Ex.mo Senhor Dr. X,

Junto envio a minha decisão em epígrafe.

Com base no meu inquérito de iniciativa própria, decidi encerrar o processo com as seguintes conclusões:

As agências da UE devem adotar um procedimento sólido para avaliar as notificações de (antigos) quadros superiores para assumir funções no setor privado estreitamente relacionadas com as suas anteriores funções.

As agências da UE que não dispõem de uma política interna para prevenir conflitos de interesses dos membros do conselho de administração (que não sejam membros do pessoal) devem incentivar os seus órgãos de direção a adotar essa política.

A fim de ajudar as agências da UE a melhorar as suas práticas em matéria de movimentação de portas giratórias, o Provedor de Justiça adotou as «Orientações de boas práticas para o tratamento de situações de porta giratória» em anexo.

Tenciono aplicar as orientações em matéria de boas práticas aos casos de que tomei conhecimento no futuro. As orientações figuram em anexo à presente carta.

Chama-se a atenção para o facto de, na decisão, me referir a exemplos do que considero ser uma boa prática administrativa, nomeadamente da sua agência. Caso pretenda opor-se à inclusão destas referências na versão publicada da decisão, queira informar o meu Instituto antes das 10h00 de 22 de abril de 2026 (data de publicação).

Com os melhores cumprimentos,

Teresa Anjinho

Provedor de Justiça Europeu

Estrasburgo, 20/04/2026

Anexo – Orientações de boas práticas para o tratamento de situações de porta giratória

1. Prevenção

Dispor de um procedimento normalizado para avaliar situações de «porta giratória», que inclua um guia passo a passo claro para a agência, o seu pessoal e os membros do Conselho de Administração no que diz respeito às notificações, à avaliação, às medidas de atenuação, à transparência e ao cumprimento.

Fornecer ao pessoal e aos membros do conselho de administração materiais de formação e orientação abrangentes e realizar regularmente campanhas de sensibilização e iniciativas de comunicação para promover a adesão às regras éticas aplicáveis.

Estabelecer critérios claros para i) proibir as mudanças pós-serviço ou pós-mandato, ou ii) formular recomendações em casos que envolvam determinados membros do conselho de administração a tempo parcial nomeados pelas autoridades nacionais, assegurando que o potencial pessoal ou os membros do conselho de administração compreendam estas restrições antes de aderirem à agência.

Uma vez que tenha conhecimento da intenção de um membro do pessoal ou do Conselho de Administração de aceitar um novo emprego, avalie prontamente se deve revogar os direitos de acesso ou, no caso dos membros do pessoal, recusá-los de funções específicas.

Exigir que os membros do pessoal que tencionem assumir um novo cargo informem as suas equipas de ética e/ou conformidade, o que pode ajudar a avaliar potenciais riscos e aconselhar sobre as próximas etapas, incluindo informar o superior hierárquico.

2. Notificação

Para (antigos) membros do pessoal:

Em caso de notificações tardias, dar instruções ao (antigo) membro do pessoal para aguardar a aprovação formal antes de iniciar a nova atividade (sempre que ainda possível) e recordá-lo explicitamente das suas obrigações de assegurar o cumprimento futuro dos prazos de notificação.

Em caso de notificações incompletas ou pouco claras, solicitar prontamente as informações em falta e suspender o prazo de 30 dias úteis para tomar uma decisão até a notificação estar concluída, ou iniciar o prazo apenas depois de terem sido fornecidas todas as informações necessárias.

Para os (antigos) membros do Conselho de Administração:

Solicitar aos (antigos) membros do Conselho de Administração que notifiquem as atividades pós-mandato durante dois anos após o termo do seu mandato e antes de iniciarem as atividades pós-mandato previstas, por analogia com as regras aplicáveis aos membros do pessoal.

3. Avaliação

Assegurar que o (antigo) pessoal ou os membros do Conselho de Administração tenham a oportunidade de apresentar observações sobre projetos de decisões ou projetos de recomendações que proponham restrições ou proibições.

Adotar rapidamente uma decisão fundamentada que informe o (antigo) pessoal e os membros do Conselho de Administração do seu direito de contestar a decisão.

Documentar a avaliação das notificações e os processos de tomada de decisão conexos, a fim de assegurar que todas as informações pertinentes são captadas e que é possível uma supervisão eficaz.

Para (antigos) membros do pessoal:

Consultar o superior hierárquico do (antigo) membro do pessoal numa fase precoce.

Consultar sistematicamente os comités mistos sobre as atividades pós-serviço previstas pelos (antigos) membros do pessoal no setor privado ou sobre outros cargos que possam dar origem a riscos.

Solicitar aos (antigos) membros do pessoal que apresentem uma descrição formal das suas novas funções ou o respetivo anúncio de vaga (se disponível), juntamente com a sua notificação.

Para os (antigos) membros do Conselho de Administração:

Na ausência de mecanismos de execução juridicamente vinculativos, avaliar as atividades pós-mandato em termos de qualquer conflito que possa surgir em relação aos interesses legítimos da agência e, se for caso disso, formular recomendações correspondentes à autoridade nacional competente relevante. Tal deve acontecer o mais rapidamente possível e, idealmente, antes de o (antigo) membro do Conselho de Administração iniciar a atividade notificada.

A fim de assegurar a adoção atempada das recomendações, aplicar procedimentos de aprovação por escrito para o órgão de direção competente, evitando assim potenciais atrasos causados por reuniões presenciais pouco frequentes.

4. Medidas de atenuação

Explorar toda a gama de medidas disponíveis ao avaliar atividades pós-serviço ou pós-mandato, tais como períodos de incompatibilidade, proibições de contacto e/ou de representação de grupos de interesses e possíveis proibições de determinadas funções do setor privado.

Se os riscos não puderem ser suficientemente atenuados, proibir (temporariamente) a pessoa em causa de exercer essas atividades. No caso de um (antigo) membro do Conselho de Administração que represente uma autoridade nacional, esta determinação pode assumir a forma de uma recomendação à respetiva autoridade nacional.

Para (antigos) membros do pessoal:

Sempre que as restrições proíbam o tratamento de determinadas questões, facilitar o cumprimento através da compilação e partilha de uma lista dessas questões com o (antigo) membro do pessoal em causa.

5. Transparência

Divulgar no sítio Web da agência, pouco tempo após a adoção das decisões ou recomendações pertinentes, informações sobre as atividades autorizadas pós-serviço de antigos quadros superiores e as atividades pós-mandato de antigos membros do Conselho de Administração.

Para (antigos) membros do pessoal:

Partilhar diretamente as decisões condicionais com o novo empregador do (antigo) membro do pessoal.

Aplicar uma definição suficientemente ampla de quadros superiores aquando da aplicação do disposto no artigo 16.o do Estatuto dos Funcionários da UE, a fim de incluir todas as principais funções de gestão na agência.

Fornecer informações pormenorizadas sobre as restrições aplicáveis aos antigos membros do pessoal ao pessoal pertinente com base na necessidade de tomar conhecimento.

Para os (antigos) membros do Conselho de Administração:

Partilhar recomendações sobre as atividades pós-mandato dos (antigos) membros do Conselho de Administração que envolvam restrições ou proibições com a autoridade nacional competente e com os órgãos de direção da agência.

6. Conformidade e controlo

Acompanhar o cumprimento de quaisquer medidas de atenuação aplicadas, bem como da obrigação de confidencialidade.

Em caso de alegada violação do cumprimento, apurar prontamente os factos, avaliar a gravidade do incumprimento e, nos casos mais graves, dar início a um acompanhamento (disciplinar).

Para os membros do pessoal em licença sem vencimento:

Implementar um sistema de alerta automatizado para notificar os membros do pessoal em causa e a equipa responsável dos próximos prazos de renovação das atividades externas autorizadas.