Klager, een belangenvertegenwoordiger uit Frankrijk, uitte zijn bezorgdheid over het “accreditatiesysteem” dat door het Europees Parlement wordt gebruikt om de toegang tot zijn gebouwen te vergemakkelijken. Hij was met name van mening dat het proces verwarrend was en maakte bezwaar tegen het feit dat sommige richtsnoeren alleen in het Engels beschikbaar zijn.

In het kader van het onderzoek heeft het Parlement zich ertoe verbonden de betrokken documentatie in het Frans en het Duits beschikbaar te stellen en heeft het ook uitgelegd hoe het degenen die een accreditatie aanvragen, helpt.

De Ombudsman verwelkomde dit en sloot het onderzoek af met de conclusie dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd was.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot documenten in verband met een bijeenkomst tussen vertegenwoordigers van het Tony Blair Institute for Global Governance (TBI) en twee leden van het kabinet van de Hongaarse commissaris op 19 juni 2024. Met name was klager geïnteresseerd in de vraag of een specifieke vertegenwoordiger van de TBI, die klager beschouwde als een publieke figuur die eerder een openbaar ambt bekleedde, aanwezig was op de vergadering.

De Commissie heeft klager gedeeltelijke toegang verleend tot het verslag van de vergadering en tot een e-mail die zij voorafgaand aan de vergadering van TBI had ontvangen. De Commissie heeft de namen van de vertegenwoordigers van TBI onleesbaar gemaakt. Zij was van mening dat de door de klager aangevoerde argumenten niet van dien aard waren dat zij een specifieke behoefte in het algemeen belang aan openbaarmaking van deze persoonsgegevens („noodzaak”) aantoonden. Los van het ontbreken van een noodzaak was de Commissie van mening dat openbaarmaking de legitieme belangen van de betrokken personen zou ondermijnen. Wat het verzoek om toegang met betrekking tot een geïdentificeerde persoon betreft, antwoordde de Commissie dat zij niet kon bevestigen of ontkennen of de persoon in kwestie aan de vergadering had deelgenomen, aangezien ook deze persoon als persoonsgegevens werd beschouwd.

De Ombudsman oordeelde dat het redelijk was dat de Commissie van mening was dat klager onvoldoende argumenten had aangevoerd waaruit bleek dat de persoonsgegevens aan hem moesten worden doorgegeven voor een specifiek doel in het algemeen belang. De Ombudsman sloot daarom het onderzoek af en kwam tot de bevinding dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd is. De Ombudsman merkte echter op dat de Commissie TBI had kunnen raadplegen over de kwestie van het bekendmaken van de namen van hun vertegenwoordigers tijdens de vergadering, met als doel elke basis voor publieke speculatie weg te nemen, en deed een overeenkomstige suggestie.

Na onthullingen dat een (voormalig) directeur-generaal van de Europese Commissie naar Qatar reisde en daarmee verband houdende gastvrijheid ontving ten koste van derden, wat aanleiding gaf tot bezorgdheid over belangenconflicten, schreef de Ombudsman de Commissie in maart 2023 voor het eerst een brief. Zij verzocht om informatie over de omvang van deze praktijk en over de wijze waarop de Commissie controleert of er geen belangenconflicten zijn wanneer derden de uitgaven van het personeel van de Commissie dekken.

Kort daarna heeft de Commissie haar regels inzake bijdragen van derden aan werkreizen geactualiseerd. De Ombudsman concludeerde destijds dat deze regels, indien zorgvuldig toegepast, zouden voorkomen dat bijdragen van derden voor werkreizen tot belangenconflicten zouden leiden.

Uit het antwoord van de Commissie bleek echter dat, hoewel er slechts beperkte voorbeelden waren van werkreizen van personeelsleden van de Commissie die door derden werden betaald, sommige daarvan plaatsvonden op het hoogste managementniveau van de Commissie.

Tegen deze achtergrond opende de Ombudsman dit onderzoek op eigen initiatief om een steekproef van dergelijke gevallen te beoordelen, voordat de geactualiseerde regels in werking traden. Het doel van dit onderzoek was na te gaan hoe de Commissie mogelijke belangenconflicten in verband met door derden betaalde werkreizen heeft beoordeeld en welke stappen zij heeft ondernomen om de risico’s van vastgestelde belangenconflicten te beperken.

In het onderzoek werd geen enkel geval vastgesteld dat aanleiding gaf tot andere belangenconflicten dan die van de (voormalige) directeur-generaal van de Commissie die betrokken was bij de bovengenoemde onthullingen. Uit het onderzoek bleek echter dat de kwesties een breder toepassingsgebied hadden. Aangezien het Europees Bureau voor fraudebestrijding de zaak heeft onderzocht en het Europees Openbaar Ministerie een onderzoek is gestart, was de Ombudsman van mening dat geen verder onderzoek naar de zaak gerechtvaardigd was.  

Het onderzoek toonde echter tekortkomingen aan met betrekking tot de wijze waarop de Commissie haar eerdere regels inzake werkreizen ten uitvoer heeft gelegd. De Ombudsman constateerde met name dat de Commissie niet had vastgelegd hoe zij de risico’s van belangenconflicten in verband met door derden betaalde bijdragen inhoudelijk had beoordeeld. De Commissie heeft ook niet geregistreerd wat de waarde van de bijdragen van derden was. Aangezien deze tekortkomingen nog steeds relevant zijn voor de wijze waarop de Commissie de geactualiseerde regels toepast, heeft de Ombudsman twee suggesties voor verbetering gedaan.

Dit onderzoek betrof de naleving door de Europese Commissie van de bepalingen inzake tabakslobby, zoals uiteengezet in het Kaderverdrag inzake tabaksontmoediging (FCTC) van de Wereldgezondheidsorganisatie. De Ombudsman beoordeelde met name hoe de Commissie de transparantie van haar interacties met de tabaksindustrie waarborgt.

De eerdere werkzaamheden van de Ombudsman hadden aangetoond hoe de directoraten-generaal Gezondheid en Voedselveiligheid (DG SANTE) en Belastingen (DG TAXUD) van de Commissie voldoen aan de verplichtingen op dit gebied. Dit onderzoek was bedoeld om na te gaan hoe de Commissie haar verplichtingen in alle diensten en met betrekking tot alle personeelsleden van de Commissie nakomt.

In de loop van het onderzoek deelde de Ombudsman haar voorlopige bevindingen met de Commissie. Zij wees erop dat het verzuim van de Commissie om in al haar diensten een consistente aanpak te volgen om te voldoen aan haar verplichtingen met betrekking tot de transparantie van de interacties met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie, wanbeheer vormt. Dit omvatte het niet bijhouden en beschikbaar stellen van notulen van vergaderingen met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie en het niet waarborgen van een systematische beoordeling, in alle directoraten-generaal, van de vraag of potentiële vergaderingen met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie nodig zijn.

In haar antwoord herhaalde de Commissie haar standaardbenadering van lobbytransparantie en verwees zij naar de aanvullende maatregelen die DG SANTE en DG TAXUD vóór het onderzoek van de Ombudsman hadden genomen. De Ombudsman bevestigde derhalve haar bevinding dat het verzuim van de Commissie om te zorgen voor een alomvattende aanpak van de transparantie van vergaderingen met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie door al haar diensten, wanbeheer vormt.

De Commissie voegde er echter aan toe dat zij haar management opdracht zal geven een beoordeling uit te voeren van het risico van blootstelling aan de tabaksindustrie. De Ombudsman verwelkomde deze toezegging als een teken dat de situatie in de toekomst zou kunnen verbeteren. De Ombudsman zal de Commissie begin 2024 schriftelijk op de hoogte stellen van de punten die zij haar verzoekt mee te delen aan haar directeuren-generaal, diensthoofden en kabinetshoofden wanneer zij deze beoordeling uitvoeren. De Ombudsman zal de Commissie ook verzoeken uiterlijk op 30 juni 2024 verslag uit te brengen over het resultaat van de beoordeling en de vooruitgang die op die basis is geboekt.

Het transparantieregister van de EU is opgezet om het publiek in staat te stellen de activiteiten van belangenvertegenwoordigers te volgen en zich bewust te zijn van hun potentiële invloed op het beleid en de besluitvorming van de EU. De EU-instellingen vertrouwen ook op het register wanneer zij met belanghebbenden in gesprek gaan.

De klager in deze zaak, een consumentenorganisatie, was bezorgd over het feit dat twee entiteiten in het transparantieregister geen informatie hadden verstrekt over hun banden met de levensmiddelenindustrie en misleidende informatie hadden verstrekt over de relatie tussen hen, de belangen die zij vertegenwoordigen en de bronnen van hun financiering. Klager heeft deze bezorgdheid geuit bij het secretariaat, dat het transparantieregister voor het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie beheert. Vervolgens richtte zij zich tot de Ombudsman over de wijze waarop het secretariaat met zijn klachten was omgegaan.

De Ombudsman benadrukte de essentiële rol die het publiek speelt bij het identificeren van onjuiste of onvolledige informatie in het transparantieregister. De Ombudsman constateerde in deze zaak dat het secretariaat, ondanks dat het op problemen was gewezen, geen zinvol onderzoek naar de klachten heeft verricht. Zij heeft de van de twee betrokken entiteiten ontvangen antwoorden beperkt beoordeeld en een enge definitie van “aansluiting” van entiteiten in het register toegepast, hetgeen niet in overeenstemming is met de geest en de doelstelling ervan. Bovendien heeft zij een vordering van klager niet beoordeeld binnen de grenzen van de activiteiten die onder het transparantieregister vallen.

De Ombudsman constateerde dat de geconstateerde problemen samen neerkomen op wanbeheer. Aangezien een van de betrokken entiteiten zich echter niet langer in het transparantieregister bevindt, was zij van mening dat een aanbeveling om een nieuw onderzoek naar de twee klachten in te stellen, geen nuttig doel zou dienen. De Ombudsman deed daarom vier suggesties aan het secretariaat en verzocht het binnen drie maanden verslag uit te brengen.

De zaak betrof de Raad voor regelgevingstoetsing (RSB), een onafhankelijk orgaan binnen de Europese Commissie dat ontwerp-effectbeoordelingen van de Commissie bij wetgevingsvoorstellen evalueert en daarover adviezen uitbrengt. Klager, een niet-gouvernementele organisatie, uitte zijn bezorgdheid over de samenstelling van de RSB en haar interacties met belangenvertegenwoordigers.

Gezien de belangrijke rol van de RSB in de besluitvorming van de Commissie met betrekking tot wetgevingsvoorstellen, moet de Commissie ervoor zorgen dat er voor het publiek geen redenen zijn om te twijfelen aan de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de RSB. De Ombudsman stelde daarom voor dat de leden van de RSB bij hun besluit over outreachactiviteiten niet alleen rekening zouden houden met het feitelijke risico van ongepaste beïnvloeding van het werk van de RSB, maar ook met de publieke perceptie van de impact van dergelijke activiteiten op haar werk. In dit verband moeten de leden van de RSB met name afzien van ontmoetingen met individuele belangenvertegenwoordigers.

Wat de samenstelling betreft, was de klager bezorgd dat economische beleidsoverwegingen vanwege het ontbreken van sociale en milieudeskundigheid voorrang krijgen boven andere kwesties in de wijze waarop de RSB haar taken uitvoert. De Ombudsman stelde voor dat de Commissie ervoor zou zorgen dat de samenstelling van de RSB in de toekomst duidelijk overeenkomt met de diversiteit van de deskundigheid die vereist is in haar mededeling over de RSB, dat wil zeggen de drie pijlers van duurzame ontwikkeling, namelijk macro- en micro-economie, sociaal beleid en milieubeleid. De Commissie moet ook duidelijk beschrijven welke criteria zij hanteert voor de selectie van RSB-leden in dit verband.