Agencije EU imajo osrednjo vlogo pri izvajanju politik EU ter zagotavljanju tehničnega, znanstvenega in pravnega strokovnega znanja v ključnih sektorjih. Vsako dojemanje, da njihovi javni uslužbenci zasledujejo zasebne interese, ki so v nasprotju z njihovimi dolžnostmi, lahko spodkoplje zaupanje javnosti v njihovo delo. Evropska varuhinja človekovih pravic je dosledno opozarjala na tveganja pojava „vrtljivih vrat“, ko se uslužbenci selijo na zunanje položaje, zlasti v zasebnem sektorju. Celo majhno število odmevnih primerov lahko povzroči zaskrbljenost javnosti in škodo ugledu, kot je razvidno iz nedavnih preiskav.

Hkrati mora uprava EU pritegniti usposobljene strokovnjake, da bi obravnavali prednostne naloge, kot so trajnostnost, digitalizacija in varnost. Ukrepi, kot so obdobja mirovanja in omejitve delovnih mest, lahko vplivajo na prožnost poklicne poti, zlasti na področjih, kot so pravo, finance ali tehnologija.

Glede na navedeno je bilo v tej preiskavi s sistemskega vidika preučeno, kako agencije EU obravnavajo primere vrtljivih vrat. Cilj je bil opredeliti dobre prakse in morebitne pomanjkljivosti v vzpostavljenih politikah in praksah. V ta namen je opravila podroben pregled politik, ki jih je uvedlo 15 agencij EU, in pregledala 54 spisov o posameznih primerih, ki jih je obravnavalo devet agencij EU. Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic se je sestala s predstavniki petih agencij EU, da bi razjasnila odprta vprašanja.

Skoraj vse agencije EU, ki so varuhinji človekovih pravic predložile dokumentacijo, so izjavile, da so sprejele pristop Evropske komisije k izvajanju pravnih obveznosti osebja, ki prehaja na vloge v zasebnem sektorju, bodisi ob odhodu bodisi med neplačanim dopustom. Vendar je varuhinja človekovih pravic ugotovila, da imajo nekatere agencije EU podrobnejše in celovitejše smernice o izvajanju teh pravnih obveznosti kot druge. Razlike, ki jih je ugotovila varuhinja človekovih pravic, se nanašajo na to, kako agencije obravnavajo pozna ali nepopolna obvestila o dejavnostih po opravljeni storitvi, kako agencije ocenjujejo taka obvestila, naravo uvedenih blažilnih ukrepov, preglednost odločitev o priglašenih dejavnostih po opravljeni storitvi in kako se spremljajo vse obveznosti, ki izhajajo iz njih, ter kako agencije usposabljajo osebje o njihovih etičnih obveznostih.

Poleg tega je varuhinja človekovih pravic ugotovila, da se pravila in politike, ki urejajo dejavnosti oseb, ki niso uslužbenci, tj. članov upravnih odborov agencij ali odborov nadzornikov, po izteku mandata, močno razlikujejo. Večino članov odbora agencij imenujejo nacionalni organi in zastopajo svoje države članice, kar pomeni, da zanje še naprej veljajo nacionalna etična pravila, ki se med državami članicami razlikujejo. Za odpravo morebitnih navzkrižij interesov in škode za ugled, ki bi nastala zaradi pojava vrtljivih vrat, je le nekaj vodstvenih organov agencij EU, preučenih v tej preiskavi, sprejelo politike, ki urejajo dejavnosti (nekdanjih) članov odbora po izteku mandata.

Varuhinja človekovih pravic je za pomoč agencijam EU pri nadaljnji krepitvi njihovih pravil o pojavu vrtljivih vrat določila vrsto smernic dobre prakse:

• Močan okvir integritete se začne s preprečevanjem: bistveno je osebje in člane upravnega odbora opremiti z jasnimi smernicami, rednim usposabljanjem in stalnimi pobudami za ozaveščanje, da se zagotovi popolno razumevanje etičnih obveznosti.
• To je podkrepljeno z zanesljivimi standardnimi operativnimi postopki za obravnavanje primerov vrtljivih vrat, ki zagotavljajo jasen in postopen pristop k uradnim obvestilom, ocenam in skladnosti.
• Pregledna merila za omejevanje vlog po opravljeni storitvi ali mandatu je treba določiti vnaprej, tako da se posamezniki pred pridružitvijo v celoti zavedajo omejitev.
• Kadar se opozori na prehod v zasebni sektor, bi morale agencije ukrepati hitro, in sicer z izvedbo temeljitih ocen tveganja, opredelitvijo morebitnih navzkrižij interesov in sprejetjem takojšnjih previdnostnih ukrepov, kot je preklic pravic dostopa ali po potrebi prerazporeditev odgovornosti.
• Odločanje bi moralo biti pravično, pregledno in dobro dokumentirano, kar bi posameznikom omogočilo, da podajo pripombe o predlaganih omejitvah, hkrati pa zagotovilo, da se tveganja učinkovito obvladujejo s sorazmernimi ukrepi, kot so obdobja mirovanja, prepovedi lobiranja ali po potrebi popolne prepovedi.
• Pravočasno obrazložene odločitve morajo jasno določati pravice do pritožbe.
• Poleg temeljitega odločanja je odgovornost odvisna tudi od doslednega izvrševanja. To vključuje objavo povzetkov odobrenih dejavnosti, dejavno spremljanje skladnosti z naloženimi pogoji in spoštovanje obveznosti glede zaupnosti.
• V primeru suma kršitev se morajo agencije nemudoma odzvati - ugotoviti dejstva in v resnih primerih uvesti disciplinske ukrepe -, da ohranijo zaupanje in zaščitijo institucionalno integriteto.

Varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da se lahko agencije EU veliko naučijo iz praks drugih agencij. Varuhinja človekovih pravic namerava te smernice za dobro prakso uporabiti v primerih, na katere bo morda opozorjena v prihodnosti.

Zadeva se je nanašala na to, kako je Evropska komisija (delegacija EU pri Afriški uniji) obravnavala vlogo za nepovratna sredstva, in pomisleke glede morebitnega navzkrižja interesov.

Pritožnik je sodeloval na razpisu za zbiranje predlogov za projekt v podporo vseafriškim volilnim zmogljivostim. Delegacija je zavrnila pritožnikovo vlogo, ker je zaprosila za sredstva EU, ki presegajo najvišji odstotek, dovoljen v okviru razpisa. Pritožnik je trdil, da je šlo za tipkarsko napako in da bi morala delegacija zahtevati pojasnila, namesto da je zavrnila njegovo vlogo. Pritožnik je tudi trdil, da je strokovnjak, ki je sodeloval pri razvoju projekta, financiranega v okviru tega razpisa, delal za subjekt, ki je predložil vlogo v okviru razpisa.

Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da bi morala Komisija na podlagi lastnih notranjih smernic pritožnikovo napako šteti za „očitno administrativno napako“, in pritožnika prosila za pojasnilo in/ali popravek pritožnikove napake. Ugotovila je tudi, da Komisija ni ustrezno ocenila pritožnikovih trditev o morebitnem navzkrižju interesov. Ti dve pomanjkljivosti sta pomenili nepravilnost. Varuhinja človekovih pravic je menila, da za obe ugotovitvi ne bi bilo primerno podati ustreznih priporočil, saj so bila medtem nepovratna sredstva že dodeljena. Kljub temu je podala tri predloge za preprečevanje takih težav v prihodnjih podobnih primerih.

Zadeva se je nanašala na to, kako je Evropska komisija ublažila tveganja nasprotja interesov, povezana z zaposlitvijo v zasebnem sektorju, ki jo je prevzel nekdanji vodstveni delavec. Uslužbenec, ki je bil v preteklosti zaposlen v oddelku Komisije za konkurenco, se je preselil v nadnacionalno [redigirano] družbo kot višji vodstveni delavec, odgovoren za konkurenco in regulativne zadeve, tudi za Evropo. Nekdanji uslužbenec je pred prehodom na delovno mesto v [redigirani] družbi zapustil Komisijo in se pridružil svetovni odvetniški pisarni. Komisija je odobrila selitev v odvetniško pisarno, potem ko jo je nekdanji uslužbenec obvestil o nameri, da se bo zaposlil na tem delovnem mestu.

Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da je Komisija v okviru odobritve selitve v odvetniško pisarno sprejela ukrepe za zmanjšanje tveganja, ki ga predstavlja nekdanji uslužbenec, ki dela na spisih ali zadevah, ki bi bile pomembne za delo v odvetniški pisarni. Odločitev Komisije, da odobri selitev v odvetniško pisarno, je vključevala tudi več omejitev. Nekdanjemu uslužbencu je bilo na primer prepovedano neposredno ali posredno delati v vseh zadevah, za katere je bil med zaposlitvijo odgovoren, ali v vseh zadevah, ki so bile neposredno povezane z njim. Da bi nekdanjemu uslužbencu pomagala opredeliti primere, ki bi lahko kadar koli po prenehanju delovnega razmerja sprožili težave v zvezi z nasprotjem interesov, je Komisija vključila seznam primerov, ki ga je posodobila po dejanskem odhodu uslužbenca.

Preiskava varuhinje človekovih pravic je potrdila, da je Komisija v okviru poznejše vloge nekdanjega uslužbenca v [redigirani] družbi sprejela trden pristop k ocenjevanju, ali bi lahko zadeve v zvezi s konkurenco, ki niso vključene na zgoraj navedeni seznam, vseeno povzročile navzkrižje interesov, ker so povezane z zadevami, za katere je bil odgovoren nekdanji uslužbenec. Varuhinja človekovih pravic je ta pristop pozdravila.

Varuhinja človekovih pravic je zaključila preiskavo in ugotovila, da ni bilo nepravilnosti pri tem, kako je Komisija obravnavala tveganja navzkrižja interesov, povezana z zadevnim delovnim mestom.

Zadeva se je nanašala na sistem strokovnih skupin Evropske komisije, ki ima pomembno vlogo pri obveščanju o odločitvah, ki jih sprejme Komisija. Komisija je v okviru prejšnje preiskave varuha človekovih pravic sprejela nova pravila za te strokovne skupine. Varuhinja človekovih pravic je v tej nadaljnji preiskavi ocenila, kako je Komisija uporabljala ta pravila, zlasti v zvezi s preglednostjo članstva in posvetovanj strokovnih skupin.

Preiskava je pokazala, da ima Komisija vzpostavljene notranje smernice za izvajanje pravil strokovne skupine in da zagotavlja usposabljanje za ustrezno osebje. Komisija je vzpostavila tudi namensko notranjo mrežo koordinatorjev za spremljanje in spodbujanje pravilnega izvajanja pravil strokovne skupine, kar je varuhinja človekovih pravic pozdravila.

Vendar je varuhinja človekovih pravic opredelila številna področja, na katerih bi lahko Komisija dodatno izboljšala preglednost strokovnih skupin. Prvič, Komisija bi morala objaviti svoje notranje smernice, da bi pojasnila, kaj lahko javnost pričakuje od njenega izvajanja. Drugič, kadar nekateri dokumenti strokovnih skupin niso razkriti proaktivno, bi morala Komisija te dokumente navesti v zapisniku sestanka zadevne strokovne skupine, da bi lahko javnost po potrebi zahtevala dostop. Tretjič, Komisija bi morala določiti roke za objavo dokumentov pred sestanki strokovnih skupin in po njih. Nazadnje bi morala Komisija izboljšati funkcije iskanja v registrih dokumentov, ki so pomembne za strokovne skupine.

Varuhinja človekovih pravic je sklenila, da nadaljnje preiskave niso bile upravičene, in preiskavo zaključila.