Ärendet gällde hur Europeiska utrikestjänsten hanterade en underleverantör som tillhandahöll expertis och tjänster inom it-sektorn. Enligt klaganden betalades det inte fullt ut för det arbete som det hade utfört. Efter det att klagandens förhandlingar med huvudentreprenören förblev fruktlösa vände sig klaganden till ombudsmannen och ifrågasatte hur utrikestjänsten hanterade tvisten i fråga.

Ombudsmannen erinrade om att avsaknaden av ett direkt avtalsförhållande mellan en EU-institution och en underleverantör inte befriar den förstnämnda, som agerar i egenskap av offentlig myndighet, från skyldigheten att respektera underleverantörens grundläggande rätt till god förvaltning. Denna skyldighet omfattar bland annat unionsinstitutionens skyldighet att övervaka entreprenörens beteende och vid behov kräva att entreprenören fullgör sina skyldigheter gentemot underentreprenören. I det aktuella fallet noterade ombudsmannen att utrikestjänsten hade sett till att huvudentreprenören omsorgsfullt hade meddelat underentreprenören sina krav på resultat och dokumentation och att utrikestjänsten hade gjort betalningar för det validerade arbete som utförts. På det hela taget hade utrikestjänsten gjort flera ansträngningar för att hitta en lösning på de olika problemen med underentreprenad.

Ombudsmannen avslutade därför undersökningen med slutsatsen att utrikestjänsten inte hade gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Ärendet gällde hur Europeiska unionens asylbyrå (EUAA) hanterade anklagelser om kränkningar av de grundläggande rättigheterna i sin verksamhet på den grekiska ön Samos. Klagandena var oroade över att det sätt på vilket handläggare utplacerades i asylstödgrupperna vid Europeiska unionens asylbyrå genomförde intervjuer med utsatta asylsökande stred mot EU-lagstiftningen, och att Europeiska unionens asylbyrå hade underlåtit att ta itu med detta. Dessutom var klagandena oroade över hur Europeiska unionens asylbyrå hanterade de asylsökandes rapporter om avvisningar.

Ombudsmannen konstaterade att Europeiska unionens asylbyrå vid tidpunkten för klagomålet hade underlåtit att säkerställa att handläggare som utplacerades i dess asylstödgrupper var beredda att genomföra intervjuer med utsatta asylsökande på ett korrekt sätt, bland annat när det gäller hur man tar hänsyn till indikatorer på sårbarheter när dessa framkommer för första gången under asylintervjun. Ombudsmannen konstaterade vidare att Europeiska unionens asylbyrå hade underlåtit att förse utsatta asylsökande med ett lämpligt förfarande för att rapportera misstag som begåtts under intervjuer och för att få sådana rapporter granskade av Europeiska unionens asylbyrå. Ombudsmannen konstaterade att detta utgjorde administrativa missförhållanden och lämnade fyra rekommendationer till Europeiska unionens asylbyrå för att åtgärda bristerna.

Ombudsmannen skickade också dessa rekommendationer till sina motparter från Europeiska ombudsmannanätverket för att få deras synpunkter på hur efterlevnaden av de grundläggande rättigheterna säkerställs i samarbetet mellan handläggare vid Europeiska unionens asylbyrå och nationella asyltjänstemän.

Dessutom identifierade ombudsmannen viktiga brister när det gäller hur Europeiska unionens asylbyrå hanterade de asylsökandes avslöjande av erfarenheter av avvisningar under intervjuer. Eftersom Europeiska unionens asylbyrå började vidta åtgärder för att avhjälpa dessa brister under ombudsmannens undersökning fann hon inga administrativa missförhållanden utan lade i stället fram två förslag till förbättringar.

Klaganden arbetade som expert för en extern EU-uppdragstagare i ett EU-finansierat projekt i Tanzania som förvaltades av Europeiska unionens delegation i Tanzania och Östafrikanska gemenskapen. Klaganden hävdade att entreprenören bröt mot tanzansk lag genom att inte registrera sig i Tanzania, vilket hindrade honom från att få ett giltigt arbetstillstånd. Därefter informerade uppdragstagaren klaganden om sitt beslut att säga upp hans kontrakt, med beaktande av den oro över klagandens arbete som EU-delegationen tagit upp.

Ombudsmannen inledde en undersökning av klagandens farhågor om hur delegationen hanterade båda frågorna. I detta avseende hänvisade ombudsmannen till sin konsekventa uppfattning att när EU-institutionerna söker ersättare för experter som arbetar med EU-projekt bör dessa personer höras innan de ersätts. Kommissionen hävdade att den inte begärde att experten skulle ersättas, men ombudsmannen konstaterade att kommissionen hade varit delaktig i ersättningsbeslutet. Ombudsmannen konstaterade således att kommissionen inte hade säkerställt att klagandens rätt att bli hörd respekterades innan han ersattes, vilket utgjorde ett administrativt missförhållande.  Hon föreslog förbättringar för att förhindra att problemet uppstår i framtiden. 

Ombudsmannen konstaterade dessutom att eftersom klagandens avtal hade sagts upp var inga ytterligare undersökningar motiverade i frågan om arbetstillstånd. Hon lade dock fram ett förslag till förbättring för kommissionen och uppmanade den att kontrollera frågan eftersom den kan påverka andra experter som arbetar med EU-projektet. 

 

Ärendet gällde Europeiska kommissionens beslut att sluta samarbeta med en tillfällig arbetstagare inom barnomsorgen. Klaganden anställdes genom en extern uppdragstagare på veckokontrakt. I enlighet med kommissionens instruktioner informerade uppdragstagaren klaganden om att kommissionen inte längre skulle begära hennes tjänster. Klaganden vände sig till ombudsmannen och hävdade att kommissionen inte hade motiverat sitt beslut.

Ombudsmannen har konsekvent ansett att när EU-institutionerna begär att en persons kontrakt med en extern uppdragstagare ska sägas upp bör de ange rättvisa och objektiva skäl för att motivera uppsägningen, informera den berörda personen och se till att de ges möjlighet att lämna synpunkter före uppsägningen. Den osäkra situationen för en tillfälligt anställd innebär att kommissionen är skyldig att vara rättvis och öppen, även i avsaknad av ett avtalsförhållande. I detta fall säkerställde kommissionen inte att klaganden beviljades ett hörande och möjlighet att lämna synpunkter på de skäl som kommissionen hade angett innan den beslutade att inte längre begära klagandens tjänster. Även om detta är beklagligt noterar ombudsmannen att den klagande måste ha uppmärksammats på vissa av frågorna under den vecka som föregick kommissionens beslut. På grund av den bristande dokumentationen kan ombudsmannen dock inte kontrollera om kommissionens personal har diskuterat frågorna med klaganden. Ombudsmannen välkomnar dock att kommissionen medgav att den kunde ha förklarat sitt resonemang ytterligare för klaganden i detta ärende.

På grundval av detta anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar är motiverade och avslutar ärendet.  

Ärendet gällde ett konsultföretag som utreddes av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) för misstänkta oegentligheter i EU-finansierade projekt. Olaf informerade byrån om att den hade avslutat utredningen och lade fram ekonomiska och administrativa rekommendationer för kommissionen. Även om Olaf informerade byrån om att den kunde vända sig till Olafs tillsynsansvarige för rättssäkerhetsgarantier, underlät Olaf att tillhandahålla tydlig information om den tillämpliga tidsfristen för att lämna in ett klagomål. Detta innebar att företaget lämnade in klagomålet efter tidsfristen och den tillsynsansvarige avvisade klagomålet.

Ombudsmannen konstaterade att Olaf hade gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden genom att inte ge den klagande tydlig information, särskilt om slutdatumet för utredningen. Ombudsmannen ansåg dock att det inte fanns någon lämplig rekommendation för klaganden att ta itu med detta. Hon lade dock fram ett förslag som syftade till att förhindra att sådana problem uppstår i framtida liknande fall.

Målet gällde hur Europeiska unionens cybersäkerhetsbyrå (Enisa) hanterade en begäran om en kopia av en ljudupptagning av en förhandling inom ramen för en administrativ utredning om påstådda trakasserier. Klaganden, som hävdade att hon hade utsatts för trakasserier, var missnöjd med att den externa utredare som Enisa gett i uppdrag att genomföra utredningen vägrade att ge henne tillgång till en inspelning av en av de utfrågningar som den hade genomfört med henne.

Ombudsmannen drog slutsatsen att det var ett administrativt missförhållande från Enisas sida att tillåta en oberoende utredare att besluta om en begäran om en kopia av en ljudupptagning av en utfrågning i en administrativ undersökning och att godkänna utredarens avslag på begäran på grundval av otillräckliga förklaringar.

Ombudsmannen uppmanade Enisa att ta itu med sitt konstaterande av administrativa missförhållanden genom att ompröva sin vägran att bevilja tillgång till ljudupptagningen. Eftersom detta sannolikt skulle kräva en avvägning mellan klagandens och annan Enisa-personals rättigheter i fråga om personuppgifter bör Enisa på nytt samråda med sitt dataskyddsombud innan ett motiverat beslut fattas. Om klaganden skulle vara missnöjd med resultatet kan hon gå vidare med ärendet till Europeiska datatillsynsmannen.