Ombudsmanul a solicitat Comisiei să abordeze urgent întârzierile sistemice în tratarea cererilor de acces la documente, remarcând că este necesară o regândire fundamentală, astfel încât termenele stabilite în Regulamentul UE privind transparența să fie respectate.

Ancheta din proprie inițiativă a Ombudsmanului a constatat că, atunci când oamenii solicită Comisiei să își revizuiască decizia inițială de acces – deoarece a refuzat sau a acordat doar un acces parțial la documentele solicitate – termenele prevăzute în Regulamentul privind transparența (1049/2001) nu sunt respectate în 85 % din cazuri.

Peste 60 % din aceste decizii de revizuire au durat mai mult de 60 de zile lucrătoare, în pofida unui termen maxim de 30 de zile lucrătoare.  

Ombudsmanul a recunoscut numărul tot mai mare și complexitatea cererilor – peste 8000 în 2021 – pe care Comisia le tratează, solicitanții urmărind mai puțin de 10 % din deciziile negative.

Cu toate acestea, experiența Ombudsmanului în ceea ce privește tratarea plângerilor referitoare la accesul la documente este că întârzierile mari apar frecvent în cazurile care prezintă un interes public semnificativ.

Efectul unor astfel de întârzieri în unele cazuri este de a face ca informațiile obținute să nu mai fie utile în scopuri de cercetare sau jurnalistice. Întârzierile pot împiedica, de asemenea, cetățenii să aibă un cuvânt de spus în momentele relevante din procesul decizional.

Comisia a avut nevoie de aproape șapte luni pentru a-și revizui constatările inițiale într-un caz de acces referitor la documente legate de planul național al Poloniei în cadrul Mecanismului de redresare și reziliență.

Un jurnalist a primit documente privind achiziționarea de către Comisie a unor măști medicale sub standarde la aproape doi ani de la cererea inițială, în timp ce o cerere de acces privind o călătorie de lucru a unui comisar a necesitat un total de 14 luni pentru a fi tratată de către Comisie.

Ancheta Ombudsmanului a constatat că întârzierile sistemice și semnificative în tratarea cererilor de acces au reprezentat un caz de administrare defectuoasă.

Constatând că „accesul întârziat este accesul refuzat”, constatările Ombudsmanului se referă, de asemenea, la posibilitatea ca întârzierile prelungite să descurajeze persoanele să facă cereri de acces la documente.

Ombudsmanul a sugerat Comisiei să aloce mai multe resurse pentru tratarea cererilor de confirmare, să colaboreze în mod constructiv și deschis cu persoanele care solicită documente și să anticipeze subiectele de interes public, astfel încât să poată fi transparentă în mod proactiv.

Constatările au arătat că aceste propuneri vor contribui doar până în prezent la reducerea întârzierilor, deoarece este necesară o schimbare mai fundamentală din partea Comisiei.

În temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001, instituțiile UE trebuie să ia o decizie, în etapa inițială și de revizuire, în termen de maximum 30 de zile lucrătoare. A se vedea recomandarea completă aici.