Der Hintergrund der Beschwerde

1. Die Beschwerdeführerin ist bulgarische Staatsangehörige. Sie ist von ihrem früheren Ehemann, Herrn P., geschieden, der vom 16. April 2005 bis April 2008 als Bediensteter auf Zeit für die Europäische Kommission in Luxemburg arbeitete. Die Beschwerdeführerin und ihr früherer Ehemann haben zwei Kinder (Y. und Z.), für die die Beschwerdeführerin das Sorgerecht hat. Zu dem Zeitpunkt, als Herr P. seine Arbeit bei der Kommission aufnahm, lebten die Beschwerdeführerin und ihre Kinder in Deutschland.

2. Der Beschwerdeführerin wurde die Haushaltszulage, die Zulage für unterhaltsberechtigte Kinder und die Erziehungszulage im Namen und für Rechnung von Herrn P. gezahlt, wie es im Statut für die Beamten der Europäischen Gemeinschaften (das „Beamtenstatut“) vorgesehen ist. Auf diese Zulagen wurde der Berichtigungskoeffizient des Wohnsitzes der Beschwerdeführerin und der Kinder angewandt.

3. Bei einem Telefongespräch im Februar 2008 unterrichtete Herr P. die Kommission darüber, dass seine frühere Ehefrau und seine Kinder nicht länger in Deutschland, sondern in Bulgarien lebten.

4. Am 20. Februar 2008 legte Herr P. der Kommission eine schriftliche Bestätigung über die Änderung der Wohnanschrift seiner früheren Ehefrau vor. Er erklärte, dass sie zum 1. Dezember 2006 an eine bestimmte Adresse in Bulgarien (die „bulgarische Adresse“) verzogen sei.

5. Am 2. Juni 2008 wandte sich Herr P. an die Kommission, um sich über die Zahlung seiner Zulagen (Arbeitslosengeld, Umzugskosten, Reisekosten, usw.) zu erkundigen. Er betonte, dass er seit dem Auslaufen seines Vertrages mit der Kommission keine Zahlung erhalten hätte.

6. Am 3. Juni 2008 teilte die Kommission Herrn P. mit, dass seine nicht in Anspruch genommenen Urlaubstage und Umzugskosten registriert worden seien und dass er zusätzliche Informationen in Bezug auf die Reisekosten vorlegen müsse. All diese Zahlungen waren jedoch blockiert worden, nachdem im Anschluss an die Wohnsitzänderung seiner früheren Ehefrau, d. h. der Beschwerdeführerin, eine Schuld in Höhe von 5 028,16 Euro gegenüber der Kommission entstanden war. Seine Zulagen konnten daher nicht gezahlt werden, bis die Beschwerdeführerin der Kommission diesen Betrag zurückerstattet hatte.

7. Am 16.Juni 2008 legte die Beschwerdeführerin der Kommission eine Meldebescheinigung vor, wonach sie und Z. seit 29. Februar 2007 in Berlin lebten. Die Beschwerdeführerin forderte die Kommission auf, ihre Entscheidung mit der Zahlungsaufforderung zurückzunehmen.

8. In ihrer Antwort an die Beschwerdeführerin vom 1. Juli 2008 betonte die Kommission, dass ihr Sohn Y. nicht in der Meldebescheinigung erwähnt wird. Sie forderte die Beschwerdeführerin auf, eine Schulbescheinigung für Y. vorzulegen. Die Kommission fügte hinzu, dass eine einfache Meldebescheinigung, wie von der Beschwerdeführerin vorgelegt, kein ausreichender Beleg dafür sei, dass sie auch tatsächlich in Berlin wohnhaft sei. Daher forderte sie die Beschwerdeführerin auf, weitere Belege, wie z. B. Mietverträge, Strom- und Wasserrechnungen, die Anmeldung von Z. in einer Tagesstätte, die Erstattung von Arztkosten usw. als Nachweis dafür vorzulegen, dass sie tatsächlich in Berlin lebten.

9. Im August, September und Oktober 2008 erfolgte ein weiterer Briefwechsel zwischen Herrn P. und der Kommission bezüglich der Zahlung seiner Zulagen. Im Laufe dieses Briefwechsels unterrichtete Herr P. die Kommission, dass Y. in Bulgarien bei den Großeltern lebte. Auf der Grundlage dieser Information teilte die Kommission Herrn P. mit, dass er keinen Anspruch auf die doppelte Wiedereinrichtungsbeihilfe habe.

10. Am 4. November 2008 schrieb Herr P. an die Kommission, um sich nach Fortschritten in dieser Angelegenheit zu erkundigen. Am 20. November 2008 teilte die Kommission ihm mit, dass die frühere Ehefrau aufgrund der verspäteten Mitteilung ihrer Wohnanschrift einen beträchtlichen Betrag zurückzahlen müsse und dass er informiert werden würde, sobald ein Beschluss gefasst worden sei.

11. Am 3. Dezember 2008 unterrichtete die Kommission die Beschwerdeführerin darüber, dass aufgrund der verspäteten Mitteilung der Änderung ihrer Anschrift vonseiten ihres früheren Ehemanns in Kürze eine Zahlungsaufforderung an sie gerichtet werden würde. Das Schreiben enthielt eine Aufstellung betreffend die Berichtigungskoeffizienten, die auf die seit dem 1. September 2006 an sie gezahlten Zulagen angewandt wurden. Dieser Berechnung zufolge musste ein Betrag in Höhe von 4.724,63 Euro[1] wieder eingezogen werden.

12. Am 15. Januar 2009 richtete die Kommission eine Zahlungsaufforderung in Höhe von 4.724,63 Euro an die Beschwerdeführerin.

13. Am 11. Februar 2009 schrieb die Beschwerdeführerin eine E-Mail an die Kommission, in der sie sich nicht einverstanden mit der Art und Weise zeigte, wie die Kommission mit diesem Problem umgegangen sei, und erklärte, dass sie die Absicht habe, eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einzureichen.

14. Am 6. April 2009 wandte sich die Beschwerdeführerin an den Bürgerbeauftragten, der eine Untersuchung zu dieser Beschwerde einleitete.

15. Am 27. April 2010 richtete Herr P. eine E-Mail an Herrn X., einen Beamten der Kommission, in der er nachfragte, ob er die Zahlung der Wiedereinrichtungsbeihilfe und der Transportkosten in naher Zukunft erwarten könne.

16. An demselben Tag sandte Herr X. die folgende E-Mail an Herrn P.:

“En voilà qui s’impatiente…. C’est l’ex-mari de [Name der Beschwerdeführerin] qui refuse de payer la dette et qui a porté (ou va porter) plainte auprès du Mediateur.

Dois-je lui répondre d’aller se faire cuire un oeuf et lui indiquer que le paiement demeure toujours en suspens à cause de sa conne d’ex-femme… qui se plaint auprès du Mediateur ?”

17. Am 30. April 2010 um 8.38 Uhr antwortete Herr P. Herrn X. und erklärte, dass er seine E-Mail nicht verstehe und er für eine Übersetzung dankbar wäre.

18. Am selben Tag um 9.38 Uhr antwortete Herr X. Herrn P. mit Kopie an seinen Vorgesetzten. Herr X. erklärte, dass, „wie in meiner früheren Antwort erwähnt“, die Zahlung der Zulagen von Herrn P. ausgesetzt worden war, weil seine frühere Ehefrau Beschwerde beim Bürgerbeauftragten eingereicht habe und das Verfahren noch nicht abgeschlossen sei. Der frühere Austausch von E-Mails war dieser Antwort beigefügt. Der so beigefügte Austausch von E-Mails enthielt jedoch nicht die E-Mail, die Herr X. am 27. April 2010 gesandt hatte; die Mail unmittelbar vor der Antwort von Herrn X. vom 30. April 2010 war die E-Mail von Herrn P. vom 27. April 2010.

19. Am 4. Mai 2010 schrieb Herr P. eine E-Mail an Herrn X. mit Kopie an den Vorgesetzten des Letztgenannten und an die Beschwerdeführerin. Herr P. betonte, dass er inzwischen über eine Übersetzung des Inhalts der E-Mail vom 27. April 2010 verfüge. Er betonte, dass er den Inhalt dieser E-Mail demütigend und beleidigend fände, auch was die Beschwerdeführerin betreffe. Herr P. fügte hinzu, dass er es daher als angemessen erachtet habe, der Beschwerdeführerin diese Angelegenheit zur Kenntnis zu bringen.

20. Kurz danach sandte der Vorgesetzte von Herrn X. eine E-Mail an Herrn P., in der er erklärte, dass die von Herrn X. übersandte E-Mail „definitiv unangemessen war und keinerlei persönliche Wertung von Ihnen oder Ihrer früheren Ehefrau zum Ausdruck bringen sollte.“ Der Vorgesetzte von Herrn X. bat Herrn P. nachdrücklich um Entschuldigung.

21. Am folgenden Tag sandte Herr X. eine E-Mail an Herrn P., mit Kopie an seinen Vorgesetzten, in der er Folgendes erklärte: „Bitte nehmen Sie meine aufrichtigste Entschuldigung für die Mail an, die Sie erhalten haben, deren Inhalt unangemessen war. Ich versichere Ihnen, dass ich nicht die Absicht hatte, Sie oder Ihre Familie zu verletzen“. Herr X. fügte hinzu, dass er Herrn P. über weitere Entwicklungen betreffend sein Zahlungsersuchen auf dem Laufenden halten werde.

Der Gegenstand der Untersuchung

22. In ihrer Beschwerde machte die Beschwerdeführerin den folgenden Beschwerdepunkt und die folgende Forderung geltend:

Beschwerdepunkt:

Die Kommission habe die Frage der angeblich überbezahlten Familienzulagen nicht korrekt behandelt. Insbesondere sei die Kommission willkürlich, inkonsequent und rechtswidrig vorgegangen.

Forderung:

Die Kommission solle ihre Einziehungsanordnung zurückziehen.

23. In seinem Schreiben zur Einleitung dieser Untersuchung nahm der Bürgerbeauftragte die Tatsache zur Kenntnis, dass die Beschwerdeführerin Familienzulagen auf der Grundlage des Beamtenstatuts erhalten habe. Gemäß Artikel 2 Absatz 8 seines Statuts,[2] könnte argumentiert worden sein, dass jedweder von der Kommission hinsichtlich dieser Zulagen gefasste Beschluss nach dem internen Beschwerdeverfahren gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Beamtenstatuts hätte angefochten werden müssen, ehe eine Beschwerde an den Bürgerbeauftragten eingereicht werden könnte.  Der Bürgerbeauftragte bezweifelte jedoch aus zahlreichen Gründen, dass eine solche strikte Auslegung von Artikel 2 Absatz 8 seines Statuts hinsichtlich der Beschwerdeführerin angemessen gewesen wäre. Dennoch unterrichtete er die Kommission, dass er, falls sie die Ansicht vertrete, dass Artikel 2 Absatz 8 des Statuts des Bürgerbeauftragten der Beschwerde der Beschwerdeführerin entgegen stehe, den Fall stattdessen im Rahmen einer Untersuchung aus eigener Initiative behandeln werde. Die Kommission stellte die Zulässigkeit dieser Beschwerde jedoch nicht in Frage.

24. Am 19. Januar 2010 unterrichtete die Beschwerdeführerin den Bürgerbeauftragten, dass sie ein weiteres Schreiben von der Kommission erhalten habe, in dem ihr mitgeteilt wurde, dass die Summe von 331,40 Euro, auf die sie im Rahmen von Reise- und Unterbringungskosten im Zusammenhang mit einem Einstellungsverfahren für Freelance-Dolmetscher Anspruch habe, nicht erstattet, sondern auf ihre angebliche Schuld in Höhe von 4.724,63 Euro angerechnet werden würde. Die Beschwerdeführerin fragte, wie es möglich sei, dass die Kommission diese Zahlung zurückhalte, da die Vorschriften, auf die sie sich in diesem Zusammenhang berufen habe, nicht ausdrücklich festlegten, wie vorzugehen sei, wenn eine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten anhängig sei. Am 19. Februar 2010 antwortete der Bürgerbeauftragte, dass eine ihm vorgelegte Beschwerde keine aufschiebende Wirkung mit Bezug auf ein Einziehungsverfahren oder irgendein Gerichtsverfahren habe, das sie in Bezug auf eine derartige Einziehung einleiten möchte. Der Bürgerbeauftragte fügte hinzu, dass die Beschwerdeführerin in Betracht ziehen könnte, eine Beschwerde beim ihm einzureichen, falls sie die Auffassung vertrete, dass die Art und Weise, in der die Kommission vorgegangen sei, nicht mit den Grundsätzen der guten Verwaltungspraxis vereinbar sei. Dem Bürgerbeauftragten wurde jedoch keine derartige Beschwerde vorgelegt und daher ist dieser Aspekt der Angelegenheit nicht Bestandteil dieser Untersuchung.

25. Am 21. Mai 2010 ersuchte die Beschwerdeführerin den Bürgerbeauftragten, ihrer Beschwerde einen weiteren Beschwerdepunkt hinzuzufügen, der sich auf die E-Mail bezog, die Herr P. am 27. April 2010 gesandt hatte. Der Bürgerbeauftragte gab diesem Ersuchen statt und ersuchte die Kommission, zu dem folgendem Beschwerdepunkt Stellung zu nehmen:

Beschwerdepunkt:

Die Kommission habe die Beschwerdeführerin in einer E-Mail, welche für einen internen Adressaten bestimmt gewesen zu sein scheint, beleidigt, und später versucht, dies zu vertuschen, indem sie die entsprechende E-Mail aus der weiteren Korrespondenz löschte.

Die Untersuchung

26. Am 14. Mai 2009 leitete der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung ein und ersuchte die Kommission um Stellungnahme zu der ursprünglichen Beschwerde.

27. Am 29. Juli 2009 legte die Kommission ihre Stellungnahme vor, die an die Beschwerdeführerin übermittelt wurde.

28. Am 2. Oktober 2009 erhielt der Bürgerbeauftragte die Anmerkungen der Beschwerdeführerin zu der Stellungnahme der Kommission.

29. Am 15. April 2010 ersuchte der Bürgerbeauftragte die Kommission um weitere Auskünfte betreffend diese Angelegenheit.

30. Am 21. Mai 2010 unterrichtete die Beschwerdeführerin den Bürgerbeauftragten, dass sie wünsche, dieser Untersuchung einen weiteren Beschwerdepunkt gegen die Kommission hinzuzufügen. Am 22. Juni 2010 ersuchte der Bürgerbeauftragte die Kommission um eine zusätzliche Stellungnahme zu diesem neuen Beschwerdepunkt.

31. Am 27. Juli 2010 legte die Kommission sowohl die vom Bürgerbeauftragten geforderten Auskünfte als auch ihre Bemerkungen zu dem zusätzlichen Beschwerdepunkt der Beschwerdeführerin vor.

32. Am 29. September 2010 legte die Beschwerdeführerin ihre Anmerkungen dazu vor.

33. Am 19. Juli 2011 richtete der Bürgerbeauftragte einen Empfehlungsentwurf an die Kommission.

34. Am 17. Oktober 2011 legte die Kommission ihre begründete Stellungnahme zum Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten vor. Die Dienststellen des Bürgerbeauftragten wiesen darauf hin, dass in der begründeten Antwort der Kommission anscheinend der Betrag von 331,40 EUR, die der Beschwerdeführerin vorenthalten wurden (siehe Punkt 24 oben), nicht berücksichtigt worden sei, und setzte sich daher mit der Kommission in Verbindung. In ihrer Antwort erklärten die Kommissionsdienststellen, dass dieser Betrag, der ursprünglich zurückgehalten worden war, bereits an die Beschwerdeführerin ausgezahlt worden war.

35. Am 31. Oktober 2011 sendete der Bürgerbeauftragte die begründete Stellungnahme der Kommission an die Beschwerdeführerin mit der Bitte um Anmerkungen.  Der Bürgerbeauftragte bat die Beschwerdeführerin, bis zum 30. November 2011 ihre Anmerkungen vorzulegen.

36. Am 11. November 2011 legten die Dienststellen der Kommission dem Bürgerbeauftragten zu seiner Information eine Kopie des Schreibens vor, das der Direktor der von dieser Beschwerde betroffenen Dienststelle der Kommission an die Beschwerdeführerin zu senden beabsichtigte.

37. Am 30. Dezember 2011 reichte die Beschwerdeführerin ihre Anmerkungen zur detaillierten Stellungnahme der Kommission ein.

Die Analyse und die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

Vorbemerkungen

38. Zunächst hält der Bürgerbeauftragte es für nützlich, bestimmte Punkte klarzustellen, die anscheinend zu Missverständnissen auf Seiten der Beschwerdeführerin geführt haben. In ihren Anmerkungen zu der Stellungnahme der Kommission erklärte die Beschwerdeführerin, dass sie überrascht sei, dass die Lösung eines Streits zwischen zwei Parteien, nämlich ihr selbst und der Kommission, anscheinend einer dieser Parteien, nämlich der Kommission, überlassen wurde. Des Weiteren erklärte sie in ihren Anmerkungen zu den zusätzlichen Bemerkungen der Kommission, dass sie über die erste Stellungnahme des Bürgerbeauftragten enttäuscht sei, die ihrer Meinung nach zu Gunsten der Kommission ausfalle und die Angelegenheit nicht ernsthaft prüfe. Sie fügte hinzu, dass nur aufgrund ihrer Beharrlichkeit die Kommission letztendlich ihre Auffassung hinsichtlich des Wiedereinziehungsverfahrens geändert habe. Es sollte unverzüglich darauf hingewiesen werden, dass das, was die Beschwerdeführerin als Stellungnahme des Bürgerbeauftragten erachtete, tatsächlich die Stellungnahme der Kommission war. In dem Schreiben, in dem der Bürgerbeauftragte sie aufforderte, ihre Anmerkungen zu machen, war die Beschwerdeführerin ausdrücklich auf die Tatsache aufmerksam gemacht worden, dass das, was sie erhielt, die Stellungnahme der Kommission war  Der Bürgerbeauftragte hält es des Weiteren für zweckdienlich, hinzufügen, dass die Tatsache, dass er die Beschwerdeführerin aufgefordert hatte, Anmerkungen zu der Stellungnahme der Kommission zu machen, ohne seine eigenen Ansichten zu dieser Stellungnahme darzulegen, nicht bedeutet, dass die Entscheidung über die vorliegende Beschwerde der Kommission überlassen war. Es ist hingegen der Bürgerbeauftragte, der die Beurteilung eines bestimmten Falls vornimmt, nachdem die Parteien Gelegenheit erhalten haben, ihre Ansichten darzulegen. Wie die folgenden Erwägungen zeigen werden, beinhaltet diese Bewertung eine gründliche Analyse aller dem Bürgerbeauftragten vorgelegten Argumente.

39. Ferner erscheint der Hinweis nützlich, dass der frühere Ehemann der Beschwerdeführerin, Herr P., ein früherer Bediensteter auf Zeit der Kommission war. Daher hätte Herr P. eindeutig die Möglichkeit gehabt, den in Artikel 90 des Beamtenstatuts vorgesehenen Beschwerdeweg zu nutzen, wenn er den Wunsch gehabt hätte, sich über die Art und Weise zu beschweren, wie die Kommission in Bezug auf seine Ansprüche vorgegangen ist. Es hat jedoch den Anschein, dass er dies nicht getan hat. Die vorliegende Untersuchung bezieht sich daher nur auf die Situation der Beschwerdeführerin selbst.

40. In ihrer Beschwerde stellte die Beschwerdeführerin fest, dass, falls ihr Ehemann keinen Anspruch auf die Hälfte der Wiedereinrichtungsbeihilfe habe, weil seine frühere Ehefrau und seine Kinder umgezogen waren, dieser Teil der Zulage dann an sie selbst und die Kinder hätte gezahlt werden müssen und nicht einfach hätte zurückgehalten werden dürfen. Dies wurde wieder in den Anmerkungen der Beschwerdeführerin erklärt. Unter diesen Umständen und im Nachhinein ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Beschwerdeführerin wahrscheinlich gewünscht hatte, dass er diese Frage im Rahmen dieser Untersuchung prüfe. Der Bürgerbeauftragte bedauert, dass er auf diesen Aspekt der Angelegenheit nicht vorher eingegangen ist. Er wäre jedoch nur in der Lage, diesen Aspekt aufzugreifen, nachdem die Beschwerdeführerin entsprechend bei der Kommission vorstellig wurde. Es hat den Anschein, dass die Beschwerdeführerin noch keinerlei Antrag auf Zahlung der genannten Zulage an die Kommission gerichtet hat. Die genannte Frage kann daher nicht im vorliegenden Fall in die Untersuchung mit einbezogen werden.

A. Der Beschwerdepunkt, die Frage der angeblich überbezahlten Familienzulagen nicht ordnungsgemäß bearbeitet zu haben und Forderung, dass die Kommission ihre Zahlungsanordnung zurückziehen solle

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

41. Die Beschwerdeführerin machte geltend, dass die Kommission sie erst am 3. Dezember 2008 über ihre angebliche Schuld und die Gründe unterrichtet habe, die zu dem Standpunkt der Kommission geführt haben. Auf Ersuchen ihres früheren Ehemannes hatte sie darauf hin Nachweise dafür übermittelt, dass sie und Z. nach Berlin verzogen waren.

42. Die Ansicht der Kommission, dass die von ihr vorlegte Meldebescheinigung unzureichend sei, sei willkürlich gewesen. Die Beschwerdeführerin betonte, dass, als sie in Trier, Deutschland, ansässig war, nie Mietverträge oder Wasser- oder Stromrechnungen von ihr verlangt worden seien. In Anbetracht der Tatsache, dass sie nicht selbst eine Wohnung angemietet habe oder besaß, verfügte sie nicht über auf ihren Namen lautende Strom- oder Wasserrechnungen. Die Beschwerdeführerin machte ferner geltend, dass sie nicht verpflichtet sei, in Deutschland eine Krankenversicherung abzuschließen oder ihren Sohn in einer Tagesstätte in Deutschland anzumelden.

43. In ihrer Stellungnahme erklärte die Kommission, dass, als Herr P. im April 2005 seinen Dienst angetreten habe, die Beschwerdeführerin und ihre Kinder ihren Wohnsitz in Deutschland hatten. Auf die entsprechenden Zulagen wurde somit der Berichtigungskoeffizient für die Lebenshaltungskosten in Deutschland angewandt.

44. Im Februar 2008 stellte sich heraus, dass die Beschwerdeführerin und ihre Kinder nicht länger in Deutschland lebten, sondern im Dezember 2006 nach Bulgarien verzogen waren. Herr P. hatte der Kommission die neue bulgarische Adresse der Beschwerdeführerin mitgeteilt. Die Kommission passte folglich den Berichtigungskoeffizienten für die Familienzulagen an. Daraufhin kam die Kommission zu dem Schluss, dass die Beschwerdeführerin aufgrund des geringeren Berichtigungskoeffizienten für Bulgarien einen zu hohen Betrag erhalten hatte, der wieder eingezogen werden müsste.

45. Die Kommission betonte, dass in Artikel 2 der Allgemeinen Durchführungsbestimmungen für die Anwendung der Artikel 67 und 68 des Beamtenstatuts und in den Artikeln 1, 2 und 3 des Anhangs VII zu diesem Statut Folgendes festgelegt ist:  „Teilt der [B]eamte mit, dass er für eines oder mehrere seiner Kinder das Sorgerecht nicht hat, so muss er in der genannten Erklärung seinen Familienstand, den Wohnort [der] Kinder ..., Namen und Anschrift der Person oder der Personen, die das Sorgerecht für eines oder mehrere [seiner] Kinder hat/haben, sowie die Familienzulagen angeben, die entweder ihm selbst oder der Person, die das Sorgerecht für eines oder mehrere seiner Kinder hat, oder aber direkt den Kindern gezahlt werden. Die Belege zum Nachweis des Sorgerechts für die Kinder sind der genannten Erklärung beizufügen. Fehlen diese Belege, so kann die Zahlung der Familienzulagen ausgesetzt werden." Sie hob hervor, dass jeder Beamte/Bedienstete gehalten sei, der Verwaltung umgehend in Schriftform jede Änderung in seinen Lebensumständen mitzuteilen habe. Obwohl die Beschwerdeführerin und ihre Kinder am 1. Dezember 2006 von Deutschland nach Bulgarien verzogen sind, teilte Herr P. der Kommission erst am 20. Februar 2008 diese Änderung ihrer Situation mit. Die Kommission betonte ferner, dass sie mit Schreiben vom 1. Juli 2008, auf das die Beschwerdeführerin nie geantwortet habe, die Beschwerdeführerin ersucht habe, nachzuweisen, dass sie und Z. tatsächlich in Berlin ansässig seien.

46. Die Kommission stellte fest, dass Artikel 5 der Allgemeinen Durchführungsbestimmungen Folgendes festlegt: „Unter den in Artikel 85 des Beamtenstatuts genannten Bedingungen ziehen die Gemeinschaftsorgane gegebenenfalls die Beträge wieder ein, die im Namen und für Rechnung des Beamten gezahlt und von der anderen Person zu Unrecht erhalten wurden“. Da für die Berechnung der Familienzulagen der falsche Berichtigungskoeffizient angewandt worden war, erhielt die Beschwerdeführerin zu Unrecht einen zu hohen Betrag. Folglich beschloss die Kommission – gemäß Artikel 85 des Beamtenstatuts und Artikel 5 der Allgemeinen Durchführungsbestimmungen – die zu Unrecht von der Beschwerdeführerin erhaltenen Beträge wieder einzuziehen.

47. Die Kommission räumte ein, dass die Situation, die zu dieser Beschwerde geführt hat, auf die Nachlässigkeit von Herrn P. zurückzuführen sei.

48. In ihren Anmerkungen machte die Beschwerdeführerin geltend, dass die von der Kommission angeführten Vorschriften keinen Unterschied machten zwischen „Wohnsitz“ und „tatsächlichem Wohnsitz“. Die Kommission hätte sich auf Dokumente beziehen sollen, die beide oben genannten Begriffe definieren, und auf die Dokumente, die zum Nachweis des „Wohnsitzes“ oder des „tatsächlichen Wohnsitzes“ notwendig sind. Da diese Definitionen nicht vorliegen, hätte es den Anschein, dass die Kommission diese Bezeichnungen willkürlich festgelegt habe.

49. Die Beschwerdeführerin betonte, dass die Kommission sie gezwungen habe, angeblich zu Unrecht erhaltene Zahlungen als Folge des Vorgehens einer dritten Partei, nämlich Herrn P., zurückzuzahlen, obwohl sie nicht mit dem Beamtenstatut vertraut gewesen sei. Des Weiteren erklärte die Beschwerdeführerin, dass die Kommission sie auch aufgefordert habe, Zinsen zu zahlen. Sie fragte, ob dies rechtmäßig sei, nachdem eine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten eingereicht wurde, und welche Rechtsgrundlage es für eine derartige Forderung gebe.

50. Was das Argument der Kommission betraf, dass sie nicht auf ihr Schreiben vom 1. Juli 2008 geantwortet habe, erklärte die Beschwerdeführerin, dass die Kommission nicht auf ihre E-Mails vom 11. Februar 2009 und 12. Juli 2009 reagiert habe. Die Beschwerdeführerin vertrat weiterhin die Ansicht, dass die Kommission willkürlich, inkonsequent und rechtswidrig vorgegangen sei.

51. Nach Prüfung der von der Beschwerdeführerin und der Kommission vorgelegten Argumente kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass zur Bearbeitung dieses Falls weitere Informationen nötig seien. In dem Schreiben, in dem er die Kommission um diese Auskünfte ersuchte, wies der Bürgerbeauftragte darauf hin, dass Artikel 85 des Beamtenstatuts der Beamten nicht nur vorschreibt, dass der zurückzufordernde Betrag zu Unrecht gezahlt wurde, sondern auch, dass „der Empfänger den Mangel des rechtlichen Grundes der Zahlung kannte“ oder dass „der Mangel so offensichtlich war, dass er ihn hätte kennen müssen“. Er ersuchte daher die Kommission darzulegen, wie sie ihre Rückzahlungsforderung auf Artikel 85 des Beamtenstatuts stützen konnte, obwohl (i) die Beschwerdeführerin vorbrachte, mit dem Beamtenstatut nicht vertraut gewesen zu sein, und (ii) die Kommission selbst davon auszugehen schien, dass die Umstände, die zu der vorliegenden Beschwerde führten, auf eine Nachlässigkeit von Herrn P. zurückzuführen seien.

52. In ihrer Antwort erklärte die Kommission, dass sie nach einer neuerlichen genauen Prüfung des Dossiers der Ansicht sei, dass die in Artikel 85 des Beamtenstatuts vorgesehenen Bedingungen nicht erfüllt sind, da nicht davon ausgegangen werden könne, dass der Beschwerdeführerin die unrechtmäßige Überweisung bewusst gewesen sei. Die Kommission verzichtete daher auf die Rückforderung der entsprechenden Beträge bei der Beschwerdeführerin.

53. In ihren Anmerkungen zu dieser Antwort erklärte die Beschwerdeführerin, die Kommission habe sich ihr gegenüber, obwohl eine Lösung zu ihren Gunsten gefunden worden sei, nicht korrekt verhalten. In dem Schreiben, in dem die Kommission sie zur Rückzahlung der entsprechenden Summe aufgefordert habe, habe die Kommission lediglich die Bestimmungen des Beamtenstatuts herangezogen, die für ihr Vorgehen gepasst hätten, sie habe aber Artikel 85 des Beamtenstatuts, der zu ihren Gunsten hätte sprechen können, bewusst unterschlagen und ihr „verheimlicht“. Außerdem habe sie keine Antwort auf ihre Frage nach der Rechtsgrundlage, auf die die Kommission ihre Forderung nach Zahlung von Zinsen für den angeblich geschuldeten Betrag stütze, erhalten.

Die Beurteilung durch den Bürgerbeauftragten

54. Die Beschwerdeführerin behauptete, die Kommission sei in der Frage der angeblich ohne rechtlichen Grund gezahlten Familienzulagen (i) willkürlich, (ii) inkonsequent und (iii) rechtswidrig vorgegangen.

55. Bezüglich des ersten Aspekts führte die Beschwerdeführerin an, die Kommission habe sie willkürlich aufgefordert, Beweise dafür zu liefern, dass sie „tatsächlich“ in Deutschland „wohnhaft“ sei, während in den von der Kommission angeführten Durchführungsbestimmungen und im Beamtenstatut nicht zwischen „Wohnsitz“ und „tatsächlichem Wohnsitz“ unterschieden werde. In Artikel 1 der Durchführungsbestimmungen, die die Kommission ihrer Stellungnahme als Anhang beifügte, wird der Wohnsitz als der Ort bezeichnet, „an dem die Person, die das Sorgerecht für das Kind hat, sich nachweislich tatsächlich und gewöhnlich aufhält“.[3] Daher war die Kommission befugt, zu überprüfen, ob die Beschwerdeführerin „tatsächlich und gewöhnlich“ in Deutschland lebte. Der Bürgerbeauftragte war der Auffassung, dass es zutreffend war, dass die einschlägigen Bestimmungen nicht im Detail darauf eingingen, welche Beweise hierfür zu erbringen waren. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die Kommission berechtigterweise der Auffassung sein konnte, dass eine Meldebescheinigung kein ausreichender Beleg hierfür ist. Der Bürgerbeauftragte wies ferner darauf hin, dass die Kommission die Beschwerdeführerin über die Art von Dokumenten informierte, die für den Nachweis, dass sie ihren Wohnsitz weiterhin in Berlin hatte, erforderlich waren. Auch wenn die Beschwerdeführerin diese Dokumente nicht vorlegen konnte, da sie keine Wohnung besaß oder gemietet hatte, änderte dies doch nichts an der Tatsache, dass die Kommission lediglich Beispiele von Dokumenten, die in diesem Zusammenhang relevant sein konnten, genannt hatte. Die Beschwerdeführerin reagierte jedoch überhaupt nicht auf das Ersuchen der Kommission; sie antwortete noch nicht einmal, dass sie diese Nachweise nicht erbringen könne. Unter diesen Umständen war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass der Beschwerdepunkt der Beschwerdeführerin, die Kommission habe willkürlich gehandelt, nicht nachgewiesen wurde.

56. In Bezug auf den zweiten Aspekt führte die Beschwerdeführerin an, man habe sie nicht aufgefordert, Nachweise für ihren Wohnsitz zu erbringen, als sie in Trier lebte. Der Bürgerbeauftragte erachtete es als sinnvoll darauf hinzuweisen, dass der Kommission widersprüchliche Informationen über den Wohnsitz der Beschwerdeführerin in Berlin vorlagen. Herr P. hatte ihr am 20. Februar 2008 mitgeteilt, dass die Beschwerdeführerin seit dem 1. Dezember 2006 in Bulgarien lebe. Andererseits aber hatte die Beschwerdeführerin der Kommission mit einem Schreiben vom 16. Juni 2008 eine Meldebescheinigung übermittelt, die besagte, dass sie und Z seit 29. Februar 2007 in Berlin gemeldet seien. Unter diesen Umständen war es von der Kommission nicht unvernünftig von der Beschwerdeführerin zusätzliche Nachweise zu ersuchen, die sie möglicherweise beim Umzug der Beschwerdeführerin nach Trier nicht verlangte. Der Bürgerbeauftragte erachtete deshalb den Beschwerdepunkt der Beschwerdeführerin, die Kommission habe inkonsequent gehandelt, als nicht begründet.

57. Der letzte Aspekt der Vorwürfe der Beschwerdeführerin betraf das angeblich rechtswidrige Verhalten der Kommission.

58. Die Beschwerdeführerin vertrat die Ansicht, dass die Kommission sich in ihrer Stellungnahme lediglich auf die Bestimmungen stützte, die ihr gelegen kamen, dass sie aber den für die Beschwerdeführerin günstigen Artikel 85 des Beamtenstatuts unterschlagen und ihr vorenthalten habe. Die Kommission zitierte in ihrer Stellungnahme Artikel 85 des Beamtenstatuts nicht, doch war darauf hinzuweisen, dass sie der Beschwerdeführerin in ihrem Schreiben vom 3. Dezember 2008 die Kontaktdaten eines ihrer Beamten übermittelte, an den sie sich zwecks weiterer Informationen hätte wenden können. Es wurde ferner darauf hingewiesen, dass die Kommission als Anhang zu ihrer Stellungnahme eine Kopie von Artikel 5 der Durchführungsbestimmungen übermittelte, in dem ausdrücklich auf Artikel 85 des Beamtenstatuts verwiesen wurde. Es gab somit keinen Hinweis dafür, dass die Kommission diese Bestimmungen vorsätzlich unterschlagen oder verheimlichen wollte.

59. Artikel 85 des Beamtenstatuts besagte, dass ein Organ einen Betrag zurückfordern kann, wenn (i) er ohne rechtlichen Grund gezahlt wurde und (ii) der Empfänger den Mangel des rechtlichen Grundes der Zahlung kannte oder der Mangel so offensichtlich war, dass er ihn hätte kennen müssen. In ihrer letzten Stellungnahme bestätigte die Kommission, dass die in Artikel 85 des Beamtenstatuts vorgesehenen Bedingungen im Falle der Beschwerdeführerin nicht erfüllt waren, da sie keine Kenntnis von der Unrechtmäßigkeit der an sie geleisteten Zahlungen haben konnte. Die Kommission fügte hinzu, dass sie aus diesem Grund die an die Beschwerdeführerin gerichtete Rückforderung aufheben werde. Somit stand fest, dass nach Auffassung der Kommission die zweite der oben genannten Bedingungen für eine Rückforderung in diesem Fall nicht erfüllt war. Es ging aber auch daraus hervor, dass die Kommission dabei blieb, dass die erste der genannten Bedingungen erfüllt war, d. h. dass es keinen rechtlichen Grund für die betreffende Zahlung an die Beschwerdeführerin gab. Mit anderen Worten, die Kommission war nach wie vor der Ansicht, dass auf die ausgezahlten Zulagen ein zu hoher Berichtigungskoeffizient angewandt worden sei.

60. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Beschwerdeführerin dies nach wie vor bestritt. Es wurde jedoch festgehalten, dass eine Rückforderung nur dann rechtmäßig ist, wenn die beiden in Artikel 85 des Beamtenstatuts festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Da die Kommission einräumte, dass eine der Bedingungen nicht erfüllt ist, und es daher keine Grundlage für eine Rückforderung in diesem Fall gab, war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass es keine ausreichenden Gründe für eine weitere Untersuchung der Frage gab, ob der betreffende Betrag ohne rechtlichen Grund gezahlt wurde oder nicht.

61. Schließlich stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Beschwerdeführerin um Informationen zu der gesetzlichen Grundlage ersuchte, auf die die Kommission die Erhebung von Zinsen auf den zurückzuzahlenden Betrag stützte. Da die Kommission sich damit einverstanden erklärt hatte, die an die Beschwerdeführerin gerichtete Rückforderung aufzuheben, hielt der Bürgerbeauftragte es nicht für erforderlich, diesen Aspekt des Falls weiter zu untersuchen. Es erschien ihm aber sinnvoll, darauf hinzuweisen, dass die Kommission bereits Schritte unternommen hat, um einen Teil des von der Beschwerdeführerin angeblich geschuldeten Betrags wiederzuerhalten, indem sie ihn gegen andere an die Beschwerdeführerin zu zahlende Beträge verrechnet hatte. Der Bürgerbeauftragte legte die Haltung der Kommission so aus, dass sie akzeptierte, dass es nie eine Grundlage für die Rückforderung gab. Falls diese Auslegung der Haltung der Kommission zutreffend wäre, so müsste die an die Beschwerdeführerin gerichtete Rückforderung folgerichtig ab dem Moment aufgehoben werden, als diese erhoben wurde, und die Kommission müsste die bereits wiedererlangten Beträge an die Beschwerdeführerin auszahlen oder sie ihr erstatten. Unter diesen Umständen wäre dann eine weitere Untersuchung dieses Aspekts durch den Bürgerbeauftragten nicht mehr erforderlich gewesen. Der Bürgerbeauftragte bat daher die Kommission, dass sie in ihrer Antwort auf seinen Empfehlungsentwurf sich auch dazu äußern würde, ob die oben dargelegte Auslegung korrekt sei. Eine entsprechende Antwort würde es ihm ermöglichen, seine Beurteilung zu dieser Frage abzuschließen.

62. Angesichts vorstehender Ausführungen war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Beschwerdeführerin keinen Nachweis für ihre Behauptung, die Kommission habe willkürlich oder inkonsequent gehandelt, erbracht hatte. Vorbehaltlich der von der Kommission noch zu liefernden Informationen war er ferner der Ansicht, dass keine ausreichenden Gründe für die weitere Untersuchung der Behauptung, die Kommission habe rechtswidrig gehandelt, vorlagen.

63. Da die Kommission die Einziehungsordnung gegenüber der Beschwerdeführerin zurückgezogen hatte, hielt der Bürgerbeauftragte eine weitere Untersuchung dieser Forderung auch nicht für gerechtfertigt.

B. Der Beschwerdepunkt der Beleidigung der Beschwerdeführerin in einer E-Mail und des Versuchs der Vertuschung

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

64. Die Beschwerdeführerin erklärte, sie sei erstaunt darüber, auf welcher Ebene zumindest ein Teil der internen Kommunikation innerhalb der Kommission erfolge. Sie wies darauf hin, dass die Kommission sie nach all den Problemen, vor die sie sich im Zusammenhang mit dem Rückforderungsverfahren gestellt gesehen habe, nun auch noch beleidigt habe und versucht habe, dies zu vertuschen.

65. Die Kommission erklärte, sie bedauerte das „interne Fehlverhalten“ („dysfonctionnement interne“) bezüglich des „unangebrachten Inhalts“ („contenu inapproprié“) der elektronischen Nachricht, die an die Beschwerdeführerin weitergeleitet wurde, zutiefst. Leider könne dieses Fehlverhalten nicht angemessen entschädigt werden. Der Verfasser der Nachricht habe sich bereits bei Herrn P. entschuldigt, und ebenso der Referatsleiter des Verfassers.  In ihren Anmerkungen zu diesem Beschwerdepunkt entschuldigte sich die Kommission aufrichtig auch bei der Beschwerdeführerin.

66. Die Beschwerdeführerin war mit der Entschuldigung der Kommission nicht zufrieden. Sie erklärte, es habe ausreichende Gründe für eine Anklage gegen die Kommission und/oder gegen den betreffenden Beamten gegeben und es bestehe sehr wohl für die Kommission die Möglichkeit einer angemessenen Entschädigung. In Deutschland würde ein solches Verhalten zu einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr führen. Die Beschwerdeführerin betonte, das „interne Fehlverhalten“ beziehe sich nicht nur auf den umstrittenen Inhalt einer elektronischen Nachricht, sondern auf das ganze Verhalten der Kommission ihr gegenüber.

Die Beurteilung des Bürgerbeauftragten, die zu einem Empfehlungsentwurf führte

67. Die E-Mail von Herrn X. vom 27. April 2010 an Herrn P. enthielt eine Ausdrucksweise, die inakzeptabel, beleidigend und schlichtweg entsetzlich war. Es sei zutreffend, dass diese elektronische Nachricht nicht an Herrn P. oder irgendeine andere Person außerhalb der Kommission übermittelt werden sollte. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch klar, dass eine solche Ausdrucksweise in Mitteilungen von Beamten oder Bediensteten der EU-Institutionen, ob sie nun zur externen oder internen Verwendung bestimmt sind, absolut unzulässig ist.

68. Obwohl die betreffende E-Mail offensichtlich als interne Nachricht an eine Person innerhalb der Kommission gedacht war, war es doch so, dass sie Herrn P. übermittelt worden war. Der Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass Herr P. aus völlig nachvollziehbaren Gründen eine Kopie dieser E-Mail an seine Ex-Frau, die Beschwerdeführerin, weitergeleitet hat. Der Bürgerbeauftragte war daher der Ansicht, dass die Kommission durch die Übermittlung der betreffenden E-Mail an Herrn P. die Beschwerdeführerin in der Tat beleidigt hatte.

69. Nach der Meinung des Bürgerbeauftragten stellte dies einen offensichtlichen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Der Bürgerbeauftragte war der Auffassung, dass es guter Verwaltungspraxis entspreche, wenn bei einem solch gravierenden Missstand in der Verwaltungstätigkeit die betreffende Institution dies einräumt, sich dafür entschuldigt und gegebenenfalls die erforderlichen Abhilfemaßnahmen ergreift.

70. Der Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass der Ernst der Angelegenheit dem betreffenden Beamten hätte klar werden müssen, als Herr P. am 30. April 2010 um eine Übersetzung der ihm übermittelten E-Mail bat. Zu diesem Zeitpunkt hätte der betreffende Beamte sein Fehlverhalten offen und uneingeschränkt eingestehen sollen. Der Bürgerbeauftragte bedauerte, dass er dies nicht getan hat. Die Kommission hatte erst in späteren E-Mails und in ihrer Stellungnahme zu dieser Beschwerde einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit eingeräumt.

71. Außerdem war sowohl in den späteren E-Mails als auch in der Stellungnahme zu dieser Beschwerde nur von der „unangebrachten“ Ausdrucksweise die Rede, die in der E-Mail von Herrn X. vom 27. April 2010 verwendet worden war. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten gab dies aber nicht den Ernst des Missstands wider. Wie der Bürgerbeauftragte wiederholte, war die in der betreffenden E-Mail verwendete Ausdrucksweise nicht nur „unangebracht“, sondern inakzeptabel, beleidigend und schlichtweg entsetzlich. Die Ausdrucksweise der Kommission bezüglich dieser E-Mail stellte somit kein angemessenes echtes Eingeständnis des Missstands in der Verwaltungstätigkeit dar.

72. Dieselbe Feststellung galt auch für die Entschuldigung der Kommission. Erst nachdem Herr P. die Bedeutung der Aussagen in der E-Mail vom 27. April 2010 herausgefunden hatte, hatten sich zunächst Herr X. und dann der Referatsleiter bei ihm entschuldigt. Beide hatten sich allerdings nur für den von ihnen als „unangebracht“ bezeichneten Inhalt der besagten E-Mail entschuldigt. Dieser Ausdruck war in diesem Zusammenhang „unangebracht“. Der Bürgerbeauftragte war deshalb der Auffassung, dass diese Entschuldigungen, obwohl sie notwendig und begrüßenswert waren, unter den gegebenen Umständen nicht als angemessen und ausreichend gelten konnten. Dies galt auch für die Anmerkungen der Kommission in ihrer Stellungnahme, in der sie sich für den „unangebrachten Inhalt“ der E-Mail und das „interne Fehlverhalten“ entschuldigt hatte. Nach Auffassung des Bürgerbeauftragten sollte eine Entschuldigung dem entstandenen Schaden entsprechen. Das war bei der Entschuldigung der Kommission offensichtlich nicht der Fall gewesen. Außerdem fand es der Bürgerbeauftragte höchst bedauerlich, dass die betreffenden Beamten sich nur bei Herrn P. entschuldigt hatten und dass die Kommission sich erst in ihrer Stellungnahme ebenfalls bei der Beschwerdeführerin entschuldigt hatte.

73. Was nun die etwaige Notwendigkeit von Abhilfemaßnahmen anbelangt, so stellte der Bürgerbeauftragte mit Enttäuschung fest, dass die Kommission sich darauf beschränkt hatte, festzustellen, dass das Fehlverhalten leider nicht angemessen entschädigt werden könne. In ihren Anmerkungen hatte die Beschwerdeführerin die Ansicht vertreten, dass die Kommission sehr wohl die Möglichkeit einer angemessenen Entschädigung hätte finden können. In diesem Zusammenhang hatte sie sich konkret auf strafrechtliche Maßnahmen wie Geldstrafen oder Freiheitsstrafen bezogen. Der Bürgerbeauftragte stellte klar, dass seine Analyse und die folgenden Schlussfolgerungen nicht so verstanden werden sollten, als richteten sie sich gegen die in diesen Fall verwickelten Kommissionsbeamten. Dies sei ganz sicher nicht seine Absicht gewesen. Der Bürgerbeauftragte solle nicht als vorgeschaltetes Disziplinarorgan auftreten, das in Bezug auf einzelne Beamte Maßnahmen empfiehlt. Sein Mandat beschränke sich vielmehr darauf, Missstände in den Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der EU zu untersuchen.

74. Der Bürgerbeauftragte war jedoch nicht der Auffassung, dass der Beschwerdeführerin lediglich solche strafrechtlichen Maßnahmen oder Disziplinarmaßnahmen vorgeschwebt hatten. Die Tatsache, dass sie auch mögliche gerichtliche Schritte in diesem Zusammenhang erwähnt hatte, lege vielmehr nahe, dass sie auch an die Möglichkeit eines Schadensersatzes gedacht hatte. Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass es in einem Fall wie dem vorliegenden folgerichtig wäre, die Notwendigkeit einer Entschädigung der Beschwerdeführerin für den durch die betreffende E-Mail und die darin verwendete Ausdrucksweise entstandenen moralischen Schaden ins Auge zu fassen. Der Bürgerbeauftragte stellte mit Bedauern fest, dass die Kommission diese Möglichkeit offensichtlich nicht erwogen hatte.

75. Darüber hinaus stellte der Bürgerbeauftragte enttäuscht fest, dass die Kommission keine Informationen dazu geliefert hatte, welche weiteren Maßnahmen sie bezüglich dieses Vorfalls ergriffen hatte oder zu ergreifen beabsichtigte, um insbesondere sicherzustellen, dass sich Ähnliches nicht wiederholt. Es konnte in der Tat nicht ausgeschlossen werden, dass es sich bei der in der E-Mail vom 27. April 2010 verwendeten vulgären und herabwürdigenden Ausdrucksweise nicht um einen auf interne Mitteilungen der betreffenden Dienststelle beschränkten Einzelfall gehandelt hatte. In diesem Zusammenhang wies der Bürgerbeauftragte die Kommission darauf hin, dass Herr X. in der an Herrn P. am 27. April 2010 übermittelten E-Mail offenbar um Anweisungen ersucht hatte. Die betreffende E-Mail war daher möglicherweise für einen der Vorgesetzten von Herrn X bestimmt gewesen. Außerdem wurde in der betreffenden E-Mail, obwohl diese sehr kurz war, zweimal darauf hingewiesen, dass die Beschwerdeführerin sich beim Bürgerbeauftragten beschwert hatte oder beabsichtige, dies zu tun.  Es konnte somit nicht ausgeschlossen werden, dass diese Tatsache sich auf die in der E-Mail verwendete Ausdrucksweise ausgewirkt hatte. Der Bürgerbeauftragte betonte, dass die Benachteiligung oder Beleidigung eines Bürgers/einer Bürgerin einzig und allein aufgrund der Tatsache, dass er oder sie sein/ihr Recht, sich an den Bürgerbeauftragten zu wenden, wahrgenommen hat, eine äußerst gravierende Angelegenheit darstellen würde.

76. Unter diesen Umständen war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission den Vorfall und dessen Hintergrund offensichtlich nicht angemessen untersucht hatte. Der Bürgerbeauftragte hätte die Angelegenheit eingehender untersuchen können, indem er die ihm verfügbaren Untersuchungsbefugnisse wahrgenommen hätte. Allerdings hielt er zum damaligen Zeitpunkt und solange, wie die Kommission offensichtlich keine angemessene Untersuchung durchgeführt hatte bzw. erklärt hatte, warum sie dies für nicht erforderlich erachtete, solche Untersuchungsmaßnahmen für nicht erforderlich.

77. Bezüglich des zweiten Aspekts des Beschwerdepunkts der Beschwerdeführerin stellte der Bürgerbeauftragte mit Bedauern fest, dass sich die Kommission nicht ausdrücklich zu dem Beschwerdepunkt der Vertuschung der beleidigenden Nachricht geäußert hatte. Der Hinweis erschien nützlich, dass Herr P., nachdem er in einer E-Mail vom 30. April 2010 um eine Übersetzung der E-Mail von Herrn X. vom 27. April 2010 gebeten hatte, eine Antwort erhalten hatte, die Informationen zum Stand des Verfahrens enthalten hatte, in der aber nicht auf das Ersuchen um eine Übersetzung eingegangen worden war. Diese Antwort war offensichtlich keine Antwort auf die E-Mail von Herrn P. vom gleichen Tag gewesen, sondern eine (weitere) Antwort auf die E-Mail von Herrn P. vom 27. April 2010. Folglich war die E-Mail von Herrn X. vom 27. April (und die E-Mail von Herrn P. vom 30. April 2010) in der E-Mail-Historie, die der E-Mail vom 30. April 2010 vorausgegangen war, nicht aufgetaucht. Dies mochte auf den ersten Blick etwas ungewöhnlich erscheinen, da man normalerweise dazu neigen würde, die zuletzt erhaltene Nachricht zu beantworten, doch mochte der betreffende Beamte die Ansicht vertreten haben, dass die E-Mail von Herrn P. vom 27. April 2010 noch einer Antwort bedurfte, da die E-Mail, die er Herrn P. am gleichen Tag übermittelt hatte, nicht für Letzteren bestimmt gewesen war und die Frage von Herrn P. auch nicht beantwortet hatte.

78. Mit der E-Mail von Herrn X. vom 30. April 2010 war zwar die E-Mail von Herrn P. vom 27. April 2010 beantwortet worden, jedoch nicht die E-Mail von Herrn P., die er zu einem früheren Zeitpunkt an diesem Tag übermittelt hatte und auch nicht dessen Ersuchen um eine Übersetzung. Nach Auffassung des Bürgerbeauftragten war dies kein Zufall. Mit der E-Mail von Herrn P. vom 30. April 2010 war Herrn X. bewusst geworden, dass seine Nachricht vom 27. April 2010, die für jemanden in der Kommission bestimmt gewesen war, Herrn P. übermittelt worden war. Gleichzeitig war deutlich geworden, dass Herr P., da die besagte E-Mail in Französisch und nicht in Englisch, d. h. der von Herrn P. verwendeten Sprache, verfasst war, den Inhalt der von Herrn X. am 27. April 2010 geschickten E-Mail noch nicht verstanden hatte. Alle verfügbaren Informationen deuteten darauf hin, dass Herr X. offensichtlich gehofft hatte, dass Herr P., wenn er die von Herrn P. in seiner früheren E-Mail gestellte Frage beantwortete und über dessen Ersuchen um eine Übersetzung der am 27. April 2010 erhaltenen E-Mail hinwegging, daran gehindert werden konnte, herauszufinden, was in der umstrittenen E-Mail stand.  Herr X. hatte die E-Mail von Herrn P. vom 30. April 2010, die bei ihm um 8.38 Uhr eingegangen war, sehr schnell beantwortet, und zwar um 9.38 Uhr, doch hatte er es vermieden, sich auf diese E-Mail zu beziehen. Außerdem bezog sich die von Herrn X. am 30. April 2010 geschickte E-Mail auf seine „frühere Antwort “, was von Herrn P. wohl kaum anders hatte verstanden werden können als ein Bezug auf die am 27. April 2010 erhaltene E-Mail. Es waren somit offensichtlich Anstrengungen unternommen worden, um vom Missstand in der Verwaltungstätigkeit abzulenken und ihn so zu vertuschen.

79. Auf der Grundlage der vorstehenden Feststellungen war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Reaktion der Kommission auf den in diesem Fall offensichtlich vorliegenden Missstand in der Verwaltungstätigkeit bisher unangemessen war. Seiner Ansicht nach sollte die Kommission ihre Haltung überprüfen und angemessene Schlussfolgerungen aus diesem Vorfall ziehen.

80. Der Bürgerbeauftragte fügte hinzu, dass er sich immer wieder dafür ausgesprochen hat, dass die EU-Institutionen die Grundsätze einer Dienstleistungskultur annehmen und danach handeln sollten. Im Juni 2011 wurde eine öffentliche Konsultation zu den Grundsätzen des öffentlichen Dienstes für EU-Beamte abgeschlossen[4]. Natürlich konnten solche Grundsätze ebenso auf eine öffentliche Verwaltung als Ganzes angewandt werden. Nach Auffassung des Bürgerbeauftragten wäre es nicht fair gewesen, einen einzelnen Vorfall wie den vorliegenden zum Anlass zu nehmen, um die Kommission bzw. ihre Beamten zu kritisieren, weil sie sich nicht dieser Dienstleistungskultur verschrieben bzw. sich nicht ihr entsprechend verhalten hätten. Der Bürgerbeauftragte hatte die Dienststellen der Kommission in seinen Jahresberichten häufig wegen ihres aktiven und bürgerfreundlichen Vorgehens in zahlreichen Fällen gelobt. Außerdem betraf ein Drittel der „Paradefälle“, die in seinem Jahresbericht für das Jahr 2010 als Beispiele für nachahmenswerte Praktiken von EU-Verwaltungen herausgehoben wurden, die Kommission.

81. Der Bürgerbeauftragte war aber dennoch immer wieder auf Fälle gestoßen, die den Schluss nahelegten, dass diese Dienstleistungskultur noch nicht auf allen Ebenen der Kommission ausreichend verinnerlicht worden ist. Die Reaktion der Kommission auf den Vorfall, der zu diesem Empfehlungsentwurf geführt hat, wäre eher dieser letztgenannten Kategorie zuzuordnen. Anders ließe sich die Verzögerung, mit der sich die Kommission bei der Beschwerdeführerin direkt entschuldigt hatte, sowie die unbefriedigende Art und Weise (bezüglich Form und Inhalt), wie diese Entschuldigung formuliert worden war, kaum erklären.  Ungeachtet der Maßnahmen, die die Kommission möglicherweise im Zusammenhang mit der Beschwerde der Beschwerdeführerin in diesem Fall einleiten würde, erklärte der Bürgerbeauftragte unmissverständlich, dass sie, sollte sie mit ihm darüber übereinstimmen, dass noch mehr zur Sensibilisierung für die der Dienstleistungskultur zugrunde liegenden Werte getan werden kann, z. B. durch interne Sensibilisierungsmaßnahmen oder Fortbildungsworkshops, in ihm einen konstruktiven und bereitwilligen Partner finden werde.

82. Vor diesem Hintergrund unterbreitete der Bürgerbeauftragte der Kommission den folgenden Empfehlungsentwurf:

Die Dienststellen der Kommission haben die Beschwerdeführerin beleidigt, indem sie, wenn auch versehentlich, ihrem Ex-Mann eine E-Mail übermittelten, die eine inakzeptable, beleidigende und schlichtweg entsetzliche Ausdrucksweise enthielt. Dies stellt einen gravierenden Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Außerdem wurden Anstrengungen unternommen, um von der Übermittlung dieser E-Mail abzulenken und diese somit zu vertuschen. Wenn es zu einem Missstand in der Verwaltungstätigkeit kommt, dann sollte das betreffende Organ dies in angemessener Form einräumen, sich dafür entschuldigen und geeignete Abhilfemaßnahmen ergreifen. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die Reaktion der Kommission auf den in diesem Fall vorliegenden Missstand in der Verwaltungstätigkeit unbefriedigend ist. Die Kommission sollte daher ihre Position überprüfen und angemessene Schlussfolgerungen aus diesem Vorfall ziehen.

C. Die Argumente, die dem Bürgerbeauftragten nach seinem Empfehlungsentwurf vorgelegt wurden und seine Beurteilung

Die Argumente, die dem Bürgerbeauftragten nach seinem Empfehlungsentwurf vorgelegt wurden

83. In ihrer begründeten Stellungnahme gab die Kommission an, dass sie akzeptiert habe, dass die Beschwerdeführerin keine Kenntnis über die Unrechtmäßigkeit der an sie geleisteten Zahlung haben konnte und hob die Rückforderung gegen sie auf. Sie wies darauf hin, dass durch Anwendung von Artikel 85 des Beamtenstatus eine Unterscheidung zwischen Beamten und Bediensteten (so wie der frühere Ehemann der Beschwerdeführerin) und dritten Personen zu treffen sei, die von bestimmten Bestimmungen des Beamtenstatus im Namen und für Rechnung eines früheren Ehepartners profitieren (so wie die Beschwerdeführerin). Aus diesem Grund konnte die Kommission positiv auf den Antrag des Bürgerbeauftragten antworten, die Rückforderung der Schulden gegenüber der Beschwerdeführerin zurückzuziehen.[5]

84. Die Kommission hat die Feststellung des Bürgerbeauftragten akzeptiert, wonach der Versand der beleidigenden E-Mail an Herrn P. einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstelle und die Kommission durch den Versand der E-Mail an den früheren Ehemann auch die Beschwerdeführerin beleidigt habe.

85. Die Kommission wies erneut darauf hin, dass der Vorgesetzte von Herrn X. und Herr X. sich in den Tagen nach diesem Vorfall beim früheren Ehemann der Beschwerdeführerin entschuldigt hätten (siehe Punkte 19 und 20 oben). Außerdem habe der Vorgesetzte von Herrn X. am 30. Juni 2010 seine Mitarbeiter an die Grundsätze erinnert, die beim Verschicken von elektronischen Nachrichten einzuhalten sind.[6]

86. Auch wenn alle diese Maßnahmen teilweise die Erwartungen des Bürgerbeauftragten gemäß Punkt 75 erfüllen konnten, stimmte die Kommission zu, dass ihre Handlungen und Entschuldigungen bis heute nicht ausreichend waren. Es stimmt zudem, dass die Kommission sich nicht bei der Beschwerdeführerin direkt entschuldigt hatte, sondern nur in ihrer an den Bürgerbeauftragten gesendeten Stellungnahme. Die Gründe hierfür waren, dass es der frühere Ehemann war, der die E-Mail an die Beschwerdeführerin weitergeleitet hatte und dass sich die Beschwerdeführerin direkt an den Bürgerbeauftragten gewande hatte. Da der Kontakt durch den Bürgerbeauftragten entstanden war, wollte die Kommission nicht das Risiko eingehen, den Austausch noch komplexer zu machen, indem sie direkt mit der Beschwerdeführerin in Kontakt trat, da weitere Entschuldigungen – neben der Entschuldigung in der Stellungnahme - möglicherweise als zu spät erschienen wären und bereits vergangenen Groll wieder hätten aufleben lassen.

87. Die Kommission willigte dennoch ein, sich direkt bei der Beschwerdeführerin zu entschuldigen. Aus diesem Grund wollte der Direktor der betroffenen Dienststelle der Beschwerdeführerin einen Brief mit einer formellen Entschuldigung senden, dessen Formulierung möglichst genau den Empfehlungen des Europäischen Bürgerbeauftragten entsprechen sollte.

88. In Bezug auf den Vorwurf gegen Herrn X., dass er die unangemessenen Passagen entfernt hatte, betonte die Kommission, dass dies nur geschah, um die beleidigende Nachricht nicht zu wiederholen und somit die Situation weiter zu verschlimmern. Weder Herr X. noch sein Vorgesetzter hatten zu irgendeinem Zeitpunkt die Existenz der Nachricht verleugnet, was jedoch nicht rechtfertigte, diese mit sämtlichen Antworten an den früheren Ehemann erneut zu versenden.  Deshalb stellten die Handlungen von Herrn X. nach Ansicht der Kommission keinen erschwerenden Umstand dar, wie es die Beschwerdeführerin und der Bürgerbeauftragte aufgefasst haben, sondern genau das Gegenteil.

89. Die Kommission gab an, dass sie zu Beginn keine finanzielle Entschädigung für die Beschwerdeführerin vorgesehen hatte. Sie habe jedoch die Ansicht des Bürgerbeauftragten dazu sowie das entsprechende Anliegen im Brief der Beschwerdeführerin vom 29. September 2010 zur Kenntnis genommen. Vor diesem Hintergrund schlug die Kommission vor, der Beschwerdeführerin 500 EUR für die erlittenen immateriellen Schäden zu zahlen.

90. Die Kommission hatte zudem die Kommentare des Bürgerbeauftragten in Bezug auf das offensichtliche Versagen bei der Untersuchung des Vorfalls zur Kenntnis genommen. Angesichts dessen, dass es sich hier um einen sehr spezifischen Einzelfall handelte und dass die betroffenen Personen bereits erkannt hatten, dass dieses Verhalten inakzeptabel war, wurde es nicht für notwendig oder nützlich erachtet, weitere Untersuchungen durchzuführen. Die Kommission beabsichtige, den Bürgerbeauftragten im Vertrauen über eine eventuelle Nachbearbeitung dieser Angelegenheit zu informieren.

91. Dennoch versicherte die Kommission dem Bürgerbeauftragten, dass sie den Vorfall sehr ernst genommen habe und dass ihre Dienststellen und insbesondere die betroffene Dienststelle starke Bemühungen unternahmen, die Dienstleistungskultur zu verbessern. Demnach beabsichtigten die Direktoren der betreffenden Dienststelle, eine Reihe von Schulungen in dieser Dienststelle zu organisieren, um die Mitarbeiter daran zu erinnern, wie wichtig eine Dienstleistungskultur und ethisches Verhalten ist, und um sicherzustellen, dass man aus diesem Vorfall lernen und sich ein derartiger Fall nicht wiederholen würde.

92. In dem Schreiben, das die Kommission an die Beschwerdeführerin senden wollte, drückte der Direktor der betreffenden Dienststelle seine aufrichtigste Entschuldigung für die Ausdrucksweise in der Nachricht aus, die inakzeptabel, beleidigend und schlichtweg entsetzlich war und einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Er teilte der Beschwerdeführerin mit, dass er angemessene interne Abhilfemaßnahmen ergreifen würde, um sicherzustellen, dass sich Ähnliches nicht wiederholt und sie eine Zahlung in Höhe von 500 EUR erhält.

93. In ihren Anmerkungen bestätigte die Beschwerdeführerin, dass sie ein auf den 14. November 2011 datiertes Schreiben vom Direktor der betreffenden Dienststelle erhalten habe, in dem er sein Bedauern in Bezug auf den Vorfall und die unangemessene Ausdrucksweise aussprach. Sie wies jedoch darauf hin, dass in diesem Schreiben nicht die Tatsache angesprochen wurde, dass die Mitarbeiter der Kommission in ihrer Korrespondenz mit der Beschwerdeführerin vergessen hatten, Artikel 85 des Beamtenstatuts zu erwähnen. Ferner sei nicht angesprochen worden, was sie als Drohungen ihr gegenüber aufgefasst hatte, dass sie Zinsen für die ausstehenden Beträge zu zahlen habe. Auch die Wiedereinrichtungsbeihilfe, um die sie mehrfach gebeten hatte, sei nicht erwähnt worden.

94. Die Beschwerdeführerin gab an, dass es in dem von dem betreffenden Direktor an sie gerichteten Schreiben hieß, dass sich ihre Beschwerde auf einen Einzelfall bezog, was eine eindeutige Verzerrung der Tatsachen darstellte. Die verwendete beleidigende Ausdrucksweise sei noch der harmloseste Aspekt neben zahlreichen anderen vorsätzlichen und arroganten Fehlverhalten von Seiten der Kommission gewesen. Die Kommission hätte am 3. Dezember 2008 die Rückzahlung der mutmaßlich überbezahlten Beträge gefordert; die Beschwerdeführerin habe sich am 6. April 2009 an den Bürgerbeauftragten gewendet, am 21. Mai 2010 habe sie den Bürgerbeauftragten über die beleidigende E-Mail informiert; erst am 30. September 2010 habe die Kommission entschieden, auf die Rückzahlung zu verzichten und von rechtlichen Maßnahmen gegen sie abzusehen. Die Beschwerdeführerin wies darauf hin, dass die Kommission versucht habe, ihr für einen Zeitraum von fast zwei Jahren eine nicht bestehende Schuld zuzuschreiben, und dabei auf Methoden von zweifelhafter Legitimität zurückgegriffen, die sie darüber hinaus als europäische Bürgerin finanziere.

95. Die Beschwerdeführerin gab an, dass sie nicht die von der Kommission angebotenen 500 EUR, sondern eine klare Aussage zu Artikel 85 des Beamtenstatus, der angeblich von ihr geschuldeten Zinsen und der Wiedereinrichtungszulage wolle.

Die Beurteilung des Bürgerbeauftragten nach seinem Empfehlungsentwurf

Zum ersten Beschwerdepunkt und zur Forderung

96. In seinem Empfehlungsentwurf (siehe Punkt 85) hat der Bürgerbeauftragte bereits erklärt, warum er nicht der Meinung ist, dass die Kommission absichtlich die Formulierung von Artikel 85 des Beamtenstatuts unterschlagen oder verheimlicht hat. Was die Frage der Zinsen anbelangt, erachtet es der Bürgerbeauftragte als nützlich, daran zu erinnern, dass die Kommission ihre Forderung zurückgezogen hat, wonach die Beschwerdeführerin eine bestimmte Geldsumme erstatten hätte sollen, auf die möglicherweise Zinsen fällig gewesen wären. Das Thema Zinsen ist daher nicht länger relevant. In Bezug auf die mutmaßlichen Drohungen im Zusammenhang mit den Zinsforderungen kann der Bürgerbeauftragte nach den ihm vorliegenden Informationen nicht feststellen, dass die Kommission der Beschwerdeführerin gegenüber Drohungen formuliert hatte. Diese Informationen lassen vielmehr vermuten, dass die Kommission die Beschwerdeführerin davor warnte, dass für verspätete Zahlungen Zinsen anfallen würden.

97. Es ist zutreffend, dass die Kommission in Bezug auf die Beschwerdeführerin fälschlicherweise Artikel 85 des Beamtenstatuts angewendet und folglich auch die Zahlung der Zinsen für den mutmaßlich geschuldeten Betrag von der Beschwerdeführerin gefordert hat. Es ist daher verständlich, dass die Beschwerdeführerin unter Stress und Unruhe litt, da das Einziehungsverfahren nahezu zwei Jahre andauerte. Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass die Beschwerdeführerin das Angebot der Kommission einer Zahlung von 500 EUR abgelehnt hat, wodurch die Kommission ihr Bedauern über die in den E-Mails eines seiner Beamten verwendete Wortwahl ausdrücken wollte. Daher ist es eindeutig nicht notwendig, zu prüfen, ob die Kommission der Beschwerdeführerin einen weiteren Betrag für die Art der Durchführung des Einziehungsverfahrens hätte anbieten sollen. Auf jeden Fall hat die Beschwerdeführerin keine Forderung nach auf einer solchen Zahlung gestellt.

98. In Bezug auf die Forderung der Beschwerdeführerin, die Kommission solle sich zum Thema der Wiedereinrichtungszulage äußern, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass dieses Thema weder in der Beschwerde noch in seinem Empfehlungsentwurf angesprochen wurde und deshalb hier nicht zu behandeln sei. Der Beschwerdeführerin steht es natürlich frei, eine gesonderte Beschwerde über diese Angelegenheit beim Bürgerbeauftragten einzureichen.

Zum zweiten Beschwerdepunkt

99. In seinem Empfehlungsentwurf kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die Kommission, indem sie, wenn auch versehentlich, ihrem Ex-Mann eine E-Mail übermittelte, die eine inakzeptable, beleidigende und schlichtweg entsetzliche Ausdrucksweise enthielt, schweres Fehlverhalten in der Verwaltungstätigkeit an den Tag gelegt hatte. Er bemerkte, dass zudem Anstrengungen unternommen wurden, um von der Übermittlung dieser E-Mail abzulenken und diese somit zu vertuschen. Der Bürgerbeauftragte war der Auffassung, dass die Reaktion der Kommission im vorliegenden Fall unbefriedigend war und empfahl, dass die Kommission ihre Position überprüfen und angemessene Schlussfolgerungen aus diesem Vorfall ziehen sollte.

100. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission eine Reihe von Abhilfemaßnahmen ergriffen hat. Erstens hat die Kommission eingeräumt, dass das Versenden der E-Mail Ex-Mann der Beschwerdeführerin gesendete E-Mail ein klarer Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte, wodurch auch die Beschwerdeführerin beleidigt wurde. Zweitens hat der Direktor der betreffenden Dienststelle ein Schreiben an die Beschwerdeführerin verfasst sich für die inakzeptable, beleidigende und schlichtweg entsetzliche Ausdrucksweise entschuldigt. Drittens hat die Kommission der Beschwerdeführerin 500 EUR für immaterielle Schäden aufgrund dieses Missstandes in der Verwaltungstätigkeit angeboten.

101. Der Bürgerbeauftragte begrüßt, dass die Kommission eingeräumt hat, dass es sich bei dem Vorfall, der zum zweiten Beschwerdepunkt der Beschwerdeführerin geführt hat, um einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit handelte, und er begrüßt das anschließende Entschuldigungsschreiben an die Beschwerdeführerin vom Direktor der betreffenden Dienststelle, das in Form und Inhalt im Einklang der Schwere des Missstands in der Verwaltungstätigkeit entsprach. Der Bürgerbeauftragte zeigt sich erfreut darüber, dass die Kommission der Beschwerdeführerin eine Entschädigung angeboten hat. Die Tatsache, dass die Beschwerdeführerin den von der Kommission angebotenen Betrag nicht angenommen hat, ändert nichts an dem Schluss, dass die von der Kommission unternommenen Schritte als echte Bemühung zu sehen sind, den Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten umzusetzen.

102. In ihrer begründeten Stellungnahme gab die Kommission an, dass Herr X., als er am 30. April 2010 an Herrn P. schrieb, die unangemessenen Passagen nur deshalb gelöscht habe, um die Wiederholung der beleidigenden Nachricht zu vermeiden und somit die Situation nicht weiter zu verschlimmern, da sie mit jeder Antwort erneut versendet wird. Der Bürgerbeauftragte ist nicht überzeugt, dass dies die logischste und glaubwürdigste Erklärung für das Verhalten von Herrn X. ist. Er kann jedoch nicht ausschließen, dass die Erklärung der Kommission korrekt ist. Auf jeden Fall ist der Bürgerbeauftragte der Meinung, dass dieser Punkt keiner weiteren Untersuchung bedarf, da die Reaktion der Kommission auf seinen Empfehlungsentwurf insgesamt eindeutig konstruktiv ist.

103. Es erscheint nützlich, hinzuzufügen, dass die Kommission mitgeteilt hat, dass sie eine Untersuchung nicht für nötig befand, da es sich um einen sehr spezifischen Einzelfall handelte und die betroffenen Personen sich bereits bewusst seien, dass ihr Verhalten nicht akzeptabel war. Sie kündigte an, dass sie den Bürgerbeauftragten über eine mögliche Nachuntersuchung zu dieser Angelegenheit vertraulich informieren würde. Der Zweck einer verwaltungstechnischen Untersuchung ist es, festzustellen, ob eine den EU-Beamten obliegende Verpflichtung nicht erfüllt worden ist.[7] Es scheint nützlich, anzumerken, dass die Kommission zugegeben hat, dass das Versenden der Nachricht ein Missstand der Verwaltungstätigkeit war, das heißt, dass die anwendbaren Vorschriften nicht eingehalten wurden.[8] Die Frage nach der Verhängung möglicher disziplinarischer Folgemaßnahmen liegt vollständig im Ermessensspielraum der Kommission, und es ist, wie in Punkt 73 dargestellt, nicht Aufgabe des Bürgerbeauftragten, als vorgeschaltetes Disziplinarorgan tätig zu werden und Maßnahmen in Bezug auf einzelne Beamte zu empfehlen. Dennoch hat der Bürgerbeauftragte zur Kenntnis genommen, dass, falls derartige Schritte unternommen werden, die Kommission ihn darüber im Vertrauen informieren würde.

104. Von einem allgemeinen Standpunkt aus betonte der Bürgerbeauftragte in seinem Empfehlungsentwurf, dass die Kommission immer noch mehr tun könne, um sicherzustellen, dass sie bei ihrer Arbeit von der Idee einer Dienstleistungskultur geleitet wird, insbesondere in den Bereichen, in denen sie noch nicht voll angenommen wurde. Aus diesem Grund begrüßt der Bürgerbeauftragte die Absicht der Kommission, eine Reihe von Schulungen und Workshops zu organisieren, um die Bedeutung dieser Idee zu unterstreichen, die für jede Verwaltung wichtig ist, die täglich mit Bürgern zu tun hat. In diesem Zusammenhang bestätigt der Bürgerbeauftragte erneut, dass er bereit ist, die Kommission dabei zu unterstützen. Der Bürgerbeauftragte vertraut darauf, dass die Kommission in diesem Zusammenhang auch betonen wird, dass Bürger, die von ihrem Recht Gebrauch machen, sich beim Bürgerbeauftragten zu beschweren, nicht benachteiligt oder schlecht behandelt werden dürfen; ihre Beschwerden sollten stattdessen als nützliches Feedback dazu gesehen werden, wo die jeweiligen Dienstleistungsstandards in Bezug auf die Idee einer Dienstleistungskultur liegen und, wenn möglich, als Quelle für Ideen, um das Niveau und die Qualität der Dienstleistungen der Institution zu erhöhen.

105. Abschließend begrüßt der Bürgerbeauftragte die Tatsache, dass die Kommission die Existenz eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit eingeräumt, sich dafür entschuldigt hat und der Beschwerdeführerin für die immateriellen Schäden eine finanzielle Entschädigung angeboten hat. Auch wenn die Beschwerdeführerin sich entschied, die ihr angebotene Zahlung nicht anzunehmen, ist der Bürgerbeauftragte dennoch der Meinung, dass die Kommission angemessene Schritte unternommen hat, um seinen Empfehlungsentwurf in Bezug auf den zweiten Beschwerdepunkt der Beschwerdeführerin umzusetzen.

D. Schlussfolgerungen

Aufgrund seiner Untersuchungen zu dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit folgender Schlussfolgerung ab:

In Bezug auf die Aspekte des ersten Beschwerdepunktes, wonach behauptet wurde, die Kommission habe willkürlich und inkonsistent gehandelt, liegt kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vor. Es bestehen keine ausreichenden Gründe für eine weitere Untersuchung des Aspektes des ersten Beschwerdepunktes, wonach behauptet wird, die Kommission habe in Bezug auf die Beschwerde der Beschwerdeführerin illegal gehandelt.

Die Kommission hat angemessene Schritte eingeleitet, um den Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten in Bezug auf den zweiten Beschwerdepunkt der Beschwerdeführerin umzusetzen.

Die Beschwerdeführerin und die Kommission werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

 

Pr Nikiforos Diamandouros

Straßburg, den 7. November 2012

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[1] Es hat den Anschein, dass dieser Betrag die Differenz zwischen der Summe von 5.028,16 Euro, der der Kommission zufolge zuviel gezahlt worden war, und bestimmten Beträgen, die in der Zwischenzeit bereits eingezogen worden waren, darstellt.

[2] „Der Bürgerbeauftragte kann mit einer Beschwerde, die das Arbeitsverhältnis zwischen den Organen und Institutionen der Gemeinschaft und ihren Beamten und sonstigen Bediensteten betrifft, nur dann befasst werden, wenn die internen Möglichkeiten zur Einreichung von Anträgen und Beschwerden, insbesondere gemäß Artikel 90 Absätze 1 und 2 des Beamtenstatus, von dem Betreffenden genutzt wurden und nachdem die Beantwortungsfrist der so befassten Behörde abgelaufen ist.“

[3] Französisch: "'résidence' se définit comme étant le lieu où la personne qui a la garde de l'enfant justifie par tous moyens habiter de manière effective et habituelle."

[4] Mehr Informationen zu dem Entwurf einer Erklärung zu diesen Grundsätzen und der öffentlichen Konsultation sind verfügbar unter: http://www.ombudsman.europa.eu/de/resources/otherdocument.faces/de/10111/html.bookmark

[5] Die Dienststellen des Bürgerbeauftragten kontaktierten die Dienststellen der Kommission nach Erhalt der detaillierten Stellungnahme. Die Dienststellen der Kommission bestätigten, dass der Betrag von 331,40 EUR, der zunächst einbehalten worden war, um mit den zurückzuzahlenden Schulden verrechnet zu werden, in der Zwischenzeit an die Beschwerdeführerin ausgezahlt worden sei.

[6] „Inzwischen ist es gängige Praxis, mit den Nutzern der [betreffenden Dienststelle] per E-Mail zu kommunizieren. Auch wenn dieses Kommunikationsmittel der verbalen Kommunikation ähnelt, bleibt es immer noch ein schriftliches Austauschmedium, das somit einen dauerhaften und manchmal offiziellen Charakter hat, der eine schnelle Verbreitung von Informationen an viele Empfänger ermöglicht.

Aus diesem Grunde bitte ich Sie im Einklang mit den oben erwähnten Schlussfolgerungen der [Versammlung des Managements der betreffenden Dienststelle] vom 1. Juni 2010, sehr vorsichtig zu sein, wenn sie im Rahmen ihrer täglichen Arbeit E-Mails versenden. Dies umfasst:

• die Verwendung eines für schriftliche Dokumente angemessenen Stils und Sprachniveaus
• die sorgfältige Auswahl des richtigen Empfängers der Nachricht
• bei Weiterleitung einer E-Mail eines Nutzers an einen Kollegen innerhalb der [betroffenen Dienststelle] keine persönlichen Kommentare hinzufügen, von denen der Nutzer später Kenntnis erlangen könnte;
• das Versenden von Nachrichten ausschließlich an betroffene oder für diese Angelegenheit zuständige Personen

Sie finden im Anhang als Erinnerung die Empfehlungen von DG DIGIT zur Verwendung von elektronischen Kommunikationsmitteln.“ (Übersetzung)

[7] Artikel 86 des Beamtenstatuts legt fest: "1. Gegen Beamte oder ehemalige Beamte, die vorsätzlich oder fahrlässig die ihnen durch das Statut auferlegten Pflichten verletzen, kann eine Disziplinarstrafe verhängt werden.

2. Werden der Anstellungsbehörde …Tatsachen zur Kenntnis gebracht, die auf eine Verletzung der Dienstpflichten im Sinne von Absatz 1 schließen lassen, so können diese eine Verwaltungsuntersuchung einleiten, um zu prüfen, ob eine solche Dienstpflichtverletzung vorliegt.

[...]"

[8] Eine vom Bürgerbeauftragten vorgeschlagenen und vom Europäischen Parlament unterstützte Definition des Missstandes in der Verwaltungstätigkeit besagt, dass ein Missstand vorliegt, wenn eine öffentliche Einrichtung nicht im Einklang mit für sie verbindlichen Regeln oder Grundsätzen handelt.