Verslag

over de vergadering in het kader van het gezamenlijk onderzoek van de Ombudsman naar klachten 1337/2017/EA en 1338/2017/EA over de toegankelijkheid voor slechtzienden van door het Europees Bureau voor personeelsselectie georganiseerde vergelijkende onderzoeken

Betrokken instelling of orgaan: Europees Bureau voor personeelsselectie

Datum en tijd: 3 mei 2018, 14.30-15.30 uur

Locatie: EPSO-zaal C-25 05/SDR1, Cortenberglaan 25

De Ombudsman

vertegenwoordigd door: De heer Fergal Ó Regan, hoofd Coördinatie van onderzoeken van algemeen belang

mevrouw Elpida Apostolidou, eenheid Strategische Onderzoeken

de heer Maximillian Kemp, eenheid Strategische Onderzoeken

Het Europees Bureau voor personeelsselectie

vertegenwoordigd door:  4 personen

1. Inleiding en procedurele aspecten

Het onderzoeksteam van de Ombudsman stelde zich voor en presenteerde het doel van het gezamenlijk onderzoek naar klachten 1337/2017/EA en 1338/2017/EA, dat betrekking heeft op de toegankelijkheid voor visueel gehandicapte kandidaten van door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) georganiseerde vergelijkende onderzoeken. Het onderzoek onderzoekt met name de toegankelijkheid van het online aanvraagformulier - met inbegrip van het onlineformulier voor het aanvragen van accommodatie voor speciale behoeften - en de toegankelijkheid van de computertests.

De Ombudsman opende het onderzoek met een brief aan EPSO met een reeks vragen en verzocht om een vergadering tussen EPSO en haar vertegenwoordigers voordat EPSO haar schriftelijk antwoord stuurde.[1] Het onderzoeksteam van de Ombudsman legde uit dat het doel van de vergadering was om de gelegenheid te bieden van gedachten te wisselen en de daarmee verband houdende kwesties nader te bespreken. Zij voegden eraan toe dat de Ombudsman haar volgende stap in dit onderzoek zal bepalen op basis van de tijdens de vergadering verkregen informatie en het door EPSO te ontvangen antwoord. Het onderzoeksteam van de Ombudsman deelde EPSO-vertegenwoordigers ook mee dat de Ombudsman het verslag van de vergadering op haar website zal publiceren, zodat iedereen die geïnteresseerd is het kan lezen.

2. Discussie met EPSO

De bespreking vond plaats op basis van de vragen in de openingsbrief van de Ombudsman, waarvoor zij ook om een schriftelijk antwoord heeft verzocht (zie bijlage). De vragen hadden betrekking op de volgende punten van zorg die de klagers naar voren hadden gebracht:

(1) Toegankelijkheid van het online-sollicitatieformulier van EPSO voor visueel gehandicapte kandidaten die “schermlezers” gebruiken om webpagina’s te lezen

(2) Toegankelijkheid voor visueel gehandicapte kandidaten van het online-formulier van EPSO voor het aanvragen van accommodatie voor speciale behoeften

(3) Toegankelijkheid voor slechtziende kandidaten van de computertests; type accommodatie dat moet worden verstrekt en de daarmee verband houdende informatie die aan de kandidaten moet worden verstrekt

Op basis van het bovenstaande vond de discussie als volgt plaats:

(1) Online aanvraagformulier

In juli 2016 informeerde een van de klagers, die visueel gehandicapt is en een toegankelijkheidsspecialist, EPSO over een aantal toegankelijkheidsproblemen die zij tegenkwam toen zij het onlineaanvraagformulier probeerde in te vullen. EPSO antwoordde destijds dat het bezig was het formulier te vervangen door een nieuw type formulier dat tegemoet zou komen aan de toegankelijkheidseisen voor visueel gehandicapten. Het onderzoeksteam van de Ombudsman vroeg EPSO om een update van deze procedure.

Vertegenwoordigers van EPSO deelden het onderzoeksteam van de Ombudsman mee dat het directoraat-generaal Informatica van de Europese Commissie (“DG DIGIT”) een volledig toegankelijk onlineaanvraagformulier voor visueel gehandicapten moest indienen. Het project moest worden afgerond vóór de start van de wedstrijd “Afgestudeerde administrateurs” van 2017 (maart 2017). Twee weken voordat DG DIGIT ermee instemde om live te gaan, gaf DG DIGIT echter toe dat het niet kon leveren en er zijn momenteel geen concrete data voor de lancering van het formulier. Er werd aan toegevoegd dat het afgelopen jaar veel moeite is gedaan om het online aanvraagformulier in 24 talen beschikbaar te hebben. Vertegenwoordigers van EPSO verzekerden het onderzoeksteam van de Ombudsman dat EPSO zijn uiterste best deed om vooruitgang te boeken op dit gebied. Bovendien heeft EPSO samengewerkt met het directoraat-generaal Communicatie van de Commissie om de toegankelijkheid van zijn website te beoordelen.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman vroeg of het mogelijk zou zijn dat de door klager vastgestelde toegankelijkheidsproblemen worden aangepakt zonder een nieuw formulier in te dienen. EPSO-vertegenwoordigers antwoordden dat dit ingewikkeld zou zijn en zou leiden tot vertragingen bij de indiening van het nieuwe formulier. Elke wijziging van het huidige systeem zou moeilijk zijn zonder grondige analyse, aangezien het uit verschillende op elkaar inwerkende en geïntegreerde elementen bestaat.

(2) Online formulier voor het aanvragen van accommodatie voor speciale behoeften

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft EPSO-vertegenwoordigers gevraagd uit te leggen hoe het onlineformulier voor het aanvragen van accommodatie voor speciale behoeften werkt.

EPSO-vertegenwoordigers legden uit dat het onlineaanvraagformulier een specifiek onderdeel bevat waarin kandidaten wordt gevraagd of zij speciale huisvestingsmaatregelen nodig hebben. Na het invullen van het onlineaanvraagformulier worden kandidaten die voor een dergelijke accommodatie hebben gekozen, verzocht een vragenlijst in te vullen via het EUsurvey-instrument. In deze vragenlijst moeten zij informatie verstrekken, zoals het type handicap en de gewenste huisvestingsmaatregel.

EPSO-vertegenwoordigers wilden graag benadrukken dat EPSO kandidaten assistentie en aangepaste toegankelijke formaten biedt indien documenten/tests niet volledig toegankelijk zijn. EPSO informeert hen over deze mogelijkheid, niet alleen in het onlineformulier, maar ook op verschillende pagina's van zijn website vanaf het allereerste begin van het selectieproces.

 (3) Computergebaseerde tests

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft EPSO gevraagd uit te leggen hoe EPSO de verzoeken om accommodatie voor speciale behoeften behandelt en welke informatie aan klagers wordt verstrekt.

Volgens de vertegenwoordigers van EPSO wordt een reeks "accommodatie"-opties aangeboden aan kandidaten, met behulp van een flexibel systeem op basis van de analyse van eerdere verzoeken. Dit omvat opties zoals extra tijd om de tests af te leggen, vergrote teksten of vergrootsoftware, afdrukken in braille of brailletoetsenbord, schermlezers, vertolking in gebarentaal, aangepaste in hoogte verstelbare bureaus voor verlichting, individuele assistentie, enz. Kandidaten kunnen kiezen voor meer dan één accommodatieoptie.

EPSO-vertegenwoordigers delen mee dat de geselecteerde opties kunnen verschillen van de opties die uiteindelijk beschikbaar zijn via een nota in het onlineformulier voor het aanvragen van accommodatie voor speciale behoeften, via de algemene regels voor EPSO-verkiezingen en via de website van EPSO.

De verzoeken om accommodatie voor speciale behoeften worden door EPSO beoordeeld met de aanvrager als uitgangspunt, op basis van het beginsel dat zij het best worden geïnformeerd over hoe zij met hun handicap moeten omgaan. Het definitieve besluit wordt genomen door middel van een gedetailleerde procedure die gericht is op accommodatie op maat, rekening houdend met de wensen en behoeften van de aanvragers, de verstrekte documentatie, interne of externe deskundigheid, het advies van de medische dienst, het soort test dat moet worden afgelegd en het soort passende ondersteuning.

Vertegenwoordigers van EPSO deelden het onderzoeksteam van de Ombudsman mee dat bepaalde accommodatiemogelijkheden beschikbaar zijn in bepaalde stadia van een vergelijkend onderzoek. Het onderzoeksteam van de Ombudsman vroeg of er ooit ondersteunende technologie wordt geleverd in het kader van de computertests. EPSO-vertegenwoordigers verduidelijkten dat het gewoon onmogelijk is om ondersteunende technologieën te garanderen en kandidaten precies te geven waar ze aan gewend zijn (persoonlijke softwarekeuzes), omdat tests over de hele wereld worden uitgevoerd. Hulptechnologie is momenteel niet beschikbaar tijdens de computertests, maar kan wel worden verstrekt tijdens de fase van het assessment in de gebouwen van EPSO. EPSO-vertegenwoordigers voegden eraan toe dat er wordt gewerkt aan een mogelijke oplossing voor het gebruik van een mobiele laptop met verschillende ondersteunende software in de computergebaseerde tests. Het onderzoeksteam van de Ombudsman merkte op dat het nuttig zou zijn voor kandidaten om van tevoren te weten dat bepaalde accommodatieopties, zoals de ondersteunende technologieën, alleen beschikbaar zijn tijdens bepaalde fasen van de vergelijkende onderzoeken.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman vroeg of er informatie beschikbaar was over de gemiddelde succespercentages van personen met een handicap in de selectieprocedures. EPSO-vertegenwoordigers verklaarden dat het moeilijk te zeggen is, omdat de enige gegevens die momenteel beschikbaar zijn, betrekking hebben op het aantal verzoeken om accommodatie voor speciale behoeften, dat ontoereikend is omdat er geen noodzakelijke overlapping is tussen handicaps en verzoeken om accommodatie voor speciale behoeften. Uit de beschikbare informatie bleek echter dat het succespercentage voor personen die accommodatie voor speciale behoeften nodig hadden, hoger was dan gemiddeld. Met name visueel gehandicapte kandidaten (blind), ze presteren beter dan andere kandidaten zonder speciale aanpassingen op het gebied van numeriek redeneren (aanzienlijk verschil), en ze bereiken iets hogere scores op verbaal redeneren.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman vroeg verder of EPSO-vertegenwoordigers informatie konden verstrekken over het geschatte aantal verzoeken om accommodatie voor speciale behoeften dat EPSO ontvangt. EPSO-vertegenwoordigers antwoordden dat zij ongeveer 250 verzoeken per jaar ontvingen. Na een voorlichtingscampagne van EPSO om meer kandidaten met een handicap aan te trekken in het kader van het VN-Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap en naar aanleiding van de aanbevelingen van het VN-comité met betrekking tot de toename van de werkgelegenheid voor personen met een handicap, is het aantal dergelijke verzoeken gestegen tot ongeveer 420 per jaar.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman werd er ook van in kennis gesteld dat het directoraat-generaal Communicatie van de Commissie (“DG COMM”) een toegankelijkheidscontrole van de websites van de Commissie had uitgevoerd, die naar de Ombudsman zal worden doorgestuurd.

Brussel, 27/06/2018

De heer Fergal O’Regan

mevrouw Elpida Apostolidou

BIJLAGE:

Vragen van de Ombudsman aan EPSO in het kader van haar gezamenlijk onderzoek naar klachten 1337/2017/EA en 1338/2017/EA

A. In juli 2016 heeft een van de klagers contact opgenomen met EPSO om een aantal toegankelijkheidsproblemen aan de orde te stellen die zij had ondervonden toen zij het onlineaanvraagformulier probeerde in te vullen. Ze krijgt te horen dat EPSO bezig is het formulier te vervangen door een nieuw type formulier dat tegemoetkomt aan de toegankelijkheidseisen voor slechtzienden. Het lijkt er echter op dat het online aanvraagformulier in mei 2017 nog steeds niet volledig toegankelijk was voor gebruikers van schermlezers. Kan EPSO een update geven over deze procedure en aangeven wanneer het nieuwe onlineaanvraagformulier zal worden gelanceerd? Als dit project vertraging heeft opgelopen, kan EPSO deze toegankelijkheidsproblemen dan aanpakken in de huidige versie van het onlineaanvraagformulier?

B. Beide klagers betogen dat het onlineformulier voor het aanvragen van accommodatie voor speciale behoeften niet volledig toegankelijk is voor gebruikers van schermlezers. De klagers moesten het invullen met de hulp van een ziende persoon of contact opnemen met EPSO voor hulp om dit te doen. Kan EPSO het onlineformulier bijwerken om het volledig toegankelijk te maken voor gebruikers van schermlezers?

C. Een van de klagers zegt dat toen zij toegang kreeg tot het onlineformulier voor het aanvragen van accommodatie voor speciale behoeften, dit de opties “schermlezer” en “vernieuwbare brailleweergave” bevatte. Zij verklaarde dat zij voor deze opties had gekozen. De andere klager zegt dat hij contact heeft opgenomen met EPSO en een schermlezer heeft aangevraagd. Tijdens de tests werden ze beiden voorzien van braille-transcripten en een ziende assistent. Gelieve in het licht van het bovenstaande het volgende te beantwoorden:

i) Welke specifieke huisvestingsopties worden kandidaten aangeboden op het onlineformulier of in hun contact met EPSO?

ii) Zijn de kandidaten er bij het invullen van het formulier of in andere contacten met EPSO voldoende van op de hoogte dat de daadwerkelijk verstrekte huisvestingsmaatregelen kunnen afwijken van de gekozen opties?

iii) Hoe beoordeelt en bepaalt EPSO na ontvangst van dergelijke verzoeken het soort maatregel dat tijdens de tests aan kandidaten moet worden verstrekt om in hun bijzondere behoeften te voorzien? Is de keuze van het testcentrum door de kandidaat hiervoor een bepalende factor?

iv) Kan EPSO meedelen of elk van de huisvestingsmaatregelen (op de webpagina van EPSO en/of in het onlineformulier) daadwerkelijk beschikbaar is en in ten minste enkele gevallen aan kandidaten is verstrekt?

D. Hoe verstaat EPSO het begrip “redelijke aanpassingen” voor personen met een handicap bij het structureren van de computertests? Heeft EPSO hierover organisaties geraadpleegd die personen met een handicap vertegenwoordigen? Is EPSO bereid te voorzien in huisvestingsmaatregelen, zoals ondersteunende technologieën, die kandidaten met speciale behoeften in staat zouden stellen zelfstandig deel te nemen aan de computertests?

[1] De brief van de Ombudsman tot opening van het onderzoek is hier te vinden: https://www.ombudsman.europa.eu/nl/cases/correspondence.faces/nl/93846/html.bookmark