As agências da UE desempenham um papel central na execução das políticas da UE e na disponibilização de conhecimentos técnicos, científicos e jurídicos especializados em setores fundamentais. Qualquer perceção de que os seus funcionários públicos perseguem interesses privados que entram em conflito com as suas funções pode minar a confiança do público no seu trabalho. O Provedor de Justiça Europeu tem salientado sistematicamente os riscos do fenómeno da «porta giratória» – em que o pessoal muda para funções externas, em especial no setor privado. Mesmo um pequeno número de casos de grande visibilidade pode causar inquietação pública e danos à reputação, tal como refletido em inquéritos recentes.

Ao mesmo tempo, a administração da UE deve atrair profissionais qualificados para abordar prioridades como a sustentabilidade, a digitalização e a segurança. Medidas como os períodos de incompatibilidade e as restrições de emprego podem afetar a flexibilidade das carreiras, especialmente em domínios como o direito, as finanças ou a tecnologia.

Neste contexto, o presente inquérito examinou, de um ponto de vista sistémico, a forma como as agências da UE tratam os casos de «porta giratória». O objetivo era identificar boas práticas e possíveis deficiências nas políticas e práticas em vigor. Para o efeito, a Provedora de Justiça procedeu a uma análise pormenorizada das políticas aplicadas por 15 agências da UE e inspecionou 54 processos relativos a casos individuais tratados por nove agências da UE. A equipa de inquérito da Provedora de Justiça reuniu-se com representantes de cinco agências da UE para esclarecer questões pendentes.

Quase todas as agências da UE que apresentaram documentação ao Provedor de Justiça afirmaram ter adotado a abordagem da Comissão Europeia para aplicar as obrigações jurídicas do pessoal em transição para funções no setor privado, quer no momento da partida quer durante a licença sem vencimento. No entanto, a Provedora de Justiça considerou que algumas agências da UE dispõem de orientações mais pormenorizadas e abrangentes sobre a aplicação destas obrigações jurídicas do que outras. As diferenças identificadas pelo Provedor de Justiça dizem respeito à forma como as agências tratam as notificações tardias ou incompletas das atividades pós-serviço, à forma como as agências avaliam essas notificações, à natureza das medidas de atenuação impostas, à transparência das decisões sobre as atividades pós-serviço notificadas e à forma como as obrigações delas decorrentes são acompanhadas, bem como à forma como as agências dão formação ao pessoal sobre as suas obrigações éticas.

Além disso, o Provedor de Justiça considerou que as regras e políticas que regem as atividades pós-mandato de pessoas que não sejam membros do pessoal, ou seja, membros dos Conselhos de Administração ou dos Conselhos de Supervisores das agências, diferem consideravelmente. A maioria dos membros do conselho de administração das agências são nomeados pelas autoridades nacionais e representam os respetivos Estados-Membros, o que significa que continuam sujeitos às regras deontológicas nacionais, que variam entre os Estados-Membros. Para fazer face a potenciais conflitos de interesses e danos à reputação decorrentes de mudanças de porta giratória, apenas alguns dos órgãos diretivos das agências da UE examinados no presente inquérito adotaram políticas que regulam as atividades pós-mandato dos (antigos) membros do Conselho de Administração.

Para ajudar as agências da UE a reforçar as suas regras em matéria de movimentação de portas giratórias, o Provedor de Justiça estabeleceu uma série de orientações de boas práticas:

• Um quadro de integridade sólido começa com a prevenção: É essencial dotar o pessoal e os membros do conselho de administração de orientações claras, formação regular e iniciativas de sensibilização contínua, a fim de assegurar a plena compreensão das obrigações éticas.
• Tal é reforçado por procedimentos operacionais normalizados sólidos para lidar com situações de porta giratória, que proporcionam uma abordagem clara e faseada das notificações, avaliações e conformidade.
• Devem ser estabelecidos antecipadamente critérios transparentes para restringir as funções pós-serviço ou pós-mandato, de modo a que as pessoas estejam plenamente cientes das limitações antes de aderirem.
• Quando é assinalada uma mudança para o setor privado, as agências devem agir rapidamente, realizando avaliações de risco exaustivas, identificando potenciais conflitos de interesses e tomando medidas cautelares imediatas, como a revogação dos direitos de acesso ou a reatribuição de responsabilidades, se necessário.
• A tomada de decisões deve ser justa, transparente e bem documentada, permitindo que as pessoas comentem as restrições propostas, assegurando simultaneamente que os riscos são geridos de forma eficaz através de medidas proporcionadas, como períodos de incompatibilidade, proibições de representação de grupos de interesses ou, se necessário, proibições absolutas.
• As decisões fundamentadas devem definir claramente, em tempo útil, os direitos de recurso.
• Para além de uma tomada de decisões exaustiva, a responsabilização depende de uma aplicação rigorosa. Tal inclui a publicação de resumos das atividades autorizadas, o controlo ativo do cumprimento das condições impostas e o respeito das obrigações de confidencialidade.
• Quando as violações são suspeitas, as agências devem responder prontamente - estabelecer os fatos e perseguir a ação disciplinar em casos graves - para manter a confiança e salvaguardar a integridade institucional.

A Provedora de Justiça conclui que as agências da UE podem aprender muito com as práticas umas das outras. A Provedora de Justiça tenciona aplicar estas orientações em matéria de boas práticas a casos que possam vir a ser-lhe comunicados no futuro.

O processo dizia respeito à forma como a Comissão Europeia (Delegação da UE junto da União Africana) tratou um pedido de subvenção e às preocupações relativas a um potencial conflito de interesses.

O queixoso participou num convite à apresentação de propostas para um projecto de apoio às capacidades eleitorais pan-africanas. A delegação rejeitou a candidatura do queixoso porque solicitou financiamento da UE acima da percentagem máxima permitida no âmbito do convite. O queixoso alegou que se tratava de um erro tipográfico e que a delegação deveria ter solicitado esclarecimentos em vez de rejeitar o seu pedido. O autor da denúncia alegou igualmente que um perito que tinha estado envolvido no desenvolvimento do projeto financiado ao abrigo do presente convite trabalhava para uma entidade que apresentou uma candidatura ao abrigo do convite.

O Provedor de Justiça considerou que a Comissão, com base nas suas próprias orientações internas, deveria ter considerado o erro do queixoso como um «erro material manifesto» e solicitou ao queixoso esclarecimentos e/ou corrigiu o erro do queixoso. Concluiu igualmente que a Comissão não avaliou adequadamente as alegações do autor da denúncia de um potencial conflito de interesses. Estas duas deficiências constituíram má administração. Para ambas as conclusões, o Provedor de Justiça considerou que não seria adequado formular as recomendações correspondentes, uma vez que, entretanto, a subvenção já foi concedida. No entanto, apresentou três sugestões destinadas a evitar que tais problemas ocorram em casos semelhantes futuros.

O processo dizia respeito à forma como a Comissão Europeia atenuou os riscos de conflito de interesses relacionados com um emprego no setor privado assumido por um antigo gestor. O membro do pessoal, anteriormente empregado no departamento da concorrência da Comissão, mudou-se para uma empresa transnacional na qualidade de quadro superior responsável pelas questões de concorrência e de regulamentação, incluindo para a Europa. Antes de passar para o cargo na empresa, o antigo membro do pessoal deixou a Comissão e juntou-se a um escritório de advocacia global. A Comissão tinha autorizado a mudança para o escritório de advogados, depois de o antigo membro do pessoal a ter notificado da intenção de assumir esse cargo.

O Provedor de Justiça considerou que, no contexto da autorização da mudança para o escritório de advogados, a Comissão tinha adotado medidas para atenuar o risco colocado pelo antigo membro do pessoal que trabalhava em processos ou processos que seriam pertinentes para o trabalho no escritório de advogados. A decisão da Comissão de autorizar a mudança para o escritório de advogados incluía igualmente várias restrições. Por exemplo, o ex-agente estava proibido de trabalhar, direta ou indiretamente, em quaisquer casos que fossem da sua responsabilidade durante o serviço, ou em quaisquer casos diretamente relacionados com os mesmos. Para ajudar o antigo membro do pessoal a identificar os casos que podem suscitar problemas de conflito de interesses em qualquer momento após a cessação de funções, a Comissão incluiu uma lista de casos, que atualizou depois de o membro do pessoal ter efetivamente cessado as suas funções.

O inquérito da Provedora de Justiça confirmou que a Comissão adotou uma abordagem sólida para avaliar, no contexto do papel subsequente do antigo membro do pessoal na empresa [expurgada], se os processos de concorrência que não estão incluídos na lista acima referida podem, não obstante, conduzir a um conflito de interesses, uma vez que estão relacionados com processos pelos quais o antigo membro do pessoal tinha sido responsável. A Provedora de Justiça congratulou-se com esta abordagem.

A Provedora de Justiça encerrou o inquérito concluindo que não houve má administração na forma como a Comissão tratou os riscos de conflito de interesses relacionados com o posto de trabalho em questão.

O processo dizia respeito ao sistema de grupos de peritos da Comissão Europeia, que desempenha um papel importante na informação das decisões tomadas pela Comissão. No contexto de um inquérito anterior do Provedor de Justiça, a Comissão adotou novas regras para estes grupos de peritos. No presente inquérito de seguimento, a Provedora de Justiça avaliou a forma como a Comissão aplicou estas regras, especialmente no que diz respeito à transparência da composição e às deliberações dos grupos de peritos.

O inquérito demonstrou que a Comissão dispõe de orientações internas para a aplicação das regras do grupo de peritos e que ministra formação ao pessoal competente. A Comissão criou igualmente uma rede interna específica de coordenadores para acompanhar e promover a correta aplicação das regras dos grupos de peritos, que o Provedor de Justiça acolheu favoravelmente.

No entanto, o Provedor de Justiça identificou uma série de domínios em que a Comissão poderia melhorar ainda mais a transparência dos grupos de peritos. Em primeiro lugar, a Comissão deve tornar públicas as suas orientações internas, a fim de clarificar o que o público pode esperar da aplicação da Comissão. Em segundo lugar, quando determinados documentos do grupo de peritos não são divulgados de forma proativa, a Comissão deve enumerá-los na ata da reunião do grupo de peritos pertinente, a fim de permitir que o público solicite o acesso, se necessário. Em terceiro lugar, a Comissão deve fixar prazos para a publicação de documentos antes e depois das reuniões dos grupos de peritos. Por último, a Comissão deve melhorar as funções de pesquisa nos registos de documentos pertinentes para os grupos de peritos.

O Provedor de Justiça concluiu que não se justificavam novos inquéritos e encerrou o inquérito.