten Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wie diese Informationen verwendet werden und welche Rechte die Bewerber in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

Verantwortlicher ist der Europäische Bürgerbeauftragte.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Bewerber stellen ihre Daten über das Online-Bewerbungstool (Website) zur Verfügung. Zur Durchführung des Auswahlverfahrens werden die Daten in ein IT-Tool importiert, das das Verfahren unterstützen und erleichtern soll.

Zu diesen Daten gehören im Allgemeinen, aber nicht beschränkt auf: grundlegende personenbezogene Daten (Vorname, Nachname, Staatsangehörigkeit, Telefonnummer); Angaben im Lebenslauf (Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse usw.); Kopien eines Dokuments zum Nachweis der Staatsangehörigkeit des Antragstellers; erforderlichenfalls eine Erklärung über eine Behinderung, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Maßnahmen zur Barrierefreiheit ergriffen werden können; für Bewerber, die EU-Bedienstete sind, der Verwaltungsstatus (d. h. niedergelassener Beamter, Bediensteter auf Zeit usw.), das Organ, in dem sie tätig sind, der Titel ihrer derzeitigen Stelle, ihre derzeitige Besoldungsgruppe; Angaben in jedem Motivationsschreiben; Kopien der Diplome der Bewerber; Kopien der Personalberichte der Bewerber, falls zutreffend; Kopien von Nachweisen der Berufserfahrung, falls zutreffend; Antworten auf die von den Bewerbern übermittelten Fallstudien.

Die für Auswahlverfahren zuständigen Bediensteten des Referats HR des PAB verarbeiten auch Daten, die in einem freigegebenen Ordner auf dem EO-Server gespeichert sind, wie z. B. die Entscheidungen zur Ernennung der Beratenden Auswahlausschüsse, die vom Beratenden Auswahlausschuss unterzeichneten und vom Bürgerbeauftragten genehmigten Zulassungsvermerke, die Bewertungsraster der Bewerber und die dem EO vorgelegten Vorauswahlvermerke. Die von den Bewerbern per E-Mail übermittelten Überprüfungs- bzw. Informationsanfragen und die entsprechenden Antworten werden im Funktionspostfach „Karriere“ gespeichert.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Zweck der Datenverarbeitung ist es, Bewerber für die Besetzung freier Stellen im Amt für Veröffentlichungen zu ermitteln und das entsprechende Auswahlverfahren durchzuführen.

3. Welche Rechtsgrundlage und Notwendigkeit besteht für die Verarbeitung dieser Daten?

Rechtsgrundlage des Verfahrens zur Auswahl der Beamten und sonstigen Bediensteten ist das Statut (insbesondere Artikel 27-34), die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der EU und der Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 1. Dezember 2014 zur Annahme allgemeiner Durchführungsbestimmungen für die Einstellung und den Einsatz von Vertragsbediensteten.

Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725).

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Der Bereich Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) des Europäischen Bürgerbeauftragten verwaltet die an die Website übermittelten Daten. Das Referat Personal, Verwaltung und Haushalt (Personalsektor) und der IKT-Sektor verwalten das Auswahlinstrument.

5. Wer sind die Empfänger der Daten?

Der Europäische Bürgerbeauftragte, der Generalsekretär (SG), die Bediensteten des IKT-Sektors, die für die Verwaltung der online übermittelten Daten zuständig sind, die Bediensteten des Referats PAB, die für Auswahlverfahren zuständig sind (Sektor Humanressourcen), und die Mitglieder des Beratenden Auswahlausschusses. Auf Ersuchen der Personalabteilung kann das Team des Generalsekretärs den Lebenslauf, die Motivationsschreiben und die Antworten auf die Fallstudien der erfolgreichen Bewerber einsehen.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Die auf der Website übermittelten Daten der Antragsteller werden für zwei Jahre in ihrem persönlichen Online-Konto gespeichert, falls sich die Antragsteller auf künftige offene Stellen bewerben möchten. Wenn sich Bewerber nicht innerhalb von zwei Jahren mit ihrem Konto verbinden, werden das Konto und die darin enthaltenen Daten automatisch gelöscht, nachdem eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Bewerber gesendet wurde.

Die Daten der abgelehnten Bewerber werden zwei Jahre nach Abschluss des Auswahlverfahrens aus dem Auswahltool, aus dem freigegebenen Ordner auf dem EO-Server und aus dem Funktionspostfach „Karriere“ gelöscht.

Die Daten der eingestellten Bewerber werden für einen Zeitraum von 10 Jahren ab Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder ab der letzten Rentenzahlung aufbewahrt, nach deren Ablauf sie vernichtet werden.

Ein Teil der Daten (Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Wohnsitzland, Antragsdaten, Registrierungsnummer des Antrags, Referenznummer des Auswahlverfahrens, Geburtsjahr und gesprochene Sprachen) wird anonymisiert und nur zu statistischen Zwecken gespeichert.

7. Wie schützen wir die Daten der betroffenen Person?

Die Daten werden online im sicheren Modus gesammelt. Der Zugang zu den Daten auf der Website ist durch das vom Antragsteller gewählte Passwort geschützt.

Die elektronischen Daten werden auf der Website und auf den Servern des Bürgerbeauftragten gespeichert (Auswahltool und gemeinsamer Ordner). Die Daten werden durch zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen des Sektors Informations- und Kommunikationstechnologien geschützt, um die Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs zu schützen.

Der Zugang zu personenbezogenen Daten wird durch die Verwaltung von Zugriffsrechten geschützt, die nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ durch den Aufgabenbereich des Nutzers streng begrenzt sind.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Sie haben das Recht auf Zugang zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber, wie wir sie verwenden.

Sie haben auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Sie betreffender Daten zu verlangen, sofern die Vertraulichkeit der Beratungen und der Entscheidungsfindung des Auswahlbeirats sowie die Rechte anderer Bewerber gewahrt sind. Die Antragsteller können die Identifizierungsdaten jederzeit während des Verfahrens berichtigen. In Bezug auf Daten im Zusammenhang mit Zulässigkeits- oder Bewertungskriterien kann das Recht auf Berichtigung bis zum Ablauf der Frist für die Einreichung von Anträgen ausgeübt werden.

Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten durch den Europäischen Bürgerbeauftragten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen.

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht zu verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen oder deren Nutzung einschränken.

Der Europäische Bürgerbeauftragte wird Ihre Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, beantworten.

9. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Sie können dem Europäischen Bürgerbeauftragten jederzeit Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren für Beamte und sonstige Bedienstete des Amtes unter folgender Adresse übermitteln: career@ombudsman.europa.eu

Leiter des Referats Personal, Verwaltung und Haushalt
Europäischer Bürgerbeauftragter
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Europäischen Bürgerbeauftragten unter folgender Adresse wenden: DSB-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sie können eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten jederzeit unter folgender Adresse einreichen: EDSB@edps.europa.eu