Sök efter undersökningar

Ärendet rörde i första hand Frontex beslut att inte längre kommunicera via e-post med enskilda personer som begär allmänhetens tillgång till handlingar. Frontex tvingar frågeställarna att använda dess onlineportal för begäranden. Detta skapar problem för frågeställarna som lätt skulle kunna undvikas, liksom för de onlineplattformar för öppenhet som har upprättats av organisationer i det civila samhället för att främja EU:s mål att arbeta så öppet som möjligt.

Ombudsmannen kunde inte hitta någon motivering till Frontex beslut. Hon utfärdade en rekommendation om att Frontex borde tillåta frågeställare att kommunicera med byrån via e-post, utan att behöva använda dokumentportalen. Hon bad dessutom Frontex att ta del av den bästa praxis som Europeiska kommissionen har fastställt i detta avseende för sin nya portal för allmänhetens tillgång till handlingar, och att införa denna bästa praxis så snart som möjligt.

Ombudsmannen föreslog dessutom att Frontex skulle avsätta de resurser som är nödvändiga för att hantera det stora antal begäranden om tillgång till handlingar som byrån sannolikt kommer att få ta emot framöver. Hon föreslog också att Frontex skulle upprätta en detaljerad handbok om hur byrån ska hantera begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar, och offentliggöra denna handbok.

Frontex avvisade ombudsmannens rekommendation om att låta frågeställare kommunicera med byrån via e-post. Frontex gav inte heller något särskilt ingående svar på förslaget om att ta del av och införa kommissionens bästa praxis.

Ombudsmannen avslutar undersökningen genom att konstatera att det föreligger ett administrativt missförhållande.

När det gäller ombudsmannens övriga förslag uppgav Frontex att byrån nyligen hade avsatt ytterligare en halvtidstjänst till att hantera begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar, och meddelade att byrån kommer att utarbeta en handbok enligt ombudsmannens förslag. Tidigare under undersökningen genomförde Frontex ombudsmannens förslag om att revidera dess upphovsrättsmeddelande och tillgängliggöra handlingar i sin öppna redovisning under två år. Byrån samtyckte också till att skapa en särskild e-postadress för inlämning av överklaganden.

The case concerned how the Translation Centre for the Bodies of the European Union (CdT) evaluated tenders in two procurement procedures for the provision of translation services. The complainant argued that the CdT was inconsistent in its evaluation, given that it had assessed its tenders differently in the past. It also argued that the CdT had wrongly assessed the complainant’s tenders against two criteria set out in the calls for tenders.

The Ombudsman found that the CdT correctly followed the methodology it put in place for assessing the tenders in the two procedures. She also took the view that there was no indication of a manifest error in how the CdT assessed the complainant’s tenders.

On that basis, the Ombudsman considered that there was no maladministration by the CdT and she closed the case. Nevertheless, the Ombudsman trusts that the CdT will provide more detailed information to tenderers about its assessment in future procedures, as clearer information at an early stage may reduce the risk of complaints such as the one that led to this inquiry.