Bäste herr Leggeri,

Jag skriver för att föreslå några förbättringar av din byrås hantering av ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar.

Jag uppskattar verkligen ert positiva svar på mitt tidigare förslag ^[1] om att Frontex skulle kunna se över delar av sitt administrativa förfarande för att hantera begäranden om tillgång mer effektivt. Ni gick faktiskt längre och införde ett integrerat system för behandling av begäranden om tillgång, inklusive en portal för allmänhetens tillgång ^[2]. Jag skulle vilja erkänna detta initiativ i slutet av dessa undersökningar.

Dessutom anser jag att er framgång med detta system kan förbättras genom att ta itu med ett antal tekniska brister som saknas i de viktigaste EU-institutionernas förfaranden. Jag är övertygad om att de skulle kunna åtgärdas snabbt och utan oproportionerligt arbete för er byrå. I huvudsak handlar det om kommunikation med personer som söker tillgång till handlingar:

• För närvarande använder Frontex ett upphovsrättsanspråk som verkar alltför restriktivt. Frontex förbjuder sökande att dela med sig av sina handlingar, trots att EU:s regler kräver att institutionerna ger allmänheten tillgång till handlingar ^[3]. Jag känner inte till andra EU-institutioner som på samma sätt förbjuder sådan delning. Jag har förstått att Frontex håller på att inrätta ett ”register för allmänhetens tillgång”, som kommer att innehålla alla handlingar som beviljats tillgång och göra dem tillgängliga för allmänheten. När detta register har upprättats kommer upphovsrättsanspråket i vilket fall som helst att förlora sin betydelse. Jag hoppas att ni håller med om att de nuvarande varningar som Frontex utfärdar (som vissa kan uppfatta som ett rättsligt hot) om enskilda personers frihet att dela, använda eller hänvisa till offentliggjorda handlingar är onödiga, i linje med principerna om god förvaltning.
• Jag noterar också att Frontex allmänna upphovsrättspolitik verkar vara mycket mer restriktiv än andra institutioners upphovsrättspolitik som jag har undersökt. Jag skulle uppskatta om du kunde be din personal att uppdatera Frontex upphovsrättspolicy så att den överensstämmer med andra EU-institutioners bästa praxis.
• Frontex har också beslutat att begränsa den tid som sökande kan ta del av de handlingar de får via den nya portalen för allmänhetens tillgång (15 arbetsdagar). Jag anser inte att det uppstår några administrativa eller rättsliga problem med att ge sökande tillgång till handlingarna under en mycket längre period.
• Slutligen verkar din byrås nya portal för allmänhetens tillgång inte ge möjlighet att ta emot Frontex svar och handlingar direkt via e-post. Förutom att det utgör ett nytt hinder för enskilda personer minskar detta den sömlösa tekniska kommunikationen med vissa onlineplattformar för transparens som är verksamma i Europa ^[4].

I bilagan till denna skrivelse har jag lagt fram ett särskilt förslag till lösning som återspeglar hur jag anser att Frontex bäst kan lösa dessa frågor.

Jag hoppas verkligen att er personliga uppmärksamhet på ovanstående frågor kan säkerställa att de föreslagna ändringarna görs.  Detta skulle göra det möjligt för mig att avsluta denna undersökning och de två fallen. Jag skulle vara tacksam om jag kunde få ert svar före den 11 juni 2021. När jag har mottagit ert svar kommer vi att skicka en kopia av det till klaganden tillsammans med en kopia av detta brev.

Tack för ert fortsatta samarbete.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 7 maj 2021

Bilaga: Ombudsmannens specifika förslag till lösning

bilaga

Ombudsmannens specifika förslag till lösning ^[5]

1. Frontex bör inte längre använda sitt nuvarande upphovsrättsanspråk när man besvarar begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar. Som ett förslag till förbättring ^[6] bör Frontex överväga att uppdatera sin upphovsrättspolitik på grundval av andra EU-institutioners bästa praxis.

2. Frontex bör se till att sökande kan få tillgång till alla handlingar som laddas upp på dess portal för allmänhetens tillgång under minst två år ^[7].

3. Frontex bör, när den tar emot ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar via plattformar i det civila samhället ^[8] eller när det på annat sätt är en sökandes uttryckliga önskan, skicka sina svar via e-post och inte via sin portal för allmänhetens tillgång. Detta innebär att det faktiska svaret på en begäran om tillgång till handlingar eller en bekräftande begäran – och inte bara ett meddelande om åtkomst till Frontex offentliga portal – bör skickas till en sökande via e-post, såvida det inte finns mycket goda skäl (som bör förklaras) för Frontex att inte göra det.^[9] För att enskilda personer enkelt ska kunna kontakta Frontex med ytterligare frågor eller lämna in bekräftande ansökningar ^[10] bör Frontex i sina svar ange en e-postadress genom vilken sökande kan kontakta Frontex.

[1] Lösningsförslag i ärende 1616/2016/MDC: https://europa.eu/!vP84HY.

[2] https://pad.frontex.europa.eu/padrequests/create. 

[3] Se förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj.

[4] Till exempel webbplatserna AskTheEU.org eller FragDenStaat.de.

[5] Enligt artikel 3.5 i ombudsmannens stadga och artikel 5 i ombudsmannens genomförandebestämmelser.

[6] Enligt artikel 6.1 i ombudsmannens genomförandebestämmelser.

[7] Enligt artikel 2.4 i ombudsmannens stadga kan ett klagomål inges inom två år från den dag då den person som inger klagomålet fick kännedom om de omständigheter som klagomålet grundar sig på.

[8] Såsom FragDenStaat.de eller AskTheEU.org.

[9] Ett mycket bra skäl kan till exempel vara att enskilda dokument är för stora för att skickas i ett e-postmeddelande.

[10] Enligt artikel 7.2 i förordning (EG) nr 1049/2001.