Antecedentes da denúncia

1. Em março de 2022, o autor da denúncia, um jornalista que escreve sobre o ambiente, solicitou o acesso do público [1] a três mensagens de correio eletrónico de membros do gabinete do comissário responsável pelas Parcerias Internacionais sobre os projetos de estratégias da UE para a adaptação aos solos, às florestas e às alterações climáticas [2]. O autor da denúncia identificou as mensagens de correio eletrónico especificamente por data, título e remetente. O autor da denúncia solicitou o acesso do público às mensagens de correio eletrónico para preparar uma história sobre as atividades de representação de grupos de interesses dos comissários da UE em matéria de ambiente. Na opinião do autor da denúncia, as mensagens de correio eletrónico podiam esclarecer se os pontos de vista nelas expressos estavam em consonância com os dos representantes de interesses.

2. Em maio de 2022, a Comissão respondeu que considerava que as três mensagens de correio eletrónico específicas não estavam abrangidas pelo âmbito de aplicação da legislação da UE em matéria de acesso do público aos documentos (Regulamento n.o 1049/2001). Com efeito, segundo a Comissão, as mensagens de correio eletrónico não cumpriam os critérios de registo no seu sistema interno de gestão de documentos.

3. O autor da denúncia solicitou à Comissão que revisse a sua posição de que as mensagens de correio eletrónico não constituíam «documentos» na aceção do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 (através de um «pedido confirmativo»).

4. Não tendo recebido qualquer resposta, o queixoso dirigiu-se à Provedora de Justiça em julho de 2022.

O inquérito

5. A Provedora de Justiça abriu um inquérito sobre a ausência de resposta da Comissão ao pedido confirmativo apresentado pelo queixoso. A Comissão respondeu ao pedido confirmativo em agosto de 2022. No entanto, uma vez que o queixoso continua insatisfeito com o resultado, o Provedor de Justiça prosseguiu o inquérito.

6. No decurso do inquérito, a equipa de inquérito do Provedor de Justiça realizou uma reunião com representantes da Comissão para discutir a forma como a Comissão tratou o pedido do queixoso [3]. Posteriormente, o Provedor de Justiça inspecionou as mensagens de correio eletrónico e solicitou à Comissão que apresentasse uma resposta sobre o caso [4]. O queixoso apresentou observações sobre o relatório da reunião e, posteriormente, sobre a resposta da Comissão.

O facto de a Comissão não ter inicialmente identificado e avaliado as mensagens de correio eletrónico ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

7. O autor da denúncia alegou, no essencial, que as mensagens de correio eletrónico são «documentos» na aceção do Regulamento n.o 1049/2001. O autor da denúncia considerou que o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 não prevê uma isenção do acesso do público quando os documentos não são registados.

8. A Comissão argumentou que apenas os documentos que preenchem os seus critérios para registar documentos no seu sistema interno de gestão de documentos são «documentos» na aceção do Regulamento n.o 1049/2001 [5]. Neste caso, a Comissão considerou que as mensagens de correio eletrónico continham intercâmbios informais na Comissão antes da adoção de documentos estratégicos pelo Colégio de Comissários. Apenas o documento, adotado de acordo com o procedimento aplicável na sua versão final, é registado. Assim, a Comissão não identificou as mensagens de correio eletrónico solicitadas pelo autor da denúncia como abrangidas pelo âmbito do pedido de acesso.

Avaliação do Provedor de Justiça

9. O Regulamento (CE) n.o 1049/2001 aplica-se a todos os documentos na posse de uma instituição da UE, ou seja, «os documentos por ela elaborados ou recebidos que se encontrem na sua posse, em todos os domínios de atividade da União Europeia».[6] Nos termos desse regulamento, entende-se por documento «qualquer conteúdo, seja qual for o seu suporte (documento escrito em suporte papel ou eletrónico, registo sonoro, visual ou audiovisual), sobre matérias relativas às políticas, ações e decisões da competência da instituição»[7].

10. A redação do Regulamento n.o 1049/2001 deixa claro que, para que um documento seja abrangido pelo seu âmbito de aplicação, é irrelevante que tenha sido registado no sistema de gestão de documentos da instituição. O que importa é o conteúdo do documento e se está ou não relacionado com as «políticas, atividades e decisões» pelas quais a instituição é responsável.

11. Tal como o Provedor de Justiça afirmou em várias ocasiões [8], a questão de saber se o documento é posteriormente registado no sistema de gestão de documentos da instituição em causa não é, por lei, relevante para efeitos da definição de «documento» nos termos do regulamento.

12. A equipa de inquérito do Provedor de Justiça analisou as mensagens de correio eletrónico, que dizem respeito a «políticas, atividades e decisões» pelas quais a Comissão é responsável e que são claramente detidas pela Comissão. Por conseguinte, são «documentos» na aceção do Regulamento n.o 1049/2001.

13. Por conseguinte, em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Comissão deveria ter identificado e avaliado se o acesso do público às mensagens de correio eletrónico poderia ser concedido. O facto de a Comissão não o ter feito inicialmente constituiu má administração. Como o Provedor de Justiça salientou no decurso deste inquérito, a Comissão corre o risco de ser considerada particularmente hostil para os cidadãos quando detém documentos, mas recusa examiná-los com vista à sua divulgação, pelo simples facto de ter decidido não os registar.

14. Na sequência da intervenção do Provedor de Justiça, a Comissão concordou em avaliar as mensagens de correio eletrónico ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Por conseguinte, não se justificam novas investigações sobre o assunto.

15. Dado o tempo considerável que a Comissão demorou a tratar adequadamente o pedido de acesso do público apresentado pelo queixoso, o Provedor de Justiça insta a Comissão a concluir a sua avaliação à luz do requisito de tratar os pedidos «rapidamente» previsto no Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

Conclusão

Com base no inquérito, a Provedora de Justiça encerra este caso com a seguinte conclusão:

Uma vez que as mensagens de correio eletrónico solicitadas pelo autor da denúncia eram «documentos» na aceção do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Comissão deveria ter identificado e avaliado se o acesso do público podia ser concedido. O facto de a Comissão não o ter feito inicialmente constituiu má administração.

Uma vez que a Comissão concordou em avaliar os documentos ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, não se justifica a realização de mais inquéritos sobre a questão.

Dado o tempo considerável que a Comissão demorou a tratar adequadamente o pedido de acesso do público apresentado pelo queixoso, o Provedor de Justiça insta a Comissão a concluir a sua avaliação à luz do requisito de tratar os pedidos «rapidamente» previsto no Regulamento (CE) n.o 1049/2001. 

O autor da denúncia e a Comissão Europeia serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly Provedora
de Justiça Europeia

Estrasburgo, 18/09/2023

[1] Nos termos do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público ao Parlamento Europeu, ao Conselho e à Comissão

documentos: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2]

[3] O relatório da reunião está disponível em: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/168089

[4] A carta do Provedor de Justiça à Comissão está disponível em: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/167813. 

A resposta da Comissão está disponível em: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/174016.

[5] A Comissão remeteu para a Decisão (UE) 2021/2121, de 6 de julho de 2020, relativa à gestão de registos e arquivos, disponível em: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D2121 e respetivas orientações sobre o registo de documentos.

[6] Artigo 2.o, n.o 3, do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

[7] Artigo 3.o, alínea a), do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

[8] Ver, por exemplo, processo 211/2022/TM: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980;

Processo 1316/2021/MIG: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158295 e processo 1050/2018/DL: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/52666.