Ärendet gällde Europeiska rekryteringsbyråns (Epso) praxis att inte tillåta sökande att ansöka om mer än ett parallellt uttagningsprov för rekrytering av EU-tjänstemän, även om de uppfyllde kriterierna. Epso vägrade att låta klaganden delta i två parallella uttagningsprov för rekrytering av översättare till EU-institutionerna och kunde inte på ett övertygande sätt förklara skälen till att denna praxis tillämpades.

Ombudsmannen konstaterade att denna praxis skulle kunna få till följd att rekryteringen av de mest kvalificerade personerna hindras och att Epso därför bör kunna ge en övertygande motivering till varför den tillämpar denna praxis. Ombudsmannen konstaterade att Epso´ underlåtenhet att lämna en sådan motivering till klaganden utgjorde ett administrativt missförhållande. Hon konstaterade också att en eventuell fortsättning av förfarandet, i avsaknad av en gedigen motivering, med nödvändighet också skulle utgöra ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen rekommenderade därför Epso att omedelbart se över sin policy i förhållande till denna praxis.

Som svar på detta inrättade Epso en intern reflektionsgrupp för att genomföra en detaljerad konsekvensbedömning av eventuella politiska förändringar på detta område. Bedömningen kommer att läggas fram för Epsos styrelse senast i december 2018. Styrelsen måste fatta det slutliga beslutet. Eftersom Epso följer hennes rekommendation har ombudsmannen beslutat att avsluta ärendet.

Målet gällde bedömningen av provanställningstiden för en tillfälligt anställd vid Europeiska stödkontoret för asylfrågor (Easo). Klaganden, som avskedades i slutet av sin provanställningsperiod, hävdade att det fanns ett antal förfarandemässiga brister i hennes bedömning. Dessutom underlät Easo att besvara hennes klagomål enligt EU:s tjänsteföreskrifter.

Ombudsmannen undersökte frågan och bad Easo att svara på klagomålen. Hon konstaterade att Easo hade vidtagit nödvändiga åtgärder för att säkerställa en opartisk bedömning av klagandens provanställningsperiod och hade respekterat klagandens rätt att bli hörd innan det slutliga beslutet om hennes fortsatta anställning fattades. Ombudsmannen avslutade därför ärendet.

EU-tjänstemän måste visa sin förmåga att arbeta på ett tredje språk före sin första befordran. När klaganden, som arbetar vid en EU-byrå, inte klarade ett prov i språkkunskaper på sitt tredje språk bad han Epso att ange skälen till det relativt låga betyget i skrivprovet för provet och även informera honom om eventuella prövningsmekanismer. Enligt honom verkade Epsos förklaringar om hans lönegrad inkonsekventa, medan dess ursprungliga svar om prövningsmöjligheter var felaktigt. Efter att klaganden insisterat gick Epso med på att ompröva sitt skrivprov. Den andra utvärderaren bekräftade den ursprungliga lönegraden.

Ombudsmannen undersökte frågan. Hon granskade klagandens test och de två utvärderarnas bedömningar. Ombudsmannen fann inga uppenbara fel eller indikationer på partiskhet i bedömningen av klagandens skriftliga prov. När det gäller den felaktiga informationen om prövningsmöjligheterna erkände Epso sitt misstag och bad klaganden om ursäkt. Ombudsmannen ansåg inte att ytterligare undersökningar var nödvändiga och avslutade ärendet. Hon föreslog dock förbättringar när det gäller den information som ges till deltagarna i språkfärdighetsproven om förfarandet och deras rätt till prövning/överklagande.

Ärendet gällde ECDC:s beslut att säga upp en tillfälligt anställds anställningsavtal efter en provanställningsperiod.

Ombudsmannen genomförde en undersökning av ärendet och ansåg att ECDC:s förklaringar om sitt beslut att inte behålla klaganden i tjänst vid provanställningsperiodens slut i allmänna ordalag var rimliga.

Ombudsmannen ansåg dock att ECDC inte i god tid hade klargjort för klaganden a) att de problem som identifierats i dialogen om utvärdering av nyanlända var så allvarliga att det var motiverat att säga upp klagandens kontrakt, b) på vilka områden han behövde förbättra sig genom en särskild och tydlig handlingsplan. Underlåtenheten att göra detta utgjorde ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen anser dessutom att om ett EU-organ inte har tillräckligt med tid för att korrekt utvärdera en tillfälligt anställds arbete, eller om den tillfälligt anställde inte har haft tillräcklig möjlighet att rätta till brister i sitt arbete, skulle det vara en god förvaltning att undersöka om det föreligger ”exceptionella omständigheter” som motiverar en förlängning av provanställningsperioden. Eftersom det inte finns några bevis i ärendet för att ECDC på allvar undersökte möjligheten att förlänga klagandens prövotid lade ombudsmannen fram ett motsvarande förslag till förbättringar för framtiden. Slutligen anser ombudsmannen, med tanke på att det är god förvaltningssed att be om ursäkt för eventuell dålig praxis, att ECDC bör erkänna sina misstag i hanteringen av detta ärende och be den klagande om ursäkt för dessa misstag.

Ärendet gällde kommissionens beslut att ändra sitt ursprungliga förslag om överföring av klagandens pensionsrättigheter, som förvärvats i det brittiska pensionssystemet, till EU:s pensionssystem.

Kommissionen hävdade att den var tvungen att ändra sitt ursprungliga förslag eftersom det hade grundats på allmänna genomförandebestämmelser som redan var inaktuella när förslaget lades fram. Kommissionens reviderade förslag, som var mindre gynnsamt för klaganden, baserades på de reviderade allmänna genomförandebestämmelser som faktiskt gällde vid tidpunkten för det ursprungliga förslaget. Klaganden hävdade att kommissionen borde rätta sig efter det första förslag som han redan hade godtagit.

Ombudsmannen undersökte frågan och fann att tribunalen hade slagit fast att kommissionen inte var rättsligt skyldig att lägga fram förslag om överföring av pensionsrättigheter som förvärvats utanför unionens pensionssystem och att ett faktiskt fastställande av värdet av sådana överförda pensionsrättigheter inte kunde göras förrän efter det att överföringen hade gjorts. Detta var i själva verket en praxis som infördes av kommissionen enbart för att bättre informera sina tjänstemän om vad de kunde förvänta sig när de faktiskt beslutade att begära överföring av sina pensionsrättigheter till EU:s pensionssystem.

Ombudsmannen avslutade därför klagomålet med slutsatsen att kommissionen inte hade gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Ärendet gällde Olafs åtgärder efter mottagandet av en rapport om visselblåsning som kopplade Europeiska myndigheten för luftfartssäkerhet (Easa) till den påstådda manipulationen av en inspektionsrapport om luftfartsskydd. Efter en preliminär bedömning var ombudsmannen bekymrad över vad som föreföll vara Olafs beslut att avskriva ärendet och återförvisa ärendet till Easa trots att visselblåsaren medvetet hade valt att lämna sin rapport till Olaf snarare än till Easa. Ombudsmannen ansåg preliminärt att ett sådant beslut skulle kunna inverka negativt på ändamålsenligheten hos bestämmelserna om visselblåsning i allmänhet. Hon beslutade därför att undersöka frågan.

Efter en inspektion av Olafs handlingar konstaterade ombudsmannen att Olaf på lämpligt sätt hade övervägt om en utredning skulle inledas. Det framkom också att Olaf i själva verket inte hade avslutat ärendet utan hade bett Easa att undersöka ärendet och rapportera om resultaten av sin utredning. Olaf hade dessutom förbehållit sig rätten att inleda en formell utredning i ett senare skede. Mot denna bakgrund fann ombudsmannen att Olaf hade hanterat klagandens visselblåsningsrapport på lämpligt sätt. Ombudsmannen noterade att Olaf borde ha informerat den klagande mer uttryckligen om att dess hänskjutande av ärendet till Easa inte innebar att Olaf inte skulle vidta några ytterligare åtgärder i frågan. Hon gjorde ytterligare en anmärkning i detta avseende.

Ärendet gällde klagandens avskedande som anställd vid Europeiska unionens polisuppdrag och hans efterföljande begäran om tillgång till handlingarna i hans personalakt.

Ombudsmannen undersökte frågan och fann att klagandens avskedande var lagligt. Hon konstaterade dock också att uppdraget borde ha inväntat slutförandet av den interna översynsprocessen, som faktiskt behandlade klagandens situation, innan det avskedade klaganden. Ombudsmannen ansåg därför att det var lämpligt att be Europeiska utrikestjänsten, i ett förslag till lösning, att erbjuda klaganden en betalning ex gratia som ett erkännande av de fel som begåtts av uppdraget. Utrikestjänsten godtog förslaget och erbjöd sig att göra en betalning ex gratia på 2000 euro.Klaganden godtog inte erbjudandet. Ombudsmannen ansåg att det belopp som utrikestjänsten erbjöd var lämpligt och att det därför inte fanns någon grund för ytterligare undersökningar av denna aspekt av ärendet.

När det gäller klagandens tillgång till sin personalakt konstaterade ombudsmannen att utrikestjänsten inte hade gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Sedan den 1 januari 2014 har EU-institutionerna varit skyldiga att införa interna regler för visselblåsare som omfattar skydd av visselblåsare, tillhandahållande av information till dem och förfarandet för hantering av klagomål från visselblåsare om hur de behandlades. För att se till att EU-förvaltningen gör allt som står i dess makt för att uppmuntra enskilda personer som blir medvetna om allvarliga fel eller försummelser att yttra sig inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ riktad till Europaparlamentet, Europeiska kommissionen, Europeiska unionens råd, Europeiska unionens domstol, Europeiska revisionsrätten, Europeiska utrikestjänsten, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och Europeiska datatillsynsmannen.

Ombudsmannen är besviken över att hennes undersökningar visar att endast två av de nio berörda institutionerna hittills har antagit regler av det slag som krävs. Institutionernas svar visar att mycket mer behöver göras för att visa allmänheten och potentiella visselblåsare att EU-institutionerna välkomnar visselblåsning och uppmuntrar visselblåsare att gå vidare, att visselblåsare kommer att skyddas mot negativa åtgärder från den institution för vilken de arbetar och att deras rapportering kommer att leda till en ordentlig utredning. Ombudsmannen avslutar därför ärendet med riktlinjer för ytterligare förbättringar och uppmuntrar institutionerna att försöka slutföra sina diskussioner på interinstitutionell nivå så snart som möjligt och att i denna process utgå från ombudsmannens egna interna regler om visselblåsning. Ombudsmannen lovordar också kommissionen och revisionsrätten för deras framsteg hittills i denna fråga.

Klagomålet lämnades in av en icke-statlig organisation och gäller Efsas hantering av en potentiell intressekonflikt till följd av en situation som kallas svängdörrsproblematik.

Ombudsmannen inledde en undersökning av påståendet att Efsa inte på ett tillfredsställande sätt hanterade frågan om en potentiell intressekonflikt i samband med att en tidigare anställd flyttade till den privata sektorn och relaterade påståenden.

Efter sin undersökning av klagomålet skickade ombudsmannen tre förslag till rekommendationer till Efsa. I sitt detaljerade yttrande hävdade Efsa att den hade följt ombudsmannens förslag till rekommendationer.

I sitt beslut om att avsluta ärendet konstaterade ombudsmannen följande:

i) Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Efsa) har vidtagit åtgärder för att stärka sina regler och förfaranden när det gäller förhandlingar genom att betjäna personal om framtida anställningar av typen ”svängdörrar” och kräva att betjänande personal lämnar ut dem i god tid. Eftersom Efsa på ett otillbörligt sätt begränsade omfattningen av vad som skulle kunna utgöra en eventuell intressekonflikt under sådana omständigheter drog ombudsmannen slutsatsen att Efsa endast delvis godtog ombudsmannens första förslag till rekommendation.

ii) Efsa underlät att vederbörligen erkänna sin underlåtenhet att iaktta de relevanta förfarandereglerna och att göra en tillräckligt grundlig bedömning av den potentiella intressekonflikten i det aktuella fallet och underlät följaktligen att genomföra ombudsmannens andra förslag till rekommendation.

iii) Efsa har vidtagit åtgärder för att se till att den, om ett liknande fall uppstår i framtiden, a) får tillräcklig information, inbegripet åtminstone en korrekt redogörelse för de uppgifter som utförts vid Efsa, en exakt beskrivning av den föreslagna nya anställningen och information om eventuella kopplingar mellan den nya och den tidigare anställningen, b) gör en så grundlig bedömning som möjligt och c) registrerar resultaten av sin bedömning på ett korrekt sätt. Efsa godtog och genomförde därför ombudsmannens tredje förslag till rekommendation.

För att förbättra genomförandet av det första utkastet till rekommendation gjorde ombudsmannen dessutom fyra ytterligare anmärkningar där Efsa uppmanades att överväga att göra ytterligare ändringar av sina förfaranden och formulär.

Under 2001 gav chefen för en EU-delegation tre lokalanställda tillstånd att arbeta deltid. Under 2009 bad de tre berörda lokalanställda delegationschefen om en förlängning av tillståndet att arbeta deltid. Deras begäran avslogs. Undantagsvis beviljades en förlängning endast fram till slutet av 2010. I sitt klagomål till Europeiska ombudsmannen hävdade de främst att Europeiska utrikestjänsten (nedan kallad utrikestjänsten) inte hade lämnat några övertygande skäl till sitt beslut att neka dem tillstånd att arbeta deltid.

Ombudsmannens undersökning inleddes ursprungligen mot Europeiska kommissionen. Från och med den 1 januari 2011, efter en överföring av befogenheter, blev Europeiska utrikestjänsten det behöriga organet för att hantera alla beslut som rör personal vid EU:s delegationer. Utrikestjänsten ersatte således kommissionen inom ramen för denna utredning.

I sitt yttrande förklarade utrikestjänsten att den inte kunde förlänga det tillstånd som den hade beviljat de tre lokalanställda att arbeta deltid av följande skäl: i) lokal lagstiftning inte föreskriver någon allmän praxis för beviljande av deltidsarbete och det inte finns några bindande bestämmelser i detta avseende, ii) EU:s särskilda regler för lokalanställda innehåller inga bestämmelser om beviljande av deltidsarbete. och iii) det inte finns något "tjänstens intresse"som tillåter deltidsarbete.

Ombudsmannen ansåg att utrikestjänstens vägran att förlänga tillståndet att arbeta deltid för de tre lokalanställda var omotiverad. Han ansåg att deltidsarbete åtminstone var ett vanligt alternativ som var tillåtet enligt den lokala lagstiftningen. Även om det inte finns några allmänna ”bindande bestämmelser” i den lokala lagstiftningen om att deltidsarbete obligatoriskt ska beviljas på begäran, står det parterna i arbetsavtalen fritt att förhandla och tillåta en sådan möjlighet. Även om det i de särskilda unionsbestämmelserna om lokalanställda inte sägs något om deltidsarbete, hindrar de emellertid inte att en sådan överenskommelse träffas. Slutligen erinrade ombudsmannen om Internationella arbetsorganisationens relevanta regler som alla erkänner deltidsarbete som en lämplig anställningsform för arbetstagare med familjeansvar.

Ombudsmannen riktade inledningsvis ett förslag till vänskaplig förlikning till utrikestjänsten och därefter ett förslag till rekommendation. Efter sitt förslag till rekommendation förklarade utrikestjänsten varför det låg i tjänstens intresse att avslå klagandenas begäranden. Dessutom informerade utrikestjänsten ombudsmannen om att den hade återupptagit diskussionerna med kommissionen om möjligheten att bevilja tillstånd för deltidsarbete för lokalanställda. Ombudsmannen godtog denna förklaring och ansåg att utrikestjänsten har vidtagit lämpliga åtgärder för att genomföra hans förslag till rekommendation. Han avslutade därför ärendet.