Уважаема г-жо Х,

Омбудсманът получи жалба срещу Агенцията на Европейския съюз в областта на убежището (EUAA). Жалбата се отнася до отказа на EUAA да предостави публичен достъп до няколко документа, съдържащи информация относно условията на приемане на мигранти в Кипър.

Искането на жалбоподателя за достъп от 12 септември 2023 г. беше стеснено на 30 октомври 2023 г. след различен обмен на информация с EUAA. То се отнасяше до всички документи, съхранявани от EUAA, включително цялата кореспонденция между EUAA и Европейската комисия (ГД „Миграция и вътрешни работи“), свързани с условията на приемане в съществуващи или бъдещи съоръжения за управление на миграцията в Кипър. Искането обхвана периода от 1 февруари 2023 г. до 12 септември 2023 г.

На 17 януари 2024 г., след като EUAA не издаде първоначално решение в рамките на срока, предвиден в законодателството на ЕС относно публичния достъп до документи (Регламент (ЕО) No 1049/2001), жалбоподателят подаде потвърдително заявление. На 12 февруари 2024 г. EUAA прие потвърдително решение, в което установи, че 76 документа попадат в обхвата на искането за достъп на жалбоподателя и предостави широк частичен достъп до два от тях. EUAA отказа достъп до останалите 74 документа въз основа на три изключения съгласно Регламент 1049/2001, а именно необходимостта от защита на обществения интерес по отношение на обществената сигурност, както и необходимостта от защита на личните данни и процеса на вземане на решения.

Жалбоподателят е недоволен от отказа на EUAA да предостави (частичен) достъп до документите. Тя счита, че частичното разкриване е било отказано до голяма степен по административни причини и че EUAA не е успяла да докаже наличието на сериозни и предвидими рискове за обществената сигурност и нейното вътрешно вземане на решения. Тя обаче не оспорва заличаването на лични данни.

Решихме да започнем разследване по жалбата срещу решението на EUAA да откаже достъп до 74-те документа съгласно Регламент 1049/2001.

В Регламент (ЕО) No 1049/2001 се посочва, че заявленията за достъп следва да се обработват бързо. В съответствие с този принцип омбудсманът се стреми да разглежда случаи като този възможно най-бързо.

Като първа стъпка считаме, че е необходимо да се разгледат спорните документи в жалбата, както и консултациите с трети страни [1], проведени от EUAA във връзка с документи, до които тя е отказала достъп. Ще Ви бъдем благодарни, ако EUAA предостави тези документи, за предпочитане в електронен формат, чрез криптирана електронна поща [2] до 25 април 2024 г.

Документите, които са предмет на искането за публичен достъп, ще бъдат третирани поверително, заедно с всички други материали, които EUAA избере да сподели с нас, за да ги обозначи като поверителни. Документи от този вид ще бъдат обработвани и съхранявани в съответствие с този поверителен статут и ще бъдат изтрити от досиетата на омбудсмана скоро след приключване на проверката.

Позицията на EUAA е изложена в потвърдителното ѝ решение от 12 февруари 2024 г. Ако обаче EUAA желае да предостави допълнителни становища, които да бъдат взети предвид от омбудсмана по време на настоящата проверка, ще Ви бъдем благодарни, ако ни бъдат предоставени в срок от петнадесет работни дни от получаването на настоящото писмо, т.е. до 9 май 2024 г.

В случай че размерът на документите представлява проблем или за всеки друг въпрос, моля, не се колебайте да се свържете със служителя по запитванията, отговарящ за случая, който е Amandine Le Bellec.

Искрено ваш,

Росита Хики,
директор "Разследвания"

Страсбург, 18.4.2024 г.

[1] От потвърдителното решение разбираме, че EUAA се е консултирала с Европейската комисия, посолството на Нидерландия в Кипър, Международната организация по миграция, неправителствената организация Watershed, Европейската агенция за гранична и брегова охрана и кипърските органи.

[2] Криптираните имейли могат да бъдат изпращани до специалната ни пощенска кутия.