Ärendet gällde Europeiska centralbankens (ECB) vägran att ge allmänheten tillgång till handlingar som innehåller råd om bankens jämställdhetspolitik och relaterade åtgärder. ECB ansåg att ett utlämnande skulle undergräva skyddet för juridisk rådgivning och dess interna beslutsfattande. Klaganden hävdade att det finns ett övervägande allmänintresse av utlämnande, nämligen att förstå det rättsliga resonemang som ligger till grund för ECB:s jämställdhetspolitik och relaterade åtgärder.

Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade de omtvistade handlingarna. På grundval av detta fann ombudsmannen att innehållet i handlingarna rimligen kunde betraktas som juridisk rådgivning och att det hade varit rimligt för ECB att anse att ett utlämnande av handlingarna skulle ha undergrävt skyddet för juridisk rådgivning. Dessutom ansåg ombudsmannen att det var rimligt att ECB ansåg att det inte fanns något övervägande allmänintresse av utlämnandet.

Ombudsmannen avslutade därför undersökningen och konstaterade att det inte förelåg något administrativt missförhållande.

De tre ärendena rör hur kommissionen tillämpade sina regler om bättre lagstiftning och andra förfarandekrav vid utarbetandet av lagstiftningsförslag om tillbörlig aktsamhet för företag i fråga om hållbarhet (983/2025/MAS), bekämpning av smuggling av migranter (2031/2024/VB) och den gemensamma jordbrukspolitiken (1379/2024/MIK). Kommissionen ansåg att dessa förslag var brådskande och utelämnade därför åtgärder som föreskrivs i dess regler, såsom konsekvensbedömningar och offentliga samråd. Klagandena, som är organisationer i det civila samhället, ansåg att dessa försummelser stred mot kommissionens regler om ”bättre lagstiftning”. I två fall hävdade klagandena också att kommissionen underlåtit att kontrollera lagstiftningsförslagens överensstämmelse med EU:s klimatmål, i enlighet med kraven i den europeiska klimatlagen. I ett fall var klaganden dessutom oroad över att kommissionen hade brutit mot sin arbetsordning om samråd mellan kommissionens avdelningar.   

Ombudsmannen inledde undersökningar av de tre ärendena. Hon fick kommissionens skriftliga svar i alla tre ärendena, tog del av kommissionens relevanta handlingar och hennes undersökningsgrupper träffade företrädare för kommissionen i samband med två undersökningar.

Kommissionen svarade att reglerna om bättre lagstiftning inte är bindande lagstiftning utan en uppsättning politiska verktyg för att samla in relevant information som bör tillämpas på ett proportionellt sätt. Den hävdade också att den hade samlat in alla relevanta bevis innan den antog lagstiftningsförslagen i fråga, samrått med berörda parter och genomfört klimatkonsekvensbedömningarna och det avdelningsövergripande samrådet i enlighet med tillämpliga regler.

På grundval av sina undersökningar fann ombudsmannen ett antal förfarandemässiga brister i hur kommissionen utarbetade lagstiftningsförslagen som sammantaget utgör administrativa missförhållanden.

Ombudsmannen konstaterade särskilt att kommissionen antog en bred tolkning av begreppet ”brådskande” och underlät att i tillräcklig utsträckning motivera ”brådskande” lagstiftningsförslag för allmänheten och att dokumentera sina undantag från de tillämpliga reglerna för bättre lagstiftning. Ombudsmannen konstaterade också att kommissionen inte har infört ett förfarande som, i enlighet med kraven i fördragen och rättspraxis, skulle säkerställa ett öppet, evidensbaserat och inkluderande utarbetande av ”brådskande” lagstiftningsförslag. Ombudsmannen konstaterade vidare att kommissionen, genom att inte föra ordentliga register över obligatoriska kontroller av att dess förslag är förenliga med EU:s klimatmål, underlät att agera på ett ansvarsfullt sätt.

För att åtgärda dessa brister lämnade ombudsmannen två rekommendationer. Ombudsmannen rekommenderade att kommissionen bör säkerställa en förutsägbar, konsekvent och icke godtycklig tillämpning av sina regler för bättre lagstiftning genom att definiera ”brådskande” situationer som motiverar ett undantag från de krav som fastställs i reglerna. Om undantag beviljas bör kommissionen dessutom inrätta ett förfarande för att säkerställa att det brådskande utarbetandet av lagstiftningsförslag fortfarande är förenligt med principerna om en öppen, evidensbaserad och inkluderande lagstiftningsprocess. För att bistå kommissionen i denna uppgift lade ombudsmannen fram fyra förslag, bland annat att förtydliga sina regler för samråd med berörda parter om brådskande förslag och se till att de underlag som ligger till grund för förslagen offentliggörs i god tid för att möjliggöra en offentlig debatt innan lagstiftningen antas.

Denna undersökning på eget initiativ gällde hur Europeiska kommissionen beslutar om ansökningar från företag om tillstånd för särskilt farliga kemiska ämnen enligt EU:s förordning om registrering, utvärdering, godkännande och begränsning av kemikalier (Reach-förordningen). Sådana särskilt farliga ämnen kan vara cancerframkallande, mutagena, reproduktionstoxiska eller ha hormonstörande egenskaper. Beslutsprocessen för dessa ansökningar pågår, men företag som har lämnat in ansökningarna inom en tidsfrist kan fortsätta att använda ämnena i EU. Mot bakgrund av farhågorna om förseningar i kommissionens beslutsprocess undersökte ombudsmannen den tid det tar för kommissionen att fatta beslut om ansökningar om tillstånd för särskilt farliga kemiska ämnen samt insynen i tillståndsförfarandet.

Ombudsmannen konstaterade att även om den lagstadgade tidsfristen är tre månader tog det kommissionen i genomsnitt 14,5 månader och i vissa fall flera år att utarbeta utkast till beslut om att bevilja eller vägra tillstånd. Dessutom saknades insyn i beslutsprocessen. Ombudsmannen konstaterade att kommissionens systematiska underlåtenhet att respektera den lagstadgade tidsfristen och säkerställa öppenhet utgjorde administrativa missförhållanden.

Förseningarna utgör en allvarlig risk för folkhälsan och miljön. Förseningarna undergräver också intressena hos företag vars ekonomiska verksamhet kan störas på grund av ihållande osäkerhet om huruvida ett tillstånd kommer att beviljas. Inför dessa utmaningar bör kommissionen göra sitt yttersta för att lägga fram en tydlig plan för hur förseningarna ska hanteras.

Ombudsmannen rekommenderade kommissionen att se över sina interna förfaranden för att säkerställa att den kan fatta snabbare beslut om dessa ansökningar. Som en del av detta bör kommissionen tillämpa regeln enligt vilken de sökande måste bevisa att de har uppfyllt de rättsliga villkoren för godkännande (bevisbördan) och prioritera att avslå de ansökningar som inte innehåller tillräcklig information i detta avseende. Kommissionen bör också se till att den offentliggör mer meningsfulla sammanfattningar av mötena i ”Reachkommittén”, som består av företrädare för medlemsstaterna och som godkänner de slutliga besluten.

Kommissionen godtog ombudsmannens rekommendation att offentliggöra mer meningsfulla sammanfattningar av mötena i Reach-kommittén. Den instämde dock inte i ombudsmannens analys av de främsta orsakerna till förseningarna och menade att förseningarna främst berodde på faktorer utanför ombudsmannens kontroll, nämligen det stora antalet ansökningar, skillnaderna mellan ledamöterna i Reach-kommittén och den tid som krävdes för att genomföra de ändringar som revisionsrätten krävde.

Tyvärr tog kommissionen inte hänsyn till ombudsmannens rekommendation att se över sina långdragna interna förfaranden och tillhandahöll inkonsekvent och ofullständig information om sin praxis att genomdriva bevisbördan vid bedömningen av ansökningar om tillstånd. På det hela taget lade kommissionen inte fram någon tydlig och heltäckande plan för hur man ska hantera problemet med förseningar i godkännandeförfarandet. Det krävs ytterligare åtgärder från kommissionens sida för att fullt ut genomföra målen i Reach-förordningen och den senaste rättspraxisen för att undvika förseningar i riskhanteringen av särskilt farliga kemiska ämnen. Ombudsmannen vidhåller därför sitt konstaterande om administrativa missförhållanden.

Denna undersökning på eget initiativ gällde hur Europeiska kommissionen beslutar om ansökningar från företag om tillstånd för särskilda användningar av särskilt farliga kemiska ämnen. Dessa ämnen kan vara cancerframkallande, mutagena, reproduktionstoxiska eller ha hormonstörande egenskaper. Enligt EU:s förordning om registrering, utvärdering, godkännande och begränsning av kemikalier (Reach-förordningen) kan företag som har lämnat in ansökningar inom en tidsfrist fortsätta att använda ämnena i EU medan denna beslutsprocess pågår. Farhågor har uttryckts om förseningar i beslutsprocessen – vilket innebär att sådana farliga ämnen fortsätter att användas – samt om bristen på insyn i processen.  

Ombudsmannen konstaterade att även om den lagstadgade tidsfristen är tre månader tog det kommissionen i genomsnitt 14,5 månader och i vissa fall flera år att utarbeta utkast till beslut om att bevilja eller vägra tillstånd. Dessa systematiska förseningar och kommissionens därav följande underlåtenhet att respektera lagstadgade tidsfrister i beslutsprocessen utgör administrativa missförhållanden. För att ta itu med detta rekommenderade ombudsmannen att kommissionen skulle se över sina interna förfaranden för att säkerställa att den kan fatta snabbare beslut om dessa ansökningar. Detta skulle återspegla syftet med lagstiftningen, som är att snabbt fasa ut eller kontrollera användningen av särskilt farliga kemiska ämnen. Som en del av detta bör kommissionen säkerställa att företag som ansöker om godkännande uppfyller sin skyldighet att lämna in ansökningar som innehåller tillräcklig information för att kommissionen ska kunna avgöra om de rättsliga villkoren för godkännande har uppfyllts, och bör prioritera att avslå de ansökningar som inte innehåller tillräcklig information. Detta skulle också innebära att företag som inte lämnar tillräcklig information med sin ansökan inte skulle kunna fortsätta att saluföra ämnena för den aktuella användningen.

Ombudsmannen ansåg också att kommissionen inte säkerställer tillräcklig insyn i beslutsprocessen, vilket utgör ett administrativt missförhållande. För att ta itu med detta rekommenderade ombudsmannen att kommissionen skulle offentliggöra mer meningsfulla rapporter från mötena i ”Reachkommittén”, som sammanför företrädare för kommissionen och medlemsstaterna, och godkänna de slutliga besluten. Dessa rapporter bör offentliggöras i god tid och definitivt före nästa möte. Med tanke på hur viktiga kommitténs överläggningar är bör allmänheten kunna följa dess arbete i de olika skedena av beslutsprocessen när det gäller specifika ämnen och förstå orsakerna till eventuella förseningar för att kunna ställa de berörda aktörerna till svars.