Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Aanbeveling van de Europese Ombudsman in zaak 934/2018/RM over het feit dat de Europese Commissie een verzoek om toegang tot briefingdocumenten voor de commissaris voor Begroting en Personeelszaken niet binnen een aanvaardbaar tijdsbestek heeft behandeld
Aanbeveling
Zaak 934/2018/RM - Geopend op Donderdag | 31 mei 2018 - Aanbeveling omtrent Donderdag | 12 juli 2018 - Besluit over Dinsdag | 04 december 2018 - Betrokken instelling Europese Commissie ( Wanbeheer vastgesteld ) - Land Duitsland
De zaak betrof een verzoek om toegang tot briefingdocumenten die waren opgesteld voor vergaderingen van de commissaris voor Begroting en Personeelszaken en zijn adviseurs met derden. De Commissie heeft na meer dan een jaar nog geen besluit over het verzoek genomen.
In de loop van het onderzoek heeft de Commissie aangegeven dat zij nog steeds niet in staat was een besluit te nemen. De Ombudsman stelde vast dat deze vertraging wanbeheer vormde en beval de Commissie aan onverwijld een besluit te nemen en klager een lijst te verstrekken van alle documenten waarop zijn verzoek betrekking had.
Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman [1]
Achtergrond van de klacht
1. Op 3 mei 2017 heeft klager - een Duits staatsburger - verzocht om toegang tot briefingdocumenten die waren opgesteld voor vergaderingen van de commissaris voor Begroting en Personeelszaken en zijn team van adviseurs („kabinet”) met derden tussen 1 september 2016 en 3 mei 2017 [2]. Het verzoek is ingediend overeenkomstig de EU-regels inzake de toegang van het publiek tot documenten [3] (Verordening (EG) nr. 1049/2001). De referentie van de Commissie is Gest Dem 2017/2627.
2. Op 29 mei 2017 heeft de Europese Commissie klager schriftelijk meegedeeld dat zij de termijn voor de behandeling van zijn verzoek met 15 werkdagen verlengde, zoals bepaald in Verordening (EG) nr. 1049/2001. Dit was te wijten aan de omvang van de dossiers die zij moest onderzoeken om de gevraagde documenten op te halen.
3. Op 20 juni 2017 heeft de Commissie klager schriftelijk verzocht een “billijke oplossing” voor te stellen. Hij vroeg met name of hij ermee zou instemmen de reikwijdte van zijn verzoek te beperken, aangezien de “administratieve last” die gepaard ging met de analyse van alle betrokken dossiers “te hoog” was voor het kabinet van de commissaris.
4. In antwoord daarop verzocht klager de Commissie hem binnen een bepaalde termijn een lijst te verstrekken van de documenten waarop zijn verzoek betrekking had [4]. Vervolgens geeft hij aan tot welke documenten hij toegang wenst, rekening houdend met de uitzonderingen waarin Verordening (EG) nr. 1049/2001 [5] voorziet.
5. Aangezien de klager op 30 juni 2017 geen antwoord van de Commissie had ontvangen, ging hij ervan uit dat hij zijn verzoek impliciet afwees. Dienovereenkomstig heeft hij de Commissie verzocht haar besluit te herzien (een zogenaamd “confirmatief verzoek” in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001).
6. Op 25 juli 2017 heeft de Commissie klager schriftelijk meegedeeld dat zij de termijn voor de behandeling van zijn confirmatief verzoek met 15 werkdagen verlengde, zoals bepaald in Verordening (EG) nr. 1049/2001.
7. Op 17 augustus 2017 heeft de Commissie verklaard dat zij nog steeds geen besluit kon nemen over het verzoek vanwege “intern overleg”.
8. In antwoord daarop verzocht klager de Commissie aan te geven wanneer zij in staat zou zijn een besluit te nemen. De Commissie antwoordde dat de vertraging te wijten was aan de reikwijdte van het verzoek en dat zij niet kon aangeven hoe lang de desbetreffende interne raadpleging zou duren.
9. Op 20 maart 2018 heeft klager de Commissie om een update gevraagd, die antwoordde dat zij de beoordeling van de documenten waarop het verzoek betrekking had niet had afgerond, maar dat zij dit “zo spoedig mogelijk” zou doen.
10. Op 22 mei 2018 wendde klager zich, na de Commissie niet te hebben gehoord, tot de Ombudsman.
Het onderzoek
11. De Ombudsman opende een onderzoek naar de tijd die de Commissie nodig had om te reageren op het verzoek om toegang tot documenten.
12. In de loop van het onderzoek heeft de Ombudsman de Commissie schriftelijk verzocht een besluit te nemen over het verzoek en klager tussentijds een lijst te verstrekken van de documenten waarop zijn verzoek betrekking heeft. In antwoord hierop gaf de Commissie aan dat zij bezig was met de voorbereiding van haar antwoord op het confirmatief verzoek van klager en “hoopte [d]” dit “vóór de zomervakantie” te doen toekomen.
Beoordeling door de Ombudsman die tot een aanbeveling heeft geleid
13. Het is nu meer dan een jaar geleden dat klager zijn verzoek om toegang tot documenten voor het eerst heeft ingediend, en de termijnen en verlengingen waarin Verordening (EG) nr. 1049/2001 voorziet, zijn al lang verstreken. Het is begrijpelijk dat hij de vertraging van de Commissie en het uitblijven van een antwoord op zijn voorstel voor een „billijke oplossing” onredelijk acht. De tijd die nodig is om het betrokken confirmatief verzoek te behandelen, is immers bijzonder flagrant.
14. In haar antwoord aan de Ombudsman bood de Commissie geen enkele garantie dat zij op korte termijn op het confirmatief verzoek van klager zou antwoorden.
15. Op basis van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de tijd die de Commissie nodig heeft om het verzoek van klager om toegang tot documenten binnen een aanvaardbaar tijdsbestek te behandelen, duidelijk wanbeheer vormt. Daarom doet zij hieronder een overeenkomstige aanbeveling, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman.
16. Het onderzoek van de Ombudsman heeft tot nu toe alleen betrekking gehad op het feit dat de Commissie geen besluit heeft genomen over dit verzoek. Te zijner tijd kan nader onderzoek nodig zijn indien de klager niet tevreden is met de inhoud van het te nemen besluit.
Aanbeveling
Op basis van het onderzoek naar deze klacht doet de Ombudsman de volgende aanbeveling aan de Europese Commissie:
De Commissie moet onverwijld een besluit nemen over het verzoek van de klager om toegang tot documenten en het confirmatief verzoek. Als tussenstap moet hij hem onmiddellijk een lijst verstrekken van de documenten waarop zijn verzoek betrekking heeft.
De Commissie en de klager zullen van deze aanbeveling in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman zendt de Commissie uiterlijk op 15 oktober 2018 een omstandig advies toe.
Emily O'Reilly
Europese Ombudsman
Straatsburg, 12/07/2018
[1] Besluit van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (94/262/EGKS, EG, Euratom), PB L 113, blz. 15.
[2] Klager gaf aan dat hij verwees naar de bijeenkomsten voor deze periode, die online worden vermeld onder het “transparantie-initiatief” van de Commissie: http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=f24e4f06-d181-4f58-9604-3aaf3ce391ea en http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=595cf53f-c018-4fc8-afa0-9d66c289795c&d-6679426-p=1.
[3] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.
45 werkdagen voor de documenten met betrekking tot de commissaris zelf en 60 dagen voor die met betrekking tot zijn kabinet.
[5] Artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 voorziet in bepaalde uitzonderingen op grond waarvan een instelling de toegang tot bepaalde documenten of delen daarvan kan weigeren.