Reclamantul a lucrat ca expert pentru un contractant extern al UE în cadrul unui proiect finanțat de UE în Tanzania, gestionat de Delegația Uniunii Europene în Tanzania și în Comunitatea Africii de Est. Reclamantul a susținut că contractantul a încălcat legislația tanzaniană prin faptul că nu s-a înregistrat în Tanzania, împiedicându-l să obțină un permis de muncă valabil. Ulterior, contractantul l-a informat pe reclamant cu privire la decizia sa de a rezilia contractul, ținând seama de preocupările exprimate de delegația UE cu privire la activitatea reclamantului.

Ombudsmanul a deschis o anchetă privind preocupările reclamantului cu privire la modul în care delegația a tratat ambele aspecte. În acest sens, Ombudsmanul s-a referit la opinia sa constantă potrivit căreia, în cazul în care instituțiile UE solicită înlocuirea experților care lucrează la proiectele UE, persoanele respective ar trebui să fie audiate înainte de a fi înlocuite. Deși Comisia a susținut că nu a solicitat înlocuirea expertului, Ombudsmanul a constatat că Comisia a fost implicată în decizia de înlocuire. Prin urmare, Ombudsmanul a constatat că Comisia nu s-a asigurat că dreptul reclamantului de a fi audiat a fost respectat înainte de înlocuirea sa, ceea ce a constituit un caz de administrare defectuoasă.  Ea a făcut o sugestie de îmbunătățire menită să prevină apariția problemei în viitor. 

În plus, Ombudsmanul a constatat că, întrucât contractul reclamantului a fost reziliat, nu au fost justificate investigații suplimentare cu privire la problema permisului de muncă. Cu toate acestea, raportoarea a adresat Comisiei o sugestie de îmbunătățire, invitând-o să verifice această chestiune, deoarece ar putea afecta alți experți care lucrează la proiectul UE. 

 

Agențiile UE joacă un rol central prin punerea în aplicare a politicilor UE și prin furnizarea de expertiză tehnică, științifică și juridică în sectoare-cheie. Orice percepție că funcționarii lor publici urmăresc interese private care intră în conflict cu îndatoririle lor poate submina încrederea publică în activitatea lor. Ombudsmanul European a subliniat în mod constant riscurile fenomenului „ușilor turnante” – în care personalul se mută în roluri externe, în special în sectorul privat. Chiar și un număr mic de cazuri importante pot provoca neliniște publică și daune reputaționale, astfel cum se reflectă în anchetele recente.

În același timp, administrația UE trebuie să atragă profesioniști calificați pentru a aborda priorități precum durabilitatea, digitalizarea și securitatea. Măsuri precum perioadele de reflecție și restricțiile la locul de muncă pot afecta flexibilitatea carierei, în special în domenii precum dreptul, finanțele sau tehnologia.

În acest context, această anchetă a examinat, din punct de vedere sistemic, modul în care agențiile UE tratează cazurile de tip „ușă turnantă”. Scopul a fost de a identifica bunele practici și posibilele deficiențe ale politicilor și practicilor în vigoare. În acest scop, Ombudsmanul a efectuat o analiză detaliată a politicilor instituite de 15 agenții ale UE și a inspectat 54 de dosare privind cazuri individuale tratate de nouă agenții ale UE. Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a întâlnit cu reprezentanți ai cinci agenții ale UE pentru a clarifica chestiunile nesoluționate.

Aproape toate agențiile UE care au prezentat Ombudsmanului documente au declarat că au adoptat abordarea Comisiei Europene în ceea ce privește punerea în aplicare a obligațiilor legale ale personalului care trece la roluri din sectorul privat, fie la plecare, fie în timpul concediului fără plată. Cu toate acestea, Ombudsmanul a constatat că unele agenții ale UE dispun de orientări mai detaliate și mai cuprinzătoare cu privire la punerea în aplicare a acestor obligații legale decât altele. Diferențele identificate de Ombudsman se referă la modul în care agențiile tratează notificările tardive sau incomplete ale activităților ulterioare prestării serviciilor, la modul în care agențiile evaluează astfel de notificări, la natura măsurilor de atenuare impuse, la transparența deciziilor privind activitățile ulterioare prestării serviciilor notificate și la modul în care sunt monitorizate orice obligații care decurg din acestea, precum și la modul în care agențiile își formează personalul cu privire la obligațiile lor în materie de etică.

În plus, Ombudsmanul a constatat că normele și politicile care reglementează activitățile ulterioare mandatului ale persoanelor care nu sunt membri ai personalului, și anume membrii consiliilor de administrație sau ai consiliilor de supraveghere ale agențiilor, diferă în mod semnificativ. Majoritatea membrilor consiliului de administrație al agențiilor sunt numiți de autoritățile naționale și reprezintă statele lor membre respective, ceea ce înseamnă că aceștia fac în continuare obiectul normelor naționale de etică, care variază de la un stat membru la altul. Pentru a aborda potențialele conflicte de interese și prejudiciile aduse reputației care decurg din mișcările de tip „ușă turnantă”, doar câteva dintre organele de conducere ale agențiilor UE examinate în cadrul prezentei anchete au adoptat politici care reglementează activitățile ulterioare mandatului ale membrilor (foștilor) membri ai Consiliului de administrație.

Pentru a ajuta agențiile UE să își consolideze în continuare normele privind mișcările de tip „ușă turnantă”, Ombudsmanul a stabilit o serie de orientări privind bunele practici:

• Un cadru solid de integritate începe cu prevenirea: dotarea personalului și a membrilor consiliului de administrație cu orientări clare, formare periodică și inițiative de sensibilizare continue pentru a asigura înțelegerea deplină a obligațiilor etice este esențială.
• Acest lucru este consolidat de proceduri standard de operare robuste pentru gestionarea situațiilor de tip „ușă turnantă”, care oferă o abordare clară, pas cu pas, a notificărilor, a evaluărilor și a conformității.
• Trebuie stabilite în prealabil criterii transparente pentru restricționarea rolurilor post-serviciu sau post-mandat, astfel încât persoanele să fie pe deplin conștiente de limitări înainte de a se alătura.
• Atunci când se semnalează o trecere la sectorul privat, agențiile ar trebui să acționeze rapid, efectuând evaluări aprofundate ale riscurilor, identificând potențialele conflicte de interese și luând măsuri de precauție imediate, cum ar fi revocarea drepturilor de acces sau realocarea responsabilităților, dacă este necesar.
• Procesul decizional ar trebui să fie echitabil, transparent și bine documentat, permițând persoanelor să prezinte observații cu privire la restricțiile propuse, asigurându-se, în același timp, că riscurile sunt gestionate în mod eficace prin măsuri proporționale, cum ar fi perioadele de existență a stării de incompatibilitate, interdicțiile de lobby sau, dacă este necesar, interdicțiile absolute.
• Deciziile motivate în timp util trebuie să prezinte în mod clar dreptul la o cale de atac.
• Dincolo de un proces decizional riguros, responsabilitatea depinde de o aplicare riguroasă. Aceasta include publicarea rezumatelor activităților autorizate, monitorizarea activă a respectării condițiilor impuse și respectarea obligațiilor de confidențialitate.
• În cazul în care sunt suspectate încălcări, agențiile trebuie să răspundă prompt - stabilind faptele și urmărind acțiuni disciplinare în cazuri grave - pentru a menține încrederea și a proteja integritatea instituțională.

Ombudsmanul concluzionează că agențiile UE pot învăța multe din practicile celeilalte părți. Ombudsmanul intenționează să aplice aceste orientări privind bunele practici în cazurile care i-ar putea fi aduse la cunoștință în viitor.