Reclamantul, un jurnalist, a solicitat Comisiei Europene să acorde acces public la un mesaj text trimis de un șef de stat al UE președintelui Comisiei cu privire la negocierile comerciale UE-Mercosur. Comisia a confirmat că președintele său a primit mesajul text, dar a remarcat că mesajul a fost primit prin intermediul aplicației de mesagerie instantanee „Signal”, care a activat funcția „mesaje dispărute”. Prin urmare, Comisia a concluzionat că nu deține niciun document care să intre în domeniul de aplicare al cererii.

În urma unei reuniuni cu reprezentanții Comisiei și a unei inspecții a documentelor legate de cererea de acces, Ombudsmanul nu a putut exclude posibilitatea ca mesajul să fi fost șters automat după ce cererea a fost deja primită. Ea a constatat, de asemenea, că cabinetul președintelui Comisiei nu a răspuns cererii reclamantului timp de 15 luni. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că modul în care Comisia a tratat această cerere a constituit un caz de administrare defectuoasă.

Pentru a remedia această deficiență, Ombudsmanul a recomandat Comisiei să revizuiască și să îmbunătățească modul în care tratează cererile de acces public care implică cabinetul președintelui sau al oricărui comisar. În plus, ea a sugerat Comisiei să își adapteze normele interne pentru a se asigura că documentele care fac obiectul cererilor de acces public sunt păstrate și că Comisia păstrează în mod corespunzător, pentru o perioadă rezonabilă, toate mesajele text și instantanee schimbate între șefii de stat sau de guvern sau miniștri și membrii Comisiei.