Sök efter undersökningar

Ärendet rörde i första hand Frontex beslut att inte längre kommunicera via e-post med enskilda personer som begär allmänhetens tillgång till handlingar. Frontex tvingar frågeställarna att använda dess onlineportal för begäranden. Detta skapar problem för frågeställarna som lätt skulle kunna undvikas, liksom för de onlineplattformar för öppenhet som har upprättats av organisationer i det civila samhället för att främja EU:s mål att arbeta så öppet som möjligt.

Ombudsmannen kunde inte hitta någon motivering till Frontex beslut. Hon utfärdade en rekommendation om att Frontex borde tillåta frågeställare att kommunicera med byrån via e-post, utan att behöva använda dokumentportalen. Hon bad dessutom Frontex att ta del av den bästa praxis som Europeiska kommissionen har fastställt i detta avseende för sin nya portal för allmänhetens tillgång till handlingar, och att införa denna bästa praxis så snart som möjligt.

Ombudsmannen föreslog dessutom att Frontex skulle avsätta de resurser som är nödvändiga för att hantera det stora antal begäranden om tillgång till handlingar som byrån sannolikt kommer att få ta emot framöver. Hon föreslog också att Frontex skulle upprätta en detaljerad handbok om hur byrån ska hantera begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar, och offentliggöra denna handbok.

Frontex avvisade ombudsmannens rekommendation om att låta frågeställare kommunicera med byrån via e-post. Frontex gav inte heller något särskilt ingående svar på förslaget om att ta del av och införa kommissionens bästa praxis.

Ombudsmannen avslutar undersökningen genom att konstatera att det föreligger ett administrativt missförhållande.

När det gäller ombudsmannens övriga förslag uppgav Frontex att byrån nyligen hade avsatt ytterligare en halvtidstjänst till att hantera begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar, och meddelade att byrån kommer att utarbeta en handbok enligt ombudsmannens förslag. Tidigare under undersökningen genomförde Frontex ombudsmannens förslag om att revidera dess upphovsrättsmeddelande och tillgängliggöra handlingar i sin öppna redovisning under två år. Byrån samtyckte också till att skapa en särskild e-postadress för inlämning av överklaganden.