Contextul plângerii

1. La 22 septembrie 2022, Oficiul European pentru Selecția Personalului (EPSO) a lansat un „concurs general” pentru recrutarea de funcționari ai UE într-o serie de domenii diferite (EPSO/AST/154/22).[1] „Anunțul de concurs” a precizat că procedura de selecție va fi organizată în diferite etape și că „modul de desfășurare” a testelor – și anume, dacă testele vor fi organizate personal sau de la distanță – va fi specificat în scrisorile de invitație la teste, pe care candidații le vor primi.

2. Scrisorile de invitație trimise candidaților (la 4 noiembrie 2022) precizau ulterior că faza inițială a „testelor de preselecție” va avea loc numai de la distanță. Scrisorile includeau instrucțiuni privind formatul și funcționarea testelor, inclusiv cerințe privind echipamentele tehnice (de exemplu, privind dispozitivele, nivelurile dreptului de acces pentru computere și sisteme de operare) și natura mediului fizic (în special, privind spațiul izolat sau încăperea în care candidații urmau să susțină testul).

3. Testele au avut loc între 22 noiembrie și 2 decembrie 2022.

4. Ombudsmanul a primit un număr considerabil de plângeri privind procedura de selecție. Plângerile au vizat o serie de aspecte, în special:

a) implicațiile practice ale cerințelor tehnice și fizice, care au îngreunat susținerea testelor de către unii candidați, precum și modul în care EPSO a tratat reclamațiile legate de acestea;

b) problemele tehnice întâmpinate în timpul testelor și modul în care EPSO a tratat reclamațiile legate de acestea;

c) modul în care EPSO a dispus reprogramarea testelor; și

d) aspecte generale legate de comunicarea EPSO cu privire la procedura de selecție și la modul în care a tratat reclamațiile, inclusiv cerințele pentru depunerea reclamațiilor.

5. Ulterior, Ombudsmanul a primit plângeri similare legate de procedurile de selecție organizate de EPSO în care s-a utilizat testarea la distanță.

6. La 31 martie 2023, după ce Ombudsmanul a deschis deja această anchetă din proprie inițiativă, EPSO a anunțat [2] că procedura de selecție EPSO/AST/154/22 a fost anulată.

Ancheta

7. Pentru a aborda diferitele probleme ridicate, Ombudsmanul a decis să deschidă o anchetă din proprie inițiativă. Ombudsmanul a adresat EPSO o serie de întrebări pentru a înțelege modul în care a pregătit și a stabilit condițiile testelor la distanță, modul în care a abordat diferitele aspecte practice și tehnice cu care se confruntă candidații și decizia sa de a anula EPSO/AST/154/22 [3].

8. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsurile EPSO [4]. Echipa de anchetă a Ombudsmanului a organizat, de asemenea, reuniuni cu EPSO și a inspectat o serie de documente [5].

Testele au loc numai de la distanță

Răspunsul EPSO

9. EPSO a afirmat că decizia de a trece la testele online, mai degrabă decât la cele cu prezență fizică, este o alegere strategică aprobată de consiliul de administrație al EPSO [6]. Testarea la distanță este o metodă eficientă de desfășurare a procedurilor de selecție cu un număr mare de candidați, permițând candidaților să participe în mod egal, indiferent de localizarea geografică, îmbunătățind în același timp flexibilitatea și evitând costurile de deplasare. Ca atare, măsura urmărește să sporească diversitatea solicitanților în ceea ce privește contextul și originea geografică. Aceasta urmărește, de asemenea, să scurteze durata procedurilor de selecție.

10. Înainte de a decide să organizeze testele de la distanță numai pentru concursul în cauză, EPSO a evaluat riscurile operaționale, cum ar fi eventualele probleme de conectivitate și probleme tehnice. Această evaluare s-a bazat pe experiența anterioară în ceea ce privește testarea online voluntară, pe care EPSO a pus-o la dispoziție începând din 2021, și pe experiența în ceea ce privește „concursurile” de recrutare la scară mai mică din a doua jumătate a anului 2022, pentru care testele au fost organizate exclusiv de la distanță.

11. Pe baza acestei evaluări, EPSO a concluzionat că, în ansamblu, testarea online ar oferi un acces mai bun pentru mulți candidați și nu ar incomoda mai mulți candidați decât ar fi incomodați de cerința de a se deplasa la un centru de testare.

12. EPSO recurge la un contractant extern pentru organizarea și susținerea testelor în cadrul procedurilor de selecție. Contractorul actual este Prometric. Conform contractului actual, Prometric nu este obligată să furnizeze centre de testare fizică. EPSO pregătește în prezent o nouă procedură de ofertare, care va impune contractantului să dispună de centre de testare, astfel încât să poată avea o anumită capacitate de a organiza teste fizice în circumstanțe specifice.

Evaluarea Ombudsmanului

13. Ombudsmanul înțelege obiectivele EPSO de a scurta timpul necesar procedurilor de selecție și de a asigura o mai mare diversitate a candidaților, făcând testele mai accesibile. Cu toate acestea, la punerea în aplicare a modelului de testare la distanță, EPSO nu pare să fi luat suficient în considerare potențialele implicații negative ale cerințelor tehnice și fizice pentru susținerea testului (astfel cum sunt prezentate mai jos), în special pentru candidații care provin din medii economice mai puțin dezvoltate.

14. Prin prezentarea trecerii la testarea exclusiv la distanță, EPSO a sugerat, în esență, că nu există dezavantaje potențiale. Această abordare a fost evidentă și în modul în care a tratat plângerile. În ceea ce privește asigurarea acceptării de către public a mutării și gestionarea așteptărilor, ar fi fost mai bine dacă EPSO ar fi oferit o explicație mai cuprinzătoare a motivelor și a implicațiilor potențiale ale testării la distanță pentru candidați. Acesta este un aspect de care ar trebui să țină seama în viitor.

15. Înainte de a trece la testarea la distanță, EPSO ar trebui să efectueze o evaluare mai aprofundată. EPSO a indicat că ia deja în considerare acest aspect în cadrul viitoarei proceduri de ofertare pentru furnizarea de servicii de testare, pe care o pregătește în prezent. Obiectivul general ar trebui să fie garantarea egalității de șanse și orice cerințe tehnice sau fizice pentru testele la distanță ar trebui evaluate în acest context. În cazul în care nu este posibil să se abordeze implicațiile negative ale unor astfel de cerințe asupra egalității de șanse, EPSO ar trebui să se asigure că procedurile de selecție continuă să ofere candidaților posibilitatea de a susține teste în centre de testare fizică. EPSO ar trebui, de asemenea, să monitorizeze impactul modificărilor aduse formatelor de testare asupra egalității de șanse. Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens mai jos.

Cerințe pentru candidații la testarea la distanță

Răspunsul EPSO

16. Instrucțiunile EPSO pentru candidați enumeră o serie de cerințe pe care candidații ar trebui să le îndeplinească pentru a putea susține teste la distanță [7]. Printre acestea se numără cerințele tehnice privind dispozitivele informatice (numai laptopuri sau computere de birou, și nu tablete) și dimensiunea ecranului, precum și sistemele de operare și browserele acceptate, nivelul drepturilor de acces și conexiunea la internet.

17. Pentru aplicația de testare furnizată de contractantul său, numai Windows și macOS peste anumite versiuni sunt garantate ca fiind acceptate; Versiunile anterioare sau alte sisteme sunt listate ca neacceptate. Din cauza resurselor limitate, EPSO nu este în măsură să verifice el însuși în mod sistematic ce sisteme de operare sunt compatibile cu aplicația de testare.

18. Instrucțiunile prevăd că candidații trebuie să aibă drepturi de acces pentru a efectua modificări ale programelor informatice pe computerele pe care le utilizează (cunoscute sub denumirea de „drepturi de administrator”).

19. Aplicația de testare a fost proiectată pentru un singur ecran de 19 inch sau mai mare, cu grafica și dimensiunea textului reflectând acest lucru. Aceasta înseamnă că este dificil să se citească toate documentele de testare pe ecrane mai mici, în special în cazul în care candidații utilizează instrumente precum carnetul de note și calculatorul. EPSO este conștient de această problemă, care se aplică în special laptopurilor, care au adesea ecrane mai mici. Cu toate acestea, nu există planuri de optimizare a aplicației de testare sau a structurii examenului (text, documente și dimensiuni grafice) pentru ecrane mai mici în viitorul apropiat.

20. Instrucțiunile includ, de asemenea, cerințe privind spațiul fizic în care candidații ar trebui să susțină testele.

21. Conform instrucțiunilor, candidații susțin testul în interior, în încăperi cu pereți, dar nu cu pereți de sticlă. EPSO a declarat că această cerință urmărește să împiedice părțile terțe (inclusiv alți candidați potențiali) să vadă conținutul examenului din afara sălii de examen.

22. Conform instrucțiunilor, candidații ar trebui să acopere și ferestrele. EPSO a declarat că această cerință este menită să contribuie la calitatea iluminatului din interior. Printre alte probleme, calitatea variabilă a iluminării și strălucirea directă a soarelui pot afecta calitatea înregistrărilor video ale examenului.

23. EPSO a confirmat că, în cazul în care candidații și-au exprimat îngrijorarea cu privire la incapacitatea lor de a respecta unele dintre aceste cerințe, nu a oferit alternative, deoarece acest lucru nu a fost prevăzut.

Evaluarea Ombudsmanului

24. Ombudsmanul înțelege că, în practică, nu este posibil ca candidații să utilizeze computerele corporative (și anume computerele care aparțin angajatorilor lor), deoarece candidații nu au, de obicei, „drepturi de administrator” și este foarte puțin probabil ca un angajator să renunțe la orice setări de securitate pentru ceea ce este o utilizare privată (să susțină testele EPSO). Același lucru este valabil și pentru candidații care au computere cu sisteme de operare care nu sunt acceptate.

25. Aplicația de testare și conținutul testului sunt concepute pentru ecrane mai mari, dar este posibil ca unii candidați să nu aibă acces la astfel de ecrane și să aibă doar ecrane de laptop. Astfel cum a recunoscut EPSO, aceasta înseamnă că acei candidați care se bazează exclusiv pe ecrane de laptop mai mici ar avea dificultăți de citire a materialului de testare și, în esență, ar fi dezavantajați în ceea ce privește susținerea testului.

26. Este în mod clar problematic dacă unii candidați nu sunt în măsură să utilizeze în mod corespunzător aplicația de testare din cauza echipamentului la care au acces. După cum s-a menționat mai sus, acest lucru subminează egalitatea de șanse și, în special, ar putea dezavantaja persoanele care provin dintr-un mediu economic mai puțin prosper. EPSO ar trebui să abordeze această problemă, de exemplu solicitând contractantului său să optimizeze aplicația sau structura testului, astfel încât acesta să fie compatibil cu ecrane de dimensiuni diferite (inclusiv ecrane de laptop standard), sau luând alte măsuri pentru a se asigura că candidații nu sunt dezavantajați din cauza echipamentelor la care au acces. Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens mai jos.

27. În cazul în care candidații și-au exprimat îngrijorarea cu privire la incapacitatea lor de a îndeplini cerințele, EPSO a respins, în esență, aceste preocupări și a sugerat că este responsabilitatea candidaților să depășească orice bariere, de exemplu prin aprovizionarea cu computere alternative. Acest lucru nu a fost în mod clar serviabil și regretabil.

28. Poate fi dificil pentru candidați să înțeleagă de ce sunt în vigoare unele dintre cerințe, în special în ceea ce privește cerințele referitoare la spațiul fizic. Ca atare, Ombudsmanul încurajează EPSO să explice de ce sunt necesare anumite cerințe. Furnizarea de informații clare candidaților poate spori încrederea publicului și acceptarea cerințelor care, la prima vedere, pot fi dificil de înțeles. Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens mai jos.

Informații furnizate de EPSO cu privire la procedura de selecție

Răspunsul EPSO

29. Pe lângă anunțul de concurs, EPSO a pus la dispoziția candidaților și instrucțiuni detaliate în invitațiile lor. EPSO a furnizat Ombudsmanului două seturi de instrucțiuni pentru candidați privind testarea în contextul procedurilor de selecție care implică testarea la distanță, și anume din noiembrie 2022 și septembrie 2023.

30. EPSO a declarat că revizuiește instrucțiunile pentru candidați care vor fi furnizate pentru concursurile viitoare, cu scopul de a le face mai scurte și mai ușor de utilizat [8].

31. Instrucțiunile din septembrie 2023 acoperă o gamă largă de subiecte, inclusiv: cerințele tehnice; cerințe privind suprafața fizică pentru încercările în șezut; modul de rezervare a unei programări; în ceea ce privește „verificarea prealabilă a sistemului” pentru aplicarea testului; procesul de desfășurare a examenului; normele care reglementează supravegherea la distanță; normele privind confidențialitatea și protecția datelor, printre alte subiecte.

32. Instrucțiunile conțin linkuri către alte site-uri web (inclusiv un site de asistență pentru asistență tehnică și site-ul web al contractantului EPSO) și date de contact (cum ar fi pentru asistență tehnică înainte și în timpul testării, precum și formularul de contact online al EPSO).

33. În timpul testului, candidații nu au acces la instrucțiuni. Nu li se permite să aibă documente, deci nu pot imprima instrucțiunile, iar instrucțiunile nu sunt, de asemenea, disponibile în aplicația de testare. EPSO a declarat că ar fi dificil să solicite contractantului său să revizuiască platforma de testare pentru a include instrucțiunile, deoarece aplicația este utilizată și de alți clienți ai contractantului.

Evaluarea Ombudsmanului

34. Având în vedere noua abordare a testării, care include cerințe pentru candidați și noi proceduri, instrucțiunile revizuite trebuie să acopere o gamă largă de aspecte. Din propria recunoaștere a EPSO, unele dintre instrucțiuni nu sunt pe deplin clare și este necesar ca acestea să fie mai scurte și mai ușor de utilizat.

35. Furnizarea de informații clare și asigurarea unei transparențe cât mai mari cu putință reprezintă o cerință esențială a administrației publice, cu atât mai mult în cazul în care organismele publice introduc noi proceduri și norme, așa cum a făcut EPSO. După cum s-a menționat mai sus, instrucțiunile ar trebui să ofere, de asemenea, explicații clare pentru cerințele tehnice sau de altă natură. Asigurarea unei astfel de transparențe este esențială pentru asigurarea acceptării de către public. Ca atare, Ombudsmanul salută angajamentul EPSO de a revizui instrucțiunile pentru a le face mai scurte și mai ușor de utilizat. Ea are încredere că acest lucru va aborda, de asemenea, orice limbaj inconsecvent, astfel cum a fost identificat în contextul prezentei anchete.

36. Cu toate acestea, este nerezonabil să se aștepte ca candidații să memoreze instrucțiunile și să le poată reaminti în situația inerent stresantă a unui test. Pentru a aborda acest aspect, EPSO ar trebui să se asigure că, în viitor, candidații au acces la instrucțiuni în timpul testului, fie permițându-le să aducă o copie tipărită, fie asigurându-se că instrucțiunile pot fi accesate prin intermediul platformei de testare. Acest lucru este deosebit de important atunci când vine vorba de informații cu privire la modul de depanare în timpul unui examen și modul de a face o plângere (a se vedea mai jos). Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens mai jos.

Probleme în timpul testelor și al tratării plângerilor

Răspunsul EPSO

37. Instrucțiunile descriu procedurile de abordare a problemelor întâmpinate în timpul încercărilor, în special cerința de a ridica mai întâi probleme cu suportul tehnic Prometric, care oferă „bilete” pentru aceste probleme de raportare. Instrucțiunile și alte documente menționate se referă în mod interschimbabil la termeni diferiți: „bilet incident”, „bilet caz” și „bilet prometric”.

38. Instrucțiunile precizează, de asemenea, că, în cazul în care candidații se confruntă cu o problemă tehnică la efectuarea „verificării îmbunătățite a sistemului” computerului lor înainte de ziua testului și în cazul în care Prometric nu poate găsi o soluție în timp util, candidații ar trebui să ia măsurile necesare pentru a susține testul de pe un alt computer. EPSO a clarificat faptul că aceasta nu este o instrucțiune obligatorie și că nu impune candidaților să aibă la dispoziție două calculatoare.

39. Modul în care EPSO dă curs reclamațiilor este prezentat în instrucțiunile și informațiile de pe site-ul internet al EPSO. EPSO solicită candidaților să facă dovada că au încercat să își rezolve problemele tehnice cu sprijinul tehnic al Prometric în timpul testului, atunci când s-a produs problema, prin depunerea biletului.

40. EPSO a declarat că o reclamație va fi înregistrată ca atare chiar dacă reclamantul a utilizat un formular greșit (formularul de contact în locul formularului de reclamație): ambele formulare sunt prelucrate de Serviciul EPSO de contact pentru candidați. Acest serviciu stabilește dacă mesajele se califică drept plângeri și dacă necesită investigații. Candidații primesc apoi un răspuns sau reclamația lor este atribuită unei alte echipe din cadrul EPSO.

41. Toate plângerile depuse prin intermediul formularului de contact online sunt înregistrate într-o bază de date și primesc un număr. În cazul în care candidații trimit o reclamație care nu este în conformitate cu instrucțiunile, EPSO trimite un răspuns, reamintind candidaților regulile.

42. Reclamațiile candidaților care nu au făcut depanare în timpul examenului sau care s-au plâns în afara termenului limită au fost respinse. În cazurile în care candidații nu au finalizat testul deoarece nu au urmat instrucțiunile (și examenul lor a fost încheiat de către procori din acest motiv), plângerile lor au fost, de asemenea, respinse.

Evaluarea Ombudsmanului

43. EPSO ar trebui să furnizeze informații clare și cuprinzătoare cu privire la modul de depunere a unei plângeri și la modul în care tratează plângerile. În special, aceasta ar trebui să prezinte pe site-ul său web informații de bază cu privire la cerințele pentru depunerea plângerilor, modul în care tratează plângerile și termenele. Astfel cum s-a menționat mai sus, cerințele pentru depunerea unei plângeri ar trebui să fie, de asemenea, puse la dispoziția candidaților în timpul testului. Printre altele, ar trebui să se asigure că terminologia pe care o utilizează pentru a descrie diferite elemente ale procedurii este coerentă în diferitele documente relevante. Acest lucru este deosebit de important în cazul în care introduce o nouă abordare a testării, unde poate exista o creștere a plângerilor legate de aspecte tehnice. Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens mai jos.

44. Deși EPSO și-a descris practica și procedura de tratare a plângerilor, ancheta Ombudsmanului și plângerile transmise Ombudsmanului indică faptul că EPSO nu a tratat întotdeauna plângerile în mod consecvent. Acest lucru a vizat atât modul în care a tratat inițial plângerile, de exemplu în ceea ce privește admisibilitatea și cerința de a avea un bilet, cât și modul în care a tratat plângerile referitoare la aspecte similare.

45. În cadrul anchetei Ombudsmanului, EPSO a declarat că dispune de orientări privind tratarea plângerilor. EPSO ar trebui să revizuiască prezentele orientări, ținând seama de aspectele identificate în prezenta anchetă, și să se asigure că acestea sunt clare și cuprinzătoare, precum și că personalul său cunoaște suficient orientările și dispune de o formare adecvată pentru a se asigura că le aplică în mod consecvent. Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens mai jos.

46. În cazul în care EPSO solicită candidaților să fi contactat mai întâi asistența tehnică a contractantului său extern înainte de a depune o plângere cu privire la probleme în timpul unui test la distanță, acesta ar trebui să stabilească în mod clar această cerință în anunțul de concurs, mai degrabă decât în instrucțiuni. Cu toate acestea, este important ca EPSO să dea dovadă de flexibilitate în investigarea plângerilor, deoarece pot exista scenarii în care candidații nu pot contacta asistența tehnică și/sau nu pot obține bilete.

Reprogramarea testelor

Răspunsul EPSO

47. În ceea ce privește procedura de selecție EPSO/AST/154/22, EPSO a declarat că, în contextul tratării plângerilor sale, a oferit posibilitatea de a relua testele în următoarele situații:

• în cazul în care problemele tehnice s-au aflat în afara controlului candidaților și au apărut în pofida diligenței necesare a acestora;
• în cazul în care candidații au trecut printr-o „verificare consolidată a pregătirii sistemului” obligatorie și printr-un examen simulat, dacă problema a vizat lansarea testului; și/sau
• în cazul în care candidații au încercat să depaneze Prometric în timpul examenului în sine și au furnizat dovada acestor încercări (de exemplu, un număr de bilet al contactului lor cu asistența tehnică).

48. EPSO a afirmat că, în cazul în care investigarea unei plângeri nu a fost concludentă, beneficiul îndoielii a fost acordat întotdeauna candidaților, cărora li s-a permis în mod constant să repete testul. În cazul în care candidații s-au confruntat cu probleme tehnice legate de lansarea testului, dar nu au fost supuși în prealabil verificărilor obligatorii, nu li s-a oferit posibilitatea de a reveni la test.

49. Conform instrucțiunilor, „în cazul în care, în circumstanțe excepționale, un test trebuie reprogramat sau un candidat trebuie retestat, comunicarea dintre EPSO și candidat este gestionată de furnizorul testului prin e-mail”. EPSO a recunoscut că modul de redactare a instrucțiunilor nu este pe deplin clar. Furnizorul de teste nu tratează reclamațiile în numele EPSO. EPSO răspunde el însuși candidaților.

50. În prezent, EPSO nu le oferă candidaților posibilitatea de a alege data și ora la care ar putea să își reprogrameze testele, ci le oferă candidaților o dată și o oră fixe. EPSO colaborează cu contractantul său pentru a revizui procedura de reprogramare a testelor, cu scopul de a permite candidaților să rezerve o dată și o oră pentru reluarea testelor.

51. EPSO a afirmat că reprogramarea este permisă o singură dată în caz de probleme tehnice. Motivul este că EPSO elaborează doar două teste diferite (cu conținut diferit) pentru fiecare procedură de selecție: unul pentru testele programate inițial și unul, în caz de urgență, în cazul în care testele trebuie reprogramate. Dezvoltarea conținutului testului durează luni de zile. Prin urmare, posibilitățile de reprogramare de mai multe ori sunt limitate și, de regulă, ar fi disponibile numai pentru candidații care nu au văzut conținutul unuia dintre teste. În condiții normale, doar câțiva reclamanți se confruntă cu o problemă tehnică în testul lor reprogramat. În acest caz, candidații pot depune o reclamație, iar echipa juridică a EPSO sau comisia de evaluare poate decide ca respectivul candidat să aibă din nou posibilitatea de a susține testul. Acest lucru ar putea avea loc fie la sediul EPSO, fie de la distanță.

Evaluarea Ombudsmanului

52. Ombudsmanul salută faptul că EPSO analizează posibilitatea de a-și îmbunătăți politica privind reprogramarea testelor, pentru a le permite candidaților să aleagă o dată și o oră care li se potrivesc, în loc să li se atribuie o dată și o oră, așa cum s-a întâmplat până în prezent.

53. Ombudsmanul este de părere că, în cazul în care candidații se confruntă cu probleme la testele reprogramate care nu sunt din vina lor, EPSO ar trebui să permită acestor candidați să reprogrameze din nou. Ombudsmanul va face o sugestie în acest sens mai jos.

54. În ceea ce privește alte aspecte ale informațiilor furnizate candidaților, EPSO ar trebui să se asigure că informațiile privind reprogramarea testelor sunt clare și exacte.

Decizia de anulare a procedurii de selecție EPSO/AST/154/22

Răspunsul EPSO

55. EPSO a declarat că decizia de anulare a concursului a fost luată de EPSO la cererea consiliului său de administrație, după o analiză atentă care a luat în considerare diferitele probleme apărute, în special în ceea ce privește punerea în aplicare a testelor supravegheate de la distanță, inclusiv problemele tehnice și preocupările legate de protecția datelor.

56. EPSO a comunicat Ombudsmanului documentele care prezintă analiza operațională și juridică care stă la baza deciziei de anulare, inclusiv o evaluare a altor posibile direcții de acțiune [9].

Evaluarea Ombudsmanului

57. În urma anulării concursului, Ombudsmanul a primit un număr semnificativ de plângeri pe această temă. Este de înțeles că candidații care au promovat testele sunt profund dezamăgiți de anulare și ar fi preferat o altă soluție pentru a aborda dificultățile legate de procedura de selecție.

58. În contextul acestei anchete, EPSO a furnizat detalii suplimentare cu privire la decizia de anulare și la diferitele scenarii care au fost luate în considerare. Cu toate acestea, este regretabil că EPSO nu a făcut acest lucru în mod proactiv la momentul anunțării anulării. Furnizarea de informații clare publicului în timp util poate spori legitimitatea și poate îmbunătăți acceptarea deciziilor de către persoanele afectate în mod negativ de acestea.

Concluzie

Ombudsmanul încheie ancheta concluzionând că:

Nicio altă anchetă nu este justificată.

EPSO va fi informat cu privire la această decizie. Ombudsmanul va încerca, de asemenea, să aducă decizia sa în atenția reclamanților care au depus plângeri privind utilizarea de către EPSO a testării la distanță.

Sugestii de îmbunătățire

1.  EPSO ar trebui să efectueze o evaluare cuprinzătoare a impactului potențial al cerințelor privind testele la distanță asupra egalității de șanse. În cazul în care nu este posibil să se abordeze implicațiile negative ale unor astfel de cerințe asupra egalității de șanse, EPSO ar trebui să se asigure că procedurile de selecție continuă să ofere candidaților posibilitatea de a susține teste în centre de testare fizică. EPSO ar trebui, de asemenea, să monitorizeze impactul modificării formatelor de testare asupra egalității de șanse.

2. EPSO ar trebui, în special, să se asigure că cerințele sale tehnice nu îi împiedică pe candidați să susțină teste la distanță sau îi dezavantajează pe candidații care nu au acces la dispozitive care îndeplinesc aceste cerințe. EPSO ar trebui să colaboreze cu contractantul său în vederea elaborării aplicației de testare pentru a aborda acest aspect. În cazul în care nu este posibil să se elimine eventualele cerințe tehnice de excludere, EPSO ar trebui să exploreze posibile modalități alternative pentru candidați.

3. Întrucât introducerea testării la distanță a condus la cerințe considerabile privind echipamentele și accesul la zone fizice adecvate, Ombudsmanul încurajează EPSO să explice mai clar pe site-ul său de ce sunt necesare astfel de cerințe. Furnizarea de informații clare candidaților poate spori încrederea publicului și acceptarea cerințelor care, la prima vedere, pot fi dificil de înțeles și care pot avea un impact asupra capacității anumitor candidați de a participa. În cazul în care solicitanții raportează preocupări legitime cu privire la cerințe, EPSO ar trebui să trateze aceste preocupări într-un mod orientat către servicii.

4. EPSO ar trebui să se asigure că, în viitor, candidații au acces la instrucțiuni în timpul testului, în special cu privire la modul de depanare în timpul unui examen și la modul de depunere a unei plângeri. Acest lucru poate fi asigurat fie permițând candidaților să aducă o copie tipărită a instrucțiunilor, fie asigurându-se că instrucțiunile pot fi accesate prin intermediul platformei de testare.

5. EPSO ar trebui să furnizeze informații clare și cuprinzătoare cu privire la modul de depunere a unei plângeri și la modul în care tratează plângerile. În special, aceasta ar trebui să prezinte pe site-ul său web informații de bază cu privire la cerințele pentru depunerea plângerilor, modul în care tratează plângerile și termenele. Printre altele, ar trebui să se asigure că terminologia pe care o utilizează pentru a descrie diferite elemente ale procedurii este coerentă în diferitele documente relevante.

6. EPSO ar trebui să își revizuiască orientările privind tratarea plângerilor, ținând seama de problemele identificate în prezenta anchetă, și să se asigure că acestea sunt clare și cuprinzătoare, precum și că personalul său cunoaște suficient orientările și dispune de o formare adecvată pentru a se asigura că le aplică în mod consecvent. Astfel cum s-a menționat, în anumite circumstanțe, de exemplu în ceea ce privește cerința de a fi contactat mai întâi asistența tehnică a contractantului său, EPSO ar trebui să asigure un anumit grad de flexibilitate în ceea ce privește modul în care prelucrează plângerile.

7. În cazul în care candidații se confruntă cu probleme la testele reprogramate care nu sunt din vina lor, EPSO ar trebui să le permită acestor candidați să le reprogrameze din nou.

 

[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:C2022/363A/01&from=EN

[2] EPSO a făcut acest lucru publicând un anunț pe site-ul său internet: https://eu-careers.europa.eu/en/cancellation-competition-epso-ast-154-22-assistants-ast3.  

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/167288

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/168090

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169795

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175767

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175768

[5] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/180852

[6] EPSO are un consiliu de administrație, care cuprinde câte un membru pentru fiecare instituție a UE și trei reprezentanți ai personalului cu statut de observator numiți de comitetele pentru personal ale instituțiilor. Printre principalele sarcini ale consiliului de administrație se numără aprobarea normelor privind funcționarea și organizarea EPSO, inclusiv în ceea ce privește procedurile de selecție.

[7] https://eu-careers.europa.eu/en/it-requirements-passing-epsos-remotely-proctored-tests-0#:~:text=You%20must%20use%20numai%20a,mouse%20și%20keyboard%20sunt%20allowed.&text=The%20operating%20system%20must%20be,macOS%20Sonoma%20is%20not%20supported)

[8] O versiune online curentă a instrucțiunilor poate fi accesată aici: https://eu-careers.europa.eu/en/remotely-proctored-testing

[9] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175768