^[1]

Europeiska ombudsmannen har antagit interna bestämmelser om visselblåsning bland sina anställda om allvarliga fel eller försummelser som påverkar ombudsmannens kontor.

Dessa regler är avsedda att göra det möjligt för visselblåsare att uppfylla sin skyldighet att tala om de får kännedom om allvarliga fel eller försummelser inom ombudsmannens kontor, och därmed tjäna allmänintresset, genom att främja integritet, öppenhet, ansvarsskyldighet och i slutändan legitimitet i och för ombudsmannens kontor.

Reglerna grundar sig på följande överväganden:

a) Integritet är en grundläggande princip för den europeiska offentliga förvaltningen. Allmänheten förväntar sig att personalen vid EU:s institutioner, organ och byråer ska uppträda med största möjliga integritet. Därför är det inte bara önskvärt utan viktigt att personalen rapporterar alla rimliga misstankar om allvarliga fel eller försummelser inom ombudsmannens kansli.

b) Visselblåsare spelar en viktig roll när det gäller att hjälpa EU:s institutioner, organ och byråer, inbegripet ombudsmannen, att avskräcka från överträdelser av integritetsprincipen och att upptäcka eventuella överträdelser.

c) Att avgöra om det är nödvändigt att blåsa visselpipan kan vara en svår fråga. Ombudsmannens personal bör därför veta att ombudsmannen välkomnar visselblåsning och uppmuntrar visselblåsare att gå vidare i fall där de är osäkra på om de bör rapportera eventuellt allvarliga fel eller försummelser som påverkar ombudsmannens kontor.

d) Visselblåsare bör uppge sin identitet när de rapporterar information som tyder på allvarliga fel eller försummelser vid ombudsmannens kontor. Ombudsmannen kommer dock också att granska alla sådana rapporter som lämnas in anonymt, även om sådana fall inte omfattas av de nuvarande reglerna.

e) I tjänsteföreskrifterna föreskrivs att visselblåsare ska skyddas mot negativa åtgärder från den institution där de arbetar ^[2]. Visselblåsare kan dock drabbas på andra sätt. till exempel genom vedergällning från kollegor. Detta är inte bara orättvist mot visselblåsaren, det kan också avskräcka från visselblåsning och därmed försvaga det som en mekanism för att säkerställa integritet, ansvarsskyldighet och transparens.

f) Konfidentiell rådgivning och konfidentiellt stöd bör finnas tillgängligt för att vägleda och stödja potentiella visselblåsare.

g) Om visselblåsaren så önskar ska hans eller hennes identitet i största möjliga utsträckning vara konfidentiell.

h) Visselblåsare behöver en försäkran om att deras rapportering, i enlighet med principerna om god förvaltning, kommer att leda till en ordentlig utredning och att de kommer att informeras om resultatet.

i) Rättigheterna för varje person som berörs av en visselblåsares rapport måste respekteras fullt ut.

j) Ovanstående överväganden gäller i princip även visselblåsare som inte ingår i ombudsmannens personal, såsom externa uppdragstagare, underleverantörer och deras anställda. Inom ramen för sin rättsliga och operativa kapacitet att göra detta bör EU:s institutioner, organ och byråer därför sträva efter att även skydda sådana externa visselblåsares rättigheter och intressen.

k) Enligt tjänsteföreskrifterna ska anställda vid ombudsmannens kontor som är medvetna om allvarliga fel eller försummelser vid en annan EU-institution än ombudsmannens kontor rapportera om detta. Om ombudsmannen får en sådan rapport från sin personal kommer denna rapport att översändas till Olaf så snart som möjligt. Sådana rapporter omfattas dock inte av dessa bestämmelser.

Ombudsmannen har antagit följande bestämmelser:

Artikel 1 - Tillämpningsområde

Dessa regler gäller för alla som arbetar vid ombudsmannens kontor, oavsett deras administrativa ställning eller status (inklusive utstationerade nationella tjänstemän och praktikanter).

Dessa regler gäller inte personer som rapporterar till ombudsmannen ^[3] om allvarliga fel eller försummelser som påverkar en annan EU-institution, ett annat EU-organ eller en annan EU-byrå ^[4].

Artikel 2 - Definitioner

I dessa regler avses med visselblåsare en person som i god tro rapporterar information som tyder på allvarliga fel eller försummelser vid ombudsmannens kansli.

Allvarligt fel eller försummelser omfattar till exempel bedrägeri, korruption, stöld och andra brott, allvarliga överträdelser av reglerna om offentlig upphandling och allvarliga överträdelser av yrkesmässiga skyldigheter.

Utlämnande sker i god tro om visselblåsaren ärligt och rimligt tror att den utlämnade informationen, och eventuella påståenden i den, är väsentligen sann. God tro förutsätts såvida inte och tills motsatsen bevisas.

chef: en enhetschef eller direktör eller generalsekreteraren för ombudsmannens kansli.

Artikel 3 - Förfarande

I enlighet med artikel 22a i tjänsteföreskrifterna är ombudsmannens personal skyldig att rapportera misstankar om allvarliga fel eller försummelser som påverkar ombudsmannens kansli. Sådana rapporter bör göras skriftligen och kan göras antingen internt inom ombudsmannens kontor eller externt till Olaf. Alla sådana rapporter, oavsett om de görs internt eller till Olaf, bör innehålla alla tillgängliga fakta och/eller bevis för att underlätta en fullständig utredning av ärendet.

Göra en rapport internt

En rapport om allvarliga fel eller försummelser som påverkar ombudsmannens kansli bör sändas skriftligen till en chef, som (såvida inte rapporten har riktats direkt till generalsekreteraren) utan dröjsmål ska vidarebefordra den till generalsekreteraren.

En chef som mottar en sådan rapport är i enlighet med artikel 22a i tjänsteföreskrifterna skyldig att utan dröjsmål till Olaf överlämna ”alla bevis” som han eller hon känner till och som ger anledning att anta att det förekommit allvarliga fel eller försummelser som påverkar ombudsmannens kontor. Ansvaret för att detta krav uppfylls åligger generalsekreteraren.

Visselblåsarens rapport kommer att granskas så snabbt och grundligt som möjligt av ombudsmannens kansli. Vid behov inleds en administrativ utredning. Denna undersökning kommer att genomföras i enlighet med bestämmelserna i de allmänna genomförandebestämmelser om disciplinära och administrativa undersökningar som antogs av ombudsmannen den 4 november 2004.

Rättigheterna för personer som berörs av en visselblåsares rapport anges i artikel 14 nedan. En visselblåsares rätt till information om de åtgärder som vidtas eller håller på att vidtas som svar på hans eller hennes rapport anges i artikel 6 nedan.

Olaf ska informeras om resultatet av varje sådan undersökning som utförs av ombudsmannen.

Om en visselblåsares rapport inbegriper generalsekreteraren ska visselblåsarens rapport överlämnas till eller vidarebefordras till ombudsmannen. Tidpunkten för och formen för den utredning som ska genomföras ska beslutas av ombudsmannen i enlighet med de bestämmelser som anges ovan, varvid ombudsmannen ska ta på sig den roll som generalsekreteraren annars tilldelas genom dessa bestämmelser.

Rapportering till Olaf

Ombudsmannens personal som inte vill rapportera internt inom ombudsmannens kansli kan som ett alternativ uppfylla skyldigheten att rapportera tjänstefel eller förseelser genom att rapportera till Olaf ^[5]. Om en rapport lämnas till Olaf är det Olaf som beslutar om vilka förfaranden som ska följas för att hantera rapporten.

Artikel 4 – Möjlighet till ytterligare rapportering

I enlighet med artikel 22b i tjänsteföreskrifterna får en visselblåsare också lämna ut information till kommissionens ordförande, revisionsrättens ordförande, rådets ordförande eller Europaparlamentets ordförande.

Visselblåsares rättigheter

Artikel 5 - Vägledning och stöd

Potentiella visselblåsare kan vända sig till en utsedd anställd för att få vägledning om huruvida de har problem som de måste rapportera till ombudsmannens kontor i enlighet med dessa regler och artikel 22a i tjänsteföreskrifterna.

Ombudsmannen erkänner den viktiga roll som personalkommittén spelar och kan begära att den föreslår en av sina ledamöter, eller en annan anställd efter eget val, att fullgöra denna roll. Om personalkommittén inte kan tillmötesgå en sådan begäran ska ombudsmannen utse en sådan anställd.

Potentiella visselblåsare kan också kontakta en chef för vägledning och stöd. De kan också överväga att kontakta Olaf, som ger anonym vägledning och stöd online [6]. I den utsträckning som tjänsteföreskrifterna tillåter ska vägledning och stöd till potentiella visselblåsare tillhandahållas i förtroende.

Om en anmälan om allvarligt fel eller försummelse har gjorts får visselblåsaren begära vägledning och stöd, som ska tillhandahållas i största möjliga utsträckning med hänsyn till omständigheterna.

Artikel 6 - Informationsgarantier

En visselblåsare vid ombudsmannens kansli har följande informationsrättigheter:

i) så snart som möjligt och under alla omständigheter inom fem arbetsdagar förses med ett mottagningsbevis för rapporten,

ii) senast 60 dagar efter mottagandet av rapporten informeras om det föreslås att de frågor som tas upp i rapporten ska utredas och, om så är fallet, vilka åtgärder som vidtas för den utredningen samt den förväntade tidsplanen för utredningen,

iii) så snart som möjligt och under alla omständigheter senast 60 dagar efter mottagandet av rapporten underrättas om huruvida en rapport har skickats till Olaf,

iv) i största möjliga utsträckning hållas underrättad om hur en utredning fortskrider, förutsatt att detta är förenligt med berörda tredje parters rättigheter och med skyddet av själva utredningsprocessen,

v) så snart som möjligt och senast 30 dagar efter det att undersökningen avslutats underrättas om resultatet av undersökningen, Beroende på omständigheterna, och med beaktande av kravet på att skydda ställningen för varje person som till följd av utredningen kan komma att bli föremål för disciplinära eller andra förfaranden, kan det finnas en viss begränsning av i vilken utsträckning visselblåsaren informeras om resultatet när det gäller den personen.

Artikel 7 - Skydd för visselblåsare

Ombudsmannen ska i största möjliga utsträckning skydda en visselblåsare mot repressalier eller repressalier, nackdelar eller diskriminering på arbetsplatsen i samband med eller till följd av visselblåsning. Samma skydd ges till anställda som har stött en visselblåsare.

Om en visselblåsare beslutar att sända sin rapport till någon av de personer som avses i artikel 22b i tjänsteföreskrifterna (se artikel 4 ovan) beviljas detta skydd om visselblåsaren tidigare har lämnat samma information till Olaf eller ombudsmannen och har tillåtit Olaf eller ombudsmannen den tidsperiod som Olaf eller ombudsmannen anser vara nödvändig för att vidta lämpliga åtgärder, såvida inte denna period är orimlig med hänsyn till omständigheterna i fallet.

Om en person som varit inblandad i ett allvarligt fel eller en förseelse senare beslutar att blåsa i visselpipan, ska det faktum att han eller hon har anmält ärendet beaktas till hans eller hennes fördel i ett disciplinärt förfarande.

Artikel 8 - Sekretess och anonymitet

Ombudsmannen ska i största möjliga utsträckning sträva efter att skydda en visselblåsares identitet och den mottagna rapportens konfidentialitet samt de inblandade personernas identitet.

Namnet på en visselblåsare får inte röjas för någon person som kan vara inblandad i det rapporterade felet eller för någon annan person, utom när visselblåsaren har gett uttryckligt tillstånd till att hans eller hennes namn röjs eller när detta är absolut nödvändigt för att säkerställa rättvisa förfaranden i disciplinära eller andra förfaranden. Denna försäkran gäller inte om en anställd medvetet rapporterar falsk information.

Om ombudsmannen hänskjuter ärendet till Olaf ska den rapport som mottagits från visselblåsaren anonymiseras med avseende på visselblåsarens namn, och visselblåsarens identitet ska skyddas i största möjliga utsträckning.

Visselblåsare och/eller berörda personer som anser att ombudsmannens kontor inte på ett adekvat sätt har skyddat deras konfidentialitet och tillhörande personuppgifter kan lämna in klagomål till Europeiska datatillsynsmannen.

Artikel 9 - Rörlighet

Om en visselblåsare, som ett skydd mot eventuella repressalier, vill flyttas till en annan enhet inom byrån (inklusive att flytta från Strasbourg till Bryssel eller vice versa), kommer ombudsmannen att sträva efter att underlätta denna begäran i största möjliga utsträckning.

Om en visselblåsare av samma skäl begär en överföring till en annan EU-institution, ett annat EU-organ eller en annan EU-byrå kommer ombudsmannen att stödja och bistå med denna begäran så mycket som möjligt.

Artikel 10 - Bedömning och marknadsföring

Ombudsmannen ska se till att en anställd som har utarbetat en rapport enligt dessa bestämmelser inte drabbas av några negativa konsekvenser i samband med betygsrapporter eller befordran. I den mån det är möjligt kommer det faktum att en rapport har avgetts enligt dessa regler att ses positivt i samband med bedömningsrapporter eller befordran.

Visselblåsning ska endast nämnas i visselblåsarens personalrapport om han eller hon uttryckligen begär eller samtycker till att en sådan hänvisning bör inkluderas.

Artikel 11 - Påföljder för personer som vidtar repressalier

Varje form av vedergällning mot en visselblåsare är förbjuden.

En visselblåsare som anser att en åtgärd som påverkar honom eller henne negativt har vidtagits på arbetsplatsen som vedergällning för att ha gjort en rapport enligt dessa regler bör underrätta generalsekreteraren eller ombudsmannen, som kommer att utreda ärendet. Det ska vara upp till den person som har vidtagit åtgärden i fråga att fastställa att den motiverades av andra skäl än rapporteringen.

Om sådana repressalier konstateras ska ombudsmannen vidta lämpliga åtgärder, vid behov även disciplinära åtgärder mot berörd personal.

Artikel 12 - Rättsmedel

Ombudsmannens personal som har lämnat en rapport enligt dessa regler och som anser att de inte har fått tillräckligt stöd och skydd, eller som har påverkats negativt av att en rapport har lämnats, kan begära bistånd (inklusive ersättning) i enlighet med artikel 24 i tjänsteföreskrifterna. Ett motiverat beslut om en begäran enligt artikel 24 ska lämnas till visselblåsaren så snart som möjligt och under alla omständigheter senast två månader efter det att han eller hon lämnade in begäran. Om den anställde anser att beslutet är otillfredsställande får han eller hon lämna in ett klagomål inom tre månader i enlighet med artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna.

Om visselblåsaren begär det ska han eller hon ha möjlighet att framföra klagomålet muntligen och får vid ett möte i detta syfte åtföljas av en ledamot av personalkommittén och/eller någon annan person. Vid handläggningen av klagomål enligt artikel 90.2 får ombudsmannens kansli samråda med eller involvera en eller flera personer utanför ombudsmannens kansli för att säkerställa att förfarandet är så rättvist och skäligt som möjligt.

Beslutet om klagomålet ska meddelas visselblåsaren senast två månader efter det att han eller hon har lämnat in klagomålet.

Artikel 13 - Processmissbruk

Om en anställd medvetet rapporterar falsk information kan han eller hon bli föremål för disciplinära åtgärder.

Bevisbördan i detta avseende ska ligga hos ombudsmannens kansli.

Övriga bestämmelser

Artikel 14 - Inblandade personers rättigheter

Om ombudsmannen beslutar att ingen administrativ undersökning är motiverad ska anställda som är inblandade i rapporter om allvarliga fel eller försummelser i god tid informeras om de anklagelser som riktas mot dem och om all relevant information som lämnas av visselblåsaren.

Om ombudsmannen beslutar att inleda en administrativ undersökning på grundval av en rapport från en visselblåsare ska de anställda som berörs av rapporten omfattas av de förfarandegarantier som fastställs i artikel 2 i de allmänna genomförandebestämmelser om disciplinära och administrativa undersökningar som antogs av ombudsmannen den 4 november 2004 (se bilaga 1 till dessa bestämmelser).

När den administrativa utredningen har avslutats ska den berörda personalen så snart som möjligt underrättas om huruvida det föreslås att några åtgärder vidtas mot dem.

Ombudsmannens kontor ska stödja de anställda som har lidit skada till följd av rapporter som gjorts med ont uppsåt, på grundval av information som man vet är falsk eller felaktig. På samma sätt ska stöd ges till anställda som har lidit skada till följd av rapporter som, även om de inte gjorts med ont uppsåt, befunnits vara felaktiga.

Artikel 15 - Utbildning och medvetandehöjande åtgärder

Dessa regler och relevanta förfaranden ska uppmärksammas på personer när de ansluter sig till ombudsmannens personal och minst en gång om året därefter.

Utbildningstillfällen ska anordnas regelbundet i syfte att säkerställa att all personal vid ombudsmannen förstår att beredskapen att slå larm om allvarliga tjänstefel eller missförhållanden spelar en avgörande roll för att upprätthålla en kultur av integritet, ansvarsskyldighet och öppenhet inom byrån.

Under dessa utbildningstillfällen ska information om ombudsmannens erfarenhet av visselblåsning tillhandahållas, i tillämpliga fall.

Artikel 16 - Rapportering

Ombudsmannens offentliga årliga verksamhetsrapport till budgetmyndigheten ska innehålla ett avsnitt om visselblåsning och i synnerhet allmän information om antalet och typerna av problem som tagits upp samt om de slutsatser och uppföljningsåtgärder som vidtagits i samband med detta.

Artikel 17 - Externa visselblåsare

Varje person som ingår ett avtal med ombudsmannens kontor ska informeras om i) att det är möjligt att rapportera allvarliga fel eller försummelser som påverkar ombudsmannens kontor antingen till ombudsmannen eller till Olaf och ii) att utnyttjandet av denna möjlighet inte kommer att leda till repressalier, repressalier eller andra negativa åtgärder från ombudsmannens kontors sida, förutsatt att han, hon eller den rimligen anser att den information som rapporteras är sann.

Artikel 18 - Dataskydd

All behandling av personuppgifter vid tillämpningen av dessa bestämmelser omfattas av förordning (EG) nr 45/2001 [7] och ska utföras i enlighet med den förordningen och med Europeiska datatillsynsmannens yttrande i denna fråga [8].

I fall där det är nödvändigt att skjuta upp information till den berörda personen om inledandet av en administrativ utredning av frågor som tas upp av en visselblåsare för att inte äventyra genomförandet av denna utredning, kommer skälen till detta att förklaras i en not som ska läggas till i akten. Om det av samma skäl är nödvändigt att begränsa den berörda personens rätt att få tillgång till eller rätta sina personuppgifter, kommer skälen till denna begränsning att förklaras i beslutet om en sådan begäran.

Om den information som lämnas av en visselblåsare innehåller personuppgifter som uppenbarligen inte behövs för att undersöka de frågor som tas upp i rapporten, kommer dessa uppgifter att raderas från rapporten, vid behov efter samråd med visselblåsaren, i den mån detta är möjligt utan att den materiella granskningen försenas på ett otillbörligt sätt.

Artikel 19 - Översyn

Dessa regler ska ses över inom ett år efter det att de antagits, och därefter vart tredje år, i syfte att besluta om de behöver kompletteras eller ses över. Resultaten av varje översyn ska offentliggöras.

Innan ombudsmannen beslutar om ändringar av dessa regler ska han eller hon samråda med personalkommittén.

Artikel 20 - Ikraftträdande

Reglerna träder i kraft samma dag som de antas.

Emily O'Reilly

Strasbourg den 20 februari 2015

Bilaga 1

Följande förfaranderegler, som fastställs i de allmänna genomförandebestämmelser om disciplinära och administrativa undersökningar som antogs av ombudsmannen den 4 november 2004, ska tillämpas vid utredningen av en rapport från en visselblåsare:

- Den berörda personalen informeras i den mån detta inte skadar genomförandet av den administrativa utredningen.

- Den eller de utredare som ansvarar för ärendet ska genomföra utredningen oberoende, grundligt och så snabbt som möjligt. När utredaren/utredarna genomför denna utredning ber de inte om eller tar emot instruktioner.

- Inga slutsatser kan dras i slutet av undersökningen när det gäller en medlem av ombudsmannens personal som identifieras med namn om inte denna person har fått möjlighet av utredaren/utredarna att uttrycka sina åsikter om alla relevanta fakta som rör honom eller henne själv.

- Den berörda personen har rätt att åtföljas av en person som han eller hon själv väljer.

- Utredaren/utredarna utarbetar en rapport med alla fakta i ärendet. I rapporten anges huruvida tillämpliga regler och förfaranden har följts, en förteckning över eventuella försvårande eller förmildrande omständigheter, omfattningen av den skada som ombudsmannens kansli lidit och en rekommendation om vilka åtgärder ombudsmannen bör vidta.

- Ombudsmannen informerar den berörda personen om att undersökningen har slutförts och vidarebefordrar utredarens eller utredarnas slutsatser till honom eller henne. På begäran, och med förbehåll för skyddet av tredje parts legitima intressen, ska alla handlingar som är direkt kopplade till påståenden som riktas mot den berörda personen överlämnas till den personen.

 

[1] Dessa regler grundar sig på tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen, särskilt artikel 22 a, b och c, samt anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen (Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 1023/2013 av den 22 oktober 2013 om ändring av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen, EUT L 287, 2013, s. 15). De tar också hänsyn till Europeiska datatillsynsmannens yttrande i denna fråga. Se Europeiska datatillsynsmannens yttrande om en anmälan om förhandskontroll avseende Europeiska ombudsmannens visselblåsningsförfarande, Bryssel den 4 december 2014 (ärende 2014-0828).

[2] Se artikel 22 a och b i tjänsteföreskrifterna.

[3] I enlighet med artikel 22 b i tjänsteföreskrifterna.

[4] Sådana rapporter behandlas normalt som klagomål i enlighet med ombudsmannens klagomålsförfaranden.

[5] Mer information finns på https://fns.olaf.europa.eu/

[6] Se fotnot 5 ovan.

[7] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 2001, s. 1).

[8] Se fotnot 1 ovan.