Spoštovani gospod X,

V prilogi vam pošiljam zgoraj navedeno odločitev.

Na podlagi preiskave na lastno pobudo sem se odločil, da zadevo zaključim z naslednjimi sklepi:

Agencije EU bi morale sprejeti zanesljiv postopek za ocenjevanje uradnih obvestil (nekdanjega) višjega osebja, da bi prevzeli vloge zasebnega sektorja, ki so tesno povezane z njihovimi prejšnjimi nalogami.

Agencije EU, ki nimajo notranje politike za preprečevanje nasprotij interesov članov upravnega odbora (ki niso uslužbenci), bi morale svoje upravne organe spodbujati k sprejetju take politike.

Da bi agencijam EU pomagala izboljšati njihove prakse v zvezi s selitvijo vrtljivih vrat, je varuhinja človekovih pravic sprejela priložene smernice za dobro prakso pri ravnanju v primerih vrtljivih vrat.

Smernice dobre prakse nameravam uporabiti v primerih, na katere bom opozorjen v prihodnosti. Smernice so priložene temu dopisu.

Upoštevajte, da sem v sklepu navedel primere, za katere menim, da so dobra upravna praksa, vključno s primeri iz vaše agencije. Če želite nasprotovati vključitvi teh sklicev v objavljeno različico sklepa, o tem obvestite moj urad pred 22. aprilom 2026 (datum objave) do 10.00.

Poleg tega prilagam končno različico poročila o inšpekcijskem sestanku, ki bo objavljeno skupaj s sklepom. Zahvaljujem se vašim zaposlenim za dobro sodelovanje.

S spoštovanjem,

Teresa Anjinho

Evropski varuh človekovih pravic

Strasbourg, 20. aprila 2026

Priloga – Smernice dobre prakse za ravnanje v primerih vrtljivih vrat

1. Preprečevanje

imeti standardni postopek za ocenjevanje primerov vrtljivih vrat, ki vključuje jasna navodila po korakih za agencijo, njeno osebje in člane odbora v zvezi z uradnimi obvestili, oceno, blažilnimi ukrepi, preglednostjo in skladnostjo;

osebju in članom upravnega odbora zagotoviti celovito gradivo za usposabljanje in usmerjanje ter izvajati redne kampanje ozaveščanja in komunikacijske pobude za spodbujanje spoštovanja veljavnih etičnih pravil;

določiti jasna merila za (i) prepoved selitev po službi ali po izteku mandata ali (ii) oblikovanje priporočil v primerih, ki vključujejo nekatere člane odbora s krajšim delovnim časom, ki jih imenujejo nacionalni organi, pri čemer je treba zagotoviti, da bodoči uslužbenci ali člani odbora razumejo te omejitve, preden se pridružijo agenciji;

Ko je uslužbenec ali član odbora seznanjen z namero, da se bo zaposlil na novo, nemudoma oceni, ali naj se mu pravice do dostopa prekličejo ali, v primeru uslužbencev, naj se mu odvzamejo posebne naloge.

Od zaposlenih, ki nameravajo zasesti novo delovno mesto, zahtevati, da obvestijo svoje ekipe za etiko in/ali skladnost s predpisi, ki lahko pomagajo oceniti morebitna tveganja in svetovati o naslednjih korakih, vključno z obveščanjem neposredno nadrejenega.

2. Uradno obvestilo

Za (nekdanje) uslužbence:

V primeru poznih obvestil (nekdanjemu) uslužbencu naročite, naj pred začetkom nove dejavnosti počaka na uradno odobritev (kadar je to še mogoče), in ga izrecno opozorite na njegove obveznosti, da v prihodnje zagotovi upoštevanje rokov za obveščanje.

V primeru nepopolnih ali nejasnih uradnih obvestil takoj zahtevajte manjkajoče informacije in odložite 30-dnevni rok za sprejetje odločitve, dokler uradno obvestilo ni popolno, ali pa rok začnite teči šele, ko so predložene vse potrebne informacije.

Za (nekdanje) člane upravnega odbora:

pozvati (nekdanje) člane odbora, naj obvestijo o dejavnostih po izteku mandata za dve leti po koncu svojega mandata in pred začetkom načrtovanih dejavnosti po izteku mandata, po analogiji s pravili, ki se uporabljajo za uslužbence.

3. Ocenjevanje

Zagotoviti, da imajo (nekdanji) uslužbenci ali člani odbora možnost predložiti pripombe na osnutke odločitev ali osnutke priporočil, v katerih so predlagane omejitve ali prepovedi.

Takoj sprejme obrazloženo odločitev, s katero (nekdanje) osebje in člane odbora obvesti o njihovi pravici do izpodbijanja odločitve.

dokumentirati oceno obvestil in s tem povezane postopke odločanja, da se zagotovi, da se zajamejo vse ustrezne informacije in da je mogoč učinkovit nadzor;

Za (nekdanje) uslužbence:

V zgodnji fazi se posvetujte z neposredno vodjo (nekdanjega) uslužbenca.

se s skupnimi odbori dosledno posvetuje o načrtovanih dejavnostih (nekdanjih) uslužbencev po prenehanju zaposlitve v zasebnem sektorju ali o drugih položajih, ki bi lahko povzročili tveganja.

zahteva, da (nekdanji) uslužbenci skupaj z obvestilom predložijo uradni opis svoje nove vloge ali s tem povezano obvestilo o prostem delovnem mestu (če je na voljo).

Za (nekdanje) člane upravnega odbora:

Če ni pravno zavezujočih mehanizmov izvrševanja, oceni dejavnosti po izteku mandata v smislu morebitnega nasprotja, ki bi se lahko pojavilo v zvezi z legitimnimi interesi agencije, in po potrebi oblikuje ustrezna priporočila za ustrezni pristojni nacionalni organ. To bi se moralo zgoditi čim prej, po možnosti pred začetkom priglašene dejavnosti (nekdanjega) člana upravnega odbora.

Za zagotovitev pravočasnega sprejetja priporočil izvajati pisne postopke odobritve za ustrezni upravljavski organ, s čimer bi se izognili morebitnim zamudam, ki bi jih povzročili redki sestanki v živo.

4. Blažilni ukrepi

pri ocenjevanju dejavnosti po opravljanju storitev ali po izteku mandata preučijo vse razpoložljive ukrepe, kot so obdobja mirovanja, prepovedi stikov in/ali lobiranja ter morebitne prepovedi nekaterih vlog v zasebnem sektorju;

Kadar tveganj ni mogoče zadostno ublažiti, se zadevni osebi (začasno) prepove opravljanje takih dejavnosti. V primeru (nekdanjega) člana odbora, ki zastopa nacionalni organ, je lahko ta ugotovitev v obliki priporočila njegovemu nacionalnemu organu.

Za (nekdanje) uslužbence:

Kadar omejitve prepovedujejo obravnavo nekaterih zadev, olajšajo skladnost z zbiranjem in posredovanjem seznama teh zadev zadevnemu (nekdanjemu) uslužbencu.

5. Preglednost

Informacije o odobrenih dejavnostih nekdanjih višjih uslužbencev po prenehanju mandata in dejavnostih nekdanjih članov odbora po prenehanju mandata objavi na spletišču agencije kmalu po sprejetju ustreznih sklepov ali priporočil.

Za (nekdanje) uslužbence:

Pogojne odločitve delite neposredno z novim delodajalcem (nekdanjega) uslužbenca.

Uporaba dovolj široke opredelitve višjih uslužbencev pri izvajanju določbe iz člena 16 kadrovskih predpisov EU, da se vključijo vse ključne vodstvene vloge v agenciji.

Navedite podrobnosti o omejitvah, ki veljajo za nekdanje uslužbence za ustrezno osebje na podlagi potrebe po seznanitvi.

Za (nekdanje) člane upravnega odbora:

deli priporočila o dejavnostih (nekdanjih) članov odbora po izteku mandata, ki vključujejo omejitve ali prepovedi, z ustreznim nacionalnim organom in upravljavskimi organi agencije;

6. Skladnost in spremljanje

Spremljati skladnost z vsemi uporabljenimi blažilnimi ukrepi in z obveznostjo zaupnosti.

V primeru domnevne kršitve skladnosti takoj ugotovite dejstva, ocenite resnost neskladnosti in v najresnejših primerih sprožite (disciplinsko) nadaljnje ukrepanje.

Za uslužbence na neplačanem dopustu:

Izvajati avtomatiziran sistem opozarjanja za obveščanje zadevnih uslužbencev in pristojne skupine o prihodnjih rokih za podaljšanje odobrenih zunanjih dejavnosti.