Pritožnik je delal kot strokovnjak za zunanjega izvajalca EU pri projektu v Tanzaniji, ki ga je financirala EU in ga je vodila delegacija Evropske unije v Tanzaniji in Vzhodnoafriški skupnosti. Pritožnik je trdil, da je izvajalec kršil tanzanijsko zakonodajo, ker se ni registriral v Tanzaniji, zaradi česar ni mogel pridobiti veljavnega delovnega dovoljenja. Izvajalec je nato pritožnika obvestil o svoji odločitvi, da prekine pogodbo, pri čemer je upošteval pomisleke glede pritožnikovega dela, ki jih je izrazila delegacija EU.

Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo o pomislekih pritožnika glede tega, kako je delegacija obravnavala obe zadevi. V zvezi s tem se je varuhinja človekovih pravic sklicevala na svoje dosledno stališče, da bi bilo treba, kadar institucije EU zahtevajo zamenjavo strokovnjakov, ki delajo na projektih EU, te posameznike zaslišati, preden se jih zamenja. Čeprav je Komisija trdila, da ni zahtevala zamenjave strokovnjaka, je varuhinja človekovih pravic ugotovila, da je Komisija sodelovala pri odločitvi o zamenjavi. Varuhinja človekovih pravic je tako ugotovila, da Komisija ni zagotovila spoštovanja pritožnikove pravice do zaslišanja pred njegovo zamenjavo, kar je pomenilo nepravilnost.  Predlagala je izboljšave, s katerimi bi preprečili, da bi se to vprašanje pojavilo v prihodnosti. 

Poleg tega je varuhinja človekovih pravic ugotovila, da glede na to, da je bila pritožnikova pogodba prekinjena, nadaljnje preiskave v zvezi z izdajo delovnega dovoljenja niso bile upravičene. Kljub temu je Komisiji predlagala izboljšave in jo pozvala, naj zadevo preveri, saj bi lahko vplivala na druge strokovnjake, ki delajo na projektu EU. 

 

Agencije EU imajo osrednjo vlogo pri izvajanju politik EU ter zagotavljanju tehničnega, znanstvenega in pravnega strokovnega znanja v ključnih sektorjih. Vsako dojemanje, da njihovi javni uslužbenci zasledujejo zasebne interese, ki so v nasprotju z njihovimi dolžnostmi, lahko spodkoplje zaupanje javnosti v njihovo delo. Evropska varuhinja človekovih pravic je dosledno opozarjala na tveganja pojava „vrtljivih vrat“, ko se uslužbenci selijo na zunanje položaje, zlasti v zasebnem sektorju. Celo majhno število odmevnih primerov lahko povzroči zaskrbljenost javnosti in škodo ugledu, kot je razvidno iz nedavnih preiskav.

Hkrati mora uprava EU pritegniti usposobljene strokovnjake, da bi obravnavali prednostne naloge, kot so trajnostnost, digitalizacija in varnost. Ukrepi, kot so obdobja mirovanja in omejitve delovnih mest, lahko vplivajo na prožnost poklicne poti, zlasti na področjih, kot so pravo, finance ali tehnologija.

Glede na navedeno je bilo v tej preiskavi s sistemskega vidika preučeno, kako agencije EU obravnavajo primere vrtljivih vrat. Cilj je bil opredeliti dobre prakse in morebitne pomanjkljivosti v vzpostavljenih politikah in praksah. V ta namen je opravila podroben pregled politik, ki jih je uvedlo 15 agencij EU, in pregledala 54 spisov o posameznih primerih, ki jih je obravnavalo devet agencij EU. Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic se je sestala s predstavniki petih agencij EU, da bi razjasnila odprta vprašanja.

Skoraj vse agencije EU, ki so varuhinji človekovih pravic predložile dokumentacijo, so izjavile, da so sprejele pristop Evropske komisije k izvajanju pravnih obveznosti osebja, ki prehaja na vloge v zasebnem sektorju, bodisi ob odhodu bodisi med neplačanim dopustom. Vendar je varuhinja človekovih pravic ugotovila, da imajo nekatere agencije EU podrobnejše in celovitejše smernice o izvajanju teh pravnih obveznosti kot druge. Razlike, ki jih je ugotovila varuhinja človekovih pravic, se nanašajo na to, kako agencije obravnavajo pozna ali nepopolna obvestila o dejavnostih po opravljeni storitvi, kako agencije ocenjujejo taka obvestila, naravo uvedenih blažilnih ukrepov, preglednost odločitev o priglašenih dejavnostih po opravljeni storitvi in kako se spremljajo vse obveznosti, ki izhajajo iz njih, ter kako agencije usposabljajo osebje o njihovih etičnih obveznostih.

Poleg tega je varuhinja človekovih pravic ugotovila, da se pravila in politike, ki urejajo dejavnosti oseb, ki niso uslužbenci, tj. članov upravnih odborov agencij ali odborov nadzornikov, po izteku mandata, močno razlikujejo. Večino članov odbora agencij imenujejo nacionalni organi in zastopajo svoje države članice, kar pomeni, da zanje še naprej veljajo nacionalna etična pravila, ki se med državami članicami razlikujejo. Za odpravo morebitnih navzkrižij interesov in škode za ugled, ki bi nastala zaradi pojava vrtljivih vrat, je le nekaj vodstvenih organov agencij EU, preučenih v tej preiskavi, sprejelo politike, ki urejajo dejavnosti (nekdanjih) članov odbora po izteku mandata.

Varuhinja človekovih pravic je za pomoč agencijam EU pri nadaljnji krepitvi njihovih pravil o pojavu vrtljivih vrat določila vrsto smernic dobre prakse:

• Močan okvir integritete se začne s preprečevanjem: bistveno je osebje in člane upravnega odbora opremiti z jasnimi smernicami, rednim usposabljanjem in stalnimi pobudami za ozaveščanje, da se zagotovi popolno razumevanje etičnih obveznosti.
• To je podkrepljeno z zanesljivimi standardnimi operativnimi postopki za obravnavanje primerov vrtljivih vrat, ki zagotavljajo jasen in postopen pristop k uradnim obvestilom, ocenam in skladnosti.
• Pregledna merila za omejevanje vlog po opravljeni storitvi ali mandatu je treba določiti vnaprej, tako da se posamezniki pred pridružitvijo v celoti zavedajo omejitev.
• Kadar se opozori na prehod v zasebni sektor, bi morale agencije ukrepati hitro, in sicer z izvedbo temeljitih ocen tveganja, opredelitvijo morebitnih navzkrižij interesov in sprejetjem takojšnjih previdnostnih ukrepov, kot je preklic pravic dostopa ali po potrebi prerazporeditev odgovornosti.
• Odločanje bi moralo biti pravično, pregledno in dobro dokumentirano, kar bi posameznikom omogočilo, da podajo pripombe o predlaganih omejitvah, hkrati pa zagotovilo, da se tveganja učinkovito obvladujejo s sorazmernimi ukrepi, kot so obdobja mirovanja, prepovedi lobiranja ali po potrebi popolne prepovedi.
• Pravočasno obrazložene odločitve morajo jasno določati pravice do pritožbe.
• Poleg temeljitega odločanja je odgovornost odvisna tudi od doslednega izvrševanja. To vključuje objavo povzetkov odobrenih dejavnosti, dejavno spremljanje skladnosti z naloženimi pogoji in spoštovanje obveznosti glede zaupnosti.
• V primeru suma kršitev se morajo agencije nemudoma odzvati - ugotoviti dejstva in v resnih primerih uvesti disciplinske ukrepe -, da ohranijo zaupanje in zaščitijo institucionalno integriteto.

Varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da se lahko agencije EU veliko naučijo iz praks drugih agencij. Varuhinja človekovih pravic namerava te smernice za dobro prakso uporabiti v primerih, na katere bo morda opozorjena v prihodnosti.