Strasbourg den 26 maj 2015

Till: Undersökning på eget initiativ OI/8/2015/FOR om insyn i trepartsmötena – Europeiska unionens råd

Bäste Corsepius,

Enligt artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt har Europeiska ombudsmannen befogenhet att genomföra undersökningar på eget initiativ. Dessa undersökningar är avsedda att vara till hjälp för de berörda institutionerna genom att främja god förvaltningssed.

Jag har beslutat att inleda en undersökning på eget initiativ om Europaparlamentet, Europeiska unionens råd och Europeiska kommissionen när det gäller utlämnande av handlingar som rör så kallade trepartsmöten [1] och insyn i trepartsmöten i allmänhet. Detta är en fråga som jag har uppmärksammats på av flera parlamentsledamöter, parlamentsledamöter från vissa medlemsstater samt av företag och grupper i det civila samhället. De särskilda skälen till att inleda denna undersökning är följande:

Öppenhet i lagstiftningsprocessen är avgörande för att bygga upp förtroendet för EU. Trepartsmöten är nu ett etablerat inslag i det ordinarie lagstiftningsförfarandet. De förebådas dessutom i allt högre grad som den plats där det förhandlade innehållet i den slutliga lagtexten beslutas.

Jag är bekymrad över att trepartsmötena genomförs på ett sätt som är förenligt med de krav på insyn i lagstiftningsförfarandet som anges i artikel 15.2 och 15.3 i EUF-fördraget [2].

Som exempel kan nämnas att jag inte har kunnat hitta en heltäckande, allmänt tillgänglig förteckning över pågående trepartsmöten. Jag kan inte heller hitta en fullständig förteckning över de handlingar som lagts fram och utbytts vid sådana möten. Det skulle därför vara värdefullt att veta om sådana handlingar görs tillgängliga i parlamentets, rådets och kommissionens offentliga register på ett enhetligt och konsekvent sätt.

Redan 2003 föreskrevs det i det interinstitutionella avtalet om bättre lagstiftning ^[3] att ”[d]e tre institutionerna kommer att säkerställa en lämplig grad av insyn i lagstiftningsprocessen, inbegripet i trepartsförhandlingarna mellan de tre institutionerna”. Ett identiskt åtagande finns i kommissionens nyligen antagna förslag till ett interinstitutionellt avtal om bättre lagstiftning [4]. Därför är denna undersökning på eget initiativ särskilt läglig [5].

Mot denna bakgrund vore jag tacksam om rådet kunde besvara följande frågor:

Pågående trepartsmöten

1. Offentliggörs trepartsmötena i förväg? Om så är fallet, var och hur långt i förväg offentliggörs information om dessa möten?

2. Lämna en förteckning över de trepartsmöten där rådet för närvarande deltar.

3. Är ovannämnda förteckning allmänt tillgänglig? Om inte, förklara varför.

Handlingar från trepartsmöten som innehas av institutionerna

4. Lämna en förteckning över de dokumentkategorier som hålls i samband med de pågående trepartsmöten där rådet deltar.

5. Upprättas och görs protokoll från trepartsmöten eller rapporter från trepartsmöten eller ”meddelanden” om trepartsmöten tillgängliga internt? Upprätthåller rådet en förteckning över deltagare i trepartsmöten?

6. Förklara hur det dokument med fyra kolumner [6] som ligger till grund för trepartsförhandlingarna har utarbetats.

Allmänhetens tillgång till handlingar från trepartsmöten

7. Offentliggörs handlingar från trepartsmöten proaktivt på rådets webbplats, särskilt via det offentliga registret? Om ja, ange vilka handlingar som offentliggörs och i vilket skede i förfarandet de offentliggörs.

8. Har rådet mottagit någon begäran om allmänhetens tillgång till handlingar från trepartsmöten? Om ja, ge mig kopior av de begäranden om tillgång som gjorts och kopior av de beslut (inklusive beslut till följd av bekräftande ansökningar) som fattats.

9. Finns det en fastställd tidpunkt efter vilken rådet anser att dokument från trepartsmöten kan offentliggöras, t.ex. efter det att lagstiftningen i fråga har antagits eller efter det att trepartsförhandlingarna har avslutats?

Språkregler

10. På vilket/vilka språk hålls trepartsmöten? Tillhandahålls tolkning i) alltid, ii) endast på begäran?

11. På vilket eller vilka språk utfärdas de relevanta dokumenten för användning vid trepartsmöten?

12. Om det finns någon annan information eller kommentar som du tycker är relevant för förfrågan, är du välkommen att inkludera det också.

Jag vore tacksam om Ni kunde lämna ett yttrande med svar på ovanstående frågor senast den 30 september 2015.

För att identifiera de handlingar som rör trepartsmöten och för att få en fullständig översikt över dem skulle jag dessutom uppskatta om ni, i enlighet med artikel 3.2 i Europeiska ombudsmannens stadga, kunde se till att mina avdelningar inspekterar två avslutade trepartsärenden, nämligen

Ø Ärendena rörande direktivet om hypotekslån [7].

Ø Ärendena rörande förordningen om kliniska prövningar [8].

Jag har valt dessa två ärenden enbart på grund av att de behandlar frågor av stort allmänintresse. Jag har ingen anledning att tro att det finns någon särskild oro när det gäller något av dessa ärenden.

Jag vill betona att i enlighet med artiklarna 5.2, 13.3 och 14.2 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser kommer ombudsmannens inspektion inte att leda till att tredje part eller någon annan person får tillgång till handlingar som er institution anser vara konfidentiella under inspektionen, eller till någon information i sådana handlingar.

Jag vore tacksam om era avdelningar kunde kontakta Fergal Ó Regan (tfn +32 2 284 35 48), chef för enheten för klagomål och förfrågningar, som ansvarar för denna utredning, för att komma överens om ett lämpligt datum för inspektion av handlingar.

Observera att jag under min utredning har för avsikt att offentliggöra rådets yttrande och inspektionsrapporten på min webbplats och kan också ge berörda tredje parter möjlighet att lämna synpunkter.

Slutligen har jag i dag också skrivit till parlamentets talman och kommissionens ordförande, med samma förteckning över frågor och begäran om en inspektion.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly

cc: Hubert Legal, generaldirektör för rättstjänsten

[1] Ombudsmannen har sett hänvisningar till ”formella” trepartsmöten, ”informella” trepartsmöten och ”tekniska” trepartsmöten/”förberedande tekniska möten”.

[2] I artikel 15.2 i EUF-fördraget anges att ”Europaparlamentet ska sammanträda offentligt, liksom rådet när det behandlar och röstar om ett utkast till lagstiftningsakt”. I artikel 15.3 femte stycket i EUF-fördraget anges vidare att ”Europaparlamentet och rådet ska se till att handlingar som rör lagstiftningsförfaranden offentliggörs i enlighet med de villkor som fastställs i de förordningar som avses i andra stycket”. I artikel 12 i förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till handlingar betonas vidare den särskilda betydelsen av att ge tillgång till handlingar som upprättats ”inom ramen för förfaranden för antagande av rättsakter” och som är rättsligt bindande i eller för medlemsstaterna, genom att det anges att sådana handlingar, med förbehåll för de undantag från tillgång till handlingar som anges i förordningen, ska göras direkt tillgängliga för allmänheten i elektronisk form eller genom ett register.

[3] Interinstitutionellt avtal om bättre lagstiftning mellan Europaparlamentet, rådet och kommissionen, EUT C 321, 2003, s. 1.

[4] Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet och rådet: Förslag till interinstitutionellt avtal om bättre lagstiftning, COM(2015) 216 final.

[5] Ombudsmannen är också medveten om andra insatser för att säkerställa öppenhet på detta område. Som exempel kan nämnas att Europaparlamentet den 11 mars 2014 antog en resolution om allmänhetens tillgång till handlingar som innehöll följande förslag:

”28. Europaparlamentet uppmanar kommissionen, rådet och parlamentet att säkerställa större insyn i informella trepartsmöten genom att hålla mötena offentliga, offentliggöra dokumentation inklusive kalendrar, dagordningar, protokoll, granskade dokument, ändringar, fattade beslut, information om medlemsstaternas delegationer och deras ståndpunkter och protokoll, i en standardiserad och lättillgänglig onlinemiljö, som standard och utan att det påverkar de undantag som anges i artikel 4.1 i förordning (EG) nr 1049/2001.”

[6] Ombudsmannen förstår att de tre första kolumnerna presenterar var och en av de tre institutionernas respektive ståndpunkter, medan den sista kolumnen är reserverad för kompromissförslag.

[7] Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/17/EU av den 4 februari 2014 om konsumentkreditavtal som avser bostadsfastighet och om ändring av direktiven 2008/48/EG och 2013/36/EU och förordning (EU) nr 1093/2010 (EUT L 60, 2014, s. 34).

[8] Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 536/2014 av den 16 april 2014 om kliniska prövningar av humanläkemedel och om upphävande av direktiv 2001/20/EG (EUT L 158, 2014, s. 1).