Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Besluit van de Europese Ombudsman in zaak 934/2018/RM over de wijze waarop de Europese Commissie een verzoek om toegang van het publiek tot briefingdocumenten voor de commissaris voor Begroting en Personeelszaken heeft behandeld
Besluiten
Zaak 934/2018/RM - Geopend op Donderdag | 31 mei 2018 - Aanbeveling omtrent Donderdag | 12 juli 2018 - Besluit over Dinsdag | 04 december 2018 - Betrokken instelling Europese Commissie ( Wanbeheer vastgesteld ) - Land Duitsland
De zaak betrof een verzoek om toegang tot briefingdocumenten die waren opgesteld voor vergaderingen van de commissaris voor Begroting en Personeelszaken en zijn adviseurs met derden. De Europese Commissie had na meer dan een jaar nog geen besluit genomen over het verzoek. De Ombudsman stelde vast dat deze vertraging wanbeheer vormde en beval de Commissie aan onverwijld een besluit te nemen.
De Commissie heeft vervolgens de termijn voor het reageren op de Ombudsman niet gehaald, zelfs niet nadat deze was verlengd, maar verontschuldigde zich hiervoor toen zij uiteindelijk haar formeel advies toezond. De Ombudsman vond de buitensporige vertragingen in deze zaak betreurenswaardig. Zij achtte de door de Commissie voorgestelde oplossing, namelijk het beschikbaar stellen van documenten van twaalf vergaderingen van de commissaris, echter redelijk.
Achtergrond van de klacht
1. Op 3 mei 2017 heeft klager - een Duits staatsburger - verzocht om toegang van het publiek tot briefingdocumenten die waren opgesteld voor vergaderingen van de commissaris voor Begroting en Personeelszaken en zijn team van adviseurs (“kabinet”) met derden tussen 1 september 2016 en 3 mei 2017 [1]. Het verzoek [2] is ingediend overeenkomstig de EU-regels inzake de toegang van het publiek tot documenten [3] (Verordening (EG) nr. 1049/2001).
2. Op 29 mei 2017 heeft de Europese Commissie de termijn voor de behandeling van het verzoek verlengd met 15 werkdagen, zoals bepaald in Verordening (EG) nr. 1049/2001. Dit was te wijten aan de omvang van de dossiers die zij moest onderzoeken om de gevraagde documenten op te vragen, die 124 vergaderingen bestreken.
3. Op 20 juni 2017 heeft de Commissie klager gevraagd of hij ermee zou instemmen de reikwijdte van zijn verzoek te beperken, aangezien de “administratieve last” die gepaard ging met de analyse van alle dossiers in kwestie “te hoog” was voor het kabinet van de commissaris.
4. In antwoord daarop verzocht klager de Commissie hem binnen een bepaalde termijn een lijst te verstrekken van de documenten waarop zijn verzoek betrekking had [4]. Vervolgens geeft hij aan tot welke documenten hij toegang wenst, rekening houdend met de uitzonderingen waarin Verordening (EG) nr. 1049/2001 [5] voorziet.
5. Aangezien klager op 30 juni 2017 nog geen antwoord van de Commissie had ontvangen, nam hij aan dat deze zijn verzoek impliciet afwees. Dienovereenkomstig heeft hij de Commissie verzocht haar besluit te herzien (een zogenaamd “confirmatief verzoek” in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001).
6. Op 25 juli 2017 heeft de Commissie de termijn voor de behandeling van het confirmatief verzoek van de klager met 15 werkdagen verlengd, zoals bepaald in Verordening (EG) nr. 1049/2001.
7. Op 17 augustus 2017 heeft de Commissie verklaard dat zij nog steeds geen besluit kon nemen over het verzoek vanwege “intern overleg”.
8. In antwoord daarop verzocht klager de Commissie aan te geven wanneer zij in staat zou zijn een besluit te nemen. De Commissie antwoordde dat de vertraging te wijten was aan de reikwijdte van het verzoek en dat zij niet kon aangeven hoe lang de desbetreffende interne raadpleging zou duren.
9. Op 20 maart 2018 heeft klager de Commissie om een update gevraagd, die antwoordde dat zij de beoordeling van de documenten waarop het verzoek betrekking had niet had afgerond, maar dat zij dit “zo spoedig mogelijk” zou doen.
10. Op 22 mei 2018 wendde klager zich, na de Commissie niet te hebben gehoord, tot de Ombudsman.
Aanbeveling en follow-up van de Ombudsman
11. De Ombudsman stelde vast dat de vertraging wanbeheer vormde. Zij heeft de Commissie aanbevolen [6] onverwijld een besluit te nemen en klager ondertussen een lijst te verstrekken van de documenten waarop zijn verzoek betrekking heeft. Zij verzocht de Commissie haar uiterlijk op 15 oktober 2018 een advies te sturen naar aanleiding van haar aanbeveling.
12. Op 2 oktober 2018 heeft de Commissie klager uiteindelijk haar “bevestigend besluit” op zijn verzoek toegezonden. De Commissie heeft briefingdocumenten (in totaal meer dan 300 bladzijden) beschikbaar gesteld van 12 van de 124 vergaderingen in de periode waarop het verzoek van klager betrekking had. Zij verklaarde dat zij deze bijeenkomsten “eenzijdig” had geselecteerd, aangezien klager had geweigerd gevolg te geven aan haar eerdere verzoek om de reikwijdte van zijn verzoek te beperken.
13. Op 15 oktober 2018 heeft de Commissie de Ombudsman verzocht ermee in te stemmen de termijn voor het beantwoorden van haar aanbeveling te verlengen tot en met 31 oktober 2018. Ook deze deadline werd gemist.
14. De Commissie heeft haar advies uiteindelijk op 8 november 2018 aan de Ombudsman toegezonden. In haar advies bood de Commissie haar oprechte excuses aan voor de aanzienlijke vertraging. Zij verwees naar het confirmatieve besluit om uit te leggen hoe zij uiteindelijk met het verzoek van klager was omgegaan.
15. In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie uitte klager zijn ontevredenheid over de lange vertraging en voerde hij aan dat de Commissie hier geen verklaring voor had gegeven. In wezen uitte hij zijn bezorgdheid over het feit dat de wijze waarop de Commissie zijn verzoek heeft behandeld, wijst op een systemisch probleem.
Beoordeling door de Ombudsman na de aanbeveling
16. De Commissie heeft erkend dat er sprake was van buitensporige vertraging bij de behandeling van dit verzoek. Hoewel de Ombudsman erkent dat de Commissie zich hiervoor heeft verontschuldigd, lijkt er geen goede reden te zijn voor deze aanzienlijke en betreurenswaardige vertraging. Zij dringt er daarom bij de Commissie op aan om verzoeken om toegang van het publiek tot documenten in de toekomst binnen de toepasselijke termijnen te behandelen en alle nodige maatregelen te nemen om dergelijke buitensporige vertragingen te voorkomen.
17. Ondanks deze vertraging acht de Ombudsman het standpunt van de Commissie dat het analyseren van alle documenten waarop het verzoek van klager betrekking heeft, onevenredige administratieve lasten met zich mee zou brengen, redelijk. In die omstandigheden was het uiteindelijke besluit van de Commissie om een aantal van de gevraagde documenten aan klager mee te delen, passend.
18. De Ombudsman sloot dus haar onderzoek af en bevestigde de oorspronkelijke bevinding van wanbeheer op grond van buitensporige vertraging. Zij merkt op dat de Commissie naar behoren heeft gereageerd op het oorspronkelijke verzoek om toegang tot documenten.
Conclusie
Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:
Naar aanleiding van de aanbeveling van de Ombudsman heeft de Europese Commissie naar behoren gereageerd op het oorspronkelijke verzoek om toegang van het publiek tot documenten, zij het met buitensporige vertraging, hetgeen neerkwam op wanbeheer.
Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.
Emily O'Reilly
Europese Ombudsman
Straatsburg, 04/12/2018
[1] Klager gaf aan dat hij verwees naar de bijeenkomsten voor deze periode, die online worden vermeld onder het “transparantie-initiatief” van de Commissie: http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=f24e4f06-d181-4f58-9604-3aaf3ce391ea en http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=595cf53f-c018-4fc8-afa0-9d66c289795c&d-6679426-p=1.
[2] De verwijzing van de Commissie naar het dossier is Gest Dem 2017/2627.
[3] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.
45 werkdagen voor de documenten met betrekking tot de commissaris zelf en 60 dagen voor die met betrekking tot zijn kabinet.
[5] Artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 voorziet in bepaalde uitzonderingen op grond waarvan een instelling de toegang tot bepaalde documenten of delen daarvan kan weigeren.
[6] opgesteld overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman; aanbeveling beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/99299.