José Manuel Barroso Präsident der Europäischen Kommission 1049 BRÜSSEL BELGIEN

Straßburg, den 28.11.2013

Beschwerde 2077/2012/TN und Beschwerde 1853/2013/TN

Sehr geehrter Herr Präsident,

Am 1. Februar 2013 leitete der Bürgerbeauftragte aufgrund einer Beschwerde eine Untersuchung darüber ein, wie die Kommission mit tatsächlichen, offensichtlichen oder potenziellen Interessenkonflikten umgeht, die entstehen können, wenn Mitarbeiter aus der Kommission ausscheiden oder ihr beitreten (Beschwerde 2077/2012/TN).

Ich begrüße die Art und Weise, in der die Kommission und ihre Dienststellen die Untersuchung und insbesondere die Einsichtnahme in die Akten der Kommission erleichtert haben [1]. Die Kontrolle ergab, dass sich die Kommission der Bedeutung dieses Themas voll und ganz bewusst ist.

Ich fordere die Kommission nun auf, gemäß Artikel 2 Absatz 2 und Artikel 3 Absatz 1 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten eine Stellungnahme zu den Behauptungen und Behauptungen des Beschwerdeführers abzugeben.

Vorwurf:

Die Kommission setzt die für das Phänomen des Drehtüreffekts geltenden Vorschriften nicht angemessen um und lässt somit reale, offensichtliche und potenzielle Interessenkonflikte zu.

Forderungen:

Die Kommission sollte

(1) Entwicklung proaktiver Verfahren zur Unterrichtung des Personals über seine Verpflichtungen;

(2) Definieren Sie die verwendete Terminologie richtig;

(3) seine Kontrolle und Entscheidungsfindung in Bezug auf einschlägige Genehmigungen zu verbessern;

(4) Maßnahmen zu ergreifen, wenn der in Artikel 16 des Statuts genannte Gemischte Ausschuss Bedenken aufwirft;

(5) Bessere Anwendung von Sanktionen und Verweisungen an das IDOC bei eindeutigen Verstößen gegen die Vorschriften;

(6) vollständige und ordnungsgemäße Aufzeichnungen über Interessenkonflikte und Fälle von Drehtüreffekten führen, auch über ein zentrales Register;

(7) proaktive Transparenz in Bezug auf Drehtürkästen und Sabbaticals mit neuen Aktivitäten;

(8) Lassen Sie sich von den Empfehlungen des Parlaments des Vereinigten Königreichs zur Überarbeitung der Drehtürregeln inspirieren;

(9) Ermöglichung größerer Transparenz bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit in diesem Bereich.

Zur Stützung ihrer Behauptungen und Behauptungen machen die Beschwerdeführer geltend, dass die Kommission

(1) das Personal nicht ordnungsgemäß über seine Verpflichtungen gemäß den geltenden Vorschriften informiert;

(2) stellt nicht sicher, dass das Personal seinen Verpflichtungen nachkommt;

(3) Verhängt keine Sanktionen bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen;

(4) stellt nicht sicher, dass sie bei der Bewertung von Fällen alle relevanten Informationen gesammelt hat;

(5) prüft die von scheidenden Bediensteten gemäß Artikel 16 des Statuts gestellten Anträge auf Interessenkonflikte nicht angemessen;

(6) prüft eingehende und derzeitige Mitarbeiter nicht angemessen auf Interessenkonflikte;

(7) führt keine angemessenen Aufzeichnungen über bewertete Fälle;

(8) die Vorschriften in Bezug auf Sabbaticals nicht ordnungsgemäß umsetzt;

(9) Es gibt keine angemessene Definition, um zu bestimmen, wann Vertragsbedienstete unter die Vorschriften fallen sollten.

Der Bürgerbeauftragte möchte, dass sich die Kommission auch mit den nachstehenden Fragen befasst. Bitte berücksichtigen Sie gegebenenfalls Vertragsbedienstete und Bedienstete, die sich aus persönlichen Gründen im Urlaub befinden.

1) Die Verfahren

Bitte beschreiben Sie die Verfahren der Kommission in Bezug auf den Umgang mit möglichen Interessenkonflikten im Zusammenhang mit der Entsendung von Personal nach innen und außen, einschließlich der Entwicklung dieser Verfahren im Laufe der Zeit.  

2) Dokumentation der befolgten Schritte

Aus den geprüften Akten ging nicht sofort hervor, dass in jedem Fall die vollständigen Verfahren eingehalten wurden. Bitte erläutern Sie, wie die Kommission überprüft, ob alle Schritte in jedem Fall befolgt und dokumentiert werden, und ob sie beabsichtigt, zusätzliche Kontrollen einzuführen.

3) Zentrales Register

Würde die Kommission ein zentralisiertes Verzeichnis der Anträge des Personals auf Ausübung einer Nebentätigkeit während des Urlaubs aus persönlichen Gründen oder einer beruflichen Tätigkeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst einrichten? Würde sie die Bewertung möglicher Interessenkonflikte derjenigen umfassen, die Positionen in der Kommission einnehmen? 

4) Begründung von Genehmigungen

Die Prüfung ergab, dass negative Entscheidungen zwar in der Regel mit umfangreichen Argumenten einhergehen, es jedoch in der Regel wenig oder gar keine Argumente gibt, um positive Entscheidungen zu unterstützen. Natürlich werden positive Entscheidungen vom betreffenden Beamten nicht angefochten, aber die Öffentlichkeit hat ein Interesse daran, dass die Vorschriften über Interessenkonflikte ordnungsgemäß angewandt werden. Genehmigungsentscheidungen sollten gleichermaßen begründet sein.

In den Beschlüssen sollten die vom Beamten der Kommission wahrgenommenen Aufgaben, die im Rahmen der neuen Tätigkeit auszuführenden Aufgaben und die Gründe für das Nichtvorliegen von Interessenkonflikten im Einzelnen dargelegt werden. Sie sollten auch auf die Stellungnahmen der GD oder der Generaldirektionen, in denen der Bedienstete tätig war, des Juristischen Dienstes, des Generalsekretariats und aller anderen berücksichtigten Beiträge verweisen.

 Beschließt die Kommission, den Stellungnahmen nicht zu folgen oder Vorbehalte geltend zu machen, sollte sie ausdrücklich erläutern, warum sie dies nicht tut. Dies ist besonders wichtig, wenn die negative Stellungnahme oder Vorbehalte von einer GD stammen, in der der Beamte tätig war.

Ist die Kommission bereit, dafür zu sorgen, dass künftige positive Entscheidungen durch die vorstehend dargelegte Begründung gestützt werden?

5) Klarstellungen von Antragstellern

Die Kommission kann einen Genehmigungsantrag nur dann ordnungsgemäß bearbeiten, wenn der Antrag alle erforderlichen Informationen enthält. Wenn der Beamte um zusätzliche Informationen gebeten wird, sollten das Ersuchen und die Antwort Teil des entsprechenden Dossiers sein. Wird der Beamte nicht um zusätzliche Informationen ersucht, sollte die Kommission dies in der Genehmigungsentscheidung ausdrücklich angeben und darlegen, wie die Entscheidung dennoch begründet ist.

Kann die Kommission zu diesem Vorschlag Stellung nehmen?

6) "Selbst auferlegte Bedingungen"

Aus einigen Akten geht hervor, dass der ehemalige Bedienstete sich möglicher Interessenkonflikte bewusst ist, indem er beispielsweise erklärt, dass er nicht an Projekten arbeiten wird, an denen er an der Entscheidung über eine EU-Finanzierung beteiligt war. Die Kommission sollte solche „selbst auferlegten Bedingungen“ stets in ihre Genehmigung aufnehmen.

Kann die Kommission zu diesem Vorschlag Stellung nehmen?

7) Frist für die Auferlegung von Bedingungen oder das Verbot von Tätigkeiten

Die Kommission scheint die Zweijahresfrist, innerhalb deren ehemalige Bedienstete verpflichtet sind, sie über neue berufliche Tätigkeiten zu informieren, dahin auszulegen, dass sie die Tätigkeit nur innerhalb dieser Zweijahresfrist verbieten oder ihr Bedingungen auferlegen kann. Nach vorläufiger Auffassung des Bürgerbeauftragten ist dies nicht richtig. Art. 16 Abs. 1 des Statuts, der ehemalige Bedienstete verpflichtet, sich bei der Annahme von Ernennungen weiterhin integer und zurückhaltend zu verhalten, ist nicht zeitlich begrenzt. Dementsprechend könnte die Kommission Tätigkeiten über zwei Jahre hinaus verbieten oder an Bedingungen knüpfen, sofern ein triftiger Grund dafür besteht und die Auswirkungen auf den ehemaligen Bediensteten nicht unverhältnismäßig sind.

Kann die Kommission hierzu bitte Stellung nehmen? Bitte gehen Sie dabei auch auf die Änderungen des Statuts ein, die am 1. Januar 2014 in Kraft treten, insbesondere auf die in Artikel 16 Absatz 3 genannten „zwölf Monate“.

8) Unabhängigkeit der Beurteilung

Das System zur Bewertung von Fällen möglicher Interessenkonflikte könnte kritisiert werden, da es sich insbesondere bei leitenden Angestellten auf Meinungen von Personen stützen kann, mit denen sie eng zusammengearbeitet haben. Derzeit scheint es kein System zu geben, mit dem sichergestellt werden könnte, dass die Bewertung von Personalakten von Dienststellen durchgeführt wird, die nicht mit der betreffenden GD in Verbindung stehen.

Auf der Ebene der Mitgliedstaaten ist dem Bürgerbeauftragten mindestens ein Beispiel eines unabhängigen externen Ausschusses bekannt, der über Anträge hochrangiger Mitarbeiter auf Ausübung beruflicher Tätigkeiten nach dem Ausscheiden aus dem Dienst entscheidet.

Würde die Kommission die Einführung von Maßnahmen in Betracht ziehen, die die Bewertung von Bewerbungen von Führungskräften durch andere Personen als diejenigen, mit denen sie eng zusammengearbeitet haben, ermöglichen würden?

9) Asymmetrie bei der materiellen Beurteilung von Fällen - Voraussetzungen

Die Dateien zeigten unerklärliche Variationen in der Formulierung von Bedingungen. In einigen Fällen war es dem ehemaligen Bediensteten untersagt, Arbeiten im Zusammenhang mit allen Fällen zu verrichten, mit denen er sich in der Kommission befasst hatte. In anderen Fällen betraf die Bedingung Fälle, die in den letzten X Jahren behandelt wurden, oder offene Fälle.

Könnte die Kommission zu der Politik Stellung nehmen, die diesen Abweichungen zugrunde liegt und sie begründet?

10) Kodex für Ethik und Integrität - Ermittlung von Dossiers, Abstandsregel und Kontakte zu Kollegen, die die Kommission verlassen haben

Während der Kontrolle wurde den Dienststellen des Bürgerbeauftragten eine Kopie des von der GD Wettbewerb für ihr Personal erstellten Kodex für Ethik und Integrität zur Verfügung gestellt. Bemerkenswert sind:

- die Anforderung, bestimmte Dossiers zu ermitteln, in denen ehemalige Bedienstete nach ihrem Ausscheiden aus der Kommission nicht in einem neuen Beruf tätig sein sollten;

- die Regel ("Distanzregel"), dass ein ehemaliger Bediensteter während eines bestimmten Zeitraums (ein Jahr für diejenigen, die eine Führungsfunktion innehatten) nicht an Sitzungen teilnehmen oder andere berufliche Kontakte zu seiner ehemaligen GD oder Dienststelle unterhalten darf; sechs Monate in anderen Fällen);

die allgemeine Anforderung, dass die derzeitigen Bediensteten ihre Vorgesetzten für die Risikobewertung über die mögliche Teilnahme an Sitzungen mit ehemaligen Mitgliedern der Geschäftsleitung informieren müssen.

Gibt es ähnliche Codes für andere Generaldirektionen? Wenn nein, würde die Kommission den Kodex der GD Wettbewerb oder Ähnliches als Richtwert heranziehen?

11) Beim Erlernen einer neuen beruflichen Tätigkeit aus einer anderen Quelle als dem betreffenden Beamten

Bitte erläutern Sie, wie die Kommission mit Fällen umgeht, in denen sie Informationen darüber erhält, dass ein ehemaliger Bediensteter eine neue berufliche Tätigkeit aufgenommen hat, ohne die Erlaubnis dazu eingeholt zu haben. Gibt es ein Standardverfahren für den Umgang mit solchen Fällen? Setzt sich die Kommission insbesondere systematisch mit dem betreffenden ehemaligen Bediensteten in Verbindung?

12) Änderung des Statuts

Änderungen des Statuts treten am 1. Januar 2014 in Kraft. Bitte erläutern Sie, wie die Kommission die detaillierteren Bestimmungen zu Interessenkonflikten (Artikel 11 und 16 des Statuts) umzusetzen gedenkt, insbesondere in Bezug auf die Analyse, die in Bezug auf neue Bedienstete durchzuführen ist.

13) Transparenz

Die Änderungen des Statuts umfassen eine Verpflichtung zur Veröffentlichung von Informationen über die Umsetzung der neuen Regel, wonach ehemaligen leitenden Beamten in den zwölf Monaten nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst grundsätzlich untersagt ist, Lobbyarbeit oder Interessenvertretung gegenüber den Bediensteten ihres früheren Organs in Angelegenheiten auszuüben, für die sie in den letzten drei Dienstjahren zuständig waren (neuer Artikel 16 Absatz 3 des Statuts).

Nach Auffassung des Bürgerbeauftragten muss diese Bestimmung zwangsläufig eng mit dem Antrag verknüpft sein, den ein ehemaliger Bediensteter stellen muss, wenn er innerhalb von zwei Jahren nach seinem Ausscheiden aus dem Dienst eine berufliche Tätigkeit ausüben möchte (Artikel 16 Absatz 2).  

Würde die Kommission angesichts der Zusage der Kommission, die Transparenz und Rechenschaftspflicht zu verbessern, ihre Bewertung aller Anträge auf Ausübung einer beruflichen Tätigkeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst oder während des Urlaubs aus persönlichen Gründen, die von hohen Beamten (Direktorebene und höher und Kabinettschefs) gestellt wurden, regelmäßig online veröffentlichen?

14) Vertragsbedienstete mit Zugang zu sensiblen Informationen

Bitte erläutern Sie das Verfahren der Kommission zur Bestimmung des Begriffs „sensible Informationen“, zu denen ehemalige Vertragsbedienstete Zugang haben müssen, um die Genehmigung zur Ausübung einer neuen beruflichen Tätigkeit zu beantragen.

15) Sanktionen

Bitte geben Sie an, wie viele Disziplinarverfahren i) in den Jahren 2010, 2011 und 2012 wegen Nichteinhaltung der Vorschriften über die berufliche Tätigkeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst oder während des Urlaubs aus persönlichen Gründen eröffnet und ii) abgeschlossen wurden. In wie vielen Fällen wurden in jedem Jahr Sanktionen verhängt? Welche Sanktionen wurden verhängt, wenn überhaupt?

Bitte geben Sie nur aggregierte Informationen in einer Form an, die eine mögliche Identifizierung von Personen vermeidet.

16) Bedienstete auf Zeit und Vertragsbedienstete

Beamte, die aus dem Dienst ausscheiden und gegen ihre Verpflichtungen in Bezug auf Interessenkonflikte verstoßen, könnten Gegenstand eines Disziplinarverfahrens sein. Mögliche Sanktionen sind unter anderem der Verlust von Rentenansprüchen. Bedienstete auf Zeit (einschließlich Sonderberater) und Vertragsbedienstete haben beim Ausscheiden aus dem Dienst möglicherweise keine Ruhegehaltsansprüche aus der EU.

Bitte erläutern Sie, welche Maßnahmen die Kommission ergreifen könnte, um zu verhindern, dass solche Mitarbeiter Beschäftigungsmöglichkeiten in Anspruch nehmen, die zu Interessenkonflikten führen.

Neue Beschwerde 1853/2013/TN

Am 27. September 2013 erhielt ich eine Beschwerde der Friends of the Earth Europe gegen die Europäische Kommission über den Umgang mit potenziellen Interessenkonflikten in Bezug auf einen ehemaligen Mitarbeiter.

Da diese neue Rechtssache ähnliche Fragen aufwirft wie die, die im Rahmen der Untersuchung der Rechtssache 2077/2012/TN behandelt wurden, habe ich beschlossen, die beiden Rechtssachen miteinander zu verbinden.

Vorwürfe:

1. Die Kommission hat es versäumt, dafür zu sorgen, dass aus ihren Dienststellen ausscheidende Bedienstete die Genehmigung zur Aufnahme einer neuen beruflichen Tätigkeit beantragen; und

2. Die Kommission habe es versäumt, einem bestimmten Bediensteten, der aus der Kommission ausscheide, Beschränkungen für die Ausübung einer neuen beruflichen Tätigkeit aufzuerlegen.

Anspruch:

Die Kommission sollte anerkennen, dass Artikel 16 des Statuts in Bezug auf den betreffenden ehemaligen Bediensteten nicht ordnungsgemäß umgesetzt wurde, und Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass zwischen seiner neuen Position und seinen Verantwortlichkeiten während seiner Beschäftigung bei der Kommission kein Interessenkonflikt besteht. Insbesondere sollte die Kommission Beschränkungen einführen, um ihn daran zu hindern, seine Kontakte und sein Insiderwissen in der Kommission im Rahmen seiner neuen Beschäftigung und zugunsten seines neuen Arbeitgebers zu nutzen.

Ich möchte, dass die Kommission mir bis zum 28. Februar 2014 eine gemeinsame Stellungnahme zu den Beschwerden 2077/2012/TN und 1853/2013/TN sowie eine Antwort auf die oben genannten 16 Punkte übermittelt. Bitte beachten Sie, dass die Stellungnahme den Beschwerdeführern zur Stellungnahme übermittelt wird und dass ich beschließen kann, sie auf meiner Website zu veröffentlichen.

Ich bin auch zu dem Schluss gekommen, dass es angemessen wäre, parallel zur Ausarbeitung der Stellungnahme der Kommission die Dokumente im Zusammenhang mit der Beschwerde 1853/2013/TN einzusehen.

Daher bitte ich Sie gemäß Artikel 3 Absatz 2 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten, meinen Dienststellen die Einsicht in die einschlägigen Akten zu gestatten. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Ihre Dienststellen sich an Frau Tina Nilsson (Tel. +32 (0)2 284 14 17) meines Büros wenden könnten, um einen geeigneten Termin für die Einsichtnahme in die Unterlagen zu vereinbaren.

Bitte beachten Sie auch, dass ich möglicherweise auf der Grundlage der Stellungnahme eine weitere Prüfung der Kommissionsakten vornehmen möchte.

Als der Bürgerbeauftragte die Beschwerde 2077/2012/TN erhielt, beschloss er, sie für vertraulich zu erklären. Nach der Akteneinsicht stelle ich fest, dass dies nicht mehr erforderlich ist. Interessenkonflikte sind von erheblichem öffentlichen Interesse, und ich werde mich von nun an öffentlich mit dem vorliegenden Fall befassen, einschließlich der Veröffentlichung dieses Schreibens auf meiner Website. Die Beschwerdeführer erhalten auch eine Kopie dieses Schreibens.

Gemäß dem Statut und den Durchführungsbestimmungen des Bürgerbeauftragten bleiben die von der Kommission als vertraulich eingestuften geprüften Dokumente jedoch vertraulich.[2] Jede weitere Freigabe von Dokumenten im Zusammenhang mit dieser Untersuchung erfolgt im Einklang mit den Vorschriften des Bürgerbeauftragten über den Zugang der Öffentlichkeit [3], die insbesondere den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten.

Beiliegend erhalten Sie eine Kopie der Beschwerde 1853/2013/TN.

Mit freundlichen Grüßen,

Emily O'Reilly

Beilage (per E-Mail übermittelt):

• Kopie der Beschwerde 1853/2013/TN