In dieser Datenschutzerklärung wird beschrieben, wie der Europäische Bürgerbeauftragte Ihre personenbezogenen Daten schützt, wenn Sie auf eine Konsultation des Bürgerbeauftragten antworten, und wo der Bürgerbeauftragte als solcher als Verantwortlicher fungiert. Diese Erklärung legt auch fest, welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

Insbesondere wird darin der Grund für die Erhebung und Verarbeitung der Daten erläutert; die Art und Weise, wie der Bürgerbeauftragte die bereitgestellten Daten erhebt, verarbeitet und schützt; und welche Rechte die Kontributoren in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Die Mitwirkenden füllen das Kontaktformular auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten aus, das Beiträge in die spezielle Konsultationsmailbox leitet. Beiträge können auch per Brief oder E-Mail gesendet werden. Das zuständige Personal im Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten bearbeitet die Beiträge.

Der Europäische Bürgerbeauftragte kann Kontributoren kontaktieren, um Klarstellungen anzufordern und/oder die Ergebnisse der Konsultation/Untersuchung zu verbreiten. Die Kontaktdaten der für die Anfrage verantwortlichen Person sind der Aufforderung zur Beantwortung der Konsultation zu entnehmen.

Bei den erhobenen und weiterverarbeiteten personenbezogenen Daten handelt es sich um Daten, die für die Teilnahme an der Konsultation wie folgt erforderlich sind: Vorname, Nachname, E-Mail, Stellenbeschreibung und die bevorzugte Sprache für weitere Korrespondenz, eine andere Sprache, in der man eine Antwort akzeptieren würde, und Inhalt (zum größten Teil die Ansichten der Person oder Organisation zu dem Thema).

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Die Europäische Bürgerbeauftragte möchte der Öffentlichkeit und interessierten Interessenträgern die Möglichkeit geben, ihre Ansichten im Rahmen strategischer Untersuchungen und Initiativen zum Ausdruck zu bringen, die von externen Beiträgen profitieren würden und daher öffentliche Konsultationen einleiten könnten.

3. Welche Rechtsgrundlage und Notwendigkeit besteht für die Verarbeitung dieser Daten?

Rechtsgrundlage für diesen Verarbeitungsvorgang ist Art. 11 EUV.

Personenbezogene Daten werden gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU verarbeitet. Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725).

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Der Bereich Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) des Europäischen Bürgerbeauftragten verwaltet die an die Website übermittelten Daten. Das für öffentliche Konsultationen zuständige Personal des Europäischen Bürgerbeauftragten und das befugte Personal werden die von den Beitragszahlern übermittelten Daten auf der Grundlage des „Kenntnis nur, wenn nötig“ weiterverarbeiten.

5. Wer sind die Empfänger der Daten?

Mitarbeiter des Europäischen Bürgerbeauftragten, die für die Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständig sind, haben Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten; sowie andere befugte Bedienstete des Europäischen Bürgerbeauftragten nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“.

Im Rahmen des Untersuchungsverfahrens leitet der Europäische Bürgerbeauftragte alle eingegangenen Beiträge an die zuständigen Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU weiter. Im Interesse der Transparenz leistet der Europäische Bürgerbeauftragte öffentliche Beiträge zu einer Konsultation.

Wenn Sie zu einer Konsultation beitragen, müssen Sie sich und die Organisation, in deren Namen Sie einen Beitrag leisten, identifizieren. Anonyme Beiträge zu Konsultationen werden nicht akzeptiert. Damit soll Missbrauch vermieden werden.

Im Interesse der Transparenz leistet die Europäische Bürgerbeauftragte öffentliche Beiträge, die sie als Antwort auf eine öffentliche Konsultation erhalten hat. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht veröffentlicht. Sie sollten es vermeiden, unnötige personenbezogene Daten in Ihre Beiträge aufzunehmen, insbesondere personenbezogene Daten Dritter. Wenn solche Daten enthalten sind, werden sie von der veröffentlichten Version entfernt.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Die Beiträge werden im Einklang mit der Aufbewahrungspolitik des Fallverwaltungssystems des Bürgerbeauftragten für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Falls in den einschlägigen Akten gespeichert ^[2]. Dazu gehören grundlegende personenbezogene Daten (Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse), Sprachpräferenzen und die Antworten. Die Archivierung der Beiträge erfolgt gemäß der Richtlinie des Bürgerbeauftragten über die Archivierung ^[3].

7. Wie schützen wir Ihre Daten?

Die elektronischen Daten werden auf den Servern des Europäischen Bürgerbeauftragten gespeichert. Diese Daten werden durch zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen geschützt, die der Bereich Informations- und Kommunikationstechnologien des Europäischen Bürgerbeauftragten zum Schutz der Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs eingeführt hat.

Der Zugang zu personenbezogenen Daten wird durch die Verwaltung von Zugriffsrechten geschützt, die streng begrenzt sind und auf dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ beruhen.

E-Mail-Adressen werden niemals veröffentlicht, sie werden jedoch gespeichert und können vom Europäischen Bürgerbeauftragten für den Schriftverkehr im Zusammenhang mit der Antwort verwendet werden.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Wenn Sie zu einer Konsultation beitragen, können Sie wählen, ob Ihre personenbezogenen Daten auf unserer Website veröffentlicht werden sollen oder nicht.

Sie haben auch spezifische Rechte als „betroffene Person“ gemäß Kapitel III (Artikel 14-25) der Verordnung (EU) 2018/1725, insbesondere das Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und auf deren Berichtigung, falls Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind. Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Der Europäische Bürgerbeauftragte wird Ihre Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, beantworten.

Schließlich haben Sie jederzeit das Recht, sich an den Europäischen Datenschutzbeauftragten zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass der Europäische Bürgerbeauftragte Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verletzt hat.

9. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Sie können Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit den öffentlichen Konsultationen des Europäischen Bürgerbeauftragten jederzeit an folgende Adresse richten: EO@ombudsman.europa.eu

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Europäischen Bürgerbeauftragten unter folgender Adresse wenden: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sie können jederzeit eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse einreichen: EDPS@edps.europa.eu

[2] Siehe: https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/de/70850.

[3] Siehe: https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/de/70850.