Reclamantul, un ONG, a solicitat acces public la documentele referitoare la un contract privind evaluarea rolului și a intervenției UE în reforma sistemului de protecție a copilului din România și la „lecțiile învățate”. Comisia a identificat trei documente ca intrând în domeniul de aplicare al cererii de acces public a reclamantului și a acordat acces parțial la toate cele trei documente. Reclamantul a considerat că Comisia nu a identificat toate documentele relevante. În special, reclamantul a susținut că Comisia nu a identificat raportul final, pe care reclamantul îl deținea și la care s-a făcut referire și într-o carte publicată.

Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la presupusa neidentificare de către Comisie a tuturor documentelor relevante și a solicitat Comisiei să furnizeze explicații suplimentare cu privire la motivul pentru care raportul final nu a fost identificat. În răspunsul său adresat Ombudsmanului, Comisia a împărtășit înțelegerea sa potrivit căreia raportul final a fost distrus în conformitate cu lista sa comună de păstrare, care prevede că dosarele referitoare la activitățile de finanțare ale UE au o perioadă de păstrare de zece ani.

Ombudsmanul a considerat că explicațiile suplimentare pe care Comisia le-a furnizat sunt rezonabile și, observând că i-a luat aproape un an pentru a emite decizia de confirmare, a închis cazul, constatând că nu se mai justifică nicio anchetă suplimentară. Cu toate acestea, ea a sugerat Comisiei să furnizeze astfel de explicații în răspunsurile sale la cererile de acces public într-un stadiu incipient, mai degrabă decât să își limiteze răspunsurile la a explica unde a căutat.

Cazul se referea la refuzul Comisiei Europene de a acorda acces parțial sau mai larg la două documente legate de un proiect finanțat în parteneriat cu UNICEF. Pentru a refuza accesul, Comisia s-a întemeiat pe cinci excepții prevăzute de legislația Uniunii privind accesul la documente, și anume necesitatea de a proteja interesul public în ceea ce privește relațiile internaționale și politica financiară, monetară sau economică a Uniunii sau a unui stat membru, precum și protecția procesului său decizional, interesul comercial al unui terț și viața privată și integritatea persoanelor fizice, inclusiv a datelor lor cu caracter personal.

Pe baza examinării documentelor în litigiu, Ombudsmanul nu a fost convins de argumentele Comisiei potrivit cărora divulgarea parțială sau mai largă ar aduce (grav) atingere protecției intereselor invocate. Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluție, solicitând Comisiei să își reconsidere poziția cu privire la cerere, în vederea acordării unui acces cât mai larg posibil la documentele în litigiu. De asemenea, aceasta a reamintit Comisiei obligația sa de a lua decizii într-un termen rezonabil și de a-și motiva deciziile.

Comisia a acceptat propunerea de soluție a Ombudsmanului și a oferit reclamantului un acces parțial și mai larg la documente. Ombudsmanul a salutat răspunsul pozitiv al Comisiei la propunerea sa de soluție, care a soluționat plângerea.