Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden lämnade in en webbansökan som svar på inbjudan att anmäla intresse EPSO/CAST/P/4/2015 [1] (nedan kallad inbjudan). Hans ansökan godkändes och han gjorde de datorbaserade urvalsproven vid ett provcentrum i Barcelona, Spanien. Den 1 februari 2016 informerade Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) honom om att han inte hade klarat urvalsproven och inte skulle komma in i nästa fas av urvalsförfarandet. Hans totala poäng var bara en punkt under det önskade betyget.

2. Klaganden försökte ansöka på nytt om ansökningsomgången, eftersom den pågick och inte hade något slutdatum. Det var dock inte möjligt att lämna in en ny ansökan via Epsos onlinesystem, eftersom han redan hade lämnat in en ansökan. Den 22 februari 2016 skickade klaganden ett e-postmeddelande till Epso där han hävdade att hans resultat berodde på den stress som orsakades av ”mycket oförskämd och ovänlig personal” vid provcentrumet. Han frågade också hur man skulle gå till väga för att lämna in en ny ansökan för den (pågående) utlysningen.

3. Samma dag svarade Epso på följande sätt: "[T] ber dig om din begäran som inte kan hedras eftersom du inte kan ansöka på nytt".

4. Klaganden svarade via e-post den 23 februari 2016 och frågade om den rättsliga grunden för Epsos ståndpunkt.

5. Följande dag svarade Epso: i) det på de villkor som anges i ansökningsomgången inte är möjligt att ändra en ansökan som har validerats, och ii) förnyad ansökan efter ett resultat av ett misslyckat urvalsprov innebär att ”ändringar” måste göras. Det fanns således ingen möjlighet att ansöka på nytt.

6. Klaganden svarade samma dag och påpekade att det aktuella urvalsförfarandet pågick, utan något särskilt slutdatum. Han godtog att hans första ansökan hade avslutats och inte kunde ändras. I detta fall bör det dock, till skillnad från i Epsos uttagningsprov med specifika slutdatum, inte finnas någon anledning att hindra honom från att ansöka igen. Klaganden ville dessutom veta den rättsliga grunden för att inte tillåta honom eller någon annan sökande att ansöka på nytt om urvalsförfarandet.

7. Den 25 februari 2016 svarade Epso klaganden att han inom kort skulle informeras om den motiverade rättsliga grunden.

8. Den 8 april 2016 skickade klaganden en påminnelse till Epso.

9. Den 14 april 2016 informerade Epso klaganden om att dess rättstjänst fortfarande behandlade hans klagomål. Han bad om ursäkt för förseningen men lovade att återkomma till honom så snart som möjligt.

Utredningen

10. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet om att Epso inte hade lämnat tillräckliga svar på klagandens skrivelser om i) den rättsliga grunden för att inte tillåta sökande att ansöka på nytt i urvalsförfaranden utan några särskilda slutdatum, och ii) förhållandena vid provningscentrumet i Spanien.

11. Under undersökningens gång mottog ombudsmannens undersökningsgrupp Epsos svar och därefter klagandens synpunkter som svar på Epsos svar. Vid genomförandet av undersökningen har ombudsmannens undersökningsgrupp beaktat de argument och åsikter som parterna lagt fram.

Påstående om att Epso underlät att lämna adekvata svar på klagandens farhågor

Argument som framförts till ombudsmannen

12. Under utredningens gång besvarade Epso klagandens farhågor. När det gäller den rättsliga grunden för att inte tillåta sökande att lämna in en ny ansökan i urvalsförfaranden utan några särskilda slutdatum bad Epso om ursäkt för att Epso inte hade kunnat ge klaganden ett tydligt och snabbt svar på skälen till att en sökande inte kan ansöka på nytt i samband med ett urvalsförfarande för Cast. Den förklarade att den rättsliga grunden för dess ståndpunkt uttryckligen angavs i inbjudan att lämna förslag, nämligen under rubriken ”Skäl för diskvalificering i samband med ansökningsförfarandet”: ”Om Epso i något skede av förfarandet konstaterar att du har skapat mer än ett Epsokonto, gjort mer än en ansökan per profil och tjänstegrupp till detta urvalsförfarande eller lämnat felaktiga uppgifter kan du komma att uteslutas från uttagningsprovet.” Epso avvisade därför klagandens ståndpunkt i detta avseende.

13. När det gäller klagandens synpunkter på personalens beteende vid provcentrumet förklarade Epso att den hade undersökt frågan. Rapporten från perioden för testdagen visade dock att det inte hade förekommit några klagomål om beteendet hos personalen vid testcentrumet, inte heller från klaganden. Epso har inte heller fått någon återkoppling under 2016 som skulle kunna tyda på problem med personalens beteende vid provcentrumet i Barcelona. Epso hävdade att detta visade att klagandens påståenden om provcentrumets personals beteende var ”subjektiva” och inte ifrågasatte urvalsförfarandet. Den påpekade att urvalsförfarandet hade organiserats på ett korrekt sätt, i enlighet med relevant rättspraxis [2]. Epso tillade dock att klagandens synpunkter vederbörligen hade noterats.

14. Som svar uppgav klaganden att han ansåg att Epsos svar var ”kränkande” och ”oacceptabelt”. Han ansåg att Epso föreslog att han hade ljugit, eftersom han hade sagt till två personer på provcentrumet att han kände sig ”förödmjukad”. När det gäller den rättsliga grunden hävdade han att det bör finnas en ”grundläggande rättsakt”, såsom en förordning, för att Epso ska kunna agera på det sätt som den gjorde.

Ombudsmannens bedömning

15. När det gäller den rättsliga grunden för Epsos åtgärder har Epso hänvisat till texten i den relevanta ansökningsomgången, där det klargörs att de sökande endast fick lämna in en ansökan. Enligt relevant rättspraxis har Epso ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att fastställa regler och villkor för uttagningsprov och urvalsförfaranden [3]. Meddelandet om uttagningsprov eller inbjudan att anmäla intresse utgör den rättsliga ramen för uttagningsförfarandet och uttagningskommittén och Epso är därför bundna av det [4]. I detta fall var Epso således enligt lag skyldigt att uppfylla de villkor som angavs i utlysningen, vilket tydligt uteslöt flera ansökningar. Epsos ståndpunkt är således rimlig.

16. Epso bestred klagandens påståenden om personalens beteende vid provcentrumet. Den hänvisade till sina protokoll och uppgav att den inte hade mottagit några klagomål den dag då klaganden deltog i proven. Den påpekade också att den inte hade mottagit några som helst klagomål om beteendet hos personalen vid testcentrumet i Barcelona 2016. Om du inte är nöjd med förhållandena vid provcentrumen är det rimligt att förvänta sig att du anmäler händelsen skriftligen till Epso utan dröjsmål. I detta fall rapporterade dock klaganden händelsen skriftligen först efter det att han fick kännedom om sina resultat [5].

17. På grundval av undersökningen anser ombudsmannen att Epsos ståndpunkt är rimlig och adekvat, och ärendet är därmed avslutat.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutas ärendet [6].

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Strasbourg den 1 december 2016

Marta Hirsch-Ziembinska

Enhet 1 – Förfrågningar och informations- och kommunikationsteknik

[1] Inbjudan att anmäla intresse (projekt-/programrådgivare – tjänstegrupp IV): http://europa.eu/epso/doc/call-cast-agencies/en-tra-cast-p-1-4-2015.pdf

[2] Personaldomstolens dom i mål F-7/07, Angioi mot kommissionen, ECLI:EU:F:2011:97, punkt 124.

[3] Förstainstansrättens domar i mål T-132/89, Gallone mot rådet, EU:T:1990:60, punkt 27, och i mål T-207/95, Ibarra Gil/kommissionen, EU:T:1997:12, punkt 66.

[4] Personaldomstolens dom i mål F-125/11, Isabel Mendes mot kommissionen, EU:F:2013:35, punkt 59.

[5] Ombudsmannen har undersökt klagomål som rör förhållandena vid CBT-centrum (en av undersökningarna pågår), men i dessa fall rapporterade de klagande incidenter till Epso utan att invänta resultaten.

[6] Information om omprövningsförfarandet finns på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark.