L’enquête d’initiative de la Médiatrice a porté sur la manière dont la Commission européenne traite les demandes d’accès du public aux documents; en particulier, la manière dont elle respecte les délais de traitement des demandes, qui sont fixés dans la législation de l’Union relative à l’accès du public aux documents.

L’enquête de la Médiatrice a révélé qu’il existe des retards systémiques et importants, en particulier dans la manière dont la Commission traite les demandes de réexamen des décisions initiales relatives aux demandes d’accès, et qu’elle ne respecte souvent pas de manière considérable les délais fixés dans la législation applicable. Le Médiateur a toujours considéré que «l’accès retardé est un accès refusé», étant donné que les documents et les informations recherchés sont souvent sensibles au facteur temps et peuvent perdre de leur pertinence pour le demandeur en cas de retard. Les retards systémiques importants et le non-respect par la Commission des délais fixés dans la législation constituent un cas de mauvaise administration.

Le Médiateur a recommandé à la Commission de remédier en priorité à cette situation. En réponse, la Commission a reconnu l’importance de traiter les demandes d’accès du public en temps utile, mais a également noté qu’elle avait rencontré des difficultés en raison de l’augmentation du nombre de demandes et de leur complexité. La réponse de la Commission suggérait qu’elle traitait les demandes sans problèmes majeurs. Toutefois, cela n'est pas conforme aux conclusions de l'enquête de la Médiatrice et aux plaintes qui lui ont été soumises. Au cours de l’enquête de la Médiatrice, le nombre d’enquêtes de la Médiatrice sur des plaintes concernant des retards dans les demandes d’accès du public a considérablement augmenté.

Étant donné que ces affaires concernent souvent des questions d’importance publique, les plaignants attendant souvent une réponse pendant de nombreux mois et ne recevant pas d’informations claires, le Médiateur a jugé approprié de porter la question à l’attention du Parlement européen au moyen d’un rapport spécial.