Klager verzocht de Europese Commissie om toegang van het publiek tot documenten over haar contacten met de Hongaarse regering over de onafhankelijkheid van de rechterlijke macht in het kader van de beoordeling door de Commissie van de subsidiabiliteit van Hongarije voor cohesiefondsen. Na overleg met de Hongaarse autoriteiten heeft de Commissie de toegang tot sommige documenten geweigerd, met een beroep op twee uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten. Meer in het bijzonder voerde de Commissie aan dat openbaarmaking het doel van haar onderzoek met betrekking tot de subsidiabiliteit van Hongarije voor cohesiefondsen en haar besluitvormingsproces zou ondermijnen. Klager verzocht de Commissie haar besluit te herzien (door een “bevestigend verzoek” in te dienen). Toen de Commissie niet binnen de toepasselijke termijnen antwoordde, wendde klager zich tot de Ombudsman.

De Ombudsman heeft een onderzoek geopend naar de impliciete weigering van de Commissie om het publiek toegang te verlenen tot de gevraagde documenten. Tijdens het onderzoek van de Ombudsman heeft de Commissie haar confirmatief besluit vastgesteld. Zij handhaafde haar besluit om de toegang te weigeren, maar beriep zich op een aanvullende uitzondering, met het argument dat het Europees Parlement inmiddels een gerechtelijke procedure ter zake had ingeleid, en dat openbaarmaking deze lopende procedure zou kunnen ondermijnen.

Uit de inspectie van de Ombudsman is gebleken dat de gevraagde documenten de zelfbeoordeling van Hongarije, de door de Commissie aan de Hongaarse autoriteiten toegezonden formele vragenlijsten en de officiële antwoorden van de relevante Hongaarse autoriteiten op die vragen bevatten. De gevraagde documenten vormen dus de basis voor het besluit van de Commissie waartegen het Parlement een gerechtelijke procedure heeft ingeleid. Zij zijn niet opgesteld ten behoeve van de specifieke gerechtelijke procedure, noch bevatten zij gedurende de gehele procedure interne rechtsopvattingen over omstreden kwesties.

De Ombudsman was van mening dat de Commissie onvoldoende had aangetoond hoe de openbaarmaking van de documenten de gerechtelijke procedure in kwestie kon ondermijnen. De Ombudsman was ook niet overtuigd door het argument van de Commissie dat openbaarmaking haar onderzoek zou kunnen ondermijnen. Daarnaast benadrukte de Ombudsman dat het belangrijk is het publiek te informeren over de acties van de Commissie en de Hongaarse autoriteiten om de financiële belangen van de EU te beschermen en ervoor te zorgen dat de rechtsstaat wordt geëerbiedigd. Daarom was de Ombudsman van mening dat de weigering van de Commissie om een breed publiek toegang te verlenen tot de gevraagde documenten wanbeheer vormde en beval hij de Commissie aan haar standpunt over het verzoek om toegang te heroverwegen.

In antwoord hierop bevestigde de Commissie haar standpunt dat openbaarmaking van de gevraagde documenten de sereniteit van de gerechtelijke procedures van het Parlement en zijn onderzoek naar de subsidiabiliteit van Hongarije voor cohesiefondsen zou ondermijnen. De Ombudsman constateerde echter dat de Commissie geen overtuigende uitleg gaf waarom geen ruimere toegang tot deze documenten kon worden verleend. Daarom bevestigde de Ombudsman haar bevinding van wanbeheer en sloot zij de zaak.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot een financieel verslag van het Europees Parlement over de inmiddels ontbonden fractie “Identiteit en Democratie” (ID). Het Parlement heeft de toegang tot het verslag in zijn geheel geweigerd. Daarbij heeft zij zich beroepen op twee uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking van het verslag de bescherming van het doel van onderzoeken en audits en haar eigen lopende besluitvormingsproces zou ondermijnen.

Klager verzocht het Parlement zijn besluit te herzien door een confirmatief verzoek in te dienen, met het argument dat er een dwingend hoger openbaar belang bij openbaarmaking is gezien het gebruik van overheidsmiddelen. Het Parlement handhaafde zijn weigering om het document openbaar te maken en voegde eraan toe dat het document deel uitmaakt van een lopend onderzoek van het Europees Openbaar Ministerie (EOM) naar het vermeende misbruik van middelen door de ID-Fractie. Ontevreden met dit antwoord wendde klager zich tot de Ombudsman.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft het litigieuze document geïnspecteerd. De inspectie bevestigde dat het gevraagde document een beoordeling van de financiën van de fractie bevat. Het Parlement bevestigde aan de Ombudsman dat het onderzoek van het EOM nog liep. De Ombudsman oordeelde dat het Parlement terecht de toegang tot het document weigerde. Zij sloot het onderzoek af met de constatering dat er geen sprake was van wanbeheer.

De klager heeft de Europese Commissie in maart 2024 verzocht om toegang van het publiek tot documenten in verband met zijn herbeoordeling in 2023 van de toepassing van de “rechtsstaatprocedure” in Hongarije (op basis van de conditionaliteitsverordening). De Commissie stelde vast dat vier driemaandelijkse verslagen en verschillende uitwisselingen tussen Hongarije en de Commissie binnen het toepassingsgebied van het verzoek vielen, maar weigerde toegang tot alle documenten. Door de toegang te weigeren, heeft zij zich beroepen op uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking het doel van een onderzoek en het lopende besluitvormingsproces op grond van de conditionaliteitsverordening zou kunnen ondermijnen.

De klager heeft de Commissie in april 2024 verzocht haar standpunt te herzien (door een “bevestigend verzoek” in te dienen). Aangezien de Commissie niet binnen de toepasselijke termijn op het confirmatief verzoek van de klager heeft geantwoord, wendde de klager zich in juni 2024 tot de Ombudsman.

De Ombudsman opende een onderzoek naar het uitblijven van een antwoord van de Commissie op het confirmatief verzoek van klager en verzocht de Commissie zo spoedig mogelijk te antwoorden. De Commissie heeft de klager in december 2025 geantwoord, dat wil zeggen meer dan 19 maanden nadat zij het confirmatief verzoek hadden ingediend.

Aangezien de Commissie op het confirmatief verzoek van klager heeft geantwoord, heeft de Ombudsman deze zaak afgesloten. Zij bekritiseerde echter ondubbelzinnig de aanzienlijke vertraging die de Commissie heeft opgelopen bij het beantwoorden van het verzoek van klager en herinnerde de Commissie eraan dat zij de kwestie van vertragingen bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten dringend moet aanpakken.

De zaak betrof de wijze waarop de Europese Commissie (EU-delegatie bij de Afrikaanse Unie) een subsidieaanvraag heeft behandeld en bezorgdheid over een mogelijk belangenconflict.

Klager nam deel aan een oproep tot het indienen van voorstellen voor een project ter ondersteuning van pan-Afrikaanse verkiezingscapaciteiten. De delegatie heeft het verzoek van klager afgewezen omdat zij om EU-financiering had verzocht boven het in het kader van de oproep toegestane maximumpercentage. Klager voerde aan dat dit een typografische fout was en dat de delegatie om verduidelijking had moeten vragen in plaats van haar aanvraag af te wijzen. De klager voerde ook aan dat een deskundige die betrokken was geweest bij de ontwikkeling van het in het kader van deze oproep gefinancierde project, werkte voor een entiteit die een aanvraag in het kader van de oproep had ingediend.

De Ombudsman stelde vast dat de Commissie, op basis van haar eigen interne richtsnoeren, de fout van klager had moeten beschouwen als een “kennelijke schrijffout” en vroeg klager om verduidelijking en/of corrigeerde de fout van klager. Zij stelde ook vast dat de Commissie de beweringen van klager over een mogelijk belangenconflict niet naar behoren heeft beoordeeld. Deze twee tekortkomingen vormden wanbeheer. Voor beide bevindingen was de Ombudsman van mening dat het niet passend zou zijn om overeenkomstige aanbevelingen te doen, aangezien de subsidie inmiddels al is toegekend. Desalniettemin heeft zij drie suggesties gedaan om dergelijke problemen in toekomstige soortgelijke gevallen te voorkomen.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot documenten in verband met het voorstel van de Europese Commissie voor de toepassing van de "rechtsstaatprocedure" in Hongarije (voorstel voor een besluit van de Raad op basis van de conditionaliteitsverordening). De Commissie heeft vastgesteld dat veertien documenten binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen en heeft alle documenten, op onderdelen na, openbaar gemaakt. Door toegang tot deze delen te weigeren, heeft zij zich beroepen op twee uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking lopende gerechtelijke procedures en haar besluitvormingsproces zou kunnen ondermijnen.

De Ombudsman opende een onderzoek en trachtte de betrokken documenten in te zien. Haar onderzoeksteam heeft tweemaal met vertegenwoordigers van de Commissie vergaderd om de zaak te bespreken. Op basis van haar onderzoek was de Ombudsman niet overtuigd door de toepassing van de twee door de Commissie aangevoerde uitzonderingen op de toegang van het publiek. De Ombudsman deed daarom een voorstel voor een oplossing en verzocht de Commissie haar standpunt ten aanzien van het verzoek te heroverwegen met het oog op een betere toegang van het publiek.

De Commissie aanvaardde het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing en gaf volledige toegang tot de gevraagde documenten. De Ombudsman sloot het onderzoek af en was ingenomen met het positieve antwoord van de Commissie.

De zaak betrof de weigering van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) om het publiek volledige toegang te verlenen tot documenten in verband met onderzoeken van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) naar wangedrag van personeelsleden. Door de toegang te weigeren, heeft de EDEO zich gebaseerd op een uitzondering op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking afbreuk zou doen aan de noodzaak om de privacy en integriteit van de in de documenten genoemde personen, met inbegrip van de personen die betrokken zijn bij de onderzoeken van OLAF, te beschermen. Bovendien heeft de EDEO de namen van de in de documenten genoemde ondernemingen onleesbaar gemaakt om hun reputatie te beschermen, aangezien zij niet waren onderworpen aan de onderzoeken van OLAF.

De Ombudsman constateerde dat klager niet had aangetoond dat de persoonsgegevens openbaar moesten worden gemaakt in het algemeen belang, zoals vereist door de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming. De Ombudsman achtte de beperkte bewerkingen van commerciële informatie ook redelijk en kon in dit verband geen hoger openbaar belang vaststellen. De Ombudsman concludeerde derhalve dat EDEO terecht had geweigerd de litigieuze documenten volledig openbaar te maken.

De Ombudsman sloot aldus het onderzoek naar de weigering van toegang af en stelde vast dat er geen sprake was van wanbeheer. Hoewel klager ook ontevreden was over de eerlijke oplossing die met de EDEO was overeengekomen en die betekende dat de reikwijdte van zijn verzoek om toegang beperkt was tot 50 bladzijden, was de Ombudsman van mening dat er geen verder onderzoek gerechtvaardigd was, aangezien de EDEO ondertussen was begonnen met de verwerking van een nieuw, breder verzoek van klager om toegang van het publiek tot documenten.

Na onthullingen dat een (voormalig) directeur-generaal van de Europese Commissie naar Qatar reisde en daarmee verband houdende gastvrijheid ontving ten koste van derden, wat aanleiding gaf tot bezorgdheid over belangenconflicten, schreef de Ombudsman de Commissie in maart 2023 voor het eerst een brief. Zij verzocht om informatie over de omvang van deze praktijk en over de wijze waarop de Commissie controleert of er geen belangenconflicten zijn wanneer derden de uitgaven van het personeel van de Commissie dekken.

Kort daarna heeft de Commissie haar regels inzake bijdragen van derden aan werkreizen geactualiseerd. De Ombudsman concludeerde destijds dat deze regels, indien zorgvuldig toegepast, zouden voorkomen dat bijdragen van derden voor werkreizen tot belangenconflicten zouden leiden.

Uit het antwoord van de Commissie bleek echter dat, hoewel er slechts beperkte voorbeelden waren van werkreizen van personeelsleden van de Commissie die door derden werden betaald, sommige daarvan plaatsvonden op het hoogste managementniveau van de Commissie.

Tegen deze achtergrond opende de Ombudsman dit onderzoek op eigen initiatief om een steekproef van dergelijke gevallen te beoordelen, voordat de geactualiseerde regels in werking traden. Het doel van dit onderzoek was na te gaan hoe de Commissie mogelijke belangenconflicten in verband met door derden betaalde werkreizen heeft beoordeeld en welke stappen zij heeft ondernomen om de risico’s van vastgestelde belangenconflicten te beperken.

In het onderzoek werd geen enkel geval vastgesteld dat aanleiding gaf tot andere belangenconflicten dan die van de (voormalige) directeur-generaal van de Commissie die betrokken was bij de bovengenoemde onthullingen. Uit het onderzoek bleek echter dat de kwesties een breder toepassingsgebied hadden. Aangezien het Europees Bureau voor fraudebestrijding de zaak heeft onderzocht en het Europees Openbaar Ministerie een onderzoek is gestart, was de Ombudsman van mening dat geen verder onderzoek naar de zaak gerechtvaardigd was.  

Het onderzoek toonde echter tekortkomingen aan met betrekking tot de wijze waarop de Commissie haar eerdere regels inzake werkreizen ten uitvoer heeft gelegd. De Ombudsman constateerde met name dat de Commissie niet had vastgelegd hoe zij de risico’s van belangenconflicten in verband met door derden betaalde bijdragen inhoudelijk had beoordeeld. De Commissie heeft ook niet geregistreerd wat de waarde van de bijdragen van derden was. Aangezien deze tekortkomingen nog steeds relevant zijn voor de wijze waarop de Commissie de geactualiseerde regels toepast, heeft de Ombudsman twee suggesties voor verbetering gedaan.