O queixoso, uma ONG, solicitou o acesso do público a documentos relativos a um contrato sobre a avaliação do papel e da intervenção da UE na reforma do sistema de proteção das crianças na Roménia e os «ensinamentos retirados». A Comissão identificou três documentos como abrangidos pelo âmbito do pedido de acesso do público do autor da denúncia e concedeu acesso parcial aos três documentos. O autor da denúncia considerou que a Comissão não identificou todos os documentos pertinentes. Em especial, o autor da denúncia alegou que a Comissão não identificou o relatório final, de que o autor da denúncia estava na posse e que também era referido num livro publicado.

A Provedora de Justiça abriu um inquérito sobre o alegado facto de a Comissão não ter identificado todos os documentos pertinentes e solicitou à Comissão que fornecesse explicações adicionais sobre as razões pelas quais o relatório final não tinha sido identificado. Na sua resposta à Provedora de Justiça, a Comissão partilhou o seu entendimento de que o relatório final tinha sido destruído em conformidade com a sua lista comum de conservação, que estabelece que os dossiês relativos às atividades de financiamento da UE têm um período de conservação de dez anos.

A Provedora de Justiça considerou que as explicações adicionais fornecidas pela Comissão eram razoáveis e, observando que a Comissão tinha demorado quase um ano a emitir a decisão confirmativa, encerrou o processo, concluindo que não se justificavam novos inquéritos. No entanto, sugeriu que a Comissão fornecesse essas explicações nas suas respostas aos pedidos de acesso do público numa fase precoce, em vez de limitar as suas respostas a explicar onde procurou.

O processo dizia respeito à recusa da Comissão Europeia em conceder acesso parcial ou mais amplo a dois documentos relacionados com um projeto financiado em parceria com a UNICEF. Para recusar o acesso, a Comissão baseou-se em cinco exceções previstas na legislação da União em matéria de acesso aos documentos, a saber, a necessidade de proteger o interesse público no que respeita às relações internacionais e à política financeira, monetária ou económica da União ou de um Estado-Membro, bem como a proteção do seu processo decisório, o interesse comercial de um terceiro e a privacidade e a integridade das pessoas singulares, incluindo os seus dados pessoais.

Com base na inspeção dos documentos em causa, o Provedor de Justiça não estava convencido pelos argumentos da Comissão de que uma divulgação parcial ou mais ampla prejudicaria (gravemente) a proteção dos interesses invocados. O Provedor de Justiça apresentou uma proposta de solução solicitando à Comissão que reconsiderasse a sua posição sobre o pedido, com vista a conceder-lhe o acesso mais amplo possível aos documentos em causa. Recordou igualmente à Comissão a sua obrigação de tomar decisões num prazo razoável e de fundamentar as suas decisões.

A Comissão aceitou a proposta de solução do Provedor de Justiça e facultou ao queixoso um acesso parcial e mais amplo aos documentos. A Provedora de Justiça congratulou-se com a resposta positiva da Comissão à sua proposta de solução, que resolveu a queixa.