Sök efter undersökningar

The case concerned a procurement procedure organised by the EU Capacity Building Mission (EUCAP) in Somalia. The complainant submitted an ‘expression of interest’ to participate in the procurement procedure, and subsequently followed up with e-mails, but did not receive a reply from EUCAP Somalia.

From the documentation provided in the complaint, it would seem that the complainant sent its expression of interest and subsequent e-mails to the e-mail address indicated in the notice for the procedure. However, EUCAP Somalia claims that it never received the expression of interest, even after subsequent verification. It therefore appears that the electronic system used for submitting documents, via a functional mailbox, was not fit-for-purpose, as it failed to ensure that the complainant’s application was correctly received and stored.

It is not possible for the Ombudsman at this remove to assess what kind of technical problem occurred in this case. However, the Ombudsman urges EUCAP Somalia to carefully review the matter to identify the issue and, if it finds a problem with its current system, to put in place an electronic system for future procurement procedures that complies with the requirements in the EU Financial Regulation, concerning the authentication of bidders and the receipt of documents.

Ärendet rörde Europeiska kommissionens vägran att bevilja klaganden allmänhetens tillgång till handlingar rörande en revision som gjorts av kommissionen och en administrativ utredning som gjorts av de irländska myndigheterna, vilken ledde till att kommissionen återkallade den irländska kontrollplanen för vägning av fiskeriprodukter. Kommissionen hänvisade till att uppföljningen av revisionen fortfarande pågick och att utlämnande av handlingarna skulle undergräva skyddet för syftet med inspektioner, utredningar och revisioner.

Ombudsmannen bekräftade att de irländska myndigheterna ännu inte genomfört kommissionens rekommendationer och således ännu inte åtgärdat de brister som konstaterats. Detta innebär att uppföljningen av revisionen fortfarande pågår. Eftersom kommissionen kan komma att inleda ett överträdelseförfarande mot Irland om dessa brister inte åtgärdas i tillräcklig grad ansåg ombudsmannen att det var rimligt att kommissionen förlitade sig på en allmän presumtion om sekretess. Ombudsmannen fann också att man inte utifrån klagandens argument kunde fastställa att det fanns ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.

Mot bakgrund av detta drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionens vägran att ge allmänheten tillgång till handlingarna var motiverad. Hon avslutade undersökningen eftersom inget administrativt missförhållande förelåg.