José Manuel Barroso predseda Európskej komisie 1049 BRUSEL BELGICKO

V Štrasburgu 28. novembra 2013

Sťažnosť 2077/2012/TN a sťažnosť 1853/2013/TN

Vážený pán predsedajúci,

Dňa 1. februára 2013 ombudsmanka na základe sťažnosti začala vyšetrovanie toho, ako Komisia rieši konflikty záujmov - skutočné, zjavné alebo potenciálne - ktoré môžu vzniknúť, keď zamestnanci odídu z Komisie alebo sa k nej pripoja (sťažnosť 2077/2012/TN).

Oceňujem spôsob, akým Komisia a jej útvary uľahčili vyšetrovanie a najmä nahliadnutie do spisov Komisie [1]. Pri inšpekcii sa zistilo, že Komisia si je plne vedomá dôležitosti tejto otázky.

Teraz vyzývam Komisiu, aby predložila stanovisko k tvrdeniam a nárokom sťažovateľa v súlade s článkom 2 ods. 2 a článkom 3 ods. 1 štatútu európskeho ombudsmana.

Tvrdenie:

Komisia primerane nevykonáva pravidlá vzťahujúce sa na jav otáčavých dverí, a tým umožňuje vznik skutočných, zjavných a potenciálnych konfliktov záujmov.

Pohľadávky:

Komisia by mala:

(1) vypracovať proaktívne postupy na informovanie zamestnancov o ich povinnostiach,

(2) správne vymedziť terminológiu, ktorú používa;

(3) zlepšiť svoju kontrolu a rozhodovanie v súvislosti s príslušnými povoleniami;

(4) prijať opatrenia v prípade, že spoločný výbor uvedený v článku 16 služobného poriadku vyjadrí obavy;

(5) lepšie využívať sankcie a postúpenia na IDOC v prípadoch jasného porušenia pravidiel,

(6) viesť úplné a riadne záznamy o prípadoch konfliktu záujmov a javu otáčavých dverí, a to aj prostredníctvom centrálneho registra;

(7) byť proaktívne transparentný, pokiaľ ide o prípady javu otáčavých dverí a sabbaticals zahŕňajúce nové činnosti;

(8) čerpať inšpiráciu z parlamentných odporúčaní Spojeného kráľovstva na prepracovanie pravidiel týkajúcich sa javu otáčavých dverí;

(9) Umožniť väčšiu transparentnosť pri vybavovaní žiadostí o prístup verejnosti v tejto oblasti.

Na podporu svojich tvrdení a tvrdení sťažovatelia tvrdia, že Komisia:

(1) riadne neinformuje zamestnancov o ich povinnostiach podľa platných pravidiel;

(2) nezabezpečuje, aby si zamestnanci plnili svoje povinnosti;

(3) neukladá sankcie v prípade závažného porušenia povinností;

(4) nezabezpečila, aby pri posudzovaní prípadov zhromaždila všetky relevantné informácie;

(5) primerane neskúma žiadosti odchádzajúcich zamestnancov podľa článku 16 služobného poriadku, pokiaľ ide o riziká konfliktu záujmov;

(6) primerane nekontroluje prichádzajúcich a súčasných zamestnancov, pokiaľ ide o riziká konfliktu záujmov;

(7) nevedie primerané záznamy o posudzovaných prípadoch;

(8) riadne nevykonáva pravidlá týkajúce sa sabbaticals;

(9) Nemá primeranú definíciu na určenie toho, kedy by sa pravidlá mali vzťahovať na zmluvných zamestnancov.

Ombudsmanka si želá, aby sa Komisia zaoberala aj otázkami uvedenými nižšie. V prípade potreby zvážte zmluvných zamestnancov a zamestnancov, ktorí sú na dovolenke z osobných dôvodov.

1) Postupy

Podrobne opíšte postupy Komisie v súvislosti s riešením možných konfliktov záujmov súvisiacich s prílevom a odlevom zamestnancov vrátane vývoja týchto postupov v priebehu času.  

2) Dokumentácia o uskutočnených krokoch

Z kontrolovaných spisov nebolo okamžite zrejmé, že sa v každom prípade dodržali úplné postupy. Vysvetlite, ako Komisia overuje, či sa v každom prípade dodržiavajú a dokumentujú všetky kroky a či plánuje zaviesť dodatočné kontroly.

3) Centralizovaný register

Zriadila by Komisia centralizovaný register žiadostí zamestnancov o vykonávanie externej činnosti počas pracovného voľna z osobných dôvodov alebo pracovnej činnosti po odchode zo služby? Zahŕňalo by posúdenie možných konfliktov záujmov tých, ktorí zastávajú pozície v Komisii? 

4) Zdôvodnenie schválenia

Pri inšpekcii sa zistilo, že zatiaľ čo negatívne rozhodnutia sú zvyčajne sprevádzané rozsiahlym odôvodnením, zvyčajne existuje len málo dôvodov, ak vôbec nejaké, na podporu pozitívnych rozhodnutí. Je zrejmé, že dotknutý úradník nebude napádať kladné rozhodnutia, ale široká verejnosť má záujem na zabezpečení riadneho uplatňovania pravidiel týkajúcich sa konfliktu záujmov. Rozhodnutia o schválení by mali byť rovnako dobre odôvodnené.

V rozhodnutiach by sa mali podrobne uviesť úlohy, ktoré vykonáva úradník Komisie, úlohy, ktoré sa majú vykonávať v rámci novej činnosti, a vysvetliť, prečo nedochádza ku konfliktu záujmov. Mali by tiež odkazovať na stanoviská GR alebo generálnych riaditeľstiev, v ktorých zamestnanec pracoval, právneho servisu, generálneho sekretariátu a akékoľvek iné zohľadnené vstupy.

 Ak sa Komisia rozhodne neriadiť sa stanoviskami alebo vyjadriť výhrady, mala by výslovne vysvetliť, prečo nie. Je to obzvlášť dôležité, ak záporné stanovisko alebo výhrady pochádzajú od GR, v ktorom úradník pracoval.

Je Komisia pripravená zabezpečiť, aby boli budúce kladné rozhodnutia podložené odôvodnením, ako sa uvádza vyššie?

5) Objasnenia od žiadateľov

Komisia nemôže riadne vybaviť žiadosť o povolenie, pokiaľ žiadosť neobsahuje všetky potrebné informácie. Ak je úradník požiadaný o dodatočné informácie, žiadosť a odpoveď by mali byť súčasťou príslušného spisu. Ak sa od úradníka nevyžadujú žiadne dodatočné informácie, Komisia by to mala výslovne uviesť v rozhodnutí o povolení a preukázať, ako je rozhodnutie napriek tomu opodstatnené.

Mohla by sa Komisia vyjadriť k tomuto návrhu?

6) "Samo uložené podmienky"

Z niektorých spisov vyplýva, že bývalý zamestnanec si je vedomý možných konfliktov záujmov napríklad tým, že uvádza, že nebude pracovať na projektoch, do ktorých bol zapojený pri rozhodovaní o financovaní z prostriedkov EÚ. Komisia by mala vždy zahrnúť takéto „samo uložené podmienky“ do svojho povolenia.

Mohla by sa Komisia vyjadriť k tomuto návrhu?

7) Lehota na uloženie podmienok alebo zákaz činnosti

Zdá sa, že Komisia vykladá dvojročnú lehotu, v rámci ktorej sú bývalí zamestnanci povinní informovať ju o nových pracovných činnostiach, v tom zmysle, že len v rámci tejto dvojročnej lehoty môže činnosť zakázať alebo ju podmieniť. Predbežný názor ombudsmana je, že to nie je správne. Článok 16 prvý odsek služobného poriadku, ktorý ukladá bývalým zamestnancom povinnosť naďalej sa správať čestne a diskrétne, pokiaľ ide o prijímanie menovaní, nie je časovo obmedzený. Komisia by preto mohla zakázať alebo uložiť podmienky na činnosti presahujúce dva roky za predpokladu, že na to existuje dobrý dôvod a vplyv na bývalého zamestnanca nie je neprimeraný.

Mohla by Komisia, prosím, vyjadriť svoj názor na túto záležitosť? Venujte sa pritom aj zmenám v služobnom poriadku, ktoré nadobudnú účinnosť 1. januára 2014, najmä „dvanástim mesiacom“ uvedeným v novom odseku 3 článku 16.

8) Nezávislosť posúdenia

Systém posudzovania prípadov možných konfliktov záujmov by mohol byť náchylný na kritiku, pretože, najmä pokiaľ ide o vedúcich pracovníkov, môže byť založený na názoroch ľudí, s ktorými úzko spolupracovali. V súčasnosti sa zdá, že neexistuje žiadny systém na zabezpečenie toho, aby posudzovanie spisov vedúcich pracovníkov vykonávali útvary, ktoré nie sú prepojené s príslušným GR.

Na úrovni členských štátov si je ombudsman vedomý aspoň jedného príkladu nezávislého externého výboru, ktorý rozhoduje o žiadostiach vedúcich pracovníkov o vykonávanie pracovných činností po odchode zo služby.

Zvážila by Komisia zavedenie opatrení, ktoré by umožnili hodnotenie žiadostí vedúcich pracovníkov inými osobami ako tými, s ktorými úzko spolupracovali?

9) Asymetria pri vecnom posudzovaní prípadov - podmienky

Súbory vykazovali nevysvetliteľné odchýlky vo formulácii podmienok. V niektorých prípadoch bolo bývalému zamestnancovi zakázané vykonávať prácu súvisiacu so všetkými prípadmi, ktorými sa zaoberal v Komisii. V iných prípadoch sa táto podmienka týkala prípadov riešených počas posledných X rokov alebo otvorených prípadov.

Mohla by sa Komisia vyjadriť k politike, o ktorú sa tieto rozdiely opierajú, a k ich odôvodneniu?

10) Etický kódex a kódex integrity - identifikácia súborov, pravidlo vzdialenosti a kontakty s kolegami, ktorí odišli z Komisie

Počas inšpekcie bola útvarom ombudsmana poskytnutá kópia etického kódexu a kódexu integrity, ktorý pre svojich zamestnancov vypracovalo GR pre hospodársku súťaž. Za zmienku stojí:

požiadavka identifikovať konkrétne spisy, na ktorých by bývalí zamestnanci po odchode z Komisie nemali pracovať v novom zamestnaní;

pravidlo („pravidlo vzdialenosti“), podľa ktorého sa bývalý zamestnanec nesmie zúčastňovať na stretnutiach ani mať iné kontakty profesionálnej povahy so svojím bývalým generálnym riaditeľstvom alebo útvarom počas vymedzeného obdobia (jeden rok v prípade osôb, ktoré zastávali riadiacu funkciu; šesť mesiacov v ostatných prípadoch);

- všeobecná požiadavka, aby súčasní zamestnanci informovali svojich nadriadených na účely posúdenia rizika o možnej účasti na stretnutiach s bývalými členmi vedenia.

Existujú podobné kódy aj pre iné GR? Ak nie, použila by Komisia ako referenčnú hodnotu kódex GR pre hospodársku súťaž alebo podobný kódex?

11) Pri učení sa o novej pracovnej činnosti z iného zdroja, ako je dotknutý úradník

Vysvetlite, ako Komisia rieši prípady, keď dostane informácie o tom, že bývalý zamestnanec začal novú pracovnú činnosť bez toho, aby o to požiadal. Existuje štandardný postup riešenia takýchto prípadov? Obracia sa Komisia systematicky najmä na dotknutého bývalého zamestnanca?

12) Zmeny služobného poriadku

Zmeny služobného poriadku nadobúdajú účinnosť 1. januára 2014. Vysvetlite, ako Komisia zamýšľa vykonávať podrobnejšie ustanovenia o otázkach konfliktu záujmov (články 11 a 16 služobného poriadku), najmä pokiaľ ide o analýzu, ktorá sa má vykonať v súvislosti s prichádzajúcimi zamestnancami.

13) Transparentnosť

Zmeny služobného poriadku zahŕňajú povinnosť uverejňovať „vrátane zoznamu posudzovaných prípadov“informácie o vykonávaní nového pravidla, podľa ktorého sa bývalým vyšším úradníkom počas dvanástich mesiacov po odchode zo služby v zásade zakazuje vykonávať lobizmus alebo zastupovanie záujmov vo vzťahu k zamestnancom ich bývalej inštitúcie v záležitostiach, za ktoré boli zodpovední počas posledných troch rokov služby (nový odsek 3 článku 16 služobného poriadku).

Podľa názoru ombudsmana musí byť toto ustanovenie nevyhnutne úzko spojené so žiadosťou, ktorú musí bývalý zamestnanec podať, ak chce vykonávať pracovnú činnosť do dvoch rokov od odchodu zo služby (existujúci článok 16 ods. 2).  

Vzhľadom na záväzok Komisie zlepšiť transparentnosť a zodpovednosť, bude Komisia pravidelne uverejňovať online svoje posúdenie všetkých žiadostí o zamestnanie po odchode zo služby alebo počas pracovného voľna z osobných dôvodov podaných vyššími úradníkmi (na úrovni riaditeľa a vyššej a vedúcimi kabinetu)?

14) Zmluvní zamestnanci s prístupom k citlivým informáciám

Vysvetlite postup Komisie na určenie toho, čo predstavuje „citlivé informácie“, ku ktorým si prístup vyžaduje, aby bývalí zmluvní zamestnanci požiadali o povolenie vykonávať novú pracovnú činnosť?

15) Sankcie

Uveďte, koľko disciplinárnych konaní bolo i) začatých a ii) ukončených v rokoch 2010, 2011 a 2012 v súvislosti s nedodržaním ustanovení týkajúcich sa pracovných činností po odchode zo služby alebo počas pracovného voľna z osobných dôvodov? Za každý rok, v koľkých prípadoch boli uložené sankcie? Aké sankcie boli uložené, ak vôbec nejaké?

Uveďte len súhrnné informácie a vo forme, ktorá zabráni možnej identifikácii jednotlivcov.

16) Dočasní zamestnanci a zmluvní zamestnanci

Úradníci, ktorí odídu zo služby a porušia svoje povinnosti týkajúce sa konfliktu záujmov, by mohli byť predmetom disciplinárneho konania. Možné sankcie zahŕňajú stratu dôchodkových práv. Dočasní zamestnanci (vrátane osobitných poradcov) a zmluvní zamestnanci nemusia mať po odchode zo služby žiadne dôchodkové práva EÚ.

Podrobne opíšte opatrenia, ktoré by Komisia mohla prijať na zabránenie tomu, aby títo zamestnanci využívali pracovné príležitosti, ktoré vedú ku konfliktu záujmov.

Nová sťažnosť 1853/2013/TN

Dňa 27. septembra 2013 som dostal sťažnosť od organizácie Friends of the Earth Europe proti Európskej komisii týkajúcu sa riešenia potenciálnych otázok konfliktu záujmov v súvislosti s bývalým zamestnancom.

Keďže táto nová vec nastoľuje otázky podobné tým, ktoré sa riešili v súvislosti s vyšetrovaním veci 2077/2012/TN, rozhodol som sa spojiť tieto dve veci.

Obvinenia:

1. Komisia nezabezpečila, aby zamestnanci, ktorí odchádzajú z jej služieb, požiadali o povolenie vykonávať novú pracovnú činnosť; a

2. Komisia neuložila obmedzenia konkrétnemu zamestnancovi, ktorý odišiel z Komisie, aby sa zapojil do novej pracovnej činnosti.

Pohľadávka:

Komisia by mala uznať, že článok 16 služobného poriadku nebol riadne vykonaný vo vzťahu k dotknutému bývalému zamestnancovi, a prijať opatrenia na zabezpečenie toho, aby nedošlo ku konfliktu záujmov medzi jeho novou pozíciou a jeho povinnosťami v čase, keď bol zamestnaný Komisiou. Komisia by mala najmä zaviesť obmedzenia, ktoré by mu zabránili využívať jeho kontakty a dôverné znalosti v Komisii v súvislosti s jeho novým zamestnaním a v prospech jeho nového zamestnávateľa.

Bol by som rád, keby mi Komisia do 28. februára 2014 poskytla spoločné stanovisko k sťažnostiam 2077/2012/TN a 1853/2013/TN, ako aj odpoveď na 16 uvedených bodov. Upozorňujeme, že stanovisko bude postúpené sťažovateľom na prípadné pripomienky a že sa môžem rozhodnúť uverejniť ho na svojej webovej stránke.

Dospel som tiež k záveru, že súbežne s prípravou stanoviska Komisie by bolo vhodné nahliadnuť do dokumentov týkajúcich sa sťažnosti 1853/2013/TN.

Preto Vás v súlade s článkom 3 ods. 2 Štatútu Európskeho ombudsmana žiadam, aby ste mojim útvarom umožnili nahliadnuť do príslušného spisu. Bol by som Vám vďačný, keby sa Vaše útvary mohli obrátiť na pani Tinu Nilssonovú (tel. +32 (0)2 284 14 17) z môjho úradu s cieľom dohodnúť sa na vhodnom termíne nahliadnutia do dokumentov.

Dovoľujem si Vás tiež upozorniť, že na základe stanoviska by som rád vykonal ďalšiu kontrolu spisov Komisie.

Keď ombudsman dostal sťažnosť 2077/2012/TN, rozhodol sa vyhlásiť ju za dôvernú. Po nahliadnutí do spisov sa domnievam, že to už nie je potrebné. Otázky konfliktu záujmov sú predmetom významného verejného záujmu a odteraz sa budem touto vecou zaoberať verejne vrátane uverejnenia tohto listu na mojej webovej stránke. Sťažovatelia dostanú aj kópiu tohto listu.

V súlade so štatútom ombudsmana a vykonávacími ustanoveniami však kontrolované dokumenty, ktoré Komisia označila za dôverné, zostanú dôverné.[2] Akékoľvek ďalšie zverejnenie dokumentov súvisiacich s týmto vyšetrovaním sa uskutoční v súlade s pravidlami ombudsmana o prístupe verejnosti [3], pričom sa zabezpečí najmä ochrana osobných údajov.

V prílohe Vám zasielame kópiu sťažnosti 1853/2013/TN.

Tvoje úprimné,

Emily O'Reilly

Príloha (zaslaná e-mailom):

• Kópia sťažnosti 1853/2013/TN