In der Initiativuntersuchung der Bürgerbeauftragten wurde untersucht, wie die Europäische Kommission mit Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten umgeht. insbesondere die Einhaltung der Fristen für die Bearbeitung von Anträgen, die in den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten festgelegt sind.

Die Untersuchung der Bürgerbeauftragten ergab, dass es systemische und erhebliche Verzögerungen gibt, insbesondere bei der Behandlung von Anträgen auf Überprüfung der ursprünglichen Entscheidungen über Zugangsanträge durch die Kommission, und dass sie die in den geltenden Rechtsvorschriften festgelegten Fristen häufig nicht in erheblichem Umfang einhält. Der Bürgerbeauftragte ist stets der Auffassung, dass „der verzögerte Zugang der verweigerte Zugang ist“, da die angeforderten Dokumente und Informationen oft zeitkritisch sind und im Falle von Verzögerungen an Relevanz für den Antragsteller verlieren können. Die erheblichen systembedingten Verzögerungen und die Nichteinhaltung der in den Rechtsvorschriften vorgesehenen Fristen durch die Kommission stellen einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

Der Bürgerbeauftragte hat der Kommission empfohlen, sich vorrangig mit dieser Situation zu befassen. In ihrer Antwort erkannte die Kommission an, wie wichtig es ist, Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit rechtzeitig zu bearbeiten, stellte jedoch auch fest, dass sie aufgrund der gestiegenen Anzahl von Anträgen und ihrer Komplexität mit Herausforderungen konfrontiert war. In ihrer Antwort schlug die Kommission vor, Anfragen ohne größere Probleme zu bearbeiten. Dies steht jedoch nicht im Einklang mit den Ergebnissen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten und den bei ihm eingereichten Beschwerden. Im Laufe der Untersuchung des Bürgerbeauftragten nahm die Zahl der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu Beschwerden über Verzögerungen bei Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit erheblich zu.

Da es sich bei diesen Fällen häufig um Themen von öffentlicher Bedeutung handelt, bei denen die Beschwerdeführer oft viele Monate auf eine Antwort warten und keine klaren Informationen erhalten, hielt es der Bürgerbeauftragte für angemessen, die Angelegenheit dem Europäischen Parlament mittels eines Sonderberichts zur Kenntnis zu bringen.