Utfärdad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga

Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden deltog i Epsos allmänna uttagningsprov 2012-AD/230-231/12. På grund av ett antal problem med de datorbaserade tillträdesproven (nedan kallade KBT) var han tvungen att göra om dessa prov flera gånger.

2. Klaganden deltog för första gången i KBT i maj 2012. På provdagen stötte provcentrumet Prometric [1] på tekniska problem som hindrade alla sökande från att slutföra provet. Innan systemet misslyckades hade klaganden slutfört provet i läsförståelse och en del av provet i tolkning av sifferuppgifter.

3. Klaganden satt på KBT för andra gången följande dag. Han informerades av Prometrics personal på plats om att han kunde fortsätta testet från den punkt där han hade avbrutits. Han instruerades därför att hoppa över provet i läsförståelse och de fyra första frågorna i provet i tolkning av sifferuppgifter.

4. Två veckor senare kontaktades klaganden av Prometric och informerade om att den första delen av hans Epsoprov hade gått förlorad på grund av ett tekniskt problem. Han uppmanades därför att göra om provet i logiskt tänkande. Frågorna om tolkning av sifferuppgifter nämndes inte trots att klaganden specifikt hade frågat om dem.

5. Klaganden satt på KBT för tredje gången i början av juni 2012. Han fick i uppdrag att svara på frågorna i provet i logiskt tänkande och att hoppa över resten av provet. I slutet av juni 2012 informerade Epso klaganden om att han inte hade uppnått det föreskrivna tröskelvärdet och att han inte skulle bjudas in till nästa steg i uttagningsprovet.

6. I juli 2012 skickade klaganden en begäran om omprövning till Epso och hävdade att Epso inte hade beaktat svaren på de fyra första frågorna i provet i tolkning av sifferuppgifter. Dessutom hade Epso inte gett honom tillräckligt med tid för att förbereda sig för provet i logiskt tänkande före det sista provet. Han begärde därför att alla dessa frågor skulle anses vara korrekt besvarade eller, alternativt, att få göra om dessa delar av provet. Slutligen begärde han en fullständig förklaring av omständigheterna kring förlusten av hans uppgifter och information om Epsos hantering av andra liknande fall. Epso bekräftade mottagandet av hans begäran om omprövning.

7. Eftersom Epso inte hade svarat i januari 2013 skickade klaganden en påminnelse. Tre dagar senare fick han ett e-postmeddelande från Epso där han bad om ursäkt för förseningen och förklarade att han på grund av ett administrativt förbiseende inte hade fått något svar trots att hans begäran hade granskats och utretts vid den tidpunkten. I sak förklarade Epso att eftersom klaganden var den första som gjorde om provet hade Epso i det skedet ännu inte varit medveten om att uppgifterna från föregående dag var oåterkalleliga. Epso bekräftade att de fyra första frågorna i provet i tolkning av sifferuppgifter verkade vara obesvarade, men uppgav att även om hans svar hade varit korrekta skulle han fortfarande ha varit en poäng mindre än tröskelvärdet. Vad slutligen gäller provet i läsförståelse påpekade Epso att ingen sökande fick extra tid för att förbereda sig inför provet.

8. Den 30 januari 2013 lämnade klaganden in en begäran om tillgång till alla handlingar som rör hans ärende. Efter att ha förlängt svarsfristen gav Epso den 13 mars 2013 tillgång till de begärda handlingarna. I den skrivelse som åtföljde handlingarna bad Epso om ursäkt för de olyckliga händelserna, som ”helt låg utanför Epsos kontroll”.

9. Den 15 mars 2013 ingav klaganden ett klagomål till Epsos direktör angående behandlingen av hans begäran om omprövning och hans begäran om tillgång till handlingar. Epsos direktör svarade och försäkrade den klagande om att han personligen skulle undersöka saken noga och återkomma till honom med en detaljerad förklaring.

10. Klaganden fick inga ytterligare meddelanden från Epso, och den 8 maj 2014 lämnade han in detta klagomål.

Utredningen

11. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet och identifierade följande påståenden och påståenden:

1) Epso har inte infört lämpliga mekanismer för att hantera problem som uppstår under proven. Klaganden hävdade att Epso noga borde övervaka de datorbaserade proven och se till att provuppgifterna sparas automatiskt.

2) Epso hanterade inte klagandens begäran om omprövning på ett korrekt sätt. Klaganden hävdade att Epso borde lämna den detaljerade förklaring som dess direktör lovade i mars 2013 om sin hantering av hans begäran om omprövning.

3) Epso hanterade inte klagandens begäran om tillgång till handlingar på ett korrekt sätt. Klaganden hävdade att Epso borde bevilja fullständig tillgång till de handlingar som omfattas av begäran om tillgång.

12. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen Epsos yttrande över klagomålet och därefter klagandens synpunkter som svar på Epsos yttrande. Hennes tjänsteavdelningar genomförde också en inspektion av Epsos ärendeakt i detta ärende. Vid genomförandet av undersökningen har ombudsmannen beaktat parternas argument och åsikter.

Epsos påstådda underlåtenhet att införa lämpliga mekanismer för att hantera problem som uppstår under undersökningar och relaterade anspråk

Argument som framförts till ombudsmannen

13. Klaganden hävdade att Epso hade delegerat allt ansvar till Prometric eftersom Epso inte själv hade tillräckligt med personal för att bistå de sökande under proven. Han påpekade att Epsos kontaktnummer för sökande endast fungerar tre timmar per dag måndag till fredag, vilket gör det till ett ineffektivt stödsystem om det uppstår allvarliga problem under ett prov.

14. I sitt yttrande förklarade Epso de system och förfaranden som införts för att automatiskt registrera varje sökandes svar under KBT. Den förklarade dock att serverkraschen hade stört systemets funktion och att detta var ett fall av force majeure, dvs. en händelse som helt låg utanför Epsos kontroll. Epso drog slutsatsen att omständigheterna i detta fall var en ”olycklig samstämmighet mellan händelserna”.

15. I sina synpunkter påpekade klaganden att de upprepade misstagen visar att Epso hade överlåtit anordnandet och förvaltningen av uttagningsprovet till en extern uppdragstagare. Han upprepade att de sökande inte hade faktisk tillgång till Epso i händelse av problem.

Ombudsmannens bedömning som ledde till ett förslag till rekommendation

16. Det är god förvaltningssed att administrationen vidtar alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att ett uttagningsprov organiseras på ett korrekt sätt. Epso är skyldigt att se till att proven genomförs så smidigt och korrekt som möjligt i enlighet med principerna om god förvaltning och likabehandling. Detta stöds även av rättspraxis, enligt vilken administrationen är skyldig att se till att ett uttagningsprov organiseras på ett korrekt sätt [2].

17. Ombudsmannen är införstådd med att en force majeure-incident kan inträffa trots Epsos ansträngningar. I detta fall erkänner ombudsmannen att den serverkrasch som inträffade kan anses utgöra en sådan incident. Den serie händelser som följde på kraschen och som ledde till att klaganden tvingades göra om proven två gånger kan dock inte betraktas som händelser som ligger helt utanför Epsos kontroll.

18. Det framgår särskilt av den information som lämnats till ombudsmannen att även om Epso informerades av Prometric om problemet med servern vid den tidpunkten, gör den information som lämnats av Epso det inte möjligt för ombudsmannen att kontrollera den uppföljning som den har gjort eller kan ha gjort av frågan. Korrespondensen mellan Epso och Prometric, som ombudsmannen inspekterade under sin undersökning, får ombudsmannen att tro att Epso inte kände till klagandens svårigheter fram till januari 2013, då begäran om omprövning besvarades.

19. Klaganden skrev dessutom vid flera tillfällen till Epsos kontakttjänst för sökande via kontaktformuläret på Epsos webbplats. Det var dock Prometrics personal som svarade, och åtminstone vid ett tillfälle, med felaktig/ofullständig information.

20. Mot bakgrund av ovanstående hyser ombudsmannen tvivel om graden av samordning mellan Epso och Prometric efter serverkraschen i allmänhet och de problem som klaganden stött på i synnerhet. Dessutom ifrågasätter Epsos beskrivning av händelserna som "olyckliga" incidenter i vilken utsträckning Epso tar på sig ansvaret för de misstag som gjordes i hanteringen av de händelser som gav upphov till detta klagomål.

21. Även om ombudsmannen välkomnar Epsos uttalande och dess beredvillighet att dra lärdom av detta ärende har Epso inte lämnat några förklaringar till de konkreta åtgärder som den har vidtagit eller kommer att vidta för att undvika att liknande problem uppstår i framtiden. Dessutom har Epso i sitt yttrande inte tagit upp den fråga som klaganden tagit upp flera gånger om öppettiderna för den sökandes kontakttjänst.

22. Mot bakgrund av ovanstående konstaterar ombudsmannen att Epso inte i tillräcklig utsträckning har bevisat att Epso i vederbörlig ordning har samordnat med sin uppdragstagare och vidtagit de åtgärder som krävs för att säkerställa en god förvaltning av klagandens deltagande i uttagningsprovet i fråga. Hon lägger därför fram ett motsvarande förslag till rekommendation nedan, i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga.

Epsos påstådda underlåtenhet att på ett korrekt sätt hantera klagandens begäran om omprövning och därmed sammanhängande anspråk

Argument som framförts till ombudsmannen

23. Klaganden påpekade att det tog Epso sex månader att besvara hans begäran om omprövning och att detta skedde först efter det att han hade skickat en påminnelse. Han ifrågasatte också Epsos svar att Epso redan hade behandlat hans begäran om omprövning i tid men inte hade skickat honom svaret vid den tidpunkten på grund av ett administrativt förbiseende.

24. I sitt yttrande bad Epso än en gång den klagande om ursäkt för att ha svarat efter vad som kunde anses vara en rimlig tidsfrist och uppgav att det hade uppstått ett missförstånd om de förklaringar som Epsos direktör hade lovat den klagande i mars 2013. De aktuella förklaringarna skulle ges som svar på klagandens e-postmeddelande av den 15 mars 2013 och avsåg endast klagandens begäran om tillgång till handlingar. Detta förklarades också för klaganden per telefon. Epso bad om ursäkt om den klagande hade missförstått vad som skulle förklaras ytterligare.

25. I sina synpunkter påpekade klaganden att han i sitt e-postmeddelande till Epso av den 15 mars 2013 hade klagat över den felaktiga hanteringen av hans begäran om omprövning och inte bara över Epsos dröjsmål med att besvara hans begäran om tillgång till handlingar. Epsos direktör hade försäkrat honom om att han skulle undersöka situationen mycket noga och återkomma till honom med ett detaljerat svar. Klaganden bestred att Epso hade lämnat den utlovade förklaringen per telefon.

Ombudsmannens bedömning som ledde till ett förslag till rekommendation

26. Ombudsmannen är medveten om att Epso har svårt att behandla begäranden om omprövning inom rimlig tid. Med tanke på det antal klagomål som ombudsmannen har mottagit i denna fråga under den senaste tiden verkar dessa svårigheter bero på systemproblem vid tillämpningen av förfarandet för begäran om omprövning. Ombudsmannen har därför ansett att det underliggande problemet inte kan åtgärdas på ett effektivt sätt inom ramen för en klagomålsbaserad undersökning och har därför beslutat att inleda en undersökning på eget initiativ av Epsos tillämpning av granskningsförfarandet.

27. I detta fall stötte klaganden på särskilda problem som Epso borde ta itu med inom ramen för denna undersökning. För det första informerade Epso klaganden i januari 2013, sex månader efter mottagandet av begäran om omprövning, om att hans begäran hade ”undersökts och utretts fullt ut” vid den tidpunkten, men att svaret på grund av ett administrativt förbiseende inte hade skickats tidigare till honom. Det framgår emellertid av den interna korrespondens som granskats av ombudsmannens avdelningar att begäran i fråga inte behandlades förrän klaganden skickade en påminnelse till Epso den 8 januari 2013.

28. Vad för det andra gäller den förklaring som Epsos direktör utlovat, framgår det av klagandens e-postmeddelande av den 15 mars 2013 att han inte ifrågasatte behandlingen av hans ansökan om tillgång till handlingar, utan även behandlingen av hans begäran om omprövning. Epso tycks dock ha missförstått e-postmeddelandet och ansett att det endast avsåg hans begäran om tillgång till handlingar. Enligt Epso svarade Epso på denna fråga per telefon. Klaganden har bestritt detta påstående.

29. Ombudsmannen kan inte bedöma vad Epso kan ha diskuterat med den klagande per telefon. Under alla omständigheter står det klart att Epsos direktör inte har lämnat något skriftligt svar till klaganden. Det står också klart att Epsos avdelningar, om ett telefonsamtal ägde rum, inte diskuterade åtminstone en del av de frågor som han hade lagt fram med klaganden.

30. Även om Epso upprepade gånger har bett om ursäkt för dessa frågor anser ombudsmannen att Epso inte gav klaganden den detaljerade förklaring som den hade lovat. Ombudsmannen kommer därför att lägga fram ett motsvarande förslag till rekommendation nedan, i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga.

Epsos påstådda underlåtenhet att på ett korrekt sätt hantera klagandens begäran om tillgång till handlingar

Argument som framförts till ombudsmannen

31. Klaganden hävdade att Epso inte hade följt de relevanta bestämmelserna i förordning (EG) nr 1049/2001 [3] (nedan kallad förordningen). Han ansåg att Epso inte hade motiverat behovet av en förlängning av den tidsfrist på 15 arbetsdagar som föreskrivs i förordningen. Klaganden ifrågasatte också det begränsade antal handlingar som enligt Epso omfattades av hans begäran samt Epsos redigering av de handlingar som lämnats ut.

32. I sitt yttrande uppgav Epso att klaganden hade mottagit kopior av alla relevanta handlingar som Epso förfogade över och som Prometric förfogade över. Kommissionen ansåg dessutom att den hade iakttagit de tidsfrister som föreskrivs i förordningen. När det gäller de maskerade uppgifterna hävdade Epso att de antingen inte var relevanta för klagandens begäran i sak eller omfattades av undantaget i artikel 4.1 b i förordningen [4]. Epso medgav att motiveringen till den förlängning av tidsfristen som klaganden hade fått var otydlig och inte uttryckligen hänvisade till att den dokumentation som skulle granskas var omfattande. Epso gick med på att ägna större uppmärksamhet åt denna aspekt i framtiden. Slutligen påpekade Epso att klaganden inte hade ingett någon bekräftande ansökan och att hans påståenden avseende hans ansökan om tillgång till handlingar därför inte kunde tas upp till prövning.

33. Efter ombudsmannens granskning av ärendet informerades klaganden om att en del av den information som Epso hade maskerat gällde tekniska uppgifter om serverns fel. Klaganden hävdade att denna information inte omfattades av det undantag från förordningen som Epso hävdade. Klaganden upprepade att det inte fanns några exceptionella omständigheter i hans begäran om tillgång till handlingar som skulle motivera en förlängning av tidsfristen.

Ombudsmannens bedömning som ledde till ett förslag till rekommendation

34. Det är nödvändigt att inledningsvis behandla Epsos fråga om huruvida detta påstående kan tas upp till sakprövning. Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 har en sökande vars ansökan om tillgång till handlingar uttryckligen eller underförstått har avslagits möjlighet att lämna in en bekräftande ansökan om tillgång till handlingar. Denna bekräftande ansökan borde ha skickats till kommissionens generalsekreterare. Även om denna information lämnades till klaganden, skrev klaganden inte till generalsekreteraren utan till Epsos direktör två dagar efter Epsos första svar och klagade över hanteringen av hans begäran om tillgång till handlingar och hans begäran om omprövning.

35. Artikel 15 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (nedan kallad kodexen)[5] är mycket tydlig när det gäller EU-institutionernas och EU-organens skyldighet att överföra korrespondens eller klagomål till den behöriga avdelningen när de inte har behörighet att behandla dem. Epso överförde dock inte klagandens e-postmeddelande av den 15 mars 2013, utan lovade i stället att undersöka frågan. Epso medgav att den erkände klagandens e-postmeddelande som ett klagomål avseende förfarandet för tillgång till handlingar. Det är därför oklart varför den inte överförde den till kommissionens generalsekreterare. Med tanke på svaret från Epsos direktör är det under alla omständigheter förståeligt att klaganden ansåg att de frågor som tagits upp skulle undersökas och hanteras på vederbörligt sätt av Epso och inte ansåg det nödvändigt att skicka sin bekräftande ansökan till kommissionen. Mot bakgrund av omständigheterna anser ombudsmannen att detta påstående kan tas upp till prövning.

36. När det gäller sakfrågan konstaterade ombudsmannen vid inspektionen av de relevanta handlingarna att de flesta av de uppgifter som Epso hade maskerat faktiskt rörde personuppgifter. Två av de redigerade styckena beskrev dock händelserna kring serverkraschen och innehöll tekniska detaljer om den händelsen. Ombudsmannen anser att åtminstone beskrivningen av händelserna omfattas av klagandens begäran och inte skyddades av det undantag som Epso hävdade. Epso har därför felaktigt redigerat en del av texten i en av de handlingar som lämnats in.

37. När det gäller Epsos förlängning av tidsfristen på 15 dagar noterar ombudsmannen att Epso vid den tidpunkten inte angav några skäl till varför den behövde en förlängning. Hon välkomnar dock Epsos erkännande av detta misslyckande och dess avsikt att i framtiden bättre förklara varför en förlängning är motiverad.

38. Med detta sagt delar ombudsmannen klagandens skepsis när det gäller de skäl som Epso anförde i sitt yttrande för att motivera behovet av en förlängning i detta fall, nämligen att det var nödvändigt på grund av det stora antalet handlingar som skulle kontrolleras. Epso har uppgett att den klagande har mottagit alla handlingar som Epso och Prometric innehade i samband med den klagandes ärende. Den klagande har fått kopior av elva e-postmeddelanden. Ombudsmannen noterar att artikel 7.3 i förordningen [6] utgör ett undantag och därför bör tolkas restriktivt. I förevarande fall förefaller varken antalet handlingar som omfattas av begäran eller deras art motivera ett sådant undantag.

39. Mot bakgrund av ovanstående lägger ombudsmannen fram ett motsvarande förslag till rekommendation nedan, i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga.

Förslagen till rekommendationer

På grundval av undersökningen av detta klagomål lämnar ombudsmannen följande förslag till rekommendation till Epso:

1. Epso bör förklara de mekanismer som den har infört eller kommer att införa för att säkerställa bättre samordning med Prometric och för att undvika att liknande problem uppstår i framtiden.

2. Epso bör ge den klagande den detaljerade förklaring som den lovade att lämna till honom och i synnerhet klargöra hur den klagandes begäran om omprövning undersöktes efter det att den kom in i juli 2012.

3. Epso bör ge den klagande ytterligare tillgång till de handlingar som omfattas av dennes begäran om tillgång, i den mån handlingarna eller delar av dem inte omfattas av något av undantagen i förordning (EG) nr 1049/2001.

Epso och den klagande kommer att informeras om detta förslag till rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga ska Epso skicka ett detaljerat yttrande senast den 31 juli 2015. Det detaljerade yttrandet skulle kunna bestå av ett godtagande av förslaget till rekommendation och en beskrivning av hur det har genomförts.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 29 maj 2015

[1] Prometric är det företag som ansvarar för den praktiska organisationen och förvaltningen av allmänna uttagningsprov som anordnas av Epso.

[2] Mål T-159/98, Torre m.fl. mot kommissionen, REGP 2001, s. I-A-83 och II-395, punkt 46.

[3] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, s. 43).

[4] I artikel 4.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs följande: ”Institutionerna ska vägra att ge tillgång till en handling om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för b) Den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter."

[5] Finns på ombudsmannens webbplats www.ombudsman.europa.eu

[6] I artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs följande: ”I undantagsfall, t.ex. om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i punkt 1 förlängas med 15 arbetsdagar, förutsatt att sökanden underrättas i förväg och att utförliga skäl anges.”