(1)

Die Europäische Bürgerbeauftragte ist befugt, Verwaltungsuntersuchungen, Vordisziplinar-, Disziplinar- und Dienstenthebungsverfahren gemäß dem Statut der Beamten der Europäischen Union und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Union, so wie diese in der Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) Nr. 259/68 des Rates (2) (im Folgenden „Statut“) niedergelegt sind, sowie gemäß der Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 4. November 2004 über die Annahme von Durchführungsbestimmungen für Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren durchzuführen. Falls erforderlich, meldet die Europäische Bürgerbeauftragte Fälle auch an das OLAF.

(2)

Die Bediensteten der Europäischen Bürgerbeauftragten sind verpflichtet, potenziell rechtswidrige Handlungen, einschließlich Betrug oder Korruption, zum Nachteil der Interessen der Union zu melden. Die Bediensteten sind auch verpflichtet, Verhaltensweisen zu melden, die mit der Ausübung beruflicher Pflichten im Zusammenhang stehen und eine schwerwiegende Verletzung der Pflichten von Beamten der Union darstellen könnten. Dies wird durch die Entscheidung der Europäischen Bürgerbeauftragten über interne Vorschriften für die Meldung von Missständen (Whistleblowing) vom 20. Februar 2015 geregelt.

(3)

Die Europäische Bürgerbeauftragte hat eine Strategie eingeführt, um tatsächliche oder potenzielle Fälle von Mobbing oder sexueller Belästigung am Arbeitsplatz zu verhindern und sie wirksam zu bekämpfen, wie dies in ihrer Entscheidung vom 18. Dezember 2017 vorgesehen ist. Mit der Entscheidung wurde ein formloses Verfahren eingeführt, nach dem sich mutmaßliche Opfer von Mobbing oder Belästigung an die „Ethikkorrespondenten“ der Europäischen Bürgerbeauftragten und/oder an den Vermittlungsausschuss wenden können.

(4)

Die Europäische Bürgerbeauftragte kann außerdem Untersuchungen zu möglichen Verstößen gegen Sicherheitsvorschriften für EU-Verschlusssachen (im Folgenden „EU-VS“) durchführen.

(5)

Die Europäische Bürgerbeauftragte unterliegt hinsichtlich ihrer Tätigkeiten sowohl internen als auch externen Audits.

(6)

Im Zusammenhang mit solchen Verwaltungsuntersuchungen, Audits und Ermittlungen arbeitet die Europäische Bürgerbeauftragte mit anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union zusammen.

(7)

Die Europäische Bürgerbeauftragte kann mit nationalen Behörden von Drittländern und internationalen Organisationen auf deren Ersuchen oder aus eigener Initiative zusammenarbeiten.

(8)

Die Europäische Bürgerbeauftragte kann auch mit Behörden der EU-Mitgliedstaaten auf deren Ersuchen oder aus eigener Initiative zusammenarbeiten.

(9)

Die Europäische Bürgerbeauftragte führt Untersuchungen zu mutmaßlichen Missständen bei der Tätigkeit der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union durch, mit Ausnahme des Gerichtshofs der Europäischen Union in Ausübung seiner Rechtsprechungsbefugnisse. In diesem Zusammenhang ist es möglich, dass die Europäische Bürgerbeauftragte die Vertraulichkeit personenbezogener Daten in den von den Parteien im Rahmen der Untersuchungen erlangten Dokumenten wahren muss. Außerdem könnte es erforderlich sein, dass die Europäische Bürgerbeauftragte die Rechte und Freiheiten von Beschwerdeführern oder anderen Beteiligten schützt.

(10)

Zur Erfüllung ihrer Aufgaben erhebt und verarbeitet die Europäische Bürgerbeauftragte Informationen und verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, darunter Daten zur Identifizierung natürlicher Personen, Kontaktdaten, berufliche Zuständigkeiten und Aufgaben, Angaben zu Verhalten und Leistungen auf privater und beruflicher Ebene sowie Finanzdaten. Die Europäische Bürgerbeauftragte ist die für die Verarbeitung Verantwortliche.

(11)

Gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 (im Folgenden „die Verordnung“) ist die Europäische Bürgerbeauftragte daher verpflichtet, die betroffenen Personen über diese Verarbeitungstätigkeiten zu unterrichten und deren Rechte als betroffene Personen zu wahren.

(12)

Die Europäische Bürgerbeauftragte muss diese Rechte gegebenenfalls mit den Zielen von Verwaltungsuntersuchungen, Audits, Ermittlungen und Gerichtsverfahren in Einklang bringen. Außerdem könnte es möglich sein, dass sie die Rechte einer betroffenen Person gegen die Grundrechte und Grundfreiheiten anderer betroffener Personen abwägen muss. Zu diesem Zweck hat die Europäische Bürgerbeauftragte gemäß Artikel 25 der Verordnung die Möglichkeit, unter strengen Voraussetzungen die Anwendung der Artikel 14 bis 22, 35 und 36 sowie des Artikels 4 der Verordnung, insofern dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 20 vorgesehenen Rechten und Pflichten entsprechen, zu beschränken. Sofern diese Beschränkungen nicht in einem auf der Grundlage der Verträge erlassenen Rechtsakt vorgesehen sind, ist es erforderlich, interne Vorschriften zu erlassen, die die Europäische Bürgerbeauftragte zur Beschränkung der betreffenden Rechte berechtigen.

(13)

So könnte es für die Europäische Bürgerbeauftragte zum Beispiel in der Vorphase einer Verwaltungsuntersuchung oder während der eigentlichen Verwaltungsuntersuchung, vor einer etwaigen Verfahrenseinstellung oder im Vordisziplinarverfahren erforderlich sein, die Informationen zu beschränken, die der betroffenen Person über die Verarbeitung ihrer personenbezogen Daten mitgeteilt werden. Unter bestimmten Umständen könnte die Mitteilung solcher Informationen die Fähigkeit der Europäischen Bürgerbeauftragten, die Untersuchung wirksam durchzuführen, erheblich beeinträchtigen; beispielsweise wenn die Gefahr besteht, dass die betreffende Person Beweise vernichten oder potenzielle Zeugen beeinflussen könnte, bevor diese vernommen werden. Außerdem muss die Europäische Bürgerbeauftragte unter Umständen die Rechte und Freiheiten von Zeugen und von anderen beteiligten Personen schützen.

(14)

Es könnte erforderlich sein, die Anonymität von Zeugen oder Hinweisgebern zu wahren, die darum gebeten haben, ihre Identität nicht preiszugeben. In solchen Fällen könnte die Europäische Bürgerbeauftragte beschließen, die Auskunft über die Identität, die Aussagen und die sonstigen personenbezogenen Daten solcher Personen zu beschränken, um deren Rechte und Freiheiten zu schützen.

(15)

Es könnte notwendig sein, vertrauliche Informationen zu schützen, die eine/n Bedienstete/n betreffen, die/der sich im Zusammenhang mit einem Verfahren wegen Mobbings oder Belästigung an die Ethikkorrespondenten der Europäischen Bürgerbeauftragten und/oder an den Vermittlungsausschuss gewandt hat. In solchen Fällen könnte es für die Europäische Bürgerbeauftragte erforderlich sein, die Auskunft über die Identität, die Aussagen und die sonstigen personenbezogenen Daten des mutmaßlichen Opfers, des mutmaßlichen Täters und anderer Beteiligter zu beschränken, um die Rechte und Freiheiten aller Beteiligten zu schützen.

(16)

Für die Europäische Bürgerbeauftragte könnte es beispielsweise notwendig sein, die Informationen, die sie einer in einer Beschwerde oder in Untersuchungsdokumenten genannten betroffenen Person über die Verarbeitung von deren personenbezogenen Daten zur Verfügung stellt, während der Untersuchung mutmaßlicher Missstände bei der Tätigkeit eines Organs, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle der Union zu beschränken. Die Mitteilung solcher Informationen könnte die Fähigkeit der Europäischen Bürgerbeauftragten, die Untersuchung wirksam durchzuführen, erheblich beeinträchtigen, wenn beispielsweise die Gefahr besteht, dass die betreffende Person die Untersuchung behindern könnte. Außerdem muss die Europäische Bürgerbeauftragte unter Umständen die Rechte und Freiheiten des Beschwerdeführers oder anderer Beteiligter schützen.

(17)

Die Europäische Bürgerbeauftragte sollte solche Beschränkungen nur vornehmen, wenn sie den Wesensgehalt der Grundrechte und Grundfreiheiten achten, unbedingt notwendig sind und eine in einer demokratischen Gesellschaft verhältnismäßige Maßnahme darstellen. Die Europäische Bürgerbeauftragte sollte begründen, warum die Beschränkungen gerechtfertigt sind.

(18)

Nach dem Grundsatz der Rechenschaftspflicht sollte die Europäische Bürgerbeauftragte Aufzeichnungen über die von ihr vorgenommenen Beschränkungen führen.

(19)

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die die Europäische Bürgerbeauftragte im Rahmen ihrer Aufgaben mit anderen Organisationen austauscht, sollte eine wechselseitige Konsultation zwischen der Europäischen Bürgerbeauftragten und diesen Organisationen über etwaige Gründe für die Vornahme von Beschränkungen sowie die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Beschränkungen erfolgen, es sei denn, dies würde die Tätigkeiten der Europäischen Bürgerbeauftragten gefährden.

(20)

Gemäß Artikel 25 Absatz 6 der Verordnung ist der Verantwortliche verpflichtet, die betroffenen Personen über die wesentlichen Gründe für die Beschränkung und über ihr Beschwerderecht beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) zu unterrichten.

(21)

Die Europäische Bürgerbeauftragte kann die Unterrichtung der betroffenen Person über die Gründe für die Beschränkung gemäß Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn die Unterrichtung die Wirkung der angewendeten Beschränkung zunichtemachen würde. Die Europäische Bürgerbeauftragte sollte im Einzelfall prüfen, ob die Unterrichtung über die Beschränkung deren Wirkung aufheben würde.

(22)

Die Europäische Bürgerbeauftragte sollte die Beschränkung aufheben, sobald die sie rechtfertigenden Voraussetzungen nicht länger gegeben sind, und das Vorliegen dieser Voraussetzungen regelmäßig überprüfen.

(23)

Zur Gewährleistung des größtmöglichen Schutzes der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen sowie gemäß Artikel 44 Absatz 1 der Verordnung sollte der Datenschutzbeauftragte frühzeitig über alle möglicherweise angewandten Beschränkungen konsultiert werden und überprüfen, ob diese mit der vorliegenden Entscheidung im Einklang stehen.

(24)

Artikel 16 Absatz 5 und Artikel 17 Absatz 4 der Verordnung sehen Ausnahmen vom Recht der betroffenen Personen auf Unterrichtung und Auskunft vor. Soweit diese Ausnahmen Anwendung finden, ist es für die Europäische Bürgerbeauftragte nicht erforderlich, eine auf dieser Entscheidung beruhende Beschränkung vorzunehmen —