The complainant sought public access to a grant agreement for a project that was funded under the Horizon Europe research and innovation funding programme. The European Health and Digital Executive Agency (HaDEA) refused access to the grant agreement in its entirety. In doing so, HaDEA invoked exceptions under the EU legislation on access to documents, arguing that full disclosure could undermine the protection of personal data and the commercial interests of the consortium that is implementing the project.

The complainant asked HaDEA to review its decision (by making a ‘confirmatory application’). In reply, HaDEA granted wide partial access to the grant agreement, but maintained its view that full disclosure would undermine the protection of personal data and commercial interests.

The Ombudsman opened an inquiry, and her inquiry team inspected the grant agreement at issue. The inspection showed that, at the time of the confirmatory decision, the redactions of commercially sensitive information and of personal data were reasonable. The Ombudsman also noted that the ‘participant information codes’ (PICs) which identify beneficiaries of EU funds and which are publicly available should not have been redacted. However, as these PICs can be easily accessed on the European Commission’s ‘Funding & Tender portal’ website, the Ombudsman closed the case finding that there was no maladministration. She trusts that, in future, the PICs will no longer be redacted in similar public access requests. 

Cazul privea refuzul REA de a acorda acces parțial la o scrisoare pe care REA o trimisese unui beneficiar cu privire la recuperarea finanțării. Refuzând accesul, REA s-a întemeiat pe protecția intereselor comerciale ale unui terț.

Pe baza examinării documentului în litigiu, Ombudsmanul nu a fost convins de argumentul REA potrivit căruia accesul parțial ar aduce o atingere gravă protecției intereselor comerciale. Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluție prin care solicita REA să își reconsidere poziția cu privire la cerere, în vederea acordării unui acces parțial larg la documentul în litigiu.

REA a acceptat propunerea Ombudsmanului pentru o soluție și i-a oferit reclamantului un acces parțial larg la document. Ombudsmanul a salutat răspunsul pozitiv al REA la propunerea sa de soluție, care a soluționat plângerea.

Reclamantul a solicitat Comisiei Europene accesul public la documentele referitoare la schimburile sale cu guvernul ungar privind independența sistemului judiciar în contextul evaluării de către Comisie a eligibilității Ungariei pentru fondurile de coeziune. După consultarea autorităților maghiare, Comisia a refuzat accesul la unele dintre documente, invocând două excepții în temeiul legislației UE privind accesul public la documente. Mai precis, Comisia a susținut că divulgarea ar submina scopul investigației sale în ceea ce privește eligibilitatea Ungariei pentru fondurile de coeziune și procesul său decizional. Reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia (prin formularea unei „cereri de confirmare”). Atunci când Comisia nu a răspuns în termenele aplicabile, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la refuzul implicit al Comisiei de a acorda acces public la documentele solicitate. În cursul anchetei Ombudsmanului, Comisia a adoptat decizia sa de confirmare. Aceasta și-a menținut decizia de a refuza accesul, dar a invocat o excepție suplimentară, susținând că Parlamentul European a inițiat între timp proceduri judiciare cu privire la această chestiune, iar divulgarea ar putea submina aceste proceduri în curs.

Inspecția Ombudsmanului a arătat că documentele solicitate conțin autoevaluarea Ungariei, chestionare oficiale trimise de Comisie autorităților maghiare și răspunsurile oficiale ale autorităților maghiare relevante la aceste întrebări. Documentele solicitate stau astfel la baza deciziei Comisiei împotriva căreia Parlamentul a inițiat o procedură judiciară. Acestea nu au fost întocmite în scopul procedurilor judiciare specifice și nici nu conțin poziții juridice interne cu privire la chestiuni contencioase pe tot parcursul acestora.

Ombudsmanul a considerat că Comisia nu a demonstrat suficient modul în care divulgarea documentelor ar putea submina procedurile judiciare în cauză. De asemenea, Ombudsmanul nu a fost convins de argumentul Comisiei potrivit căruia divulgarea ar putea submina ancheta sa. În plus, Ombudsmanul a subliniat importanța informării publicului cu privire la acțiunile Comisiei și ale autorităților maghiare de protejare a intereselor financiare ale UE și de asigurare a respectării statului de drept. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că refuzul Comisiei de a acorda acces public larg la documentele solicitate constituie administrare defectuoasă și a recomandat Comisiei să își reconsidere poziția cu privire la cererea de acces.

Ca răspuns, Comisia și-a confirmat poziția potrivit căreia divulgarea documentelor solicitate ar aduce atingere seninătății procedurilor judiciare inițiate de Parlament și investigației sale în ceea ce privește eligibilitatea Ungariei pentru fondurile de coeziune. Cu toate acestea, Ombudsmanul a constatat că Comisia nu a oferit explicații convingătoare cu privire la motivul pentru care nu s-a putut acorda un acces mai larg la aceste documente. Prin urmare, Ombudsmanul a confirmat constatarea sa privind administrarea defectuoasă și a închis cazul.

Cazul a vizat o cerere de acces public la un raport financiar deținut de Parlamentul European referitor la grupul politic „Identitate și democrație” (ID), în prezent dizolvat. Parlamentul a refuzat accesul la raport în întregime. Procedând astfel, aceasta a invocat două excepții în temeiul legislației UE privind accesul public la documente, susținând că divulgarea raportului ar submina protecția obiectivelor investigațiilor și auditurilor și propriul său proces decizional în curs.

Reclamantul a solicitat Parlamentului să își revizuiască decizia prin formularea unei cereri de confirmare, susținând că există un interes public superior imperios care justifică divulgarea, având în vedere utilizarea fondurilor publice. Parlamentul și-a menținut refuzul de a divulga documentul, adăugând că acesta face parte dintr-o anchetă în curs a Parchetului European (EPPO) privind presupusa utilizare abuzivă a fondurilor de către Grupul ID. Nemulțumit de acest răspuns, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a inspectat documentul în litigiu. Inspecția a confirmat că documentul solicitat conține o evaluare a finanțelor grupului politic. Parlamentul a confirmat Ombudsmanului că investigația EPPO este încă în curs de desfășurare. Ombudsmanul a constatat că Parlamentul a refuzat în mod justificat accesul la document. Astfel, aceasta a închis ancheta, constatând că nu există administrare defectuoasă.

În martie 2024, reclamantul a solicitat Comisiei Europene acces public la documentele legate de reevaluarea sa din 2023 a aplicării „procedurii statului de drept” în Ungaria (pe baza Regulamentului privind condiționalitatea). Comisia a identificat patru rapoarte trimestriale și mai multe schimburi între Ungaria și Comisie ca intrând în domeniul de aplicare al cererii, dar a refuzat accesul la toate documentele. Refuzând accesul, aceasta a invocat excepții în temeiul legislației UE privind accesul public la documente, susținând că divulgarea ar putea submina scopul unei investigații și procesul său decizional în curs în temeiul Regulamentului privind condiționalitatea.

Reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască poziția (prin depunerea unei „cereri de confirmare”) în aprilie 2024. Întrucât Comisia nu a răspuns la cererea de confirmare a reclamantului în termenul aplicabil, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în iunie 2024.

Ombudsmanul a deschis o anchetă privind lipsa unui răspuns din partea Comisiei la cererea de confirmare a reclamantului și a solicitat Comisiei să răspundă cât mai curând posibil. Comisia a răspuns reclamantului în decembrie 2025, și anume la peste 19 luni de la depunerea cererii de confirmare.

Întrucât Comisia a răspuns la cererea de confirmare a reclamantului, Ombudsmanul a închis acest caz. Cu toate acestea, ea a criticat fără echivoc întârzierea semnificativă cu care Comisia a răspuns la cererea reclamantului și a reamintit Comisiei că ar trebui să abordeze de urgență problema întârzierilor în prelucrarea cererilor de acces public la documente.

Cazul a vizat modul în care Comisia Europeană (Delegația UE pe lângă Uniunea Africană) a tratat o cerere de grant și preocupările cu privire la un potențial conflict de interese.

Reclamantul a participat la o cerere de propuneri pentru un proiect de sprijinire a capacităților electorale panafricane. Delegația a respins cererea reclamantului deoarece a solicitat finanțare din partea UE peste procentul maxim permis în cadrul cererii de propuneri. Reclamantul a susținut că aceasta a fost o eroare tipografică și că delegația ar fi trebuit să solicite clarificări în loc să respingă cererea sa. Reclamantul a susținut, de asemenea, că un expert care a fost implicat în dezvoltarea proiectului finanțat în cadrul prezentei cereri de propuneri lucra pentru o entitate care a depus o cerere în cadrul cererii de propuneri.

Ombudsmanul a constatat că, pe baza propriilor orientări interne, Comisia ar fi trebuit să considere greșeala reclamantului drept o „eroare materială evidentă” și a solicitat reclamantului clarificări și/sau a corectat eroarea reclamantului. Ea a constatat, de asemenea, că Comisia nu a evaluat în mod adecvat afirmațiile reclamantului privind un potențial conflict de interese. Aceste două deficiențe au constituit administrare defectuoasă. Pentru ambele constatări, Ombudsmanul a considerat că nu ar fi oportun să formuleze recomandări corespunzătoare, întrucât, între timp, grantul a fost deja acordat. Cu toate acestea, ea a făcut trei sugestii menite să prevină apariția unor astfel de probleme în cazuri similare viitoare.

Cazul a vizat o cerere de acces public la documente legate de propunerea Comisiei Europene de aplicare a „procedurii privind statul de drept” în Ungaria (propunerea de decizie a Consiliului bazată pe Regulamentul privind condiționalitatea). Comisia a identificat paisprezece documente ca intrând în domeniul de aplicare al cererii și a divulgat toate cele trei documente, cu excepția unor părți. Reținând accesul la aceste părți, Comisia a invocat două excepții în temeiul legislației UE privind accesul public la documente, susținând că divulgarea ar putea submina procedurile judiciare în curs și procesul său decizional.

Ombudsmanul a deschis o anchetă și a încercat să inspecteze documentele în cauză. Echipa sa de anchetă s-a întâlnit de două ori cu reprezentanți ai Comisiei pentru a discuta cazul. Pe baza anchetei sale, Ombudsmanul nu a fost convins de aplicarea celor două excepții de la accesul public, astfel cum au fost invocate de Comisie. Prin urmare, Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluție, solicitând Comisiei să își reconsidere poziția cu privire la cerere, în vederea acordării unui acces public sporit.

Comisia a acceptat propunerea Ombudsmanului privind o soluție și a acordat acces deplin la documentele solicitate. Ombudsmanul a închis ancheta, salutând răspunsul pozitiv al Comisiei.

Cazul a vizat refuzul Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE) de a acorda acces public deplin la documentele legate de investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) cu privire la abaterile comise de membrii personalului. Pentru a refuza accesul, SEAE s-a întemeiat pe o excepție în temeiul legislației Uniunii privind accesul public la documente, susținând că divulgarea ar submina necesitatea de a proteja viața privată și integritatea persoanelor menționate în documente, inclusiv a persoanelor vizate de investigațiile OLAF. În plus, SEAE a ocultat numele societăților menționate în documente pentru a le proteja reputația, având în vedere că acestea nu au făcut obiectul investigațiilor OLAF.

Ombudsmanul a constatat că reclamantul nu a stabilit necesitatea divulgării datelor cu caracter personal în interes public, astfel cum prevede legislația UE privind protecția datelor. Ombudsmanul a considerat, de asemenea, că ocultările limitate ale informațiilor comerciale sunt rezonabile și nu a putut identifica niciun interes public superior în această privință. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că SEAE a fost îndreptățit să refuze divulgarea integrală a documentelor în litigiu.

Astfel, Ombudsmanul a închis ancheta privind refuzul accesului, constatând că nu a existat o administrare defectuoasă. Deși reclamantul a fost, de asemenea, nemulțumit de soluția echitabilă convenită cu SEAE, care a însemnat că domeniul de aplicare al cererii sale de acces a fost limitat la 50 de pagini, Ombudsmanul a considerat că nu au existat alte anchete justificate, având în vedere că, între timp, SEAE a început să prelucreze o nouă cerere mai amplă de acces public la documente formulată de reclamant.