O autor da denúncia solicitou à Comissão Europeia o acesso do público a mensagens de correio eletrónico específicas e a outros intercâmbios relacionados com as políticas e a legislação da UE em matéria de ambiente. A Comissão concedeu acesso a parte dos documentos que identificou como sendo abrangidos pelo âmbito do pedido. Em apoio da sua decisão de ocultar algumas informações, invocou várias exceções ao abrigo da legislação da UE em matéria de acesso do público aos documentos (Regulamento 1049/2001), argumentando que a divulgação poderia prejudicar a privacidade, os interesses comerciais e o processo de tomada de decisões. No que diz respeito às mensagens de correio eletrónico solicitadas, a Comissão declarou que não estavam registadas, uma vez que não as considerava abrangidas pelos seus critérios de registo de documentos devido ao seu conteúdo e à sua curta duração.

O inquérito do Provedor de Justiça demonstrou que as mensagens de correio eletrónico dizem respeito a «políticas, atividades e decisões» pelas quais a Comissão é responsável e eram claramente «documentos» na aceção do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Como tal, enquanto o inquérito estava em curso, a Provedora de Justiça instou a Comissão a avaliar se o acesso do público poderia ser concedido. A Comissão registou as mensagens de correio eletrónico e concordou em examiná-las para eventual divulgação ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

A Provedora de Justiça considerou que o facto de a Comissão não ter inicialmente registado e incluído as mensagens de correio eletrónico no âmbito do pedido constituía má administração. No entanto, uma vez que a Comissão concordou em examiná-las no contexto do pedido, não se justificavam inquéritos adicionais. Dado o tempo considerável que a Comissão demorou a tratar adequadamente o pedido de acesso do público apresentado pelo queixoso, o Provedor de Justiça instou a Comissão a concluir a sua avaliação sem demora.