- PL Polski
Tłumaczenia maszynowe mogą zawierać błędy potencjalnie zmniejszające zrozumiałość i dokładność; Rzecznik Praw Obywatelskich nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek rozbieżności. Aby uzyskać najbardziej wiarygodne informacje i pewność prawną, należy zapoznać się z następującymi informacjami wersja źródłowa na angielski, do której odnośnik znajduje się powyżej.
Więcej informacji można znaleźć w naszej polityce językowej i tłumaczeniowej.
Decyzja w sprawie odmowy udzielenia przez Komisję Europejską publicznego dostępu do dokumentów związanych ze strategią i prawodawstwem UE w zakresie ochrony środowiska
Decyzja
Sprawa 1378/2022/TM - Otwarta Wtorek | 02 sierpnia 2022 - Decyzja z Poniedziałek | 18 września 2023 - Instytucja, której sprawa dotyczy Komisja Europejska ( Dalsze prowadzenie postępowania uznano za nieuzasadnione , Stwierdzony przypadek niewłaściwego administrowania ) - Kraj Belgia
Skarżący zwrócił się o publiczny dostęp do trzech e-maili od członków osobistego biura (gabinetu) komisarza ds. partnerstw międzynarodowych dotyczących projektów strategii UE w zakresie przystosowania się do zmiany klimatu, gleby i lasów Komisja odmówiła zbadania tych e-maili w celu ich ewentualnego ujawnienia ze względu na to, że e-maile te nie zostały zarejestrowane w systemach zarządzania dokumentami Komisji. W związku z tym Komisja nie uznała ich za „dokumenty” w rozumieniu przepisów UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów.
Rzecznik zbadał e-maile i uznał, że dotyczą one „polityk, działań i decyzji”, za które odpowiada Komisja. Były one również wyraźnie przechowywane przez Komisję, podobnie jak „dokumenty” w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001. Rzecznik wezwał Komisję do oceny, czy można udzielić publicznego dostępu. Komisja zarejestrowała te e-maile i zgodziła się zbadać je pod kątem ewentualnego ujawnienia na podstawie rozporządzenia 1049/2001.
Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że początkowy brak zbadania przez Komisję wiadomości e-mail na podstawie rozporządzenia 1049/2001 stanowił niewłaściwe administrowanie. Ponieważ Komisja czyni to obecnie, dalsze dochodzenia w tej sprawie nie są uzasadnione. Biorąc pod uwagę, że Komisja poświęciła dużo czasu na odpowiednie rozpatrzenie wniosku skarżącego o publiczny dostęp, Rzecznik wezwał Komisję do sfinalizowania oceny w świetle wymogu „szybkiego” rozpatrywania wniosków przewidzianego w rozporządzeniu 1049/2001.
Kontekst skargi
1. W marcu 2022 r. skarżący, dziennikarz piszący o środowisku, zwrócił się o publiczny dostęp [1] do trzech e-maili od członków osobistego biura (gabinetu) komisarza ds. partnerstw międzynarodowych dotyczących projektów strategii UE w zakresie przystosowania się do zmiany klimatu, gleby i lasów.[2] Skarżący zidentyfikował e-maile konkretnie według daty, tytułu i nadawcy. Skarżący zwrócił się o publiczny dostęp do e-maili, aby przygotować artykuł na temat lobbingu komisarzy UE w kwestiach środowiskowych. Zdaniem skarżącego e-maile mogły rzucić światło na to, czy wyrażone w nich opinie były zgodne z opiniami przedstawicieli grup interesu.
2. W maju 2022 r. Komisja odpowiedziała, że jej zdaniem trzy konkretne wiadomości e-mail nie wchodzą w zakres przepisów UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów (rozporządzenie 1049/2001). Zdaniem Komisji wiadomości e-mail nie spełniały bowiem kryteriów rejestracji w jej wewnętrznym systemie zarządzania dokumentami.
3. Skarżący zwrócił się do Komisji o dokonanie przeglądu jej stanowiska, zgodnie z którym e-maile nie stanowią „dokumentów” w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001 (poprzez złożenie „wniosku potwierdzającego”).
4. Ponieważ skarżący nie otrzymał odpowiedzi, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich w lipcu 2022 r.
W przedmiocie dochodzenia
5. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie braku odpowiedzi Komisji na ponowny wniosek złożony przez skarżącego. Komisja odpowiedziała na ponowny wniosek w sierpniu 2022 r. Ponieważ jednak skarżący był nadal niezadowolony z wyniku dochodzenia, Rzecznik kontynuował dochodzenie.
6. W trakcie dochodzenia zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich odbył spotkanie z przedstawicielami Komisji w celu omówienia sposobu, w jaki Komisja rozpatrzyła wniosek skarżącego.[3] Następnie Rzecznik zbadał e-maile i zwrócił się do Komisji o udzielenie odpowiedzi w tej sprawie.[4] Skarżący przedstawił uwagi dotyczące sprawozdania ze spotkania, a następnie odpowiedzi Komisji.
Początkowy brak identyfikacji i oceny wiadomości elektronicznych przez Komisję na podstawie rozporządzenia 1049/2001
Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich
7. Skarżący twierdził zasadniczo, że wiadomości elektroniczne są „dokumentami” w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001. Skarżący uznał, że rozporządzenie 1049/2001 nie przewiduje wyłączenia publicznego dostępu w przypadku, gdy dokumenty nie są rejestrowane.
8. Komisja argumentowała, że jedynie dokumenty spełniające kryteria rejestrowania dokumentów w jej wewnętrznym systemie zarządzania dokumentami są „dokumentami” w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001 [5]. W tym przypadku Komisja uznała, że e-maile zawierały nieformalną wymianę informacji w ramach Komisji przed przyjęciem dokumentów programowych przez kolegium komisarzy. Rejestruje się jedynie dokument przyjęty zgodnie z odpowiednią procedurą w jego ostatecznej wersji. W związku z tym Komisja nie wskazała wiadomości e-mail, o które wnioskował skarżący, jako wchodzących w zakres wniosku o udzielenie dostępu.
Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich
9. Rozporządzenie 1049/2001 ma zastosowanie do wszystkich dokumentów będących w posiadaniu instytucji UE, tj. „dokumentów sporządzonych lub otrzymanych przez nią i pozostających w jej posiadaniu, we wszystkich obszarach działalności Unii Europejskiej.”[6] Zgodnie z tym rozporządzeniem dokumentem jest „każda treść bez względu na nośnik (zapisana na papierze lub przechowywana w formie elektronicznej lub jako nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne) dotycząca kwestii związanych z polityką, działalnością i decyzjami wchodzącymi w zakres kompetencji instytucji”[7].
10. Z brzmienia rozporządzenia 1049/2001 jasno wynika, że dla objęcia dokumentu zakresem jego stosowania nie ma znaczenia, czy został on zarejestrowany w systemie zarządzania dokumentami instytucji. Znaczenie ma treść dokumentu oraz to, czy odnosi się on do „polityk, działań i decyzji”, za które instytucja jest odpowiedzialna.
11. Jak wielokrotnie podkreślał Rzecznik Praw Obywatelskich [8], to, czy dokument jest następnie rejestrowany w systemie zarządzania dokumentami danej instytucji, z prawnego punktu widzenia nie ma znaczenia dla definicji „dokumentu” w rozumieniu rozporządzenia.
12. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich dokonał przeglądu e-maili, które odnoszą się do „polityk, działań i decyzji”, za które odpowiada Komisja i które są wyraźnie przechowywane przez Komisję. Są to zatem „dokumenty” w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001.
13. W związku z tym Komisja powinna była, zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001, określić i ocenić, czy można udzielić publicznego dostępu do wiadomości e-mail. Pierwotne zaniechanie Komisji stanowiło niewłaściwe administrowanie. Jak zauważył Rzecznik w toku tego dochodzenia, Komisja może być postrzegana jako szczególnie nieprzyjazna obywatelowi, gdy przechowuje dokumenty, ale odmawia ich zbadania w celu ich ujawnienia, po prostu dlatego, że postanowiła nie rejestrować dokumentów.
14. Po interwencji Rzecznika Komisja zgodziła się ocenić wiadomości e-mail na podstawie rozporządzenia 1049/2001. W związku z tym dalsze dochodzenia w tej sprawie nie są uzasadnione.
15. Biorąc pod uwagę, że Komisja poświęciła dużo czasu na odpowiednie rozpatrzenie wniosku skarżącego o publiczny dostęp, Rzecznik wzywa Komisję do sfinalizowania oceny w świetle wymogu „szybkiego” rozpatrywania wniosków przewidzianego w rozporządzeniu 1049/2001.
Wnioski
Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:
Ponieważ wiadomości e-mail, o które wnioskował skarżący, były „dokumentami” w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001, Komisja powinna była określić i ocenić, czy można udzielić publicznego dostępu. Pierwotne zaniechanie Komisji stanowiło niewłaściwe administrowanie.
Ponieważ Komisja zgodziła się ocenić dokumenty na podstawie rozporządzenia 1049/2001, dalsze dochodzenia w tej sprawie nie są uzasadnione.
Biorąc pod uwagę, że Komisja poświęciła dużo czasu na odpowiednie rozpatrzenie wniosku skarżącego o publiczny dostęp, Rzecznik wzywa Komisję do sfinalizowania oceny w świetle wymogu „szybkiego” rozpatrywania wniosków przewidzianego w rozporządzeniu 1049/2001.
Skarżący i Komisja Europejska zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.
Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich
Strasburg, 18 września 2023 r.
[1] Na mocy rozporządzenia 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji
dokumenty: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.
[3] Sprawozdanie z posiedzenia jest dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/168089
[4] Pismo Rzecznika do Komisji jest dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/167813.
Odpowiedź Komisji jest dostępna pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/174016.
[5] Komisja odniosła się do decyzji (UE) 2021/2121 z dnia 6 lipca 2020 r. w sprawie zarządzania dokumentacją i archiwami, dostępnej pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D2121, oraz do wytycznych w sprawie rejestracji dokumentów.
[6] Art. 2 ust. 3 rozporządzenia 1049/2001.
[7] Art. 3 lit. a) rozporządzenia 1049/2001.
[8] Zob. na przykład sprawa 211/2022/TM: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980;
sprawa 1316/2021/MIG: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158295 oraz sprawa 1050/2018/DL: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/52666.