Diese Datenschutzerklärung erläutert den Grund für die Verarbeitung, die Art und Weise, wie der Europäische Bürgerbeauftragte alle bereitgestellten personenbezogenen Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wie diese Informationen verwendet werden und welche Rechte die betroffenen Personen in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

Verantwortlicher ist der Europäische Bürgerbeauftragte. Der gemeinsame Verantwortliche ist der Ärztliche Dienst des Europäischen Parlaments (EP).

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Die Bewerber stellen ihre Daten über das Online-Bewerbungstool (Website) zur Verfügung [1]. Zur Durchführung des Auswahlverfahrens werden die Daten in ein IT-Tool importiert, das das Verfahren unterstützen und erleichtern soll.

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

• Grundlegende personenbezogene Daten (Vorname, Nachname, Nationalität, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse sowie Ort und Land des Wohnsitzes, Telefon);
• Angaben im Lebenslauf (Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse);
• das Dokument/die Dokumente zum Nachweis der Behinderung (z. B.: ein von einer nationalen oder regionalen Behörde oder einer akkreditierten Stelle in einem Mitgliedstaat der EU ausgestelltes Dokument, einen EU-Behindertenausweis, eine von einem Arzt ausgestellte Bescheinigung neueren Datums)
• gegebenenfalls einen Antrag auf angemessene Vorkehrungen für die Arbeit während des Praktikums, zusammen mit einer ordnungsgemäßen Begründung der Notwendigkeit angemessener Vorkehrungen [2];
• Kopien der Diplome, Abschlüsse oder Zeugnisse des Antragstellers.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Zweck der Verarbeitung ist die Identifizierung von Bewerbern für die Praktika, die Menschen mit Behinderungen angeboten werden, und die Durchführung des entsprechenden Auswahlverfahrens.

3. Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Rechtsgrundlage sind der Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika vom 13. Februar 2023, die Mitteilung des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika 2023 – Praktika für Menschen mit Behinderungen und Artikel 1d Absatz 4 des Statuts der Beamten und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union [3].

Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725).

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Die Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) des Amtes für geistiges Eigentum verarbeiten die an die Website übermittelten Daten. Das Referat Humanressourcen (HR) und die IKT-Bediensteten verwalten das Auswahlinstrument.

5. Wer sind die Empfänger der Daten?

Der EO, der Generalsekretär (falls zutreffend), der Direktor für Verwaltung, der Praktikantenbeauftragte, der Leiter des Referats Personal, die Leiter der Untersuchungsreferate, die an der Bewertung der Bewerber beteiligten Bediensteten und die IKT-Bediensteten.

Nur Bedienstete des Referats Personal haben Zugang zu den Dokumenten, mit denen die Behinderung bescheinigt wird. Bewerber, die eine angemessene Unterkunft benötigen, sollten den EO-HR-Dienststellen eine Begründung vorlegen, ohne zum jetzigen Zeitpunkt Belege vorzulegen.

Im Falle eines Antrags ausgewählter Praktikanten auf RA bewertet der Ärztliche Dienst des Europäischen Parlaments die Belege, um die Gültigkeit des Antrags auf angemessene Vorkehrungen festzustellen, und schlägt der EO die erforderlichen Vorkehrungen vor. Nur der Ärztliche Dienst des EP hat Zugang zu den vorgelegten Dokumenten.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Die an das Online-Bewerbungstool übermittelten Daten der Bewerber werden für zwei Jahre in ihrem persönlichen Online-Konto gespeichert, falls sie sich für künftige Praktika bewerben möchten. Wenn sich Kandidaten nicht innerhalb von zwei Jahren mit ihrem Konto verbinden, werden das Konto und die darin enthaltenen Daten automatisch gelöscht, nachdem ihnen eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet wurde. Die Bewerber können den EO jederzeit auffordern, ihr Konto zu löschen.

Die an das Auswahlinstrument übermittelten Daten über erfolglose Bewerber werden neun Monate nach Ablauf des Zeitraums der Praktika, für die Daten erhoben wurden, gelöscht. Die Daten der für Praktika ausgewählten Bewerber werden zwei Jahre nach Ablauf ihres Praktikumszeitraums gelöscht.

7. Wie schützen wir die Daten der betroffenen Person?

Die Daten werden online im sicheren Modus gesammelt. Der Zugang zu den Daten über das Online-Formular ist durch das vom Antragsteller gewählte Passwort geschützt.

Die elektronischen Daten werden im Online-Anwendungstool auf den Servern des EO gespeichert, was bedeutet, dass sie durch zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind, die von den IKT-Diensten eingerichtet wurden, um die Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs zu schützen.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Sie haben das Recht auf Zugang zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber, wie wir sie verwenden. Sie haben auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Sie betreffender Daten zu verlangen, sofern die Vertraulichkeit der Beratungen und Entscheidungen der an der Bewertung der Bewerber beteiligten Bediensteten sowie die Rechte anderer Bewerber gewahrt bleiben.

Sie können Identifikationsdaten jederzeit während des Verfahrens berichtigen. In Bezug auf Daten im Zusammenhang mit Zulässigkeits- oder Bewertungskriterien kann das Recht auf Berichtigung bis zum Ablauf der Frist für die Einreichung von Anträgen ausgeübt werden.

Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten durch den EO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht zu verlangen, dass der EO Ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Nutzung einschränkt. Die EO wird Ihre Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, beantworten.

9. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Datenschutzbezogene Fragen zum Auswahlverfahren für Praktikanten für Praktika für Menschen mit Behinderungen können Sie jederzeit an folgende EO richten:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Europäischer Bürgerbeauftragter
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Amtes für geistiges Eigentum unter folgender Adresse wenden: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Sie können jederzeit eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse einreichen: EDSB@edps.europa.eu.

[1] Ausnahmsweise und aus hinreichend begründeten Gründen kann das Amt per E-Mail eingereichte Anträge annehmen.

[2] Nur die ausgewählten Bewerber werden aufgefordert, die entsprechenden Belege vorzulegen, um ihren Antrag auf angemessene Vorkehrungen zu begründen. Der Ärztliche Dienst des Europäischen Parlaments prüft die Belege, um die Gültigkeit des Antrags auf angemessene Vorkehrungen festzustellen, und schlägt die erforderlichen Vorkehrungen vor.

[3] Siehe Artikel 1 d Absatz 4 des Statuts und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union: Angemessene Vorkehrungen in Bezug auf die wesentlichen Funktionen des Arbeitsplatzes sind erforderlichenfalls geeignete Maßnahmen, die es einer Person mit einer Behinderung ermöglichen, Zugang zu einer Beschäftigung zu erhalten, an einer Beschäftigung teilzunehmen, voranzukommen oder sich einer Ausbildung zu unterziehen, es sei denn, diese Maßnahmen würden den Arbeitgeber unverhältnismäßig belasten.“