Cazul a vizat o procedură de recrutare organizată de Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex) pentru agenți temporari ai corpului său permanent. Reclamantul, candidat la această procedură, a obținut punctajul global minim necesar pentru un test eliminatoriu cu variante multiple de răspuns („testul CMQ”). Cu toate acestea, Frontex l-a exclus de la participarea ulterioară la procedura de recrutare, deoarece nu obținuse punctajul minim la fiecare dintre secțiunile separate ale testului cu variante multiple de răspuns. Reclamantul a susținut că excluderea sa din procedura de recrutare a fost neloială, deoarece această cerință, pe care a considerat-o arbitrară, nu a fost comunicată candidaților înainte de testul cu variante multiple de răspuns.

Ombudsmanul a considerat că Frontex avea libertatea de a stabili pragurile pentru testul cu variante multiple de răspuns într-o etapă ulterioară a procedurii de recrutare, cu condiția să facă acest lucru înainte de a cunoaște performanțele individuale ale candidaților. Întrucât Frontex stabilise pragurile înainte de efectuarea testului, Ombudsmanul a constatat că nu a existat o administrare defectuoasă.

Cu toate acestea, Ombudsmanul a sugerat ca, atunci când este posibil, Frontex să aibă în vedere informarea candidaților în cadrul procedurilor sale de recrutare cu privire la pragurile pentru orice test eliminatoriu înainte de testare, pentru a spori transparența și a permite candidaților să se pregătească mai bine pentru test.

Ombudsmanul a identificat, de asemenea, deficiențe în ceea ce privește modul în care Frontex a păstrat evidențe ale activității interne desfășurate de comitetul de selecție. Prin urmare, Ombudsmanul a sugerat ca, din motive de transparență și responsabilitate, Frontex să îmbunătățească standardele de claritate și accesibilitate a acestor evidențe.

 

Cazurile se refereau la decizia Frontex de a nu rambursa reclamanților, care erau candidați în cadrul unei proceduri de recrutare a membrilor „corpului permanent” al Frontex, cheltuielile de deplasare și de ședere după ce s-au deplasat la Varșovia, Polonia, în scopul efectuării testelor de înot și a examinărilor medicale. Normele Frontex privind recrutarea prevăd că costurile legate de examinarea medicală finală vor fi rambursate numai în cazul în care un candidat își preia ulterior funcția în cadrul Frontex, în timp ce reclamanții nu au făcut acest lucru.

Ombudsmanul a constatat că, în conformitate cu normele Frontex în vigoare, deși Frontex a combinat testele de înot cu examinarea medicală din cauza presiunii asupra procedurilor sale de recrutare, ar fi trebuit să efectueze o evaluare separată a costurilor legate de testele de înot.

Ombudsmanul a propus o soluție prin care Frontex ar trebui să își reconsidere decizia de a nu rambursa reclamanților toate costurile de călătorie și de ședere și ar trebui să ia în considerare rambursarea costurilor inevitabile legate de testele de înot la care au fost supuși. Frontex a fost de acord să contribuie sub forma unei indemnizații de subzistență pentru numărul de zile suplimentare pe care reclamanții le-au petrecut la Varșovia pentru a susține testele de înot.

Ombudsmanul a închis ancheta constatând că Frontex a acceptat propunerea de soluție.

 

Cauza privea modul în care Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene (denumit în continuare „Centrul de Traduceri”) a evaluat o ofertă în domeniul serviciilor de traducere și editare. În special, reclamantul a fost preocupat de interpretarea de către Centrul de Traduceri a criteriilor de selecție și de atribuire și de modul în care acesta a evaluat criteriile de atribuire, precum și de decizia Centrului de Traduceri de a renunța la o etapă procedurală a „caietului de sarcini” (normele aplicabile procedurii de achiziții publice).

Ombudsmanul a constatat că Centrul de Traduceri nu a definit și nu a făcut o distincție clară între criteriile de selecție și cele de atribuire în caietul de sarcini. Aceasta a constituit administrare defectuoasă. Cu toate acestea, întrucât Centrul de Traduceri nu a atribuit, în cele din urmă, niciun contract pentru serviciile de traducere în discuție în plângere, Ombudsmanul a considerat că formularea unei recomandări nu ar servi niciunui scop util.

Cu toate acestea, Ombudsmanul a sugerat că, în cadrul viitoarelor cereri de propuneri, Centrul de Traduceri ar trebui să facă o distincție clară între criteriile de selecție și criteriile de atribuire din caietul de sarcini, pentru a respecta Regulamentul financiar al UE. În acest sens, Centrul de Traduceri ar trebui, de asemenea, să ofere instrucțiuni clare cu privire la tipul de dovezi care trebuie furnizate atât pentru criteriile de selecție, cât și pentru criteriile de atribuire. Ombudsmanul a declarat, de asemenea, că va monitoriza viitoarele proceduri de ofertare și va lua în considerare posibilitatea de a investiga din nou această chestiune, dacă va fi necesar.

Ombudsmanul a subliniat, de asemenea, că este o bună practică administrativă să se asigure că ofertanții au cunoștință de orice decizie de a renunța la etapele procedurale prevăzute în caietul de sarcini și că este regretabil că Centrul de Traduceri nu a făcut acest lucru. Neinformarea ofertanților cu privire la renunțarea la o etapă procedurală a constituit, de asemenea, un caz de administrare defectuoasă. În plus, Ombudsmanul a considerat că renunțarea la etapa procedurală este contrară normelor aplicabile. Ea a făcut o sugestie corespunzătoare de îmbunătățire în această privință.

Cazul a vizat un studiu realizat de o organizație de cercetare în temeiul unui contract cu Delegația UE în Guineea-Bissau. Organizația și-a exprimat îngrijorarea cu privire la condițiile legate de publicarea studiului, în special cu privire la faptul că acesta ar trebui distribuit gratuit. Organizația a considerat că această condiție ar împiedica efectiv publicarea studiului ca o carte academică, deoarece editorii academici sunt entități comerciale care obțin profit din cărțile pe care le publică.

Ancheta a demonstrat că studiul a fost comandat în temeiul unui „contract de servicii”, în cadrul căruia Comisia Europeană - care este responsabilă pentru bugetul total în cauză - a dobândit dreptul de proprietate asupra studiului. Ca atare, studiul a fost considerat un „bun public”, iar Comisia a insistat în mod întemeiat ca acesta să fie pus la dispoziția publicului în mod gratuit.

Ombudsmanul a considerat că este rezonabil din partea Comisiei să insiste ca studiul să fie distribuit gratuit, având în vedere că a fost produs din fonduri UE și, prin urmare, nu ar trebui să fie comercializat. Cu toate acestea, Ombudsmanul a considerat regretabil faptul că Comisia a specificat în mod clar condițiile privind publicarea numai după finalizarea studiului. Ombudsmanul a închis cazul, constatând că nu au fost justificate anchete suplimentare, dar a făcut o sugestie pentru a evita apariția unor probleme similare în viitor.

Cazul a vizat modul în care Oficiul European pentru Selecția Personalului (EPSO) a tratat o cerere din partea unui candidat care a născut de curând de reprogramare a unui test oral (interviu) în cadrul unei proceduri de selecție pentru experți în asistență tehnică. EPSO a fost de acord să reprogrameze un interviu, dar l-a reprogramat să aibă loc în aceeași zi cu un alt interviu legat de procedura de selecție. Reclamantul a fost nemulțumit de modul în care EPSO a tratat reclamația sa administrativă cu privire la această chestiune.

Ombudsmanul a considerat că nu era rezonabil ca EPSO să programeze două teste în aceeași zi, întrucât toți ceilalți candidați au putut susține testele în zile separate. Acest lucru a fost deosebit de dificil pentru reclamantă, întrucât aceasta a născut de curând. Modul în care EPSO a tratat cererea a constituit, prin urmare, un caz de administrare defectuoasă. Pentru a aborda acest aspect, Ombudsmanul a sugerat EPSO să inițieze un dialog cu reclamantul în vederea găsirii unei soluții adecvate și echitabile.