Ärendet gällde Europeiska investeringsbankens (EIB) vägran att ge allmänheten fullständig tillgång till handlingar i samband med utredningar och rekommendationer från Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf). EIB identifierade ett stort antal handlingar som omfattades av klagandens begäran, däribland Olafs slutrapporter och rekommendationer samt EIB:s egna disciplinära beslut. EIB gav delvis tillgång till tio av de 13 identifierade slutliga Olaf-rapporterna, men vägrade att ge tillgång till de återstående handlingarna i deras helhet. När det gäller EIB:s disciplinära beslut lämnade EIB en sammanfattning av de disciplinära uppföljningsåtgärder som vidtagits. Därvid åberopade EIB undantag från allmänhetens tillgång i sina öppenhetsregler och hävdade att ett fullständigt utlämnande skulle undergräva skyddet för personuppgifter, syftet med utredningar och EIB:s beslutsprocess.

Ombudsmannen inledde en undersökning och hennes undersökningsgrupp inspekterade de omtvistade handlingarna i klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar. Inspektionen visade att en betydande del av informationen i dessa handlingar utgjorde personuppgifter som, om de lämnades ut, skulle kunna göra det möjligt att identifiera de enskilda anställda vid EIB som utreds av Olaf. Med tanke på den känsliga avvägning som krävs för att avgöra om utlämnandet kan leda till identifiering av enskilda personer och med tanke på att EIB hade gett klaganden en översikt över de uppföljningsåtgärder som vidtagits och de sanktioner som ålagts, ansåg ombudsmannen att EIB:s vägran att ge fullständig tillgång till allmänheten överlag var rimlig. Hon avslutade därför ärendet och konstaterade att det inte förelåg något administrativt missförhållande. Även om en betydande del av informationen i de undanhållna handlingarna tydligt utgör personuppgifter noterade ombudsmannen att en del av informationen, även om den var begränsad, var av administrativ karaktär och inte utgjorde personuppgifter. Hon föreslog således att EIB skulle överväga om åtminstone vissa delar av dess disciplinära beslut som innehåller rent administrativa uppgifter kunde lämnas ut utan att riskera att personuppgifter lämnades ut.

Ärendet gällde Europeiska centralbankens (ECB) hantering av förfarandeaspekter i samband med en visselblåsarrapport som klaganden [1] lämnade in 2022. Visselblåsarrapporten rörde ett påstått familjeförhållande mellan en anställd tjänsteman och den person som anställdes.

Klaganden upplevde att de påstådda gärningsmännen agerade på ett sätt som de ansåg utgjorde olämpligt beteende (inklusive trakasserier). Klaganden begärde en tillhörande administrativ utredning.

ECB beslutade att bedöma visselblåsarrapporten tillsammans med frågan om det påstådda olämpliga beteendet. Kommissionen informerade också klaganden om att den framlagda bevisningen inte motiverade att en administrativ utredning inleddes. Klaganden bestred båda punkterna genom ett administrativt klagomål, som ECB förklarade otillåtligt på grund av bristande individuellt intresse (gemensam handläggning av de två frågorna) eller på grund av att det inte fanns något beslut mot vilket talan kunde väckas (underlåtenhet att inleda en administrativ utredning).

Klaganden vände sig till ombudsmannen och bestred ECB:s beslut om avvisning. Under ombudsmannens undersökning bad klaganden också ombudsmannen att närmare undersöka hanteringen av rapporter och klagomål från visselblåsare vid ECB.

Ombudsmannen fann att ECB:s skäl för att förklara klagandens administrativa klagomål otillåtligt inte var övertygande.

Ombudsmannen noterade också att det under hennes undersökning hade skett en betydande utveckling i frågan och att relaterade interna utredningar på hög nivå fortfarande pågick. Dessutom höll ECB på att slutföra en översyn på eget initiativ av sin rapporterings-, utrednings- och disciplinram. Under dessa omständigheter drog ombudsmannen slutsatsen att inga ytterligare undersökningar var motiverade vid den tidpunkten och avslutade undersökningen.

 

[1] Av anonymitetsskäl, bland annat när det gäller klagandens kön, hänvisas det i texten till klaganden som ”de”/”deras”/”dem”.

 

Ärendet gällde hur Europeiska utrikestjänsten hanterade en underleverantör som tillhandahöll expertis och tjänster inom it-sektorn. Enligt klaganden betalades det inte fullt ut för det arbete som det hade utfört. Efter det att klagandens förhandlingar med huvudentreprenören förblev fruktlösa vände sig klaganden till ombudsmannen och ifrågasatte hur utrikestjänsten hanterade tvisten i fråga.

Ombudsmannen erinrade om att avsaknaden av ett direkt avtalsförhållande mellan en EU-institution och en underleverantör inte befriar den förstnämnda, som agerar i egenskap av offentlig myndighet, från skyldigheten att respektera underleverantörens grundläggande rätt till god förvaltning. Denna skyldighet omfattar bland annat unionsinstitutionens skyldighet att övervaka entreprenörens beteende och vid behov kräva att entreprenören fullgör sina skyldigheter gentemot underentreprenören. I det aktuella fallet noterade ombudsmannen att utrikestjänsten hade sett till att huvudentreprenören omsorgsfullt hade meddelat underentreprenören sina krav på resultat och dokumentation och att utrikestjänsten hade gjort betalningar för det validerade arbete som utförts. På det hela taget hade utrikestjänsten gjort flera ansträngningar för att hitta en lösning på de olika problemen med underentreprenad.

Ombudsmannen avslutade därför undersökningen med slutsatsen att utrikestjänsten inte hade gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Ärendet gällde hur Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) hanterade ansökningar om omprövning från en sökande som misslyckades i två urvalsförfaranden. Klaganden hävdade bland annat att Epso inte hade åtgärdat hans farhågor på ett tillfredsställande sätt och ifrågasatte om Epso hade granskat hans prestationer på ett tillfredsställande sätt.

Efter det att ombudsmannen hade inlett undersökningen lämnade Epso ytterligare svar till klaganden. Ombudsmannen konstaterade att det fanns inkonsekvenser mellan dessa och de svar han ursprungligen fick, och att det inte var klart om Epso faktiskt granskade sina ursprungliga beslut. Under utredningens gång gjorde Epso ytterligare förtydliganden för att förklara detta.

Ombudsmannen avslutade ärendet och fann att inga ytterligare undersökningar var motiverade, eftersom Epso i slutändan gav rimliga förklaringar till hur den hanterade klagandens begäranden om omprövning. Utredningen visade dock på problem med Epsos standardsvar på begäranden om omprövning. För att åtgärda detta föreslog ombudsmannen förbättringar för Epso och bad Epso att se till att sökande som har lämnat in en begäran om omprövning i framtiden får ett tydligt, korrekt och fullständigt svar som informerar dem om huruvida en översyn har ägt rum och om skälen till Epsos beslut.

 

Ärendet gällde Europaparlamentets vägran att ge allmänheten tillgång till handlingar som rör två utredningar som Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) gjort sig skyldig till tjänstefel. När parlamentet vägrade att ge tillgång till handlingar åberopade det fyra undantag enligt EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar och hävdade att ett utlämnande skulle undergräva integriteten och integriteten för de personer som berörs av Olafs utredningar, syftet med dessa utredningar, pågående domstolsförfaranden och dess beslutsprocess.

Ombudsmannens undersökningsgrupp inspekterade de omtvistade handlingarna och på grundval av inspektionen ansåg ombudsmannen att det, när det gäller handlingar som rör en av utredningarna, var rimligt för parlamentet att tillämpa den allmänna presumtionen om sekretess som EU-institutionerna kan förlita sig på medan Olafs utredningar pågår och så länge som en rimlig tid för uppföljningsverksamhet från myndigheter som genomför Olafs rekommendationer inte har förflutit. 

Med hänsyn till de särskilda omständigheterna i de två aktuella Olaf-utredningarna fann ombudsmannen också att parlamentet hade haft fog för att anse att en redigering av handlingarna inte skulle lämna något innehåll i sak, eftersom de innehåller en betydande mängd personuppgifter. Eftersom klaganden inte hade fastställt något behov av att lämna ut personuppgifterna för ett specifikt ändamål av allmänt intresse, vilket krävs enligt EU:s lagstiftning om dataskydd, fann ombudsmannen inga administrativa missförhållanden och avslutade ärendet.

Ärendet gällde hur Europeiska unionens asylbyrå (EUAA) sade upp kontraktet med en extern expert efter anklagelser om oprofessionellt beteende gentemot tolkar under ett asylstödsuppdrag. Klaganden hävdade att beslutet inte var tillräckligt motiverat, att han inte hade fått tillräcklig information om innehållet i påståendena, att hans rätt till försvar inte hade respekterats och att de åtgärder som vidtagits var oproportionerliga. EUAA vidhöll att uppsägningen av avtalet grundades på flera trovärdiga rapporter om tjänstefel, att klaganden hade informerats om farhågorna genom möten och andra meddelanden och att sekretesshänsyn begränsade utlämnandet av vissa uppgifter.

Ombudsmannen konstaterade att även om uppsägningsskrivelsen i sig inte på ett tydligt och tillräckligt sätt redogjorde för de faktiska och rättsliga skäl som låg till grund för beslutet, visade det bredare sammanhanget att Europeiska unionens asylbyrå hade samarbetat med klaganden vid flera tillfällen före uppsägningen av hans avtal. Ombudsmannen ansåg att klaganden hade gjorts medveten om problemens art och hade fått möjlighet att svara. Europeiska unionens asylbyrå hade också försökt ta itu med situationen genom mindre stränga åtgärder innan den avslutade förfarandet. Även om det skulle ha varit mer i linje med god administrativ praxis för Europeiska unionens asylbyrå att föra mer strukturerade register och ge en mer detaljerad motivering i uppsägningsskrivelsen, konstaterade ombudsmannen inte något uppenbart bedömningsfel eller någon förfarandemässig brist som var tillräckligt allvarlig för att utgöra ett administrativt missförhållande.

Ombudsmannen avslutade undersökningen med att konstatera att det inte förekom några administrativa missförhållanden i Europeiska unionens asylbyrås hantering av beslutet att säga upp klagandens avtal.