Der Fall betraf das Versäumnis der Kommission, auf die Mitteilungen des Beschwerdeführers zu seinen Schwierigkeiten bei der Einreichung eines Finanzhilfevorschlags zu antworten. Aufgrund technischer Probleme konnte sich der Beschwerdeführer nicht über das System PRIAMOS der Kommission bewerben. Stattdessen reichte sie ihren Vorschlag per E-Mail ein, der unbeantwortet blieb.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Thema und forderte die Kommission auf, zu antworten. In ihrer Antwort entschuldigte sich die Kommission dafür, nicht früher geantwortet zu haben. Sie erklärte, dass sie den E-Mail-Antrag des Beschwerdeführers nicht akzeptieren könne, da das System ordnungsgemäß funktioniert habe und die Kommission nicht in der Lage gewesen sei, Versuche des Beschwerdeführers zu erkennen, den Vorschlag vor Ablauf der Frist über PRIAMOS zu übermitteln.

Der Fall betraf das angebliche Versäumnis des Büros des Sonderbeauftragten der Europäischen Union (EUSR-Büro) im Kosovo, Praktikanten über die Schritte eines Einstellungsverfahrens auf dem Laufenden zu halten. Die Bürgerbeauftragte erkundigte sich zu diesem Thema und erklärte, dass es sowohl höflich als auch dienstleistungsorientiert sei, den Eingang der Bewerbungen zu bestätigen und die Bewerber über die wesentlichen Schritte (wie ihren Ausschluss von einem Einstellungsverfahren) zu informieren, die sich auf ihre Fortschritte bei einem Einstellungsverfahren auswirkten. Sie habe jedoch geprüft, wie sie ihre Kommunikation mit Personen, die Praktikanten werden wollten, verbessern könne, z. B. indem sie alle diese Personen über relevante Verfahrensschritte informiert habe, indem sie relevante Informationen auf ihrer Website veröffentlicht habe. Der Bürgerbeauftragte forderte das Büro des Sonderbeauftragten auf, über die Umsetzung dieser Lösung Bericht zu erstatten.

In diesem Fall ging es um die angeblich rechtswidrige und/oder unlautere Entscheidung der EU-Delegation in Armenien, einen Finanzhilfevertrag im Zusammenhang mit einem in Armenien und Jordanien durchgeführten Projekt zum Nachteil des Beschwerdeführers, einer italienischen NRO, die im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit tätig ist, zu kündigen. Nach sorgfältiger Prüfung aller Fakten und Argumente kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die Erklärung der Delegation für die Entscheidung über die Beendigung unvollständig war. Der Bürgerbeauftragte schlug daher vor, dass die Kommission in ihrer Aufsichtsfunktion über die EU-Delegationen dem Beschwerdeführer eine umfassendere Erklärung zu den Gründen für die Beendigung des Projekts geben sollte.

In ihrer Antwort auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten erklärte die Kommission, dass die Delegation bei der Entscheidung über die Kündigung des Vertrags alle relevanten Faktoren berücksichtigt habe. Sie räumte jedoch ein, dass die Erklärung für die Beendigung des Zuschusses möglicherweise nicht umfassend genug gewesen sei. Daher übermittelte sie dem Bürgerbeauftragten ein Schreiben, das die Delegation dem Beschwerdeführer übermittelt hatte und in dem sie alle Faktoren erläuterte, die sie bei ihrer Bewertung berücksichtigt hatte.

Ungeachtet der Tatsache, dass die Beschwerdeführerin ihre Unzufriedenheit mit der Antwort der Kommission auf ihren Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung zum Ausdruck brachte, vertrat die Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die Kommission Schritte unternommen habe, um die Angelegenheit zu lösen. Sie beschloss daher, den Fall abzuschließen.

Diese Untersuchung erfolgte im Rahmen des Besuchs des Europäischen Bürgerbeauftragten beim Europäischen Institut für Gleichstellungsfragen. Der Besuch war Teil des Besuchsprogramms des Bürgerbeauftragten bei EU-Agenturen, das darauf abzielte, bewährte Verfahren in den Beziehungen zwischen den Agenturen und den Bürgern zu verbreiten. Im Rahmen des Besuchs prüfte der Bürgerbeauftragte i) die ersten Kontakte des Instituts zur Öffentlichkeit, ii) Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht, iii) Einstellung, iv) Angebote und Verträge, v) Interessenkonflikte und vi) Meldung von Missständen. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete dem Institut sechs Vorschläge zur Verbesserung seiner Leistung in diesen Bereichen. Die Antwort des EIGE bestätigte, dass es Maßnahmen ergreife, indem es unter anderem Informationen über seine Arbeit in allen EU-Amtssprachen zur Verfügung stelle und detailliertere Bestimmungen in Bezug auf die Meldung von Missständen erlasse.

Da der Besuch der Bürgerbeauftragten darauf hindeutete, dass das Institut mehr tun müsse, um Fälle von Belästigung zu behandeln und sogar zu verhindern, verfolgte sie speziell dieses Thema und wurde durch die entschlossenen Maßnahmen des Instituts als Reaktion darauf ermutigt. Um weitere Verbesserungen zu fördern, hat der Bürgerbeauftragte unter anderem vorgeschlagen, dass das EIGE regelmäßig Schulungen in diesem Bereich organisiert, die für die Arbeit des Instituts von zentraler Bedeutung sind.

Im Rahmen des Programms der Besuche bei EU-Agenturen besuchte der Europäische Bürgerbeauftragte Frontex am 4. Oktober 2012. Der Bericht über den Besuch enthielt eine Reihe von Vorschlägen zu den während des Besuchs erörterten Themen. Diese Themen waren: i) Frontex-Verordnungen über persönliches Verhalten und gutes Verwaltungsverhalten; ii) die Grundsätze des öffentlichen Dienstes; iii) Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht (öffentlicher Zugang zu Dokumenten); iv) Auswahl und Einstellung; v) Interessenkonflikte; vi) Meldung von Missständen; und vii) Angebote und Verträge. Nach weiteren Untersuchungen kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass Frontex einen konstruktiven Ansatz verfolgte und bereit war, die meisten Vorschläge des Bürgerbeauftragten umzusetzen. Die Bürgerbeauftragte bedauerte zwar, dass Frontex einer proaktiven Offenlegung der Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses nicht zustimmte, stellte jedoch fest, dass diese Frage in einer an alle Agenturen gerichteten Initiativuntersuchung behandelt würde. Der Bürgerbeauftragte machte auch zwei weitere Bemerkungen.

Erstens begrüßte er, dass Frontex derzeit den Beschluss seines Verwaltungsrats vom 21. September 2006 über die praktischen Modalitäten für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten überarbeitet. Er erinnerte Frontex an die Notwendigkeit, die Bestimmungen der Verordnung 1049/2001 vollständig umzusetzen, und insbesondere daran, dass ihr Register eine Liste sensibler Dokumente enthalten sollte. Er forderte Frontex außerdem auf, den überarbeiteten Beschluss bis Ende März 2014 an den Bürgerbeauftragten zu übermitteln. Zweitens ermutigte der Bürgerbeauftragte Frontex, den Bürgern, die seine Website besuchen, durch einen Link von der Homepage zum Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis zu helfen.

Das Programm des Bürgerbeauftragten für Besuche bei EU-Agenturen soll sicherstellen, dass sie die Grundsätze der guten Verwaltung, wie Transparenz und hohe ethische Standards, einhalten. Im Rahmen dieses Programms besuchte die Bürgerbeauftragte am 14. Juni 2012 den Europäischen Ausschuss für Systemrisiken (ESRB). Im Anschluss an den Besuch übermittelte er dem ESRB einen Bericht, in dem er mehrere Vorschläge machte.

In seinem Bericht forderte der Bürgerbeauftragte den ESRB auf, seine Verfahren zur Bewältigung potenzieller Interessenkonflikte, die sein Personal betreffen, zu verbessern. Darüber hinaus schlägt er vor, dass der ESRB in Bezug auf die Verbreitung von Informationen und die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten transparenter werden sollte. Der Bürgerbeauftragte schlug ferner vor, dass der ESRB bei der Einstellung seines Personals Informationen über Rechtsbehelfe zur Verfügung stellen sollte, die den Bewerbern in Stellenausschreibungen und Schreiben zur Ablehnung von Bewerbungen zur Verfügung stehen. Schließlich forderte er den ESRB auf, die EZB aufzufordern, eine Erklärung im Einstellungsbereich ihrer Website umzuformulieren, um sie bürgerfreundlicher zu gestalten.

Am 25. Juni 2013 übermittelte der ESRB seinen Follow-up-Aktionsplan. Der Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass der ESRB geeignete Schritte unternommen habe, um die meisten seiner Vorschläge zu übernehmen. In Bezug auf die verbleibenden Fragen kommt er zu dem Schluss, dass der ESRB Maßnahmen in die richtige Richtung ergriffen habe, um sie umzusetzen. Er kam daher zu dem Schluss, dass keine weiteren Untersuchungen zu den hier geprüften Fragen gerechtfertigt seien, und schloss den Fall ab.

Im Rahmen seines Besuchsprogramms bei den EU-Agenturen besuchte der Bürgerbeauftragte am 19. Juli 2012 die Agentur für Netz- und Informationssicherheit (ENISA). Im Anschluss an den Besuch übermittelte er der ENISA einen Bericht, in dem er folgende Vorschläge machte: a) Die ENISA könnte ihre Verpflichtung zu den Grundsätzen des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (im Folgenden „ECGAB“) für die Unionsbürger sichtbarer machen, indem sie auf ihrer Website einen Link zum ECGAB bereitstellt; b) die ENISA könnte erwägen, i) eine eigene Seite auf ihrer Website einzurichten, auf der die für Anträge auf Zugang zu Dokumenten und die zuständige Kontaktperson geltenden Vorschriften aufgeführt werden, ii) einen Jahresbericht über die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu erstellen und iii) ein öffentliches Register ihrer Dokumente einzurichten; c) die ENISA könnte erwägen, die Bewerber über ihr Recht, eine ungünstige Entscheidung anzufechten, in allen 23 Vertragssprachen zu informieren; d) Im Hinblick auf eine weitere Verbesserung der Informationen, die den Bewerbern bei Auswahl- und Einstellungsverfahren zur Verfügung gestellt werden; e) Die ENISA könnte ihren Standpunkt zur Offenlegung der Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses überdenken; f) die ENISA könnte sicherstellen, dass alle ihre Bediensteten über die Grundsätze des öffentlichen Dienstes für EU-Beamte informiert werden und dass sie erwägen könnte, die Grundsätze des öffentlichen Dienstes auf ihrer Website zugänglich zu machen; g) die ENISA könnte die in ihrer Gründungsverordnung festgelegten konkreten Maßnahmen zu Interessenkonflikten ergreifen, um ihren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen; h) die ENISA könnte erwägen, die Bediensteten über die im Statut vorgesehene Möglichkeit zu informieren, das mögliche Vorliegen einer rechtswidrigen Tätigkeit zunächst intern zu melden.

Am 31. Januar 2013 übermittelte die ENISA ihre Folgeantwort. In ihrer Antwort erläuterte die ENISA die Maßnahmen, die zur Umsetzung der Vorschläge des Bürgerbeauftragten ergriffen wurden.

Der Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass die ENISA nach seinem Besuch bei der Agentur einen konstruktiven Ansatz und die Bereitschaft gezeigt hat, seine Vorschläge umzusetzen. Angesichts der positiven Reaktion der ENISA auf seine Vorschläge schloss der Bürgerbeauftragte seine Untersuchung ab.

Die Beschwerdeführerin ist von ihrem ehemaligen Ehemann geschieden, der bei der Europäischen Kommission in Luxemburg als Bediensteter auf Zeit beschäftigt war. Die Beschwerdeführerin und ihr früherer Ehemann haben zwei Kinder, für die die Beschwerdeführerin das Sorgerecht hat. Die Kommission zahlte an die Beschwerdeführerin eine Haushaltszulage, eine Zulage für unterhaltsberechtigte Kinder und eine Erziehungszulage im Namen und für ihren ehemaligen Ehemann.

2008 teilte der ehemalige Ehemann der Beschwerdeführerin der Kommission mit, dass seine frühere Frau und seine Kinder nicht mehr in Deutschland lebten, sondern bereits vor über einem Jahr nach Bulgarien gezogen waren. Dies bedeutete, dass die Kommission im Zusammenhang mit den Familienzulagen höhere Beträge gezahlt hatte als das, was der Familie eigentlich zustand, da die Zulagen entsprechend einem Berichtigungskoeffizienten auf der Grundlage der Lebenshaltungskosten berechnet wurden. Die Beschwerdeführerin teilte der Kommission mit, dass sie ebenso wie ihre Kinder ihren Wohnsitz nach wie vor in Deutschland hatte. Die Kommission war jedoch nicht davon überzeugt, dass dies tatsächlich der Fall war, und leitete ein Wiedereinziehungsverfahren wegen angeblich zu viel gezahlter Zulagen gegen sie ein.

Die Beschwerdeführerin wandte sich an den Europäischen Bürgerbeauftragten, der eine Untersuchung einleitete. Bei dieser Untersuchung verschickte ein Kommissionsbediensteter versehentlich eine in einer fürchterlich vulgären Sprache abgehaltene E-Mail an den früheren Ehemann, die nicht nur eine Beleidigung für den Ehemann, sondern auch für die Beschwerdeführerin darstellte. Die Beschwerdeführerin trug das Problem dem Bürgerbeauftragten vor, der entschied, dass es gerechtfertigt war, die offensichtliche Beleidigung der Beschwerdeführerin in diese Untersuchung mit aufzunehmen.

Während der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten erkannte die Kommission an, dass sie die Vorschriften für die Wiedereinziehung von angeblich zu viel gezahlten Familienzulagen, soweit die Beschwerdeführerin betroffen war, nicht ordnungsgemäß angewandt hatte. Doch obwohl sich die Kommission bei der Beschwerdeführerin für die beleidigende E-Mail entschuldigt hatte, war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass ihre Reaktion sowohl der Form als auch dem Inhalt nach dem aufgetretenen Missstand in der Verwaltungstätigkeit nicht angemessen war. Daher richtete er einen Empfehlungsentwurf an die Kommission. Außerdem wies der Bürgerbeauftragte auf die Möglichkeit hin, dass die Verwendung einer inakzeptablen Sprache in der betreffenden E-Mail durchaus auch ein Zeichen für ein weiter reichendes Problem bei den Kommissionsdienststellen sein könnte.

In ihrer ausführlichen Stellungnahme legte die Kommission ein Entschuldigungsschreiben vor, das der Direktor der betreffenden Dienststelle an die Beschwerdeführerin gerichtet hatte, und bot der Beschwerdeführerin eine Zahlung in Höhe von 500 EUR als Entschädigung für den ihr zugefügten moralischen Schaden an. Darüber hinaus organisierte die Kommission eine Reihe von internen Schulungsmaßnahmen, bei denen die Bedeutung der Ethik und einer Servicekultur gegenüber den EU-Bürgern unterstrichen wurde. Obwohl sich die Beschwerdeführerin dafür entschied, das Angebot der Kommission, sie für den ihr entstandenen moralischen Schaden zu entschädigen, nicht anzunehmen, gelangte der Bürgerbeauftragte zu der Schlussfolgerung, dass die Kommission zur Umsetzung seines Empfehlungsentwurfs angemessene Schritte sowohl individueller als auch allgemeiner Natur unternommen hatte.

Der Beschwerdeführer war Gegenstand einer Untersuchung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF). Das OLAF gab Einzelheiten über das Ergebnis seiner Untersuchung an Dritte weiter, die in einem Presseartikel im Land des Beschwerdeführers veröffentlicht wurden. Nach Auffassung des Europäischen Datenschutzbeauftragten verstößt die Offenlegung gegen die EU-Datenschutzvorschriften. In der Folge forderte der Beschwerdeführer das OLAF auf, ein Fehlverhalten bei der Offenlegung der personenbezogenen Daten zuzugeben und sich dafür zu entschuldigen.

Das OLAF lehnte dies zunächst ab. Im Anschluss an die Untersuchung des Bürgerbeauftragten sandte er jedoch ein Schreiben an den Beschwerdeführer, in dem er sein Bedauern darüber zum Ausdruck brachte, dass er in seinem Fall nicht im Einklang mit den Datenschutzvorschriften gehandelt hatte, und sich bei ihm entschuldigte. Obwohl der Beschwerdeführer mit der Entschuldigung nicht zufrieden war, vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass er der Forderung des Beschwerdeführers entsprochen habe, und kam daher zu dem Schluss, dass es für ihn keinen Grund gebe, weitere Untersuchungen der Beschwerde durchzuführen.