Skarżący zwrócił się do Komisji Europejskiej o publiczny dostęp do konkretnych wiadomości e-mail i innych wymian związanych z polityką i prawodawstwem UE w zakresie ochrony środowiska. Komisja udzieliła dostępu do części dokumentów, które uznała za objęte zakresem wniosku. Na poparcie swojej decyzji o utajnieniu niektórych informacji powołała się na różne wyjątki przewidziane w przepisach UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów (rozporządzenie 1049/2001), argumentując, że ujawnienie może naruszyć prywatność, interesy handlowe i proces decyzyjny. Jeżeli chodzi o wnioskowane wiadomości e-mail, Komisja stwierdziła, że nie zostały one zarejestrowane, ponieważ uznała, że nie spełniają kryteriów rejestracji dokumentów ze względu na ich treść i krótkotrwały charakter.

Dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich wykazało, że e-maile odnoszą się do „polityk, działań i decyzji”, za które odpowiada Komisja, i były wyraźnie „dokumentami” w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001. W związku z tym, podczas gdy dochodzenie było w toku, Rzecznik wezwał Komisję do oceny, czy można udzielić publicznego dostępu. Komisja zarejestrowała te e-maile i zgodziła się zbadać je pod kątem ewentualnego ujawnienia na podstawie rozporządzenia 1049/2001.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że początkowy brak rejestracji i włączenia wiadomości e-mail przez Komisję w zakres wniosku stanowił niewłaściwe administrowanie. Ponieważ jednak Komisja zgodziła się zbadać je w kontekście wniosku, dalsze dochodzenia nie były uzasadnione. Biorąc pod uwagę, że Komisja poświęciła dużo czasu na odpowiednie rozpatrzenie wniosku skarżącego o publiczny dostęp, Rzecznik wezwał Komisję do niezwłocznego zakończenia oceny.