Antecedentes da denúncia

1. O queixoso criou uma conta EPSO em 2006 e, subsequentemente, participou em vários concursos gerais/processos de seleção do EPSO. Em 21 de abril de 2016, o queixoso contactou o EPSO dizendo que tinha tentado apagar a sua conta EPSO, mas que tinha recebido uma mensagem automática segundo a qual a supressão da conta não lhe permitiria criar uma nova. Perguntou, assim, se tal significava que não poderia participar em futuros concursos EPSO.

2. Em 26 de abril de 2016, o EPSO respondeu que, se apagasse a sua conta, poderia criar uma nova. O queixoso respondeu por escrito que, quando tentou apagar a sua conta EPSO, recebeu uma mensagem com a lista de vários concursos em que participou (alguns dos quais datam de 2005). O EPSO respondeu que era impossível apagar a sua conta, uma vez que dois concursos para os quais se tinha inscrito ainda estavam abertos. Em seguida, o queixoso respondeu afirmando que, aparentemente, todas as competições em que participou pareciam ainda estar abertas. Em 14 de maio de 2016, escreveu novamente ao EPSO levantando a mesma questão.

3. Não tendo recebido qualquer resposta, em 8 de junho de 2016, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça.

O inquérito

4. Em 18 de julho de 2016, a Provedora de Justiça abriu um inquérito e solicitou ao EPSO que respondesse à seguinte alegação e reclamação:

Alegação:

O EPSO não respondeu às últimas mensagens do queixoso de 26 de abril e 14 de maio de 2016, nas quais solicitou ao EPSO que apagasse a sua conta. 

Reivindicação:

O EPSO deve responder ao queixoso e apagar a sua conta EPSO.

5. O Ombusdman solicitou igualmente ao EPSO que esclarecesse se algum concurso em que o queixoso participasse ainda estava em curso e, em caso afirmativo, que fornecesse os pormenores necessários. O EPSO respondeu em 14 de setembro de 2016. A resposta do EPSO foi enviada ao queixoso, que não apresentou observações sobre a mesma.  

6. No decurso do inquérito, o Provedor de Justiça teve devidamente em conta as informações fornecidas na queixa e, em especial, a correspondência trocada entre o queixoso e o EPSO.

Alegada falta de resposta e de supressão da conta EPSO do queixoso

Argumentos do queixoso e do EPSO

7. Em 14 de setembro de 2016, o EPSO respondeu ao queixoso. Na sua resposta, o EPSO remeteu para a sua resposta anterior, segundo a qual a conta EPSO do queixoso não podia ser apagada. Esclareceu que, de acordo com o seu perfil EPSO, o queixoso era candidato a dois processos de seleção de agentes contratuais do EPSO, a saber, EPSO/CAST/02/10-F2 e EPSO/CAST/P/4/2015. O EPSO declarou igualmente que a validade das bases de dados destes procedimentos de seleção tinha sido prorrogada até 31 de dezembro de 2016.

8. O EPSO explicou ao queixoso a sua política e as suas regras em matéria de conservação de dados. Indicou que, para os concursos gerais, o ponto 22, alínea a), da notificação ao encarregado da proteção de dados (EPD) ‐ 336 dispõe que: «Operíodo de conservação dos dados em linha é de 12 meses após o recrutamento do candidato selecionado ou até ao encerramento da lista de reserva se a pessoa não tiver sido recrutada. Para os candidatos (candidatos não selecionados), os dados em linha são conservados durante 12 meses após o encerramento do último concurso do candidato. Pedidos não validados: 1 ano após a data de encerramento. Os arquivos em papel são arquivados e mantidos durante 10 anos.

9. Para os convites à apresentação de propostas CAST, o ponto 22, alínea a), da Notificação ao encarregado da proteção de dados — 884 prevê que «o período de conservação é de três anos para a base de dados dos candidatos aprovados. Se uma base de dados for prorrogada para além do período de três anos, o EPSO publicará um anúncio no seu sítio Web. As informações necessárias para a criação de uma conta EPSO (nome próprio, nome próprio, endereço de correio eletrónico e palavra-passe) são conservadas pelo EPSO durante um ano após a data de expiração da validade da base de dados. Estes dados podem ser reutilizados para efeitos de registo para outras seleções de agentes contratuais».

10. Assim, o EPSO afirmou que, uma vez que o período de conservação dos dados para os processos de seleção CAST em que o queixoso tinha participado ainda não tinha terminado, não podia apagar a sua conta EPSO. No entanto, o EPSO assegurou ao queixoso que, assim que o período de conservação relacionado com as seleções em que é candidato (ou que concluiu com êxito) terminar, a sua conta EPSO será apagada.

11. O queixoso não apresentou quaisquer observações sobre a resposta do EPSO acima referida.

Avaliação do Provedor de Justiça

12. No que diz respeito à alegada falta de resposta, o Provedor de Justiça observa que o EPSO respondeu ao queixoso em 14 de setembro de 2016. Por conseguinte, o EPSO resolveu a alegação do queixoso .

13. No que diz respeito à alegação do queixoso de que a sua conta EPSO deve ser suprimida, resulta da resposta do EPSO que o queixoso é candidato a dois procedimentos de seleção de agentes contratuais do EPSO para os quais o período de conservação de dados não expirou. Em especial, afigura-se que a base de dados do processo de seleção EPSO/CAST/02/10 foi prorrogada até 31 de dezembro de 2016[1] e que o processo de seleção EPSO/CAST/P/4/2015 ainda está em curso[2]. Por conseguinte, a posição do EPSO de que ainda não pode apagar a conta do queixoso está em conformidade com as suas regras de conservação de dados. Por conseguinte, o Provedor de Justiça não deteta qualquer indministdraiton no que diz respeito à alegação do queixoso.

Conclusão

Com base no inquérito relativo a esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com as seguintes conclusões[3]:

O EPSO resolveu a alegação do queixoso.

Não há má administração por parte do EPSO no que diz respeito à alegação do queixoso de que a sua conta EPSO deve ser suprimida.

O queixoso e o EPSO serão informados desta decisão.

Estrasburgo, 21/10/2016

Lambros Papadias

Chefe dos Inquéritos - Unidade 3

[1] O sítio Web do EPSO refere que «a validade da base de dados foi prorrogada até 31/12/2016. A nova data de validade será aplicável a todos os perfis e gruposde funções (http://europa.eu/epso/success/cast/cast_2010/index_en.htm#chapter1).

[2] O blogue do EPSO refere que «Salvoindicação em contrário no sítio Web do EPSO, o presente convite à apresentação de candidaturas permanecerá aberto sem qualquer prazo para a apresentação de candidaturas» (http://blogs.ec.europa.eu/eu-careers.info/2016/03/02/figures-about-the-selection-procedure-epsocastp1-42015/).

[3] As informações sobre o processo de recurso do Provedor de Justiça podem ser consultadas no seguinte sítio: http://www.ombudsman.europa.eu/en/atyourservice/complainantsrights.faces