Cazul se referea la refuzul Comisiei Europene de a acorda acces parțial sau mai larg la două documente legate de un proiect finanțat în parteneriat cu UNICEF. Pentru a refuza accesul, Comisia s-a întemeiat pe cinci excepții prevăzute de legislația Uniunii privind accesul la documente, și anume necesitatea de a proteja interesul public în ceea ce privește relațiile internaționale și politica financiară, monetară sau economică a Uniunii sau a unui stat membru, precum și protecția procesului său decizional, interesul comercial al unui terț și viața privată și integritatea persoanelor fizice, inclusiv a datelor lor cu caracter personal.

Pe baza examinării documentelor în litigiu, Ombudsmanul nu a fost convins de argumentele Comisiei potrivit cărora divulgarea parțială sau mai largă ar aduce (grav) atingere protecției intereselor invocate. Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluție, solicitând Comisiei să își reconsidere poziția cu privire la cerere, în vederea acordării unui acces cât mai larg posibil la documentele în litigiu. De asemenea, aceasta a reamintit Comisiei obligația sa de a lua decizii într-un termen rezonabil și de a-și motiva deciziile.

Comisia a acceptat propunerea de soluție a Ombudsmanului și a oferit reclamantului un acces parțial și mai larg la documente. Ombudsmanul a salutat răspunsul pozitiv al Comisiei la propunerea sa de soluție, care a soluționat plângerea.  

Cazul a vizat o cerere de acces public la documente în legătură cu procedurile disciplinare în urma unei investigații și a unei recomandări adresate Comisiei de către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF). Comisia a identificat 23 de documente ca intrând în domeniul de aplicare al cererii și a refuzat accesul la toate documentele în întregime. Procedând astfel, Comisia s-a întemeiat pe necesitatea de a proteja datele cu caracter personal.

Atunci când reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia, Comisia a confirmat refuzul accesului, invocând o prezumție generală de confidențialitate care decurge din protecția obiectivelor investigațiilor. Comisia a susținut, de asemenea, că accesul public nu poate fi acordat pentru a proteja datele cu caracter personal conținute în documente.

Ombudsmanul a considerat că aplicarea de către Comisie a unei prezumții generale de confidențialitate, după încheierea procedurii disciplinare în cauză, nu era rezonabilă. Pe baza unei inspecții a documentelor în litigiu, Ombudsmanul a considerat că, deși ar putea fi necesară ocultarea unor părți ale documentelor pentru a împiedica identificarea persoanelor sau pentru a proteja scopul anchetelor viitoare, documentele nu conțin informații sensibile pe tot parcursul lor. Prin urmare, Ombudsmanul a propus ca soluție reanalizarea de către Comisie a poziției sale cu privire la cererea de acces în vederea asigurării unui acces parțial semnificativ la documentele solicitate.

În replică, Comisia a confirmat că se întemeia pe o prezumție generală de confidențialitate și a considerat că, în orice caz, un acces parțial semnificativ nu era posibil fără a divulga date cu caracter personal și fără a pune în pericol protecția scopului investigațiilor disciplinare ale Comisiei.

Ombudsmanul și-a exprimat regretul cu privire la faptul că Comisia nu a acordat acces parțial în urma propunerii sale de soluție. Ombudsmanul a constatat că tratarea de către Comisie a acestei cereri de acces a constituit un caz de administrare defectuoasă.

Întrucât Comisia și-a reevaluat poziția cu privire la cererea de acces a reclamantului în urma propunerii de soluție a Ombudsmanului și a ajuns la aceeași concluzie ca în decizia sa de confirmare, Ombudsmanul nu a văzut niciun scop util în continuarea acestei anchete cu o recomandare oficială în această privință. Prin urmare, ea a închis cazul.