Der Beschwerdeführer, ein Interessenvertreter aus Frankreich, äußerte Bedenken hinsichtlich des „Akkreditierungssystems“, das das Europäische Parlament verwendet, um den Zugang zu seinen Räumlichkeiten zu erleichtern. Insbesondere hielt er den Prozess für verwirrend und beanstandete, dass einige der Leitfäden nur in englischer Sprache verfügbar seien.

Im Rahmen der Untersuchung verpflichtete sich das Parlament, die fraglichen Unterlagen in französischer und deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen, und erläuterte auch, wie es diejenigen unterstützt, die eine Akkreditierung beantragen.

Der Bürgerbeauftragte begrüßte dies und schloss die Untersuchung mit dem Schluss ab, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt waren.

Nach Enthüllungen, dass ein (ehemaliger) Generaldirektor der Europäischen Kommission nach Katar gereist ist und die damit verbundene Gastfreundschaft auf Kosten Dritter erhalten hat, was zu Bedenken in Bezug auf Interessenkonflikte geführt hat, schrieb der Bürgerbeauftragte erstmals im März 2023 an die Kommission. Sie bittet um Informationen über den Umfang dieser Praxis und darüber, wie die Kommission prüft, ob es keine Interessenkonflikte gibt, wenn Dritte die Ausgaben der Kommissionsbediensteten decken.

Kurz darauf aktualisierte die Kommission ihre Vorschriften über Beiträge Dritter zu Arbeitsreisen. Der Bürgerbeauftragte kam damals zu dem Schluss, dass diese Vorschriften bei sorgfältiger Anwendung verhindern würden, dass Beiträge Dritter für Arbeitsreisen zu Interessenkonflikten führen.

Die Antwort der Kommission zeigte jedoch, dass es zwar nur begrenzte Beispiele für Arbeitsreisen von Kommissionsbediensteten gab, die von Dritten bezahlt wurden, einige davon jedoch auf höchster Ebene der Verwaltung der Kommission stattfanden.

Vor diesem Hintergrund leitete die Bürgerbeauftragte diese Initiativuntersuchung ein, um eine Stichprobe solcher Fälle vor dem Inkrafttreten der aktualisierten Vorschriften zu überprüfen. Mit dieser Untersuchung sollte ermittelt werden, wie die Kommission potenzielle Interessenkonflikte im Zusammenhang mit von Dritten bezahlten Arbeitsreisen bewertet und welche Schritte sie unternommen hat, um die Risiken festgestellter Interessenkonflikte zu mindern.

In der Untersuchung wurde kein Fall ermittelt, der Anlass zu anderen Interessenkonflikten gab als die des (ehemaligen) Generaldirektors der Kommission, der von den oben genannten Enthüllungen betroffen war. Die Untersuchung ergab jedoch, dass die Fragen einen breiteren Anwendungsbereich hatten. Da das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung die Angelegenheit untersucht und die Europäische Staatsanwaltschaft eine Untersuchung eingeleitet hat, war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass keine weiteren Untersuchungen in dieser Angelegenheit gerechtfertigt waren.  

Allerdings wies die Untersuchung Mängel in Bezug auf die Art und Weise auf, wie die Kommission ihre früheren Vorschriften über Arbeitsreisen umgesetzt hat. Insbesondere stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission nicht feststellte, wie sie die Risiken von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit von Dritten gezahlten Beiträgen inhaltlich bewertet hatte. Die Kommission versäumte es auch, den Wert der Beiträge Dritter zu erfassen. Da diese Mängel bei der Anwendung der aktualisierten Vorschriften durch die Kommission nach wie vor relevant sind, unterbreitete der Bürgerbeauftragte hierzu zwei Verbesserungsvorschläge.

Diese Untersuchung betraf die Einhaltung der Bestimmungen des Rahmenübereinkommens der Weltgesundheitsorganisation zur Eindämmung des Tabakkonsums (FCTC) durch die Europäische Kommission. Insbesondere bewertete die Bürgerbeauftragte, wie die Kommission die Transparenz ihrer Interaktionen mit der Tabakindustrie gewährleistet.

Die früheren Arbeiten der Bürgerbeauftragten hatten gezeigt, wie die Generaldirektionen Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (GD SANTE) und Steuern (GD TAXUD) der Kommission ihren Verpflichtungen in diesem Bereich nachkommen. Mit dieser Untersuchung sollte bewertet werden, wie die Kommission ihren Verpflichtungen in allen Dienststellen und in Bezug auf alle Bediensteten der Kommission nachkommt.

Im Laufe der Untersuchung teilte die Bürgerbeauftragte der Kommission ihre vorläufigen Feststellungen mit. Sie wies darauf hin, dass das Versäumnis der Kommission, in allen ihren Dienststellen einen einheitlichen Ansatz zu verfolgen, um ihren Verpflichtungen in Bezug auf die Transparenz der Interaktionen mit Vertretern der Tabakindustrie nachzukommen, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstelle. Dazu gehörten das Versäumnis, Protokolle von Treffen mit Interessenvertretern des Tabaksektors zu führen und zur Verfügung zu stellen, sowie das Versäumnis, in allen Generaldirektionen eine systemische Bewertung zu gewährleisten, ob potenzielle Treffen mit Vertretern der Tabakindustrie erforderlich sind.

In ihrer Antwort bekräftigte die Kommission ihren Standardansatz für Lobbytransparenz und verwies auf die zusätzlichen Maßnahmen der GD SANTE und der GD TAXUD, die vor der Untersuchung des Bürgerbeauftragten bestanden. Die Bürgerbeauftragte bestätigte daher ihre Feststellung, dass das Versäumnis der Kommission, in allen ihren Dienststellen einen umfassenden Ansatz für die Transparenz der Treffen mit Vertretern der Tabakindustrie zu gewährleisten, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt.

Die Kommission fügte jedoch hinzu, dass sie ihr Management anweisen werde, eine Bewertung des Risikos einer Exposition gegenüber der Tabakindustrie durchzuführen. Der Bürgerbeauftragte begrüßte dieses Engagement als Zeichen dafür, dass sich die Lage in Zukunft verbessern könnte. Die Bürgerbeauftragte wird sich Anfang 2024 schriftlich mit den Punkten an die Kommission wenden, mit denen sie sie auffordert, ihre Generaldirektoren, Dienststellenleiter und Kabinettschefs bei der Durchführung dieser Bewertung zu unterrichten. Die Bürgerbeauftragte wird die Kommission ferner auffordern, bis zum 30. Juni 2024 über das Ergebnis der Bewertung und die auf dieser Grundlage erzielten Fortschritte Bericht zu erstatten.

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit einem Treffen zwischen Vertretern des Tony Blair Institute for Global Governance (TBI) und zwei Mitgliedern des Kabinetts des ungarischen Kommissionsmitglieds am 19. Juni 2024. Insbesondere war der Beschwerdeführer daran interessiert, zu erfahren, ob ein bestimmter TBI-Vertreter, den der Beschwerdeführer als eine öffentliche Person betrachtete, die zuvor ein öffentliches Amt innehatte, bei der Sitzung anwesend war.

Die Kommission gewährte dem Beschwerdeführer teilweisen Zugang zum Sitzungsbericht und zu einer E-Mail, die sie vor der Sitzung von TBI erhalten hatte. Die Kommission hat die Namen der Vertreter der TBI geschwärzt. Sie vertrat die Auffassung, dass die vom Beschwerdeführer vorgebrachten Argumente nicht geeignet seien, einen besonderen im öffentlichen Interesse liegenden Bedarf an der Offenlegung dieser personenbezogenen Daten („Erforderlichkeit“) darzulegen. Ungeachtet der fehlenden Notwendigkeit war die Kommission der Auffassung, dass eine Offenlegung die berechtigten Interessen der betroffenen Personen beeinträchtigen würde. In Bezug auf den Antrag auf Zugang zu einer identifizierten Person antwortete die Kommission, dass sie weder bestätigen noch bestreiten könne, ob die betreffende Person an dem Treffen teilgenommen habe, da auch dies als personenbezogene Daten angesehen werde.

Der Bürgerbeauftragte hielt es für angemessen, dass die Kommission davon ausging, dass der Beschwerdeführer keine ausreichenden Argumente dafür vorgebracht hatte, dass die Übermittlung der personenbezogenen Daten an ihn für einen bestimmten, im öffentlichen Interesse liegenden Zweck erforderlich war. Der Bürgerbeauftragte schloss daher die Untersuchung mit der Feststellung ab, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die Kommission die TBI zur Frage der Bekanntgabe der Namen ihrer Vertreter bei der Sitzung hätte konsultieren können, um jede Grundlage für öffentliche Spekulationen zu beseitigen, und machte einen entsprechenden Vorschlag.

Der Fall betraf die Aufzeichnungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit hochrangigen Treffen mit Interessenvertretern. Auf der Grundlage der Antworten der Kommission auf eine Reihe von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten war der Beschwerdeführer, ein Journalist, besorgt darüber, dass die Kommission nicht immer dokumentiert, was Kommissionsmitglieder (und/oder Mitglieder ihrer Kabinette) und Generaldirektoren bei Treffen mit Vertretern der Industrie oder der Zivilgesellschaft diskutieren. Konkret vertrat der Beschwerdeführer die Auffassung, dass die Kommission es versäumt habe, Aufzeichnungen über 15 Sitzungen zu führen.

Der Bürgerbeauftragte forderte die Kommission auf, zu der Beschwerde Stellung zu nehmen. In ihrer Antwort erklärte die Kommission, sie habe dem Beschwerdeführer Unterlagen über mehr als 100 Sitzungen im betreffenden Zeitraum vorgelegt. Die Kommission erklärte ferner, dass sie Protokolle oder ähnliche Aufzeichnungen über alle betroffenen Sitzungen verfüge, mit Ausnahme von zwei Sitzungen, die tatsächlich nicht stattgefunden hätten. Der Beschwerdeführer hat auf diese Informationen nicht geantwortet.

Der Bürgerbeauftragte war daher der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt waren, und schloss den Fall ab.