Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden är anställd vid det italienska justitieministeriet och var vid tidpunkten för omständigheterna i målet utstationerad vid Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo) i Rom [1] som nationell europeisk delegerad åklagares assistent [2].

Begäran till de italienska myndigheterna

2. I februari 2025 lämnade klaganden in en begäran till åklagarmyndigheten i Rom om tillstånd att distansarbeta tre dagar i veckan. Vid behandlingen av begäran samrådde ”sambandsmannen” mellan Europeiska åklagarmyndigheten i Rom och den italienska förvaltningen med de europeiska delegerade åklagarna vid Europeiska åklagarmyndigheten i Rom (nedan kallade de europeiska delegerade åklagarna), som avgav ett negativt yttrande om begäran. De ansåg att begäran var oförenlig med klagandens arbetskrav och behovet av ett effektivt samarbete mellan åklagarna och övrig personal. De uppgav vidare att distansarbete vid Eppo i Rom var begränsat till en dag i veckan på försöksbasis och att klaganden var en ganska ny anställd och därför ännu inte tillräckligt förtrogen med sina arbetsuppgifter. Åklagarmyndigheten i Rom avslog klagandens begäran.

3. I mars 2025 lämnade klaganden in en ”allmän begäran om medborgartillgång”[3] till den allmänna åklagarmyndigheten i Rom och till Europeiska åklagarmyndigheten i Rom, med en begäran om det antal förfaranden som inletts av den allmänna åklagarmyndigheten i Rom och av Europeiska åklagarmyndigheten i Rom mellan den 1 januari 2024 och den 28 februari 2025. De europeiska delegerade åklagarna överförde klagandens begäran till Europeiska åklagarmyndighetens huvudkontor i Luxemburg för att den skulle behandlas enligt EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar [4]. Europeiska åklagarmyndigheten informerade slutligen klaganden om att den inte hade några handlingar som omfattades av begäran.

Klagomålen till Europeiska åklagarmyndigheten

4. I mars 2025 lämnade klaganden in ett klagomål till Eppo (det första klagomålet) om de europeiska delegerade åklagarnas påstådda inblandning i hans begäran om distansarbete och hans allmänna begäran om medborgartillgång. Klaganden kompletterade sitt klagomål två gånger med ytterligare uppgifter under de följande veckorna.

5. Klaganden hävdade att de europeiska delegerade åklagarna enligt det tillämpliga nationella förfarandet inte borde ha avgett något yttrande om hans begäran om distansarbete. Han hävdade också att de europeiska delegerade åklagarna, genom att överföra hans allmänna begäran om medborgartillgång till Eppos centrala kontor, hanterade hans begäran enligt fel förfarande och rättslig ram. Han noterade att EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar, i strid med de tillämpliga italienska reglerna, inte föreskriver utlämnande av information av den typ som han hade begärt. Han hävdade att allmänna begäranden om medborgartillgång som lämnats in till andra Eppo-kontor i Italien alla hade hanterats av den nationella förvaltningen utan inblandning av de europeiska delegerade åklagare som arbetar vid dessa kontor.

6. Klaganden hävdade att enligt Eppo-förordningen [5] och Eppos etiska regler [6] bör europeiska delegerade åklagare endast bedriva utrednings- och lagföringsverksamhet [7] och inte ha någon behörighet i administrativa frågor [8].

7. Klaganden begärde att Eppo skulle förklara att de europeiska delegerade åklagarna saknade behörighet att vidta ovannämnda åtgärder och ogiltigförklara dem. Han begärde också att få eventuella kommentarer från de europeiska delegerade åklagarna om hans klagomål och att få möjlighet att kommentera dem.

8. Efter en ”preliminär kontroll av de faktiska omständigheterna” och efter att ha mottagit synpunkter från den övervakande europeiska åklagaren för Italien och de europeiska delegerade åklagarna i frågan drog den europeiska chefsåklagaren i sin rapport om den preliminära kontrollen slutsatsen att ingen lagbestämmelse hade överträtts och att det inte fanns någon anledning att inleda en ”administrativ utredning”.[9] Den europeiska chefsåklagaren noterade att de europeiska delegerade åklagarna endast hade uttryckt sin åsikt om begäran om distansarbete, vilket är gängse praxis i samband med denna typ av begäranden.

9. Klaganden ifrågasatte den europeiska chefsåklagarens ståndpunkt och hävdade att de fakta och påståenden som angavs i de e-postmeddelanden som kompletterade hans klagomål inte hade behandlats. Framför allt tog den europeiska chefsåklagaren inte upp de europeiska delegerade åklagarnas påstådda inblandning i hans allmänna begäran om medborgerligt tillträde. Han hävdade dessutom att Eppo inte hade gett honom de yttranden som de europeiska delegerade åklagarna hade avgett inom ramen för den preliminära kontrollen av de faktiska omständigheterna och inte heller hade getts möjlighet att yttra sig över dem. Mot bakgrund av detta bad han Eppo att inta en formell ståndpunkt om den påstådda inblandningen och att förse honom med de begärda yttrandena.

10. I april 2025 lämnade klaganden in ett andra klagomål till Eppo (det andra klagomålet). Klaganden hävdade att de europeiska delegerade åklagarna hade lämnat felaktiga uppgifter i sitt yttrande om hans begäran om distansarbete. Han ifrågasatte särskilt deras uttalande att distansarbete beviljades på försök för en dag i veckan vid Eppo i Rom. Han sade att åklagarmyndigheten i Rom, i samband med en annan allmän begäran om medborgartillgång, hade uppgett att inget distansarbete hade utförts av administrativ personal vid Eppo i Rom, eftersom det inte fanns några aktiva avtal med Eppos personal. Klaganden ansåg att detta uttalande hade inverkat negativt på resultatet av hans begäran om distansarbete och utgjorde en överträdelse av reglerna för genomförande av europeiska delegerade åklagare.

Begäran om tillgång till handlingar

11. I mars 2025 begärde klaganden att allmänheten skulle få tillgång till de yttranden som de europeiska delegerade åklagarna avgav i samband med den preliminära kontroll av de faktiska omständigheterna som genomfördes i samband med hans första klagomål.

12. I april 2025 svarade Eppo att de begärda handlingarna ingick i ett disciplinärt förfarande. Även om förfarandet inleddes på grundval av uppgifter som lämnats av klaganden hade klaganden inte rätt att få tillgång till handlingarna i ärendet, vilket är konfidentiellt. Tillgång till akter som rör disciplinära förfaranden beviljas endast dem som skulle kunna påverkas negativt av det beslut som fattas efter dessa förfaranden. Det är inte möjligt att åberopa EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar, eftersom detta skulle kringgå sekretessen i disciplinära förfaranden.

13. Klaganden begärde att Europeiska åklagarmyndigheten skulle ompröva sin ståndpunkt genom att lämna in en bekräftande ansökan. Han hävdade att de relevanta EU-reglerna innehåller ett antal undantag som kan motivera att de begärda handlingarna inte lämnas ut. Dessa regler tillåter dock inte att tillgång vägras på grundval av det sammanhang i vilket handlingarna mottogs. Klaganden upprepade att tillgång till de begärda handlingarna var avgörande för att han skulle kunna kommentera de europeiska delegerade åklagarnas yttranden och garantera sin rätt till ett kontradiktoriskt förfarande.

14. I maj 2025 avslog Eppo klagandens bekräftande begäran. Tribunalen påpekade att det inom ramen för den preliminära kontrollen av de faktiska omständigheterna i ett disciplinärt förfarande inte finns något kontradiktoriskt förfarande som involverar klaganden. Att ge klaganden tillgång till handlingar i ett disciplinärende skulle undergräva det disciplinära förfarandet.

15. Europeiska åklagarmyndigheten förklarade också att handlingarna, för att skydda beslutsprocessen, inte kunde lämnas ut [10] ens efter det att ett slutligt beslut i frågan har fattats. [11] Slutligen konstaterade Eppo att det inte fanns något övervägande allmänintresse av att handlingarna i fråga lämnades ut.

Klagomålet till ombudsmannen

16. I maj 2025 lämnade klaganden, som var missnöjd med Eppos åtgärder, in ett klagomål till ombudsmannen om de europeiska delegerade åklagarnas påstådda inblandning i hans distansarbete och allmänna begäranden om medborgartillgång, och om Eppos påstådda felaktiga hantering av hans klagomål. Klaganden ifrågasatte också Eppos beslut att inte ge allmänheten tillgång till de begärda handlingarna.

Utredningen

17. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande aspekter av klagomålet:

1) Eppos hantering av klagomålen om de europeiska delegerade åklagarnas påstådda inblandning i hans distansarbete och allmänna begäranden om medborgartillgång, och

2) Europeiska åklagarmyndighetens hantering av allmänhetens begäran om tillgång till handlingar.

18. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen Europeiska åklagarmyndighetens svar och därefter klagandens synpunkter på Europeiska åklagarmyndighetens svar. Ombudsmannens undersökningsgrupp inspekterade också vissa handlingar i Eppos ärendeakt.

Europeiska åklagarmyndighetens hantering av klagomålen

Argument som framförts till ombudsmannen

19. Klaganden hävdade att de europeiska delegerade åklagarna överskred sin behörighet genom att ingripa i hans begäranden om distansarbete och allmänt tillträde för medborgare, som är områden som uteslutande regleras av den italienska rättsliga ramen. Han hävdade att Eppo-förordningen [12] utesluter alla europeiska delegerade åklagares roll i administrativa frågor och klargör att personal som tillhandahålls av nationella myndigheter, såsom klaganden, förblir de nationella myndigheternas ansvar.

20. När det gäller hans begäran om distansarbete ansåg klaganden att de europeiska delegerade åklagarnas yttrande hade en negativ inverkan på resultatet av begäran och ledde till att den avslogs. Klaganden hävdade att distansarbete inom den italienska förvaltningen regleras av italiensk lag, som tillåter distansarbete för alla som utför kompatibla uppgifter. I den plan för distansarbete som antagits av det italienska justitieministeriet fastställs att den enda person som ansvarar för att fatta beslut om ansökningar om distansarbete är den administrativa direktören för åklagarmyndigheten.

21. När det gäller den allmänna begäran om medborgartillgång ansåg klaganden att de europeiska delegerade åklagarna godtyckligt beslutade att överföra begäran till Eppos centralkontor för att den skulle behandlas enligt EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar. Begäran borde ha behandlats av de italienska myndigheterna enligt de nationella bestämmelserna, som föreskriver att den begärda informationen ska lämnas ut.

22. Klaganden ansåg att Europeiska åklagarmyndigheten, när den hanterade hans klagomål om ovanstående frågor, inte motiverade sitt beslut och inte tog hänsyn till den information som han hade lämnat tillsammans med sina ytterligare e-postmeddelanden som kompletterade hans första klagomål. Han hävdade att Eppo inte heller hade svarat på ett e-postmeddelande där han, efter att ha mottagit den europeiska chefsåklagarens beslut av den 28 mars 2025, hade uttryckt oro över hanteringen av sitt första klagomål.

23. Klaganden ifrågasatte också det faktum att Eppo inte gav honom de yttranden som de europeiska delegerade åklagarna avgav i samband med den preliminära kontrollen av fakta och inte heller gav honom möjlighet att kommentera dem. Klaganden anser att detta utgör ett åsidosättande av hans rätt att bli hörd och av hans rätt till ett kontradiktoriskt förfarande.

24. När det gäller hanteringen av hans andra klagomål noterade klaganden att han inte fick något formellt meddelande från Eppo om dess hantering. Han hävdade att Europeiska åklagarmyndigheten verkade ha betraktat hans andra klagomål som en ren uppföljning av hans första klagomål, även om det rörde en annan fråga.

25. Europeiska åklagarmyndigheten uppgav att de nationella delegerade åklagarmyndigheterna, såsom klaganden, inte är utstationerade vid Europeiska åklagarmyndigheten och förblir anställda vid de nationella myndigheterna.[13] De italienska myndigheterna antog ett administrativt meddelande [14] där man skiljer mellan rättsliga frågor, där de europeiska delegerade åklagarna agerar med full självständighet, och organisation och administrativ förvaltning av de kontor som hyser de europeiska delegerade åklagarna, som förblir under den lokala åklagarmyndighetens lednings ansvar. Enligt den administrativa anmärkningen avger sambandsmannen, som fungerar som länk mellan den lokala struktur som hyser de europeiska delegerade åklagarna och de nationella myndigheterna, ett motiverat yttrande till den lokala ledningen när den fattar administrativa beslut. I detta sammanhang lämnar de europeiska delegerade åklagarna synpunkter på Eppos behov och ser till att de vederbörligen beaktas av de nationella myndigheterna.

26. Europeiska åklagarmyndigheten uppgav att det inte fanns några bevis för några förfarandefel eller prima facie-fel från de europeiska delegerade åklagarnas sida. De europeiska delegerade åklagarna rådfrågades, i full överensstämmelse med justitieministeriets rättsliga ram, för att säkerställa att Europeiska åklagarmyndighetens särskilda behov på lokal nivå vederbörligen återspeglades i sambandsmannens yttrande. Sambandsmannens yttrande var inte bindande och rent rådgivande och kan därför inte ogiltigförklaras. Det slutliga beslutet fattades av den administrativa direktören för åklagarmyndigheten i Rom.

27. När det gäller hanteringen av det första klagomålet förklarade Eppo att den europeiska chefsåklagaren, i enlighet med beslutet av Eppos kollegium om de europeiska delegerade åklagarnas disciplinära ansvar [15], är ansvarig för den preliminära kontrollen av ett klagomål om europeiska delegerade åklagares påstådda tjänstefel. Den europeiska chefsåklagaren utvärderar riktigheten och tillförlitligheten i den mottagna informationen för att avgöra om en formell administrativ utredning ska inledas. I slutet av den preliminära kontrollen informeras den person som lämnade informationen om resultatet.

28. I detta fall granskade den europeiska chefsåklagaren den mottagna dokumentationen och begärde ytterligare information från den övervakande europeiska åklagaren för Italien och de europeiska delegerade åklagarna, som inte lämnade några relevanta ytterligare uppgifter. Den europeiska chefsåklagaren skulle ha gjort det möjligt för klaganden att lämna kompletterande information eller klargöranden om hon hade funnit en prima facie-indikation på tjänstefel från de europeiska delegerade åklagarnas sida. Eppo noterade att klaganden inte hade rätt att kommentera synpunkterna från de europeiska delegerade åklagarna under den preliminära kontrollfasen, eftersom detta inte är ett kontradiktoriskt förfarande enligt unionsrätten.

29. När det gäller det andra klagomålet uppgav Eppo att den bekräftade mottagandet av det i april 2025 och svarade den 19 maj 2025. Den förklarade att innehållet i de europeiska delegerade åklagarnas yttrande över klagandens begäran om distansarbete redan hade bedömts i samband med det första klagomålet, där den europeiska chefsåklagaren hade dragit slutsatsen att de faktiska omständigheterna inte utgjorde tjänstefel. Varken den myndighet som var ansvarig för beslutet eller sambandsmannen bestred giltigheten av den omständigheten att annan administrativ personal vid samma kontor endast hade fått tillstånd att utföra distansarbete på försök under en dag i veckan. Europeiska åklagarmyndigheten tillade att den administrativa direktören för Europeiska åklagarmyndighetens Romkontor, när han eller hon informerade klaganden om att hans eller hennes begäran hade avslagits, uppgav att den typ av distansarbete som klaganden begärde inte föreskrevs i myndighetens nuvarande struktur, inte ens innan han eller hon hade övervägt kontaktkontorets yttrande. I skrivelsen från den biträdande allmänna åklagaren i Rom nämndes dessutom uttryckligen att begäran avslogs eftersom den var oförenlig med tjänstebehoven och att det inte hänvisades till de sekundära delar som nämndes av de europeiska delegerade åklagarna. Under alla omständigheter var de europeiska delegerade åklagarnas yttrande icke-bindande och rent rådgivande.

Ombudsmannens bedömning

30. Det ankommer inte på ombudsmannen att ta ställning till huruvida de enskilda europeiska delegerade åklagarna tilläts agera som de gjorde, eftersom detta är en fråga som omfattas av italiensk rätt. Ombudsmannens roll i detta ärende är begränsad till att avgöra om Europeiska åklagarmyndigheten, i egenskap av EU-organ, hanterade klagandens klagomål på lämpligt sätt.

31. Ombudsmannen anser att Eppos förklaringar till varför de europeiska delegerade åklagarna rådfrågades om begäran om distansarbete är rimliga, såsom anges i punkterna 25 och 26 ovan. Ombudsmannen anser därför att Eppo agerade på ett rimligt sätt när den beslutade att inte följa upp klagandens påstående att de europeiska delegerade åklagarna inte borde ha avgett ett yttrande om hans begäran om distansarbete.

32. Ombudsmannen beklagar dock att de förklaringar som Eppo lämnade till klaganden begränsades till att ange att ingen rättslig bestämmelse hade överträtts. Eppo kunde ha ägnat sig mer åt klagandens påståenden och besvarat klagandens e-postmeddelande av den 28 mars 2025 där klaganden ifrågasatte den begränsade motiveringen i den europeiska chefsåklagarens rapport och noterade att vissa av hans påståenden och argument inte hade behandlats.

33. Ombudsmannen anser att Europeiska åklagarmyndigheten borde ha gett klaganden en bättre förklaring till varför den ansåg att de europeiska delegerade åklagarna kunde avge ett yttrande om klagandens begäran om distansarbete. Europeiska åklagarmyndigheten har dock nu lämnat ett bättre och tydligare resonemang i sitt svar till ombudsmannen om varför den ansåg att de europeiska delegerade åklagarnas åtgärder var lämpliga. Ytterligare undersökningar i denna fråga är därför inte motiverade.

34. Ombudsmannen beklagar att Eppo inte behandlade klagandens påstående om påstådd inblandning i hans allmänna begäran om medborgartillgång, varken i den europeiska chefsåklagarens rapport eller i sitt svar till ombudsmannen. Ombudsmannen förstår att anledningen till att Europeiska åklagarmyndigheten inte lämnade någon förklaring i denna fråga i sitt svar till ombudsmannen sannolikt beror på ett missförstånd av ombudsmannens begäran i detta avseende. Europeiska åklagarmyndigheten hänvisade i sitt svar till hanteringen av klagandens begäranden om tillgång enligt förordning (EG) nr 1049/2001 och inte till hanteringen av den allmänna begäran om allmänhetens tillgång. Det här är olyckligt. Med tanke på att ombudsmannen inte konstaterade några administrativa missförhållanden i de andra frågor som tas upp i detta klagomål skulle ytterligare undersökningar enbart av denna fråga kräva användning av resurser som inte står i proportion till ett sannolikt resultat och därför inte är motiverade.

35. När det gäller det andra klagomålet, om de europeiska delegerade åklagarnas påstått falska uppgifter om att distansarbete beviljades på försök för en dag i veckan vid Eppo i Rom, anser ombudsmannen att Eppo kunde ha kommunicerat bättre med klaganden. I sitt svar till ombudsmannen uppgav Eppo att den besvarade klagomålet via e-post i maj 2025. Detta e-postmeddelande bekräftade emellertid huvudsakligen mottagandet av klagandens begäran om tillgång till handlingar. Detta var inte en lämplig kanal för att informera klaganden om sin ståndpunkt i ett klagomål. Dessutom informerade Europeiska åklagarmyndigheten inte uttryckligen klaganden i detta sammanhang om att den inte skulle vidta åtgärder med anledning av det andra klagomålet. Europeiska åklagarmyndigheten har emellertid i sitt svar till ombudsmannen tydligt förklarat varför den ansåg att den andra anmärkningen inte var välgrundad, såsom anges i punkt 29 ovan. Ombudsmannen anser att dessa förklaringar är rimliga och tillräckliga för att klaganden ska förstå Eppos ståndpunkt. Inga ytterligare undersökningar i denna fråga är därför motiverade.

36. När det gäller klagandens argument att Europeiska åklagarmyndigheten borde ha försett honom med de europeiska delegerade åklagarnas yttranden över hans klagomål och gett honom möjlighet att kommentera dem, delar ombudsmannen Europeiska åklagarmyndighetens ståndpunkt att klaganden enligt unionsrätten inte hade rätt att ta emot dessa yttranden eller ges möjlighet att yttra sig över dem.

37. Eppo behandlade klagandens farhågor inom ramen för ett förfarande som syftade till att fastställa de europeiska delegerade åklagarnas eventuella disciplinära ansvar. I ett sådant förfarande syftar de tillämpliga reglerna till att skydda de undersökta parternas, i detta fall de europeiska delegerade åklagarnas, rättigheter. Klaganden, som var källan till den information som utlöste den preliminära kontrollen av fakta, var inte part i förfarandet. Han åtnjuter således inte några processuella rättigheter under förfarandet. Rätten att bli hörd, som en del av rätten till försvar, beviljas de personer som skulle kunna påverkas negativt av ett beslut, i detta fall de europeiska delegerade åklagarna och inte klaganden. Det beslut som påverkade klaganden negativt var beslutet att inte godta hans begäran om distansarbete. Detta var emellertid ett beslut som fattades av de nationella myndigheterna och ogiltigförklaringen av det är en fråga för nationell rätt.

Europeiska åklagarmyndighetens hantering av allmänhetens begäran om tillgång till handlingar

Argument som framförts till ombudsmannen

38. Klaganden anser att de argument som Eppo grundade sig på för att vägra att lämna ut de begärda handlingarna inte är förenliga med den tillämpliga rättsliga ramen.

39. Europeiska åklagarmyndigheten anser att begäran om tillgång till handlingar hanterades på lämpligt sätt och i linje med den tillämpliga rättsliga ramen och att de begärda handlingarna inte kunde lämnas ut för att skydda Europeiska åklagarmyndighetens beslutsprocess.

Ombudsmannens bedömning

40. Ombudsmannen noterar att det i förordningen om Europeiska åklagarmyndigheten fastställs att EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar, som fastställs i förordning (EG) nr 1049/2001, är tillämplig på andra handlingar från Europeiska åklagarmyndigheten än ärendeakter [16] De handlingar som klaganden begär rör inte en ärendeakt. Bestämmelserna i förordning 1049/2001 var således tillämpliga på klagandens begäran om tillgång till handlingar.

41. I sitt ursprungliga beslut från april 2025 hävdade Eppo i huvudsak att EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar inte kan användas för att begära handlingar i en akt som rör disciplinära förfaranden, som omfattas av principen om konfidentialitet, eftersom detta skulle kringgå reglerna för sådana förfaranden. Europeiska åklagarmyndigheten hänvisade dock inte till någon särskild rättslig grund som skulle motivera att handlingar i samband med disciplinära förfaranden undantas från tillämpningen av förordning (EG) nr 1049/2001.

42. Ombudsmannen noterar att Europeiska åklagarmyndigheten i sitt bekräftande beslut ändrade sin ursprungliga ståndpunkt och förlitade sig på ett undantag enligt förordning (EG) nr 1049/2001 för att vägra att lämna ut de begärda handlingarna. I det bekräftande skedet behandlade Europeiska åklagarmyndigheten begäran mot bakgrund av den tillämpliga rättsliga ramen, dvs. förordning (EG) nr 1049/2001.

43. I sitt bekräftande beslut åberopade Europeiska åklagarmyndigheten undantaget i artikel 4.3 andra stycket i förordning 1049/2001, enligt vilket allmänhetens tillgång till handlingar kan vägras för att skydda institutionens beslutsförfarande även efter det att ett slutligt beslut har fattats. Detta undantag gäller endast handlingar ”som innehåller yttranden för internt bruk som en del av överläggningar och inledande samråd inom den berörda institutionen”.

44. EU-domstolarna har funnit att institutionerna endast kan åberopa detta undantag på strikta villkor, eftersom kraven för att skydda beslutsprocessen är mindre akuta när beslutet väl har antagits.[17] För att åberopa detta undantag måste institutionen visa att tillgången sannolikt kommer att medföra allvarlig skada för beslutsprocessen på ett rimligen förutsebart och icke-hypotetiskt sätt.[18] Beslutsförfarandet skulle allvarligt undergrävas om utlämnandet av handlingen har en betydande inverkan på beslutsprocessen.[19] Vidare bör institutionen identifiera den specifika beslutsprocessen och förklara hur tillgången till handlingen faktiskt och specifikt skulle kunna undergräva det skyddade intresset ^[20]

45. Ombudsmannen övertygas inte av Eppos argument att ett utlämnande av svaret skulle undergräva dess beslutsprocess. Ombudsmannen anser att om Europeiska åklagarmyndigheten ville åberopa artikel 4.3 andra stycket i förordning (EG) nr 1049/2001 borde den bättre ha förklarat hur ett utlämnande allvarligt skulle ha undergrävt dess beslutsprocess mot bakgrund av den höga tröskel som unionsdomstolarna har fastställt.

46. Ombudsmannen anser att de handlingar som klaganden begär ändå omfattas av ett annat undantag i förordning 1049/2001 än det som Europeiska åklagarmyndigheten har åberopat.

47. Yttrandena från de europeiska delegerade åklagare som klaganden har begärt tillgång till förefaller omfattas av undantaget i artikel 4.1 b, där det föreskrivs att institutionerna ska vägra tillgång till en handling om den innehåller personuppgifter om en fysisk person som, om de lämnades ut, skulle undergräva skyddet för den personens privatliv och integritet. Efter en granskning av de omtvistade handlingarna konstaterar ombudsmannen att handlingarna i fråga innehåller de europeiska delegerade åklagarnas personliga åsikter, vilka med hänsyn till sitt sammanhang, syfte och innehåll avser identifierbara fysiska personer. Det är därför rimligt att handlingarna i sin helhet innehåller personuppgifter och därför omfattas av detta undantag. 

48. Varje utlämnande av personuppgifter måste uppfylla de tre villkor som anges i förordning 2018/1725 [21]. För det första ska unionsinstitutionerna bedöma huruvida sökanden har visat att det föreligger ett specifikt behov av utlämnande i allmänhetens intresse (”nödvändighet”). För det andra måste de, om en sådan ”nödvändighet” föreligger, bedöma huruvida ett utlämnande skulle kunna skada den eller de berörda personernas legitima intressen. För det tredje måste de, om så är fallet, visa att ett utlämnande ändå skulle vara proportionerligt mot bakgrund av det mål som sökanden eftersträvar. I detta fall anser ombudsmannen att klagandens intresse av hans begäran om distansarbete och det sätt på vilket den hanterades av de berörda parterna, när det gäller tillämpningen av förordning (EG) nr 1049/2001, är av rent privat karaktär.

Ombudsmannen anser därför att inga ytterligare undersökningar av denna aspekt av ärendet är motiverade. Ombudsmannen uppmanar Europeiska åklagarmyndigheten att bättre motivera sina beslut om begäranden om allmänhetens tillgång i framtiden och att endast förlita sig på de undantag som föreskrivs i förordning (EG) nr 1049/2001 när den beslutar att inte lämna ut de begärda handlingarna.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Inga ytterligare undersökningar av detta klagomål är motiverade.

Klaganden och Europeiska åklagarmyndigheten kommer att informeras om detta beslut.

Teresa Anjinho
Europeiska ombudsmannen 

Strasbourg den 30 oktober 2026 

 

[1] Europeiska åklagarmyndigheten i Rom är den nationella oberoende struktur som åklagarmyndigheten i Rom ställer till de europeiska delegerade åklagarnas förfogande. Lokaler, utrustning, lokaler och tilldelad lokal personal ställs till de europeiska delegerade åklagarnas förfogande.

[2] Europeiska delegerade åklagare utgör Europeiska åklagarmyndighetens decentraliserade nivå och finns i medlemsstaterna. De agerar på Europeiska åklagarmyndighetens vägnar i sin medlemsstat. Europeiska åklagarmyndigheten använder sig, utöver sin egen personal, av andra personer som ställs till dess förfogande av medlemsstaterna, NEDPA.

[3] Enligt italiensk rätt gäller rätten till allmän medborgartillgång möjligheten att få tillgång till uppgifter och handlingar som innehas av italienska offentliga förvaltningar. Mer information (på italienska) finns på det italienska inrikesministeriets webbplats: https://www.interno.gov.it/it/amministrazione-trasparente/altri-contenuti-accesso-civico/accesso-civico-generalizzato.

[4] Förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng. I artikel 109 i förordning (EU) 2017/1939 om genomförande av fördjupat samarbete om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten föreskrivs att förordning (EG) nr 1049/2001 ska tillämpas på andra handlingar från Europeiska åklagarmyndigheten än ärendeakter, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2017/1939/oj/eng.

[5] Förordning 2017/1939 om genomförande av fördjupat samarbete om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2017/1939/oj/eng.

[6] Beslut 039/2021 av Europeiska åklagarmyndighetens kollegium om etiska regler för ledamöter av Europeiska åklagarmyndighetens kollegium och europeiska delegerade åklagare, https://www.eppo.europa.eu/document/download/d90cfded-345b-4eb4-87af-1ae144c64aaa8_en?filename=2021.039_Decision_Code_of_Ethics.pdf.

[7] Förordning 2017/1939 om genomförande av fördjupat samarbete om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten, artikel 13.

[8] Ibidem, artikel 96.6.

[9] Beslut 044/2021 av Europeiska åklagarmyndighetens kollegium om regler för de europeiska delegerade åklagarnas disciplinära ansvar, artikel 6, https://www.eppo.europa.eu/document/download/0f853e06-cfca-4d64-b634-7eeea52de894_en?filename=2021.044_Decision_disciplinary_liability_EDPs.pdf.

[10] I artikel 4.3 i förordning 1049/2001 föreskrivs följande: ”Tillgång till en handling som upprättats av en institution för internt bruk eller mottagits av en institution och som gäller en fråga där institutionen inte fattat något beslut, skall vägras om utlämnande av handlingen allvarligt skulle undergräva institutionens beslutsförfarande, om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.

Tillgång till en handling som innehåller yttranden för internt bruk och som är en del av överläggningar och inledande samråd inom den berörda institutionen ska vägras även efter det att beslutet har fattats, om utlämnande av handlingen allvarligt skulle undergräva institutionens beslutsförfarande, såvida det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.”

[11] Ibidem, artikel 4.3 andra stycket.

[12] Artiklarna 13 och 96.6 i förordning 2017/1939 om genomförande av fördjupat samarbete om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten.

[13] Förordning 2017/1939 om genomförande av fördjupat samarbete om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten, artikel 98.1.

[14] Circolare 21 maggio 2021 - Avvio dell’operatività dal 1° giugno 2021 della Procura europea ai sensi regolamento (UE) 2017/1939 e del d. lgs. 9/2021 – Ruolo e necessità organizzative e logistiche per i Procuratori europei delegati – Prime indicazioni, https://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.page?contentId=SDC333354#.

[15] Beslut 044/2021 av Europeiska åklagarmyndighetens kollegium om fastställande av bestämmelser om de europeiska delegerade åklagarnas disciplinära ansvar, artikel 6.

[16] Artikel 109.1 i förordning 2017/1939 om genomförande av fördjupat samarbete om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten.

[17] Domstolens dom av den 5 februari 2026, Europeiska kommissionen mot Covington & Burling LLP och Van Vooren, C-540/23P, 49, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62023CJ0540.

[18] Tribunalens dom av den 7 juni 2011 i mål T-471/08, Toland mot parlamentet, punkterna 70, 71 och 78, https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-471/08, Domstolens dom av den 16 januari 2025 i mål C-726/22 P, kommissionen mot Pollinis France, punkt 63, https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&td=ALL&num=C-726/22%20P

[19] Tribunalens dom av den 7 juni 2011 i mål T-471/08, Toland mot parlamentet, punkterna 70 och 71, https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-471/08.

[20] Domstolens dom av den 21 juli 2011 i mål C-506/08, Sverige mot MyTravel och kommissionen, punkt 110, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62008CJ0506.

[21] Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter, artikel 9.1 b, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj/eng.