ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ: 2124/2021/MIG

Τίτλος υπόθεσης: Παράλειψη της Ευρωπαϊκής Αρχής για την Ασφάλεια των Τροφίμων (EFSA) να απαντήσει εγκαίρως σε αίτημα για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα σχετικά με τον μόλυβδο σε πυρομαχικά που έχουν τροφοδοτήσει πρόταση για περιορισμούς

Ημερομηνία: Πέμπτη 10 Φεβρουαρίου 2022

Εξ αποστάσεως συνεδρίαση μέσω των ομάδων κρατών μελών

Παρόν

Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων

Προϊστάμενος της Μονάδας Υπηρεσιών Νομικών Θεμάτων

Ανώτερος νομικός σύμβουλος (επικεφαλής ομάδας)

Νομικός σύμβουλος

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Jennifer KING, νομική εμπειρογνώμονας

Tanja EHNERT, συντονίστρια ερευνών

Michaela GEHRING, υπεύθυνη ερευνών

Viola PENDL, Ερωτήσεις Ασκούμενος

Σκοπός της συνεδρίασης

Σκοπός της συνεδρίασης ήταν η ερευνητική ομάδα της Διαμεσολαβήτριας να λάβει περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η EFSA χειρίστηκε το αίτημα πρόσβασης του καταγγέλλοντος, καθώς και σχετικά με τη γενική προσέγγιση της EFSA όσον αφορά τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα. Πριν από τη συνάντηση, η ομάδα έρευνας εξέτασε τα επίμαχα έγγραφα που περιλαμβάνονταν στην αίτηση πρόσβασης του καταγγέλλοντος, καθώς και μέρη του φακέλου της EFSA.

Εισαγωγή και διαδικαστικές πληροφορίες

Οι συμμετέχοντες παρουσιάστηκαν και η ερευνητική ομάδα της Διαμεσολαβήτριας ευχαρίστησε την EFSA για τη συμφωνία της στη συνεδρίαση και εξέθεσε τον σκοπό της συνεδρίασης. Η ομάδα έρευνας περιέγραψε το νομικό πλαίσιο που ισχύει για τις συνεδριάσεις που πραγματοποιεί ο Διαμεσολαβητής και, ειδικότερα, ότι ο Διαμεσολαβητής δεν θα κοινολογούσε πληροφορίες που προσδιορίζονται από την EFSA ως εμπιστευτικές, ούτε στον καταγγέλλοντα ούτε σε οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο εκτός του γραφείου του Διαμεσολαβητή, χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της EFSA ^[1].

Η ομάδα έρευνας εξήγησε ότι θα καταρτιζόταν έκθεση σχετικά με τη συνάντηση και ότι το σχέδιο θα διαβιβαζόταν στην EFSA για επανεξέταση, ώστε να διασφαλιστεί ότι ήταν αντικειμενικά ακριβές και πλήρες. Στη συνέχεια, η έκθεση της συνεδρίασης θα οριστικοποιηθεί και θα διαβιβαστεί στον καταγγέλλοντα για ενδεχόμενες παρατηρήσεις.

Ανταλλαγή πληροφοριών

Σχετικά με την αίτηση πρόσβασης του καταγγέλλοντος

Σχετικά με την προσέγγιση της EFSA όσον αφορά το αίτημα πρόσβασης του καταγγέλλοντος

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας ρώτησε αν η EFSA είχε θεωρήσει ότι η επεξεργασία του αιτήματος πρόσβασης του καταγγέλλοντος θα συνεπαγόταν υπερβολικό διοικητικό φόρτο και, εάν ναι, ποιες ήταν οι εξαιρετικές περιστάσεις.

Οι εκπρόσωποι της EFSA δήλωσαν ότι αμέσως θεώρησαν το αίτημα μάλλον περίπλοκο. Αυτό οφειλόταν στον αριθμό των σχετικών εγγράφων, στον αριθμό των τρίτων μερών που έπρεπε να συμβουλευτούν και στη φύση των εγγράφων (δύο ήταν δελτία δεδομένων, εκ των οποίων το ένα απαιτούσε διαβούλευση με 25 κράτη μέλη [ΚΜ]).

Η ομάδα έρευνας σημείωσε ότι η EFSA χρειάστηκε αρκετές εβδομάδες προτού ενημερώσει τον καταγγέλλοντα ότι δεν θα ήταν σε θέση να απαντήσει στο αίτημά της για πρόσβαση εντός της ταχθείσας προθεσμίας.

Οι εκπρόσωποι της EFSA δήλωσαν ότι τα έγγραφα εντοπίστηκαν γρήγορα (παρά την εσφαλμένη ημερομηνία που ανέφερε ο καταγγέλλων στην αίτησή του για πρόσβαση) και ότι η EFSA συνειδητοποίησε λίγο μετά την παραλαβή της αίτησης ότι δεν θα ήταν σε θέση να απαντήσει στον καταγγέλλοντα εντός της καθορισμένης προθεσμίας. Ωστόσο, αντί να ζητήσει από τον καταγγέλλοντα να περιορίσει το πεδίο εφαρμογής του αιτήματός του, η EFSA σκόπευε να είναι όσο το δυνατόν πιο διαφανής και, ως εκ τούτου, να αξιολογήσει και η − να κοινοποιήσει, στο μέτρο του δυνατού, όλα τα ζητούμενα έγγραφα. Ως εκ τούτου, η EFSA αποφάσισε να χωρίσει το αίτημα σε διάφορες παρτίδες και να τις επεξεργαστεί διαδοχικά, ως «δίκαιη λύση» σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001. Στο πλαίσιο αυτό, η EFSA ενημέρωνε συχνά τον καταγγέλλοντα, σε διάστημα περίπου 15 εργάσιμων ημερών.

Όσον αφορά τον χρόνο που απαιτήθηκε, οι εκπρόσωποι της EFSA εξήγησαν ότι ορισμένα τμήματα των επίμαχων εγγράφων προέρχονταν από διάφορα κράτη μέλη και από το Ηνωμένο Βασίλειο (ΗΒ). Η EFSA έπρεπε να συμβουλευτεί τους εν λόγω τρίτους συντάκτες. Πριν από την έναρξη της διαδικασίας διαβούλευσης, η EFSA έπρεπε να προσδιορίσει τα σχετικά αρμόδια σημεία επαφής με τα οποία πρέπει να ζητηθεί η γνώμη της, καθώς αυτά μπορεί να διαφέρουν από τα σημεία επαφής που παρείχαν τα δεδομένα. Αυτό απαιτούσε εσωτερικές διαβουλεύσεις. Επιπλέον, ενώ η διαδικασία διαβούλευσης της EFSA με εξωτερικούς φορείς έχει εξορθολογιστεί λόγω «προηγούμενης συμφωνίας»^[2] ότι η EFSA έχει συνάψει συμφωνία με το επιστημονικό δίκτυο για τη συλλογή δεδομένων παρακολούθησης των χημικών προϊόντων (τα μέλη του οποίου περιλαμβάνουν τα κράτη μέλη), το γεγονός ότι το Ηνωμένο Βασίλειο δεν αποτελεί πλέον μέρος του δικτύου σήμαινε ότι η εν λόγω χώρα έπρεπε να συμβουλεύεται χωριστά ένα από τα δελτία δεδομένων (έγγραφο 5). Ζητήθηκε η γνώμη του Ηνωμένου Βασιλείου αργότερα από τα μέλη του επιστημονικού δικτύου, καθώς, πριν από την έναρξη της διαβούλευσης με το Ηνωμένο Βασίλειο, η EFSA είχε εξετάσει κατά πόσον θα μπορούσε να αποκρύψει τα δεδομένα που προέρχονταν από το Ηνωμένο Βασίλειο. Ωστόσο, αυτό δεν ήταν εφικτό δεδομένου ότι τα στοιχεία αυτά παρουσιάστηκαν σε συγκεντρωτική μορφή. Η διαβούλευση με το Ηνωμένο Βασίλειο ενδέχεται να καθυστέρησε περαιτέρω λόγω της περιόδου των θερινών διακοπών. Η διάρκεια αυτής της διαβούλευσης συνέβαλε στον συνολικό χρόνο που απαιτήθηκε για τη διαβούλευση με τρίτα μέρη.

Ένας άλλος παράγοντας καθυστέρησης ήταν ότι, λόγω των πολυάριθμων αιτήσεων πρόσβασης του κοινού που έλαβε την εποχή εκείνη, η EFSA είχε αποφασίσει να ομαδοποιήσει πολλές αιτήσεις πρόσβασης και να διαβουλευθεί με τα σχετικά μέλη του επιστημονικού δικτύου για όλες αυτές τις αιτήσεις ταυτόχρονα.

Κατά τη διαβούλευση με το επιστημονικό δίκτυο στην προκειμένη περίπτωση, η EFSA ανέφερε τα μέρη των εγγράφων που έκρινε ότι δεν μπορούσαν να γνωστοποιηθούν βάσει του άρθρου 4 του κανονισμού 1049/2001, σύμφωνα με την «προηγούμενη συμφωνία» που είχε συναφθεί με το δίκτυο. Όσον αφορά τα υπόλοιπα μέρη των επίδικων εγγράφων, κανένα από τα μέλη δεν προέβαλε αντιρρήσεις κατά της δημοσιοποιήσεως. Ενώ ένα κράτος μέλος υπέβαλε πρόσθετο αίτημα για την προστασία ενός στοιχείου δεδομένων, η EFSA μπόρεσε να επαληθεύσει ότι το εν λόγω στοιχείο δεδομένων δεν περιλαμβανόταν στο σχετικό έγγραφο.

Η ομάδα έρευνας ρώτησε αν η EFSA είχε δώσει στον καταγγέλλοντα την ευκαιρία να δώσει προτεραιότητα σε ορισμένα έγγραφα. Απαντώντας, οι εκπρόσωποι της EFSA δήλωσαν ότι θεωρούν την επικοινωνία της EFSA με τους αιτούντες ως διάλογο, ο οποίος επιτρέπει στους αιτούντες να εκφράσουν τυχόν προτιμήσεις ή παρατηρήσεις σχετικά με την προσέγγιση. Στην περίπτωση αυτή, ο καταγγέλλων δεν είχε εκφράσει προτιμήσεις. Ταυτόχρονα, η EFSA δεν ζήτησε ρητά από τον καταγγέλλοντα τις προτιμήσεις του. Στόχος της EFSA ήταν ανά πάσα στιγμή να παράσχει πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα (στο μέτρο του δυνατού), τα οποία αξιολόγησε με τη σειρά που είχαν επισυναφθεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εστάλη στον ECHA (έγγραφο 1).

Σχετικά με τον γενικά υψηλό φόρτο εργασίας της EFSA

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας επισήμανε ότι η EFSA είχε ενημερώσει τον καταγγέλλοντα ότι αντιμετώπιζε υψηλό φόρτο εργασίας κατά την εξέταση του αιτήματός του για πρόσβαση. Η ομάδα έρευνας ήθελε να μάθει πόσα αιτήματα πρόσβασης είχε εξετάσει η EFSA εκείνη την περίοδο.

Οι εκπρόσωποι της EFSA εξήγησαν ότι η αίτηση πρόσβασης του καταγγέλλοντος ήταν η 24η αίτηση που ελήφθη το εν λόγω έτος (σε σύγκριση με εννέα αιτήσεις κατά την ίδια περίοδο το 2020 και πέντε αιτήσεις κατά την ίδια περίοδο το 2019). Συνολικά, η EFSA διεκπεραίωσε 232 αιτήματα πρόσβασης το 2021, 176 αιτήματα πρόσβασης το 2020 και 141 αιτήματα πρόσβασης το 2019. Ως εκ τούτου, η EFSA σημείωσε σημαντική αύξηση των αιτημάτων πρόσβασης του κοινού κατά τα τελευταία έτη, με το 2021 να είναι ιδιαίτερα απαιτητικό. Επιπλέον, αυξήθηκε η πολυπλοκότητα των αιτήσεων πρόσβασης και, ως εκ τούτου, η νομική ανάλυση που απαιτείται για την αξιολόγησή τους. Η EFSA εξήγησε ότι τα περισσότερα από τα ζητούμενα έγγραφα περιλαμβάνουν μακροσκελείς επιστημονικές μελέτες και εκθέσεις και, ως εκ τούτου, είναι πολύπλοκα, ογκώδη και γενικά απαιτούν διαβούλευση με τρίτους, συχνά με πολλούς παράγοντες.

Σχετικά με τη διαβούλευση με τρίτους

Όταν ρωτήθηκαν γιατί δεν ζητήθηκε η γνώμη του επιστημονικού δικτύου σχετικά με το περιεχόμενο του πρώτου επίδικου πίνακα (έγγραφο 2, παρτίδα 1), οι εκπρόσωποι της EFSA δήλωσαν ότι το έγγραφο αυτό περιείχε μόνο πληροφορίες που είχαν δημοσιευθεί προηγουμένως. Αυτό δεν ίσχυε για τον δεύτερο σχετικό πίνακα (έγγραφο 5, τελευταία παρτίδα).

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας σημείωσε επίσης ότι, σύμφωνα με την προηγούμενη συμφωνία με τα μέλη του δικτύου, η EFSA μπορεί να δημοσιοποιεί έγγραφα με βάση αποκλειστικά τη δική της αξιολόγηση, εάν δεν λάβει απάντηση από τα μέλη που συμβουλεύεται εντός δέκα εργάσιμων ημερών.

Οι εκπρόσωποι της EFSA απάντησαν ότι η EFSA προτίθεται να διασφαλίσει ότι τα ενδιαφερόμενα μέλη είναι ενήμερα για την αίτηση πρόσβασης, ώστε να διασφαλιστεί ότι δεν αποκαλύπτονται ευαίσθητα δεδομένα. Αυτό συνάδει με την πρακτική συνεργασίας της EFSA που διασφαλίζει τον βέλτιστο διάλογο και τη βέλτιστη σχέση με τα κράτη μέλη, τα οποία είναι ζωτικής σημασίας για τις δραστηριότητες της EFSA, δεδομένης της σημασίας της συλλογής δεδομένων για το επιστημονικό έργο της EFSA. Ως εκ τούτου, η EFSA, παρά τους όρους της προηγούμενης συμφωνίας, παρέχει περισσότερο χρόνο στα μέλη που δεν απαντούν εντός της συμφωνηθείσας προθεσμίας. Αυτό μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις, όπως συνέβη στην προκειμένη περίπτωση, ιδίως επειδή οι διαβουλεύσεις πραγματοποιήθηκαν κατά τη θερινή περίοδο.

Όσον αφορά τις διαβουλεύσεις του δικτύου σχετικά με διάφορα αιτήματα πρόσβασης κάθε φορά, οι εκπρόσωποι της EFSA εξήγησαν ότι η EFSA εισήγαγε την προσέγγιση αυτή περίπου πριν από δύο χρόνια. Αντί να ζητείται η γνώμη του δικτύου χωριστά για κάθε αίτημα πρόσβασης, η ομαδοποίηση διαφόρων αιτημάτων πρόσβασης καθιστά τη διαδικασία διαβούλευσης λιγότερο εντατική για την EFSA και τα κράτη μέλη. Το προσωπικό της EFSA πραγματοποιεί εβδομαδιαίες συνεδριάσεις κατά τις οποίες συζητά όλα τα εκκρεμή αιτήματα πρόσβασης του κοινού και αποφασίζει σχετικά με τις αναγκαίες διαβουλεύσεις. Στην περίπτωση αυτή, σε μία από αυτές τις συνεδριάσεις διαπιστώθηκε ότι υπήρχαν οκτώ αιτήσεις πρόσβασης που αφορούσαν παρόμοιες πληροφορίες. Ως εκ τούτου, αποφασίστηκε να ομαδοποιηθούν οι αιτήσεις αυτές και να πραγματοποιηθούν ταυτοχρόνως διαβουλεύσεις με το δίκτυο.

Σχετικά με την πρακτική της EFSA εν γένει

Οι εκπρόσωποι της EFSA εξήγησαν ότι η EFSA χρησιμοποιεί πέντε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης (ΙΠΑ) που ασχολούνται με αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα (= «ομαδικές διαδικασίες»). Η ομάδα αυτή αποτελείται από περίπου 2,4 ΙΠΑ, νομικούς υπαλλήλους, δύο ασκούμενους, ένα προσωρινό προσωπικό και ένα προσωπικό υποστήριξης μερικής απασχόλησης, και ασχολείται αποκλειστικά με τις αρχικές αιτήσεις πρόσβασης του κοινού.

Οι αιτήσεις επανεξέτασης («επιβεβαιωτικές αιτήσεις»), μεταξύ άλλων, εξετάζονται στο πλαίσιο της «ομαδικής επανεξέτασης», η οποία αποτελείται από 2,5 ΙΠΑ που είναι αρμόδια για την προ της ασκήσεως της προσφυγής διαδικασία και τη δικαστική διαδικασία. Κατά μέσο όρο, η EFSA λαμβάνει έξι έως επτά επιβεβαιωτικές αιτήσεις ετησίως. Η EFSA θεωρεί ότι αυτός ο χαμηλός αριθμός —σε σύγκριση με τον συνολικό ετήσιο αριθμό αιτήσεων πρόσβασης— δείχνει ότι οι αιτούντες είναι ικανοποιημένοι με την προσέγγισή της να διεκπεραιώνει τις αιτήσεις στο σύνολό τους και να μην περιορίζει το πεδίο εφαρμογής.

Το 2021 έλαβε μόνο τρία τέτοια αιτήματα (ο αριθμός αυτός δεν περιλαμβάνει την επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος, δεδομένου ότι είχε αποσταλεί λίγο πριν από την κοινοποίηση της τελευταίας παρτίδας και ο καταγγέλλων δεν την είχε κάνει δεκτή στη συνέχεια).

Όσον αφορά τη γενική προσέγγιση της EFSA να προτείνει ως «δίκαιη λύση» σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001 ότι τα έγγραφα που ζητεί ο αιτών χωρίζονται σε παρτίδες και η προθεσμία παρατείνεται, οι εκπρόσωποι της EFSA εξήγησαν ότι η EFSA υιοθετεί την προσέγγιση αυτή σε περιπτώσεις στις οποίες θεωρεί ότι η αξιολόγηση μιας αίτησης πρόσβασης θα διαρκέσει περισσότερο από 15 εργάσιμες ημέρες. Αυτό μπορεί να συμβεί εάν τα σχετικά έγγραφα είναι πολύπλοκα, εάν απαιτούνται εκτεταμένες εξωτερικές διαβουλεύσεις ή εάν το αίτημα πρόσβασης του κοινού αφορά μεγάλο αριθμό εγγράφων.

Συνολικά, οι εκπρόσωποι της EFSA εκτίμησαν ότι περίπου το 80 % των αιτήσεων πρόσβασης που λαμβάνει η EFSA θεωρούνται περίπλοκες λόγω του επιστημονικού χαρακτήρα των εγγράφων, γεγονός που συχνά σημαίνει ότι τα έγγραφα είναι πολύ μεγάλα, προέρχονται από διάφορους τρίτους συντάκτες και/ή περιέχουν εμπορικά ευαίσθητες πληροφορίες.

Κατά τη λήψη απόφασης σχετικά με την προσέγγισή της όσον αφορά συγκεκριμένο αίτημα πρόσβασης του κοινού, η EFSA λαμβάνει υπόψη το πεδίο εφαρμογής του αιτήματος, καθώς και το μέγεθος και τη φύση των ζητούμενων εγγράφων, πάντα με σκοπό την παροχή της μέγιστης δυνατής διαφάνειας. Εάν μια αίτηση πρόσβασης του κοινού δεν φαίνεται διαχειρίσιμη εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, η EFSA προτείνει, ως δίκαιη λύση βάσει του άρθρου 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001, να χωριστεί η αίτηση σε δέσμες οι οποίες στη συνέχεια θα διεκπεραιώνονται διαδοχικά. Εάν υιοθετηθεί αυτή η προσέγγιση, η EFSA συνήθως δεν ενημερώνει τον αιτούντα σχετικά με τον αριθμό των παρτίδων ή τα έγγραφα που θα περιλαμβάνουν, καθώς αυτό καθίσταται σαφές μόνο κατά την αξιολόγηση της αίτησης. Οι μεμονωμένες παρτίδες υποβάλλονται σε επεξεργασία σαν να επρόκειτο για χωριστές αιτήσεις πρόσβασης. Συνήθως, η αξιολόγηση της επόμενης παρτίδας ξεκινά ενώ η τρέχουσα παρτίδα χορηγείται στον αιτούντα. Μόλις εκδοθεί η τελευταία παρτίδα, η EFSA το κοινοποιεί στον αιτούντα.

Οι αιτούντες δεν ενημερώνονται συστηματικά για τη δυνατότητα ιεράρχησης εγγράφων και/ή παρτίδων. Ωστόσο, εάν οι αιτούντες υποδείξουν προτιμήσεις, η EFSA προσπαθεί να τις προσαρμόσει.

Όσον αφορά τη συμμόρφωση της EFSA με τις αυτοεπιβαλλόμενες προθεσμίες, είτε η EFSA απαντά εγκαίρως σε έναν αιτούντα είτε παρέχει στον αιτούντα (νέα) ενημέρωση σχετικά με την επεξεργασία του αιτήματός του, συμπεριλαμβανομένης νέας προθεσμίας.

Όσον αφορά τα χρονοδιαγράμματα, προκειμένου να διευκολυνθεί ο υπολογισμός του χρόνου που θα χρειαστεί για την αξιολόγηση ενός συγκεκριμένου αιτήματος πρόσβασης του κοινού, οι εκπρόσωποι της EFSA ενημέρωσαν την ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας ότι η EFSA συνήψε σύμβαση με ιδιωτική εταιρεία πέρυσι. Στόχος αυτού του έργου είναι η δημιουργία ενός αλγορίθμου (με βάση τα στατιστικά στοιχεία των προηγούμενων ετών και μια σειρά μεταβλητών) που θα επιτρέψει έναν ρεαλιστικό υπολογισμό του χρόνου που απαιτείται για την επεξεργασία ενός συγκεκριμένου αιτήματος πρόσβασης μετά την παραλαβή του. Οι μεταβλητές περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τον αριθμό των ζητούμενων εγγράφων, τη σχετική υπηρεσία της EFSA, τον αριθμό των αιτήσεων πρόσβασης που εκκρεμούν ήδη, τον αριθμό των τρίτων συντακτών των οποίων ζητείται η γνώμη και τους διαθέσιμους πόρους. Για τον σκοπό αυτό, ο ανάδοχος θα αναλύσει τη διαδικασία της EFSA, καθώς και στατιστικά στοιχεία των τελευταίων πέντε ετών, προκειμένου να εντοπίσει i) πτυχές που επηρεάζουν τη διάρκεια της επεξεργασίας μιας αίτησης πρόσβασης και ii) τι σημαίνει αυτό στη συνέχεια όσον αφορά τις εργάσιμες ημέρες.

Τα αποτελέσματα αυτής της διαδικασίας θα αξιολογηθούν από την EFSA με σκοπό να αναλυθεί κατά πόσον το νέο αυτό εργαλείο θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον για να δοθεί στους αιτούντες προσωρινό χρονοδιάγραμμα σχετικά με το πότε μπορούν να αναμένουν να λάβουν την απάντηση της EFSA στην αίτησή τους για πρόσβαση.

Επιπλέον, η EFSA βρίσκεται στη διαδικασία κατάρτισης κατευθυντήριων γραμμών για τους αιτούντες, μεταξύ άλλων σχετικά με το τι πρέπει να αναμένουν κατά την υποβολή αιτήματος πρόσβασης στην EFSA και σχετικά με τον τρόπο επικοινωνίας με την EFSA κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας του αιτήματός τους. Οι κατευθυντήριες γραμμές αναμένεται να οριστικοποιηθούν φέτος. Η δημοσίευση της τελικής έκδοσης έχει προγραμματιστεί για τον Σεπτέμβριο του 2022.

Οι εκπρόσωποι της EFSA δήλωσαν ότι η προσέγγιση της EFSA όσον αφορά τις πολύπλοκες αιτήσεις πρόσβασης αντικατοπτρίζεται στις «πρακτικές ρυθμίσεις» της που εκδόθηκαν πέρυσι.^[3] Οι εκπρόσωποι της EFSA δήλωσαν ότι η προσέγγιση αυτή βασίζεται στο άρθρο 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001, το οποίο επιτρέπει στα θεσμικά όργανα να συνεννοούνται με τους αιτούντες με σκοπό την εξεύρεση δίκαιης λύσης εάν το αίτημά τους για πρόσβαση είναι πολύ μεγάλο ή πολύ περίπλοκο. Η προσέγγιση αυτή θα επιτρέψει την εξισορρόπηση της διαφάνειας με την ορθή λειτουργία της EFSA.

Η λεπτομερής διαδικασία της EFSA για την εξέταση των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα βάσει του κανονισμού 1049/2001 περιγράφεται επίσης στην τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας της «SOP_036_A», η οποία δημοσιεύεται στον ιστότοπό της [4].

1) Η EFSA λαμβάνει αίτημα για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα μέσω της ειδικής λειτουργικής ηλεκτρονικής θυρίδας ή μέσω του διαδικτυακού εργαλείου. Σε περίπτωση που το αίτημα δεν παραληφθεί μέσω αυτών των διαύλων, διαβιβάζεται στις «ομαδικές διαδικασίες», οι οποίες είναι αρμόδιες για τη διεκπεραίωση των αρχικών αιτημάτων πρόσβασης.

2) Μετά την παραλαβή της αίτησης πρόσβασης του κοινού, αποστέλλεται απόδειξη παραλαβής στον αιτούντα.

3) Το αίτημα ανατίθεται στη συνέχεια σε έναν χειριστή υπόθεσης.

4) Ο διεκπεραιωτής της υπόθεσης προσδιορίζει πρώτα την αρμόδια υπηρεσία της EFSA με την οποία θα συνεργαστεί, δεδομένου ότι το πεδίο εφαρμογής της αίτησης πρόσβασης εμπίπτει στην αρμοδιότητά του.

5) Η αρμόδια υπηρεσία της ΕΑΑΤ παρέχει στον διεκπεραιωτή της υπόθεσης τα ζητούμενα έγγραφα και/ή, εάν το αίτημα είναι ασαφές ή απαιτεί περαιτέρω συζητήσεις, συναντιέται με τον διεκπεραιωτή της υπόθεσης.

6) Μόλις εντοπιστούν τα έγγραφα, ο χειριστής της υπόθεσης διενεργεί προκαταρκτική αξιολόγηση των εγγράφων, εάν χρειαστεί, σε διαβούλευση με την αρμόδια υπηρεσία.

7) Εάν τα έγγραφα προέρχονται από τρίτο μέρος, ο διεκπεραιωτής της υπόθεσης μπορεί να κινήσει τη διαδικασία διαβούλευσης, εάν χρειαστεί (δηλαδή εάν δεν είναι σαφές ότι τα έγγραφα μπορούν να δημοσιοποιηθούν).

8) Εάν το τρίτο μέρος είναι κράτος μέλος (μέλος του επιστημονικού δικτύου), θα του ζητηθεί να απαντήσει εντός δέκα εργάσιμων ημερών. Σε άλλα τρίτα μέρη χορηγούνται πέντε εργάσιμες ημέρες για την απάντησή τους.

9) Μόλις ληφθεί η απάντηση, αξιολογείται από τον χειριστή της υπόθεσης μαζί με την αρμόδια υπηρεσία.

10) Μετά από αυτό, ο χειριστής της υπόθεσης μπορεί να χρειαστεί να ζητήσει διευκρινίσεις από το τρίτο μέρος ή μπορεί να χρειαστεί να επιστρέψει στο τρίτο μέρος με περαιτέρω εξηγήσεις σχετικά με τη διαβούλευση.

11) Στη συνέχεια, ο αρμόδιος για τη διεκπεραίωση της υπόθεσης συντάσσει την απάντηση προς τον αιτούντα και, κατά περίπτωση, προβαίνει στις αναγκαίες αναδιατυπώσεις και προετοιμάζει τα έγγραφα προς γνωστοποίηση.

12) Μετά την εξέταση από τον επικεφαλής της ομάδας των «διαδικασιών της ομάδας», η απάντηση (κατά περίπτωση, μαζί με τα ζητούμενα έγγραφα) αποστέλλεται στον αιτούντα.

13) Ωστόσο, εάν τα έγγραφα προέρχονται από τρίτο και η EFSA διαφωνεί με τις αντιρρήσεις του τρίτου όσον αφορά τη γνωστοποίηση, η EFSA αποστέλλει την απάντηση μόνο μετά την αποστολή αντίστοιχης κοινοποίησης στον τρίτο και έχει παρέλθει η προθεσμία κοινοποίησης των δέκα εργάσιμων ημερών.

Τέλος, οι εκπρόσωποι της EFSA εξήγησαν ότι, μετά την έκδοση του κανονισμού 2019/1381 ^[5], οι υποχρεώσεις διαφάνειας της EFSA έχουν αυξηθεί. Ως εκ τούτου, από τον Μάρτιο του 2021 η EFSA έχει καταστήσει προορατικά διαθέσιμα περισσότερα έγγραφα, τα οποία διατίθενται στον ιστότοπό της.

Ολοκλήρωση της συνεδρίασης

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας ευχαρίστησε τους εκπροσώπους της EFSA για τον χρόνο τους και για τις εξηγήσεις που παρασχέθηκαν, και η συνεδρίαση ολοκληρώθηκε.

Βρυξέλλες, 9/3/2022

η Μικαέλα Γκέρινγκ η Τζένιφερ Κινγκ

Υπεύθυνος ερευνών Νομικός εμπειρογνώμονας

[1] Άρθρο 4.8 των διατάξεων εφαρμογής του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

[2] Η «προηγούμενη συμφωνία» συνήφθη το 2017. Η EFSA ενδέχεται σύντομα να επικοινωνήσει με τα μέλη του δικτύου με σκοπό την αναθεώρηση της συμφωνίας.

[3] Άρθρο 4 παράγραφος 8 της απόφασης του διοικητικού συμβουλίου για τον καθορισμό των πρακτικών λεπτομερειών εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και άρθρα 6 και 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1367/2006: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/documents/wp200327-a2.pdf.

[4] Βλέπε: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf

[5] Κανονισμός (ΕΕ) 2019/1381 για τη διαφάνεια και τη βιωσιμότητα της εκτίμησης κινδύνου στην αλυσίδα τροφίμων στην ΕΕ: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32019R1381.