Tytuł sprawy: Jak Komisja Europejska rozpatrzyła wniosek o publiczny dostęp do dokumentów związanych ze strategią i prawodawstwem UE w zakresie ochrony środowiska

Data: Poniedziałek, 28 listopada 2022 r.

Ustalenia dotyczące zdalnej inspekcji

Obecność

Komisja Europejska:

- członek gabinetu

Urzędnik tematyczny w Dyrekcji Generalnej ds. Partnerstw Międzynarodowych (DG INTPA)

Kierownik sektora, DG INTPA

Zastępca kierownika działu w Sekretariacie Generalnym

Urzędnik ds. prawnych i merytorycznych, Sekretariat Generalny

Urzędnik ds. prawnych i merytorycznych, Sekretariat Generalny

Starszy ekspert w Sekretariacie Generalnym

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich:

Peter Dyrberg, ekspert ds. zapytań i procesów

- Tereza Mandjukova, urzędnik ds. dochodzeń

Markus Spoerer, członek gabinetu

Raya Dimitrova, stażystka ds. zapytań

Cel posiedzenia

Celem spotkania było uzyskanie przez zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich dodatkowych informacji na temat sposobu, w jaki Komisja Europejska rozpatrzyła wniosek skarżącego o publiczny dostęp do dokumentów związanych ze strategią i prawodawstwem UE w zakresie ochrony środowiska (GESTDEM 2022/1405). W szczególności zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich starał się uzyskać dalsze informacje w tej sprawie dotyczące wniosku skarżącego o publiczny dostęp do trzech konkretnych wiadomości e-mail.

Wprowadzenie i informacje proceduralne

Zespół dochodzeniowy Rzecznika przedstawił się, podziękował przedstawicielom Komisji za spotkanie z nimi i określił cel spotkania. Przedstawiły one ramy prawne mające zastosowanie do posiedzeń Rzecznika Praw Obywatelskich, w szczególności fakt, że Rzecznik nie ujawnia żadnych informacji określonych przez Komisję jako poufne, ani skarżącemu, ani żadnej innej osobie spoza Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, bez uprzedniej zgody Komisji ^[1].

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich wyjaśnił, że sporządzi sprawozdanie ze spotkania, które zostanie udostępnione skarżącemu w celu przedstawienia uwag. Żadne poufne informacje nie zostałyby zawarte w sprawozdaniu ani w inny sposób przekazane skarżącemu lub jakiejkolwiek osobie trzeciej.

Wymieniane informacje

Przedstawiciele Komisji przypomnieli kryteria, które Komisja stosuje przy rejestracji wiadomości e-mail w swoim systemie zarządzania dokumentami. W tym przypadku Komisja nie uznała, że te trzy wiadomości e-mail spełniały kryteria rejestracji. Komisja uznała raczej, że wiadomości elektroniczne zawierały nieformalną wymianę informacji i wstępne stanowiska pracowników, które zostały zastąpione dokumentem końcowym, który z kolei został przyjęty zgodnie z odpowiednią procedurą, a ostateczna wersja dokumentu została zarejestrowana. Przedstawiciele Komisji stwierdzili, że jedynie dokumenty zarejestrowane w jej systemie zarządzania dokumentami [2] są uważane za „dokumenty” w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001 (zwanego dalej „rozporządzeniem”)[3].

Przedstawiciele Komisji potwierdzili, że w momencie składania pierwotnego wniosku przez skarżącego w marcu 2022 r. Komisja odzyskała trzy e-maile i ponownie sprawdziła, czy spełniają one kryteria rejestracji Komisji w jej systemie zarządzania dokumentami. Komisja potwierdziła swoją wstępną ocenę, że e-maile nie spełniały kryteriów rejestracji, ponieważ dotyczyły nieformalnej wymiany informacji w ramach Komisji przed ostatecznym przyjęciem dokumentów programowych przez kolegium komisarzy. W związku z tym nie dokonano oceny, czy wiadomości e-mail mogły zostać ujawnione na podstawie rozporządzenia.

Zakończenie posiedzenia

Zespół dochodzeniowy Rzecznika podziękował uczestnikom za poświęcony im czas i udzielone wyjaśnienia. Spotkanie się zakończyło.

Po spotkaniu Komisja przekazała Rzecznikowi dodatkowe dokumenty, o które zwrócił się zespół dochodzeniowy podczas spotkania. Komisja zwróciła się do Rzecznika o zachowanie poufności wykazu otrzymanych dokumentów na tym etapie. Rzecznik nie zgadza się z tym, że wykaz nie może zostać ujawniony. Aby jednak nie opóźniać dochodzenia z powodu tej kwestii i ponieważ Komisja zgadza się, że Rzecznik Praw Obywatelskich może wymienić nazwiska/tytuły dokumentów w późniejszym terminie, przy dokonywaniu ustaleń w tej sprawie Rzecznik Praw Obywatelskich w drodze wyjątku przyjmuje stanowisko Komisji.

Komisja uznaje treść dokumentów za poufną. Wynika z tego, że nie można ich ujawnić skarżącemu bez zgody Komisji, zgodnie ze statutem Rzecznika Praw Obywatelskich.

Bruksela/Strasburg, 5 grudnia 2022 r.

Peter Dyrberg Tereza Mandjukova  

Specjalista ds. zapytań i zapytań ekspertów ds. procesów

[1] Art. 4.8 przepisów wykonawczych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

[2] Komisja przedstawiła swoje różne narzędzia rejestracji różnych rodzajów dokumentów (np. ARES, rejestr procedury komitetowej).

[3] Komisja odniosła się do decyzji (UE) 2021/2121 z dnia 6 lipca 2020 r. w sprawie zarządzania dokumentacją i archiwami, dostępnej pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D2121 wraz z wytycznymi dotyczącymi rejestracji dokumentów.