Klager, een belangenvertegenwoordiger uit Frankrijk, uitte zijn bezorgdheid over het “accreditatiesysteem” dat door het Europees Parlement wordt gebruikt om de toegang tot zijn gebouwen te vergemakkelijken. Hij was met name van mening dat het proces verwarrend was en maakte bezwaar tegen het feit dat sommige richtsnoeren alleen in het Engels beschikbaar zijn.

In het kader van het onderzoek heeft het Parlement zich ertoe verbonden de betrokken documentatie in het Frans en het Duits beschikbaar te stellen en heeft het ook uitgelegd hoe het degenen die een accreditatie aanvragen, helpt.

De Ombudsman verwelkomde dit en sloot het onderzoek af met de conclusie dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd was.

Na onthullingen dat een (voormalig) directeur-generaal van de Europese Commissie naar Qatar reisde en daarmee verband houdende gastvrijheid ontving ten koste van derden, wat aanleiding gaf tot bezorgdheid over belangenconflicten, schreef de Ombudsman de Commissie in maart 2023 voor het eerst een brief. Zij verzocht om informatie over de omvang van deze praktijk en over de wijze waarop de Commissie controleert of er geen belangenconflicten zijn wanneer derden de uitgaven van het personeel van de Commissie dekken.

Kort daarna heeft de Commissie haar regels inzake bijdragen van derden aan werkreizen geactualiseerd. De Ombudsman concludeerde destijds dat deze regels, indien zorgvuldig toegepast, zouden voorkomen dat bijdragen van derden voor werkreizen tot belangenconflicten zouden leiden.

Uit het antwoord van de Commissie bleek echter dat, hoewel er slechts beperkte voorbeelden waren van werkreizen van personeelsleden van de Commissie die door derden werden betaald, sommige daarvan plaatsvonden op het hoogste managementniveau van de Commissie.

Tegen deze achtergrond opende de Ombudsman dit onderzoek op eigen initiatief om een steekproef van dergelijke gevallen te beoordelen, voordat de geactualiseerde regels in werking traden. Het doel van dit onderzoek was na te gaan hoe de Commissie mogelijke belangenconflicten in verband met door derden betaalde werkreizen heeft beoordeeld en welke stappen zij heeft ondernomen om de risico’s van vastgestelde belangenconflicten te beperken.

In het onderzoek werd geen enkel geval vastgesteld dat aanleiding gaf tot andere belangenconflicten dan die van de (voormalige) directeur-generaal van de Commissie die betrokken was bij de bovengenoemde onthullingen. Uit het onderzoek bleek echter dat de kwesties een breder toepassingsgebied hadden. Aangezien het Europees Bureau voor fraudebestrijding de zaak heeft onderzocht en het Europees Openbaar Ministerie een onderzoek is gestart, was de Ombudsman van mening dat geen verder onderzoek naar de zaak gerechtvaardigd was.  

Het onderzoek toonde echter tekortkomingen aan met betrekking tot de wijze waarop de Commissie haar eerdere regels inzake werkreizen ten uitvoer heeft gelegd. De Ombudsman constateerde met name dat de Commissie niet had vastgelegd hoe zij de risico’s van belangenconflicten in verband met door derden betaalde bijdragen inhoudelijk had beoordeeld. De Commissie heeft ook niet geregistreerd wat de waarde van de bijdragen van derden was. Aangezien deze tekortkomingen nog steeds relevant zijn voor de wijze waarop de Commissie de geactualiseerde regels toepast, heeft de Ombudsman twee suggesties voor verbetering gedaan.

Dit onderzoek betrof de naleving door de Europese Commissie van de bepalingen inzake tabakslobby, zoals uiteengezet in het Kaderverdrag inzake tabaksontmoediging (FCTC) van de Wereldgezondheidsorganisatie. De Ombudsman beoordeelde met name hoe de Commissie de transparantie van haar interacties met de tabaksindustrie waarborgt.

De eerdere werkzaamheden van de Ombudsman hadden aangetoond hoe de directoraten-generaal Gezondheid en Voedselveiligheid (DG SANTE) en Belastingen (DG TAXUD) van de Commissie voldoen aan de verplichtingen op dit gebied. Dit onderzoek was bedoeld om na te gaan hoe de Commissie haar verplichtingen in alle diensten en met betrekking tot alle personeelsleden van de Commissie nakomt.

In de loop van het onderzoek deelde de Ombudsman haar voorlopige bevindingen met de Commissie. Zij wees erop dat het verzuim van de Commissie om in al haar diensten een consistente aanpak te volgen om te voldoen aan haar verplichtingen met betrekking tot de transparantie van de interacties met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie, wanbeheer vormt. Dit omvatte het niet bijhouden en beschikbaar stellen van notulen van vergaderingen met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie en het niet waarborgen van een systematische beoordeling, in alle directoraten-generaal, van de vraag of potentiële vergaderingen met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie nodig zijn.

In haar antwoord herhaalde de Commissie haar standaardbenadering van lobbytransparantie en verwees zij naar de aanvullende maatregelen die DG SANTE en DG TAXUD vóór het onderzoek van de Ombudsman hadden genomen. De Ombudsman bevestigde derhalve haar bevinding dat het verzuim van de Commissie om te zorgen voor een alomvattende aanpak van de transparantie van vergaderingen met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie door al haar diensten, wanbeheer vormt.

De Commissie voegde er echter aan toe dat zij haar management opdracht zal geven een beoordeling uit te voeren van het risico van blootstelling aan de tabaksindustrie. De Ombudsman verwelkomde deze toezegging als een teken dat de situatie in de toekomst zou kunnen verbeteren. De Ombudsman zal de Commissie begin 2024 schriftelijk op de hoogte stellen van de punten die zij haar verzoekt mee te delen aan haar directeuren-generaal, diensthoofden en kabinetshoofden wanneer zij deze beoordeling uitvoeren. De Ombudsman zal de Commissie ook verzoeken uiterlijk op 30 juni 2024 verslag uit te brengen over het resultaat van de beoordeling en de vooruitgang die op die basis is geboekt.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot documenten in verband met een bijeenkomst tussen vertegenwoordigers van het Tony Blair Institute for Global Governance (TBI) en twee leden van het kabinet van de Hongaarse commissaris op 19 juni 2024. Met name was klager geïnteresseerd in de vraag of een specifieke vertegenwoordiger van de TBI, die klager beschouwde als een publieke figuur die eerder een openbaar ambt bekleedde, aanwezig was op de vergadering.

De Commissie heeft klager gedeeltelijke toegang verleend tot het verslag van de vergadering en tot een e-mail die zij voorafgaand aan de vergadering van TBI had ontvangen. De Commissie heeft de namen van de vertegenwoordigers van TBI onleesbaar gemaakt. Zij was van mening dat de door de klager aangevoerde argumenten niet van dien aard waren dat zij een specifieke behoefte in het algemeen belang aan openbaarmaking van deze persoonsgegevens („noodzaak”) aantoonden. Los van het ontbreken van een noodzaak was de Commissie van mening dat openbaarmaking de legitieme belangen van de betrokken personen zou ondermijnen. Wat het verzoek om toegang met betrekking tot een geïdentificeerde persoon betreft, antwoordde de Commissie dat zij niet kon bevestigen of ontkennen of de persoon in kwestie aan de vergadering had deelgenomen, aangezien ook deze persoon als persoonsgegevens werd beschouwd.

De Ombudsman oordeelde dat het redelijk was dat de Commissie van mening was dat klager onvoldoende argumenten had aangevoerd waaruit bleek dat de persoonsgegevens aan hem moesten worden doorgegeven voor een specifiek doel in het algemeen belang. De Ombudsman sloot daarom het onderzoek af en kwam tot de bevinding dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd is. De Ombudsman merkte echter op dat de Commissie TBI had kunnen raadplegen over de kwestie van het bekendmaken van de namen van hun vertegenwoordigers tijdens de vergadering, met als doel elke basis voor publieke speculatie weg te nemen, en deed een overeenkomstige suggestie.

De zaak betrof het bijhouden van gegevens door de Europese Commissie met betrekking tot bijeenkomsten op hoog niveau met belangenvertegenwoordigers. Op basis van de antwoorden van de Commissie op een aantal verzoeken om toegang van het publiek tot documenten was klager, een journalist, bezorgd dat de Commissie niet altijd documenteert wat commissarissen (en/of leden van hun kabinetten) en directeuren-generaal bespreken met vertegenwoordigers van het bedrijfsleven of het maatschappelijk middenveld wanneer zij bijeenkomen. Meer in het bijzonder was klager van mening dat de Commissie 15 vergaderingen niet had bijgehouden.

De Ombudsman verzocht de Commissie haar opmerkingen over de klacht kenbaar te maken. In antwoord hierop verklaarde de Commissie dat zij klager documentatie had verstrekt over meer dan 100 bijeenkomsten in de betrokken periode. De Commissie heeft ook uitgelegd dat zij voor alle betrokken vergaderingen notulen of soortgelijke verslagen bijhoudt, met uitzondering van twee vergaderingen die in feite niet hebben plaatsgevonden. Klager heeft niet op deze informatie gereageerd.

De Ombudsman was derhalve van mening dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd was en sloot de zaak.