Contextul plângerilor

1. Reclamanții din aceste cazuri sunt doi resortisanți portughezi care au participat la o procedură de selecție [1] organizată de Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex) în 2023 pentru a recruta membri ai „corpului permanent” al acesteia.

2. În mai 2024, după ce au trecut de etapele inițiale ale procedurii de selecție, ambii reclamanți au primit o scrisoare din partea Frontex care le oferea posturi de „agenți contractuali”. Ofertele erau condiționate, printre altele, de efectuarea de către reclamanți a unui test de înot și a unui examen medical. Ofertele precizau, de asemenea, că reclamanții urmau să își preia atribuțiile la 1 iulie 2024, fără nicio posibilitate de amânare a datei.

3. Ambii candidați au acceptat ofertele condiționate și s-au deplasat la sediul Frontex din Varșovia, Polonia, în mai 2024, pentru a se supune testelor de înot și examenului medical. Ambii candidați s-au întâlnit, de asemenea, cu echipa de resurse umane a Frontex pentru a-și confirma eligibilitatea.

4. În iunie 2024, ambii reclamanți au primit oferte oficiale de muncă din partea Frontex. Cu câteva zile înainte de a primi oferta oficială, un reclamant s-a adresat deja angajatorului său (din sectorul public portughez) pentru a solicita concediu fără plată pe termen lung în vederea ocupării postului în cadrul Frontex. Celălalt reclamant, care a lucrat pentru un angajator similar din Portugalia, a formulat o astfel de cerere la foarte scurt timp după primirea ofertei din partea Frontex. Cu toate acestea, niciunul dintre reclamanți nu a beneficiat de un astfel de concediu pe termen lung și ambele au informat Frontex că nu sunt în măsură să accepte ofertele din acest motiv.

5. Frontex a informat reclamanții, separat, că, întrucât au decis să respingă ofertele de locuri de muncă, nu sunt eligibili pentru rambursarea cheltuielilor lor de deplasare și de ședere în legătură cu călătoriile lor la Varșovia în mai 2024.

6. Ambii reclamanți au utilizat apoi mecanismul intern de tratare a plângerilor al Frontex [2] pentru a depune plângeri cu privire la deciziile de nerambursare a cheltuielilor lor.

7. Frontex a respins ambele plângeri în decembrie 2024. În ambele cazuri, Comisia a confirmat că nu va rambursa reclamanților călătoriile lor la Varșovia în mai 2024. Frontex a citat articolul 6 alineatul (5) din normele sale privind contribuțiile financiare [3], care prevede că acei candidați care s-au dovedit a fi apți din punct de vedere medical, dar care nu își încep activitatea, nu au dreptul la rambursarea cheltuielilor de deplasare sau de ședere legate de examenul medical înainte de angajare. Acesta a subliniat că rambursarea nu depinde de acceptarea ofertei de muncă, ci de preluarea efectivă a atribuțiilor în cadrul Frontex. Frontex a remarcat, de asemenea, că reclamanții ar fi trebuit să își contacteze angajatorii mai devreme, deoarece erau conștienți de faptul că legislația lor națională impunea un preaviz de trei luni pentru începerea concediului pe termen lung.

8. Reclamanții s-au adresat Ombudsmanului în decembrie 2024 și, respectiv, în ianuarie 2025.

Ancheta

9. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la decizia Frontex de a nu rambursa reclamanților costurile de călătorie și de ședere aferente călătoriilor lor la Varșovia în mai 2024.

10. În cursul anchetei, echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a întâlnit cu reprezentanții Frontex și a primit observațiile reclamanților cu privire la raportul reuniunii. Ulterior, Ombudsmanul a prezentat o propunere de soluționare a cazurilor. Ombudsmanul a primit răspunsul Frontex la propunerea de soluție. Reclamanților li s-a oferit posibilitatea de a formula observații cu privire la răspunsul Frontex.

Argumente prezentate Ombudsmanului

De către reclamanți

11. Ambii reclamanți au susținut că nu au respins ofertele de muncă, dar au fost împiedicați să se alăture Frontex deoarece angajatorii lor naționali au refuzat să le acorde concediu fără plată pe termen lung. Acestea au recunoscut că, în temeiul dreptului portughez, o astfel de cerere trebuie formulată cu trei luni înainte de începerea concediului. Ei au presupus că refuzul a fost probabil din cauza nerespectării acestui termen. Cu toate acestea, reclamanții au subliniat că procesul lent de recrutare al Frontex i-a pus într-o poziție imposibilă, deoarece nu puteau solicita concediu înainte de a ști dacă li se va oferi un post – lucru care a devenit sigur abia în iunie 2024.

12. Unul dintre reclamanți a susținut, de asemenea, că a vizitat Varșovia nu numai pentru a se supune examenului medical, ci și pentru a se supune unui test de înot și ar trebui, în orice caz, să i se ramburseze acest aspect al călătoriei. El a remarcat că, deși normele Frontex leagă rambursarea costurilor legate de examenul medical de intrarea în funcție a candidatului la Frontex, acest lucru nu este valabil pentru costurile legate de testele de înot.

De către Frontex

13. Frontex a declarat că, în aceste cazuri, candidații au acceptat ofertele de locuri de muncă, dar nu și-au preluat atribuțiile deoarece angajatorii portughezi le-au refuzat cererile de concediu, care nu fuseseră depuse în termenul prevăzut. Frontex a subliniat că, în scopul stabilirii rambursării, factorul-cheie nu este intenția candidaților, ci dacă aceștia și-au preluat efectiv atribuțiile. Frontex a remarcat, de asemenea, că reclamanții ar fi putut demisiona din posturile lor naționale pentru a se alătura Frontex. Ca atare, faptul că li s-a refuzat un concediu pe termen lung nu i-a împiedicat să ocupe posturile respective.

14. În ceea ce privește timpul necesar pentru a face ofertele de locuri de muncă, Frontex a explicat că ofertele condiționate (sub rezerva testului de înot și a examinării medicale) au fost trimise cu șase săptămâni înainte de ofertele oficiale din iunie. Contractele în sine au fost emise cu două săptămâni înainte de data de începere. Candidații au fost informați pe tot parcursul procedurii că data de începere nu este negociabilă. Frontex a remarcat că această abordare a funcționat pentru marea majoritate a candidaților. Aceasta a explicat, de asemenea, că gestionează un volum fără precedent de proceduri de recrutare, cu mii de candidaturi, și, prin urmare, nu a putut oferi flexibilitate la datele de începere, deoarece procedurile de recrutare sunt legate de programele de formare.

15. În ceea ce privește testele de înot, Frontex a explicat că decizia privind călătoriile reclamanților la Varșovia s-a bazat pe principiul conform căruia cheltuielile de deplasare și de ședere legate de examenul medical nu sunt rambursate în niciun caz candidaților care nu își preiau atribuțiile. Deși candidații care sunt invitați să participe la activitățile de selecție sunt rambursați indiferent de rezultat, în acest caz principalul motiv al călătoriilor la Varșovia a fost examinarea medicală. În mod normal, candidații urmau să se supună testelor de înot într-o etapă anterioară, dar, în 2024, procedura de selecție a trebuit să se desfășoare în mod diferit, ceea ce a necesitat combinarea testelor de înot cu examinarea medicală.

Propunerea Ombudsmanului pentru o soluție

16. Ombudsmanul a observat că reclamanții au rămas mai mult timp în Varșovia deoarece au trebuit să se supună unor teste de înot în plus față de examinarea medicală și că aceste teste și examinările medicale nu au fost efectuate în aceeași zi. Aceasta a însemnat că reclamanții au suportat costuri conexe suplimentare, în special pentru nopțile suplimentare petrecute în hoteluri și costurile de ședere.

17. Deși normele Frontex specifică faptul că candidaților care au reușit la concurs și care sunt considerați apți din punct de vedere medical, dar refuză să își preia atribuțiile în cadrul Frontex, nu li se vor rambursa cheltuielile de deplasare sau de ședere legate de examenul medical înainte de angajare, nu se aplică o astfel de limitare a rambursării pentru celelalte teste la care sunt supuși candidații.

18. Prin urmare, Ombudsmanul a concluzionat că, deși Frontex a combinat testele de înot cu examinarea medicală din cauza presiunilor asupra procedurilor sale de recrutare, aceasta ar fi trebuit să efectueze o evaluare separată a costurilor legate de testele de înot. Acest lucru este deosebit de relevant, având în vedere că testele de înot au avut loc la o dată ulterioară evaluării medicale, ceea ce înseamnă că reclamanții au fost obligați să rămână pentru o perioadă mai lungă în Varșovia.

19. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a propus ca soluție [4] ca Frontex să își reconsidere decizia de a nu rambursa reclamanților toate costurile de călătorie și de ședere și să ia în considerare rambursarea costurilor inevitabile legate de testele de înot la care au fost supuși, și anume pentru nopțile suplimentare într-un hotel și diurna.

20. În răspunsul său la propunerea de soluție a Ombudsmanului, Frontex a decis să contribuie la costurile inevitabile legate de testele de înot la care au fost supuși reclamanții, sub forma unei indemnizații de ședere pentru numărul de zile suplimentare pe care reclamanții le-au petrecut la Varșovia pentru a susține testele.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Frontex a acceptat propunerea Ombudsmanului de a găsi o soluție, contribuind la costurile inevitabile legate de testele de înot.

Reclamantul și Frontex vor fi informați cu privire la această decizie.

Teresa Anjinho Ombudsmanul
European

Strasbourg, 10.12.2025

[1] Anunț de post vacant RCT-2023-00022 – https://microsite.frontex.europa.eu/en/recruitments/RCT-2023-00022

[2] În temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor Uniunii Europene.

[3] https://www.frontex.europa.eu/assets/Careers/Rules_on_financial_contributions_towards_travel_and_subsistence_expenses_for_candidates_invited_to_a_selection_procedure.pdf

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/solution/216922